PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL"

Transcripción

1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: INSTANCIA DE APROBACIÓN Comité de archivo DENOMINACIÓN AUTORIDAD Secretaría General y de Gobierno ARCHIVISTICA VERSIÓN DEL DOCUMENTO Versión 1 RESPONSABLE ELABORACIÓN Auxiliar Administrativo - Archivo

2 INTRODUCCIÓN El Municipio de San Rafael en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012 desarrolla el Programa de Gestión Documental PGD, el cual corresponde a un Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación, a su vez, especifica las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad. Estos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final. Con este instrumento se pretende orientar al Municipio de San Rafael en su implementación, resaltando la importancia de los documentos y archivos, que contribuyen a la memoria institucional.

3 ALCANCE Se da desde la recepción de los documentos en la entidad, la asignación y trámite por las diferentes secretarías de la entidad a su destinatario, hasta su disposición final. Aplica a todas y cada una de las secretarías del Municipio de San Rafael. Público al que va dirigido: El documento está dirigido a personal interno (personal de la alcaldía) y externo (comunidad y entidades). REQUERIMIENTOS LEGALES Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único. Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,

4 ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 1581 de Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1712 de 2014: Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ECONÓMICO Se requiere que se asigne un presupuesto Anual para el desarrollo del Programa de Gestión Documental - PGD. Para el avance en la gestión documental. Presupuesto para: Recursos Humanos Recursos Tecnológicos

5 Recursos Físicos ADMINISTRATIVO Se cuenta con comité interno de archivo que es el encargado de liderar el proceso de implementación, actualización y seguimiento al PGD y en el mes de Junio se actualizó el decreto por el cual se conforma el consejo municipal de archivo. TECNOLÓGICO Se requiere tener un diagnóstico que contemple y desarrolle el estado de los Sistemas de Información que soportan el desarrollo de las funciones del Municipio y que se le presenten al Comité de archivo plan de mejoras y actualización de los sistemas. GESTION DEL CAMBIO Se desarrollarán acciones propendiendo por la sensibilización del personal en busca de adaptación al cambio y la apropiación de las nuevas dinámicas de la gestión documental. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Acorde con el decreto 2609 de 2012, El Programa de Gestión Documental PGD, contiene las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Planeación a. Diagnóstico: Se cuenta con el diagnostico de archivos de la entidad, el cual plantea una radiografía de la actualidad en archivos de la alcaldía y se toma como base de la planeación. b. Requisitos Técnicos:

6 Estos requisitos contemplan instrumentos técnicos como lo son instructivos guías, manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones de la alcaldía, organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general que aplique. Para ello, se verificará el cumplimiento de lo siguiente: Lugar de recepción y envío de los documentos. Aprobar a través del Comité de archivo, las Tablas de Retención Documental TRD. Establecer los procesos y procedimientos de la gestión documental. c. Requisitos administrativos: Es importante para que administrativa se hable el mismo idioma y se complementen los procesos integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta los sistemas de información y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, teniendo en cuenta: En este sentido es importante que las instalaciones donde está el archivo, la correspondencia y el centro documental, reúna las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo Establecer el sistema de administración de archivos de la entidad. Inscribiéndolo como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Trabajar de manera articulada con la alta dirección y las diferentes secretarías, el proceso de la gestión de recursos necesarios para la realización de las actividades propias de la gestión documental. Es importante que la alcaldía cuente con un programa de capacitación para facilitarle a los funcionarios y contratistas del archivo, correspondencia y centro documental, ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental.

7 CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Comprende. a. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción Recepción Distribución Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos. Los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental para el archivo de gestión empiezan a correr a partir de que la unidad documental ha perdido vigencia, ejemplo: para un contrato el tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la fecha de liquidación del mismo, para las historias laborales cuenta a partir del momento de la desvinculación del servidor, para un proceso disciplinario a partir del momento de la notificación del fallo del proceso auto que ordene el archivo del proceso, etc. IMPORTANTE: En las Tablas de Retención Documental no se reflejan documentos de apoyo tales como: historiales de equipos o copias de expedientes que se llevan en las dependencias para control administrativo,

8 pero que en otras unidades administrativas se tienen la responsabilidad de transferir al Archivo Central, y normatividad externa entre otros; ya que estos documentos facilitan la gestión administrativa y se conservan en los archivos de gestión mientras estén vigentes. Una vez pierdan su utilidad y vigencia, podrán ser eliminados con previa autorización del líder del proceso o jefe de Unidad, es decir que estos documentos no requieren ser transferidos al Archivo Central. b. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Los documentos cumplen el plazo precaucional; es decir, el tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones (prescripción legal) y servir de antecedente a otros documentos. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos. El archivo central recibirá los documentos debidamente organizados e inventariados atendiendo a las normas de transferencia definidas para este proceso y no recibirá unidades documentales que estén vigentes o que no estén concluidas, ejemplo: un contrato que aún no se ha liquidado. c. Archivo Histórico: El Archivo Histórico reúne los documentos transferidos del archivo central y que poseen valores secundarios. En este archivo no se realiza selección documental, los documentos se conservan permanentemente y llegarán debidamente organizados e inventariados cumpliendo las normas de transferencia documental definidas para este proceso. DOCUMENTOS EN OTROS SOPORTES

9 Los archivos producidos en medios electrónicos, producidos tienen el mismo tratamiento archivístico de los documentos en soporte papel, quiere decir esto que deben reflejar la estructura orgánico-funcional y conformarse y organizarse atendiendo a las Tablas de Retención Documental. En todo caso los documentos electrónicos, para gozar de la validez y eficacia de un documento original, deberá ser garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales (Ley 527 de Ley de Comercio Electrónico). Es importante tener presente que en ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio técnico. Para los nuevos soportes la entidad deberá proveer un programa de transferencia de información con el fin de garantizar la preservación y conservación de la información en el tiempo, dicho programa asegurará además la tecnología para la migración tecnológica de la información de tal manera que se garantice su lectura en el tiempo. Los lugares destinados a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones de manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, establecidas en el Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Una vez agotados los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental para la permanencia de la documentación en cada fase de archivo, se realizaran las transferencias primarias (de los archivos de gestión al central) y las transferencias secundarias (del archivo central al histórico) por lo que se normalizará este proceso así: En los tres primeros meses del año, la Auxiliar Administrativo que realiza las funciones de Archivo o quien haga sus veces, de común acuerdo con los productores de la documentación; elaborarán el cronograma de transferencia y será avalado por el Comité de Archivo. Implementar el Formato Único de Inventario Documental con su correspondiente instructivo Organizar los archivos de gestión en coherencia con la Tabla de Retención Documental y aplicando los procesos técnicos definidos en la guía explicativa para la organización de los archivos. Aplicar las normas de transferencia documental.

10 Las transferencias que no reúnan los requisitos establecidos no se recibirán en el archivo central. VALORACIÓN DOCUMENTAL La valoración permitió hacer la propuesta de retención a las series y subseries con sus correspondientes tipos documentales en cada una de las fases del ciclo vital de los archivos. La información compilada en la encuesta de unidad documental y la normatividad que lista el normograma construido en el Programa MECI, fueron referente para consultar la normatividad que regula la producción, trámite y conservación de los documentos y permitió realizar la correspondiente valoración. Se determinaron los valores primarios (valor administrativo, legal, jurídico, fiscal, contable, técnico), igualmente se valoró si una vez agotados estos, la documentación cobraba valores secundarios, es decir, si los documentos presentan interés para la ciencia, el arte, la cultura y la investigación, de ser así la disposición final obedece a conservación total y permanente. Para los documentos informativos y comunes se propone eliminación, y para aquellos, que no adquieren valores secundarios, pero se considera que deben quedar muestras de la producción documental, para la comprensión del desarrollo de la Entidad en el tiempo, se explicará, en el cuadro de observaciones de la Tabla de Retención Documental el tipo de muestro a utilizar. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL En los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, con el visto bueno de cada responsable de oficina productora, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo está facultado para realizar eliminaciones documentales. RETENCIÓN DOCUMENTAL La disposición final está fijada en años y se definió simultáneamente con el proceso de valoración documental, según información obtenida de la encuesta de unidad documental, para atender a la normatividad y

11 necesidades de la entidad. Evidenciadas en el proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental. Producción Documental Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades a desarrollar La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. La Creación de implica. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Las Técnicas de producción y de impresión. Selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros). Formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los instructivos, guías, manuales de procesos y procedimientos y los identificados en la TRD. Recepción Son las operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Recepción de documentos: La personas encargada en la alcaldía debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro para dar inicio a los trámites correspondientes. Las diferentes comunicaciones y documentos pueden ser decepcionados por medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio a fin.

12 Importante: En este proceso se debe hacer: La Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Recibo de documentos oficiales. Constancia de recibo (sello, radicado). La Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. a. Radicación de documentos. Tiene que ver con la asignación de un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de sello de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. b. Registro de documentos y digitalización. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibido. Asignación de datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. Digitalización de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. Registro de radicación en base de datos y cargue de imágenes en servidor. Distribución Documental Son las actividades que tienen que ver con garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Importante: Distribución Interna: Se hace la remisión de los documentos recibidos al responsable de cada Secretaría para su gestión y trámite.

13 Distribución Externa: Se Hace la remisión de la correspondencia firmada por el funcionario correspondiente y se envía a través del medio pertinente. ( , fax, Mensajería). Tramite Documental Es el Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Durante el desarrollo de sus funciones, cada secretaría genera unos documentos objeto de trámite administrativo, dichos documentos integran las respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Importante: Recepción de solicitud o trámite Se hace la verificación y se diligencia la planilla de control y ruta del trámite. Se Identifica el trámite. Se Determina a quien corresponde, de acuerdo a las funciones de las Secretaría. Se define tiempo de respuesta. Organización Documental Este corresponde a las acciones orientadas a la clasificación, organización y descripción de los documentos de la alcaldía, como parte del proceso archivístico. Comprende. Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad Identificación de unidades administrativas y funcionales.

14 Conformación de series y subseries documentales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. La Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Comprende: Interacción entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. Descripción Documental Es el análisis de los documentos de archivo, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación Comprende: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental TRD TVD Es un instrumento que contiene el Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Comprende: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales.

15 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Actualización y seguimiento permanente. Actualización y seguimiento de la tabla de retención documental Las modificaciones sub-siguientes que surjan a las Tablas de Retención Documental producto del seguimiento ó de la solicitud de las oficinas productoras de documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Archivo de la Alcaldía, para su estudio y aprobación y se informaran al Consejo Municipal de Archivo de San Rafael, en el informe semestral de la gestión realizada en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás normas archivísticas Cada año, la Auxiliar Administrativo que realiza las funciones de Archivo, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental e informará al Comité de Archivo de la Entidad. Aplicación de las tablas de retención documental Una vez actualizadas y aprobadas las TRD por el Comité de Archivo de la Alcaldía, se deberá: Realizar la difusión del procedimiento, instructivos y formatos que garanticen la conformación y administración técnica de los archivos. El Comité de Archivo de la Entidad, los organismos del Sistema Nacional de Archivos y las entidades de control, verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental en el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo Ley 594 de Las Tablas de Retención documental deberán ser integradas al programa MECI con el fin de propender por un sistema Integral de Calidad. Conservación Documental Tiene que ver con el conjunto de medidas desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Comprende: Por su importancia se debe garantizar la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. En este sentido se hace necesario el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación, para ello se desarrollan las siguientes acciones: Diagnóstico integral.

16 Sensibilización y toma de conciencia para todo el personal. Inspección y mantenimiento de instalaciones en pro de la seguridad de los archivos. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. La Disposición Final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La implementación del Programa de Gestión Documental deberá estar incluido en el Plan de Acción Anual, teniendo en cuenta: 1.Alineado con los objetivos estratégicos: el Programa de Gestión Documental deberá estar acorde con el objetivo estratégico y el plan de acción anual que haya elaborado la entidad. 2.Metas de corto, mediano y largo plazo. Metas en el corto plazo: Interiorizar por parte de los encargados del archivo el PGD para la implementación del programa. Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental de la entidad. Metas en el mediano plazo:

17 Desarrollar la Implementación del PGD, teniendo en cuenta el seguimiento y actualización permanente por parte del comité de archivo a través del auxiliar administrativo. Realizar las mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. Metas en el largo plazo: Disponer de un programa de gestión documental fortalecido que permita hacer las transferencias y eliminaciones y disponer de soportes magnéticos. Tener mecanismos adecuados y adaptados a los cambios tecnológicos, que tiendan a la conservación y preservación de los soportes documentales y de acuerdo a las normativas que se presenten. 3.Recursos necesarios, para alcanzar las metas La Secretaria General y de Gobierno con el apoyo del auxiliar administrativo debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del programa de gestión documental. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b.eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c.economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d.control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

18 e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. L. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias

19 organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 1 RESPONSABILIDADES: Alta Dirección: Garantiza los recursos para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental del Municipio de San Rafael. Secretarios de despacho: establecer, socializar, y dar cumplimiento a los lineamientos para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental de la Alcaldía. Personal administrativo y Contratistas: Conocer y acoger los lineamientos y actividades establecidas en el programa de gestión documental de la Alcaldía. LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS: 1 Tomado del decreto 2609 de 2012, Art 5.

20 Es importante entender que la asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la alcaldía, para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental. CRONOGRAMA ITEM ACTIVIDAD 1 Interiorización del programa por parte de los encargados de archivo 2 Socializar los alcances del programa de gestión documental 3 Desarrollar la Implementación del PGD. 4 Hacer seguimiento y actualización permanente por parte del comité de archivo a través del auxiliar administrativo. 5 Implementar las mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. 6 Disponer de un programa de gestión documental fortalecido que permita hacer las transferencias y eliminaciones y disponer de soportes magnéticos. 7 Tener mecanismos adecuados y adaptados a los cambios tecnológicos, que tiendan a la conservación y preservación de los soportes documentales y de acuerdo a las normativas que se presenten. Elaboró LILIANA MARÍA URREA Auxiliar Administrativa APROBÓ SANDRA MEDINA TOBÓN Secretaria General y de Gobierno

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL,

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, Página 1 de 6 Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, en uso de sus facultades estatutarias, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÁMARA DE COMERCIO Bogotá, D.C.; Octubre de 2015 Versión 1.0 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 5 2 ALCANCE... 6 3 OBJETIVO GENERAL... 6 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 6

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez 2013 01 CONTROL DE APROBACIÓN

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA APROBADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO MEDIANTE EL ACTA No 25 DE LA DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR BOGOTA 26 DE JUNIO 2014

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental maria.arboleda@certicamara.com CONTENIDO

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario

Más detalles

CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA

CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA CONCEJO MUNICIPAL DE CHOCONTA- CUNDINAMARCA PLAN DE MANEJO DE RIESGOS Contenido PLAN DE MANEJO DE RIESGOS.... 3 Elaboración del mapa de riesgos... 3 Monitoreo... 4 Autoevaluación... 4 Metodología... 7

Más detalles

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. CONCEPTO TÉCNICO 400 N 1-2014 Bogotá 17 de octubre de 2014 Referencia: Radicado Entrada / 1-2014-4992 Asunto: Concepto técnico. Palabras Clave: Documento Electrónico COMPENTENCIA: STIADE SSNA MOTIVO DE

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

Sistema de Administración de Recursos de Información

Sistema de Administración de Recursos de Información Sistema de Administración de Recursos de Información La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA Secretaria de la Facultad División Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA FP-UNA. DECANATO SECRETARÍA DE LA FACULTAD SECRETARÍA DEL CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014 DOCUMENTAL PGD - 2014 1. TABLA DE CONTENIDO 1. TABLA DE CONTENIDO... 1 2. INTRODUCCIÓN... 2 3. DEFINICIONES... 4 4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS... 14 5. OBJETIVOS... 15 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...

Más detalles

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA.

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. 1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento al propósito del Gobierno nacional de implementar estrategias para reducir el consumo de papel, en

Más detalles

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera Nombre del Puesto Jefe Departamento de Presupuesto IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Presupuesto Director Financiero

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AIRE: AUTOMATIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL + El Catálogo Tablas de Retención

Más detalles

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1. Objetivo Establecer e implantar los criterios y características para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema Integrado

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Contabilidad

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Contabilidad Nombre del Puesto Jefe Departamento de Contabilidad IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Contabilidad Director Financiero

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ GESTION DOCUMENTAL

ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ GESTION DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL DE JURADÓ PLAN INSTITUCIONAL GESTION DOCUMENTAL Versión 1.0 Junio de 2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO JUAN NICOLAS NARVAEZ CONTRATISTA COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PRESIDENTE DEL

Más detalles

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG Unidad de Enlace Instructor: Susana Gabriel López Temas Administración de documentos Administración i ió de correspondencia Documento Expediente Clasificación

Más detalles

Í N D I C E. I. Objetivo 3. II. Alcance 3. III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3. IV. Políticas 4. V. Descripción de las Actividades 7

Í N D I C E. I. Objetivo 3. II. Alcance 3. III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3. IV. Políticas 4. V. Descripción de las Actividades 7 2 16 Í N D I C E I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3 IV. Políticas 4 V. Descripción de las Actividades 7 VI. Diagrama de Flujo 10 VII. Plan de Calidad 15 VIII.

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

Aspectos Básicos en Gestión Documental,

Aspectos Básicos en Gestión Documental, Aspectos Básicos en Gestión Documental, Misión del Archivo Universitario El Archivo Universitario es el servicio responsable de organizar, proteger, custodiar, dar acceso y difundir el patrimonio documental

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) Agenda 1. Introducción 2. Concepto Documento Electrónico 3. A que se le denomina Documento Electrónico 4. Componentes de un Documento Electrónico

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

REGLAMENTACIÓN POLÍTICA DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA VERSIÓN: 1.1

REGLAMENTACIÓN POLÍTICA DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA VERSIÓN: 1.1 A. Toda la información de carácter geográfico que sea utilizada, producida y en general custodiada por las entidades miembros de IDECA, debe ser clasificada y priorizada conforme a los niveles de relevancia

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS TABLA CONTROL DE CAMBIOS Fecha Cambio Descripción 30/09/2014 Parcial Ajuste en la estructura documental y codificación de acuerdo a los lineamientos del manual de archivo y ajustes en el contenido del

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma:

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

Resumen General del Manual de Organización y Funciones

Resumen General del Manual de Organización y Funciones Gerencia de Tecnologías de Información Resumen General del Manual de Organización y Funciones (El Manual de Organización y Funciones fue aprobado por Resolución Administrativa SBS N 354-2011, del 17 de

Más detalles

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 1 de 14 25/11/2015 06:02 a.m. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI A. ENTORNO DE CONTROL A1 La entidad: Pregunta a. ha organizado el equipo MECI. b. Ha identificado sus funciones acorde con la normatividad

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de

Más detalles

1.4.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas... 18

1.4.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas... 18 1 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 1.1 CARÁTULA... 5 1.2 INTRODUCCIÓN... 6 1.3 LA CCMPC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL... 7 1.3.1 Reseña histórica de la CCMPC... 7 1.3.2 Organigrama... 10 1.3.3 Objeto de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

Prof. Julio Cerdá Universidad de Alcalá. Gestión electrónica de documentos y acceso a la información

Prof. Julio Cerdá Universidad de Alcalá. Gestión electrónica de documentos y acceso a la información Prof. Julio Cerdá Universidad de Alcalá Gestión electrónica de documentos y acceso a la información 1 DOCUMENTO DIGITAL Y DOCUMENTO ELECTRONICO El El ciclo ciclo vital vital de de los los documentos 2

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Elaborado por: Área de Almacén e inventarios Código Versión Fecha Contenido 1. Introducción... 4 2. Objetivo General... 4 3. Alcance del Manual de

Más detalles

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas

Más detalles

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Alicia Barnard Amozorrutia Directora del Centro de Documentación Institucional, Secretaría a de Salud Primera Reunión n de Archivos del Poder Ejecutivo

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2015 2 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018 MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESPONSABLES DE

Más detalles

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE (P-GA-12) PLANEACIÓN EN GESTIÓN (P-GA-14) PRODUCCIÓN (P-GA-15) DISPOSICIÓN DE (P-GA-11) GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y VALORACIÓN (P-GA-13) TRANSFERENCIAS ES (P-GA-07) Resolución

Más detalles

POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN

POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN RESOLUCIÓN AGM N 002 (Enero 02 de 2010) POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN Basados en el artículo 2 de la Ley

Más detalles

ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ MC-AAC-013-2012

ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ MC-AAC-013-2012 ANEXO TÉCNICO IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, DEPÓSITO Y DEL CAFÉ En el presente documento se describen las bases técnicas, que el proponente debe tener en cuenta para la elaboración

Más detalles

Consejo Superior Universitario Acuerdo 046 de 2009 página 2

Consejo Superior Universitario Acuerdo 046 de 2009 página 2 CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO ACUERDO 046 DE 2009 (Acta 15 del 1 de diciembre) Por el cual se definen y aprueban las políticas de Informática y Comunicaciones que se aplicarán en la Universidad Nacional

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

En proceso. En proceso

En proceso. En proceso SUBSISTEMA : CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Fecha Diligenciamiento :14/02/2012 12:00:07 p.m. El documento que contiene los principios éticos de la entidad fue construido participativamente

Más detalles

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR Página 1 de 28 SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FECHA DE APROBACIÓN

Más detalles

PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS

PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS PLANES Y POLÍTICAS AREA DE SISTEMAS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Patricia Eugenia Gómez Escobar Rafael López Hoyos Rafael López Hoyos Cargo: Cargo: Secretario

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD PROGRAMA DE GESTIÓN PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN - PGD GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Bogotá, Noviembre 2015 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO

Más detalles

ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2015-2018 ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO

ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2015-2018 ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO 2015-2018 ALCALDIA NARIÑO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN JEFE DE ARCHIVO, LÍDER DEL PROCESO DE GESTION COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO JUAN CARLOS RODRIGUEZ GOMEZ, ALCALDE DAVID MORA PINZA, SECRETARIO DE GOBIERNO

Más detalles

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO:

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO: MINISTERIO DE CULTURA DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones

Más detalles

INSTRUCCIÓN DE GOBIERNO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NAVARRA

INSTRUCCIÓN DE GOBIERNO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NAVARRA INSTRUCCIÓN DE GOBIERNO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NAVARRA TÍTULO I. NATURALEZA, DEFINICIÓN, ÁMBITO Y FUNCIONES.... 1 CAPÍTULO I. NATURALEZA.... 1 CAPÍTULO II. DEFINICIÓN.... 1 CAPÍTULO III

Más detalles

LINEAMIENTOS PARA LA CANCELACIÓN TOTAL DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

LINEAMIENTOS PARA LA CANCELACIÓN TOTAL DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES LINEAMIENTOS PARA LA CANCELACIÓN TOTAL DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2015 ALCALDIA MUNICIPAL DE BOYACÁ VIRGILIO FARFAN ROJAS ALCALDE MUNICIPAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación se pone a disposición de la Administración Central y la comunidad en General del PGD de la

Más detalles

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Agosto 10 de 2012 Resolución No. 1225 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios

Más detalles

1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Objetivo General: 1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Establecer una infraestructura y plataforma tecnológica y de sistemas de información, y definir las políticas, estrategias y directrices para su implantación

Más detalles

SARE en línea (municipio de Colima)

SARE en línea (municipio de Colima) Buenas prácticas en la implementación de las recomendaciones de la Guía para Mejorar la Calidad Regulatoria de Trámites Estatales y Municipales e Impulsar la Competitividad de México A. Antecedentes SARE

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

CÁMARA DE COMERCIO DE BUCARAMANGA DOCUMENTO DE SEGURIDAD

CÁMARA DE COMERCIO DE BUCARAMANGA DOCUMENTO DE SEGURIDAD CÁMARA DE COMERCIO DE BUCARAMANGA DOCUMENTO DE SEGURIDAD BUCARAMANGA - COLOMBIA 2013 INTRODUCCIÓN El presente Documento, ha sido redactado en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto

Más detalles

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO INFORME FECHA APROBACIÓN: 24/04/2013 VERSIÓN: 002 CÓDIGO: GE-NA-FM-041 Bogotá D.C, 22 de enero de 2015 INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Más detalles

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC del FONDO DE RESTAURACION,

Más detalles

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A. 2013 GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A. GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN

Más detalles