PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL INTRODUCCIÓN Con la implementación del Subsistema de Gestión Documental y Archivos bajo el Decreto 514 de 2006, junto con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), la Gestión Documental en la Administración Pública ha venido evolucionando, en la creación y actualización de normas, lineamientos y procesos documentales, ahora con el apoyo del Gobierno de la República y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se busca crear una sinergia en la integración de nuevas tecnologías en los procesos de Gestión de Documental en aras de garantizar la transparencia y eficiencia administrativa en los procesos del estado, el patrimonio cultural, la identidad nacional y la protección del medio ambiente. Se ha elaborado el presente Programa con el fin de estar alineados en un tiempo no mayor a un año en las disposiciones normativas, estableciendo la asignación de recursos para el desarrollo de las actividades aquí registradas y realizando el seguimiento oportuno a los planes y programas que lo integran. ALCANCE Inicia desde la recepción de los documentos en la entidad, la asignación y trámite por las diferentes dependencias de la entidad a su destinatario, cubre la elaboración de las directrices de administración del archivo de gestión, el control de su gestión, la aplicación de la Tabla de Retención Documental, la normalización de la consulta y préstamo documental de los expedientes que se encuentran bajo la administración y custodia del Archivo Central de la entidad hasta la realización de las transferencias requeridas, así como el control de los documentos durante su ciclo de vida. Los tipos de documentos que integran el presente programa son: TIPOS DE DOCUMENTOS FISICOS ELECTRONICOS Documentos Físicos Electrónicos Documentos de archivo X X Archivos Institucionales X X Sistemas de información Corporativos Sistemas de trabajo Colaborativo X X

2 Sistemas de Administración de Documentos Sistemas de Mensajería Electrónica Portales, Intranet y extranet Sistemas de Bases de Datos Discos Duros, Servidores, discos o medios portables, cintas o Medios de video y audio (análogo o digital). X X X X X X Cintas y medio de soporte (Backups o contingencia) X X Uso de tecnologías en la nube X OBJETIVO Administrar la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el DASCD, mediante políticas orientadas al correcto desarrollo del Programa de Gestión Documental y los procesos que lo conforman, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso a los usuarios internos y externos, garantizando su accesibilidad, integridad, seguridad y conservación, contribuyendo al desarrollo de la gestión del Departamento y a la salvaguarda del patrimonio cultural del Distrito Capital. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar el estado de la Gestión Documental de DASCD. Normalizar los procesos de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final. Elaborar, aprobar y aplicar las Tablas de Retención Documental. Implementar las mejores prácticas en política Cero Papel. Implementar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información y de los datos personales Organizar los documentos, en los tiempos óptimos, mediante la utilización de los recursos documentales de las subdirecciones del DASCD, proporcionando datos e información actualizada, para la toma de decisiones. Lograr la eficiencia en la prestación de los servicios de forma oportuna. Generar satisfacción en los funcionarios y ciudadanos con respecto al servicio y los recursos del proceso de gestión documental de la Entidad.

3 Asegurar que el personal que integra el proceso de gestión documental sea competente para la presentación de los servicios ofrecidos. MARCO NORMATIVO JERARQUÍA NÚMERO FECHA TÍTULO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Artículo 15 Artículo 61 Artículo 74 Artículo 78 En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, El Estado protegerá vigilancia propiedad e intervención intelectual del Estado por el tiempo podrá exigirse y mediante la las presentación formalidades de que libros establezca de contabilidad la ley. y demás documentos privados, en los términos que señale Todas las personas tienen derechos a acceder a los la ley. documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. La ley regulará el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad, así como la información que debe suministrarse al público en su comercialización. Serán responsables, de acuerdo con la ley, quienes en la producción y en la comercialización de bienes y servicios, atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado aprovisionamiento a consumidores y usuarios. El Estado garantizara la participación de las organizaciones de consumidores y usuarios en el estudio de las disposiciones que les conciernen. Para gozar de este derecho las organizaciones deben ser representativas y observar procedimientos democráticos internos.

4 Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Artículo 86 Artículo 88 Artículo 90 Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública. La protección consistirá en una orden para que aquél respecto de quien se solicita la tutela, actúe o se abstenga de hacerlo. El fallo, que será de inmediato cumplimiento, podrá impugnarse ante el juez competente y, en todo caso, éste lo remitirá a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Esta acción sólo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución. La ley establecerá los casos en los que la acción de tutela procede contra particulares La ley regulará encargados las acciones de la populares prestación para de la un protección servicio público de los o derechos cuya conducta e intereses afecte colectivos, grave y directamente relacionados interés con el colectivo, patrimonio, o respecto el espacio, de quienes la seguridad el solicitante y se la halle salubridad en estado pública, de subordinación la moral administrativa, o indefensión. el ambiente, la libre competencia económica y otros de similar naturaleza que se definen en ella. También regulará las acciones originadas en los daños ocasionados a un número plural de personas, sin perjuicio de las correspondientes acciones particulares. Así mismo, definirá los casos de responsabilidad civil objetiva El Estado por responderá el daño inferido patrimonialmente a los por los daños Derechos antijurídicos e intereses que le colectivos. sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra éste. LEYES Ley 4 de de agosto de 1913 Obligación de las entidades oficiales con relaciona inventarios de los documentos de archivo, acceso a los documentos públicos. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337).

5 Ley 39 de de abril de 1981 Ley 57 de de junio de 1985 Microfilmación y certificación de archivos. (Artículos 1, 2, 3 y 4). Publicidad y acceso a los documentos públicos. (Artículos 1, 7 y 12 al 27). Ley 6 de de junio de 1992 Ley 31 de de diciembre Ley 489 de 1998 de de diciembre de 1998 Ley Ley Ley Ley Ley Ley Ley Ley 527 de de agosto de de de julio de de de julio de de de julio de de de de de de diciembre de de diciembre de de enero de de octubre de 2012 Reforma tributaria - Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. (Artículo 74). Publicidad, reserva y conservación de documentos del banco de la república. (Artículos 54 y 55). Establece la creación del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, y se indica que toda entidad pública debe tener un Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos como parte del Sistema de Información Administrativa del sector público. Define y (Artículos reglamenta 36 y el 37). acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación. (Artículos 6, Ley 8 General 13). de Archivos. Ley Anti trámites. Disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Artículo 3, inciso 3 Acceso a los registros y archivos de la administración pública en los términos previstos Ley de Justicia por la constitución y Paz. Se y dictan las leyes disposiciones y Artículo 28). para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios (Capitulo X "Conservación de Archivos", Art. 56 deber de memoria, Art. 57 medidas de preservación de los archivos, Se dictan Art. las 58 disposiciones medidas para generales facilitar de el hábeas acceso data a los y archivos). se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones (Artículos 17 y 18). Se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. (Artículos 21 y 32). Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Disposiciones generales para la protección de datos personales. DECRETOS Decreto 2527 de de julio de 1950 Autoriza el uso de microfilme en los archivos y les da valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

6 Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto 2274 de de de de de noviembre de de diciembre de de agosto de de diciembre de de de abril de de de de abril de de septiembre de de de marzo de de de de de de mayo de de abril de de diciembre de de abril de 2008 Reglamenta el artículo 337 del Código de Régimen Político y municipal. Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 al 5). Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Tablas de retención documental y transferencias al AGN por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión Reglamenta de la datos transferencia (Artículos de 1, la 13, documentación 16, 18, 19, 26, 29, 40, histórica 42 y 43). de los archivos del orden nacional del sector central Reglamenta de la Rama el Título Ejecutiva. IX y los numerales 2, 4, 8, y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de Archivos de historias laborales. Reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales. Reglamenta artículos 25 y 26 del Decreto 254 de 2000, articulo 4 Entrega de archivos de procesos y reclamaciones. Se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del sistema general de información administrativa del sector público. Disposiciones relacionadas con el desarrollo de Sistema General de Información Administrativa del Sector Publico SUIP. Guarda y custodia de las hojas de vida (Articulo 12). Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan disposiciones relativas a los Archivos Privados. Lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras ACUERDOS disposiciones. AGN 7 de de junio de 1994 AGN 8 de de octubre de 1995 AGN 9 de de octubre de 1995 AGN 12 de de octubre de 1995 AGN 11 de de mayo de 1996 Reglamento General de Archivos. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al AGN, ordenada por el Decreto 1382 de Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al AGN, ordenadas por el Decreto 1382 de Modifica la parte I del Acuerdo N. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. Establece criterios e conservación y organización de documentos.

7 AGN 9 de de octubre de 1997 Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. AGN 36 de 2000 Por el cual se aprueba la tabla de Retención Documental presentada por la Superintendencia de Industria y Comercio. AGN 47 de de mayo de 2000 Desarrolla el Articulo 43 del capítulo V, acceso a los documentos de Archivo "Restricciones por razones de Conservación" del Reglamento General de Archivos. AGN 48 de de mayo de 2000 AGN 49 de de mayo de 2000 AGN 50 de de mayo de 2000 AGN 56 de de julio de 2000 AGN 16 de de marzo de 2002 AGN 37 de de septiembre de 2002 AGN 38 de de septiembre de 2002 AGN 39 de de octubre de 2002 AGN 41 de de octubre de 2002 AGN 42 de de octubre de 2002 AGN 15 de de octubre de 2002 AGN 2 de de enero de 2004 AGN 27 de de octubre de 2006 Desarrolla el Articulo 59 del capítulo VII, "Conservación de documentos " del Reglamento General de Archivos, sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Desarrolla el Artículo 61 del capítulo 7 " Conservación de Documentos ", del reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Desarrolla el Artículo 64 del título VII " Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Desarrolla el Articulo 45 "Requisitos para la Consulta", del capítulo 5 "Acceso a los documentos de archivo", del reglamento General de Archivos. Se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Establece las especificaciones técnicas y requisitos para contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de Establece criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y Adiciona 26 de la un Ley parágrafo General de el Archivos artículo 594 primero de de Acuerdo 041 del 31 de octubre de Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Modifica Acuerdo 07 de 1994 "Reglamento General de Archivos", actualiza articulo 67 en lo correspondiente al glosario.

8 AGN 11 de de agosto de El consejo Directivo del AGN delega en el Director del Archivo General, la función de aprobar las Tablas de 2008 Retención Documental y las Tablas de Valoración AGN 3 de 2009 Documental. Modifica lo pertinente el parágrafo del artículo 18 del Acuerdo 07 de 1994 y los artículos segundo y tercero del Acuerdo 006 de 1996, asignando al Comité Evaluador de Documentos entre otras funciones, la de recomendar al Director General del AGN la aprobación de las Tablas de Retención Documental y/o Tablas Valoración Documental que por su competencia le presenten las entidades públicas a su consideración y estudio. AGN 4 de de junio Organización de las de 2003 Historias AGN 1 de 2004 Laborales. Orientaciones para el cumplimiento de la circular 004 de 2003, Inventario de documentos a eliminar. AGN 12 de de enero de 2004 AGN AGN 1 de de de agosto de de septiembre de 2007 AGN 1 de de mayo de 2009 AGN 2 de de septiembre de 2009 AGN 2 de de agosto de 2010 AGN 4 de de agosto de 2010 Circular AGN 3 de de octubre de 2011 Circular AGN 4 de de octubre de 2011 Circular AGN 5 de de octubre de 2011 Circular AGN Circular AGN 6 de de de octubre de de febrero de 2012 Circular AGN 2 de de marzo de 2012 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N. 04 de 2003 (Organización de las Historias Laborales). Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y demás disposiciones reglamentarias, dirigida a: Gobernadores, Alcaldes, residentes de Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general. Presentación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental al AGN Tablas de Retención Documental. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Obligación de transferir a los archivos generales los documentos de valor secundario. Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la Ley 1444 De Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

9 Circular AGN 5 de de septiembre de 2012 Circular Departamento Administrativo de la Función Pública Circular Comisi ón Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública. COINFO Circular Comisi ón Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información Circular para Superintende la Administración ncia Pública. de Industria COINFO y Comercio Circular Superintende ncia de Industria Circular y Comercio Superintende ncia de Industria Circular y Comercio Procuraduría General de la Nación Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. 4 de 2005 Evaluación institucional por dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de de 2010 Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO. 4 de 2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Única 19 de julio de de de octubre de de de septiembre de 2007 Se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las reglamentaciones e instrucciones generales de la Superintendencia de Industria y Comercio que se encuentran vigentes, con los siguientes propósitos: Recopilar, revisar, modificar y actualizar todos los actos administrativos de carácter general expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio Facilitar a los destinatarios de su misión de protección, vigilancia y control, el cumplimiento, comprensión y consulta de los actos expedidos por esta Superintendencia Proporcionar a sus funcionarios un instrumento jurídico Presentación unificado de solicitudes y coherente en línea que a través determine Internet. con precisión las reglas aplicables a las situaciones concretas que se inscriben dentro de su ámbito de competencia. Modificación del numeral y adición de los numerales , y del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única. 35 de de junio de 2009 Cumplimiento de la Ley 594 de Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados. Circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del DAFP. NORMAS TÉCNICAS Norma Técni ca Colombiana NTC- ISO Información y documentación. Gestión documental

10 Norma Técni ca Norma Colombiana Técni ca Norma Colombiana Técni ca Norma Colombiana Técni ca Norma Colombiana Técni ca Norma Colombiana Técni ca Norma Colombiana Técni ca Colombiana NTC 3723 NTC 4080 NTC 4095 NTC 4436 NTC 5029 NTC 5174 NTC 5397 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Micrografía. Técnicas Símbolos de operación. gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación Norma General de Microfilmes. para la Descripción Archivística. Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Norma sobre Medición de Archivos. Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. NORMAS TÉCNICAS INTERNACIONALES Norma Técnica ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Norma Técnica ISO Seguridad de la Información GUÍAS Guía AGN Guía AGN Guía AGN Manual AGN Manual AGN Manual Consejo Internacional de Archivos Manual Minister io de las Tecnologías Cartilla AGN Antecedentes y Presentación de un Programa de Gestión Documental. Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental Fase I. Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental Fase II. MANUALES Fondos Acumulados. Manual de Organización. Mini /Manual No. 4 TRD y Transferencias Documentales. Directrices básicas e instructivas para su elaboración. Documentos electrónicos: Manual para archiveros. Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia Versión CARTILLAS Clasificación Documental.

11 Cartilla AGN Ordenación Documental. Directiva Presidenc ial Directiva Presidenc ial 4 de de abril de 2012 DIRECTIVAS Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. VARIOS Moreq Carta Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo. CLAD Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq. Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico. Memorando Superintendencia de Industria y Comercio Prohibición de salida de documentos de la Entidad

12 OCR: Acrónimo de Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología dirigida a la digitalización de textos, la cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres, para luego almacenarlos en forma de datos, así poder interactuar con estos en un software. El OCR realiza la transcripción automática de la información que está en imágenes. PQRSF Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones SGDEA: FLUJO DE TRABAJO Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. DOCUMENTO DE ARCHIVO EXPEDIENTE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS Son todos aquellos documentos, que en determinadas circunstancias de su creación constituyen elementos de prueba o de información, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Conjunto de documentos relacionados con un tema específico que se conservan de manera continua, según el uso, tiempo y disposición. Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Son las diferentes etapas de los documentos de archivo desde su producción o recepción en la oficina o Archivo de Gestión, y su conservación temporal en un Archivo Central, hasta su eliminación o integración a un Archivo Permanente o Archivo Histórico. Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000.

13 ARCHIVOS CENTRALES O INTERMEDIOS Es un conjunto de documentos organizados según las unidades académicoadministrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi permanente. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de ARCHIVOS PERMANENTES O HISTÓRICOS Es la tercera fase del Sistema de Archivos, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia. Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Procedimiento administración de correspondencia Procedimiento Organización de Documentos Procedimiento Préstamo y consulta de documentos archivo central Procedimiento Disposición Final de Documentos Ley 962 de Ley antitrámites. Ley 1273 de de la protección de la información y de los datos. Ley 1581 de Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D. Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado

14 Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 060 de Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Directiva Presidencial 04 de Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad NORMATIVOS Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos y lo relacionado bajo el concepto de Archivo Total, para esto se ha adelantado con el área de Planeación y a través del Comité Interno de Archivo la creación y actualización de los manuales de procesos, en paralelo con la elaboración de políticas y lineamientos por medio de circulares en contexto con la Gestión Documental. ECONÓMICOS Se requiere que la administración SAE a través de Plan Estratégico asigne una partida presupuestal para el desarrollo del Programa de Gestión Documental. Este presupuesto estará integrado en el Presupuesto Anual de la entidad. ADMINISTRATIVOS Se requiere incorporar en la estructura orgánico funcional de SAE, lo establecido en los decretos 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. Coordinación de la Gestión Documental, y el decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Articulo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo, con el fin de empoderar a la Secretaria General o a quien haga sus veces, como responsable de la Coordinación de la Gestión Documental de la entidad. TECNOLÓGICOS

15 Se requiere realizar un diagnóstico integral de los Sistemas de Información que soportan el desarrollo de las funciones de SAE, y presentar al Comité Interno de Archivo un plan de mejoras, afinamiento y actualización de los sistemas. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Todos los lineamientos que en materia de Gestión Documental se generen en DACSD, serán registrados y normalizados a través del Manual de Gestión Documental y de las Circulares que la Gerencia General de DASCD considere pertinentes según lo estipulado en el Sistema Integrado de Gestión - SIG. POLICITICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Proceso de Gestión Documental, apoya las actividades de conceptualización, investigación y servicio, mediante la gestión de recursos documentales y tecnológicos satisfaciendo las necesidades y expectativas de información de los servidores públicos y/o ciudadanos en general LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Todos los lineamientos que en materia de Gestión Documental se generen en SAE, serán registrados y normalizados a través del Manual de Gestión Documental y de las Circulares que la Gerencia General de DASCD considere pertinentes según lo estipulado en el Sistema Integrado de Gestión - SIG.

16 El Sistema Integrado de Gestión se constituye en la herramienta principal de la entidad para implementar un modelo de gestión que oriente el desarrollo de las actividades que lleva a cabo cada miembro de la institución, con el propósito de contribuir al cumplimiento de las funciones asignadas y al logro de los objetivos institucionales que se demanden. Con la implementación del Sistema se espera contribuir al mejoramiento de los procesos, de tal forma que la información que se produce en la entidad genere una mejora del servicio al cliente y que de esta manera se pueda acceder a la información y a las operaciones realizadas de manera confiable. En este sentido, se cuenta con el Sistema Integrado de Gestión SIG, el cual incorpora los requisitos de normas tales como: Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (Acuerdo 027 de 2006 AGN). ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital (Acuerdo 027 de 2006 AGN). ARCHIVO DE GESTIÓN Valores Primarios Legal Fiscal Contable ARCHIVO DE GESTIÓN Valores Primarios Legal Fiscal Contable ARCHIVO DE GESTIÓN Cultural Histórico Científico

17 Figura No 2. Transferencias Primarias y Secundarias Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de Archivo Histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo

18 de conservación permanente. Ley 594 de Ciclo Documental PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros, microfilme).

19 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. RECEPCIÓN Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. Actividades: En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo

20 tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. Radicación de documentos. Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de sello de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. 2. Registro de documentos y digitalización. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. Digitalización de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. Registro de radicación en base de datos y cargue de imágenes en servidor. DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

21 Actividades: Distribución Interna: Se remite la información de entrada luego de ser analizada al área competente para su gestión y posterior tramite. Distribución Externa: Se remite la información de salida para firma de la persona competente autorizada para suscribir comunicaciones y posteriormente se envía a través del medio pertinente. ( , fax, Mensajería). TRAMITE DOCUMENTAL Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Actividades: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

22 2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

23 Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. TRD TVD Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de

24 valoración documental (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.

25 Determinación de competencia de la consulta. Validación de la autorización de acceso a la información solicitada en consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta. 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. 3. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.

26 En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. Figura No 4. Almacenamiento en carpetas, cajas x200 y en estantería liviana.

27 DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Al realizar la eliminación documental, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Todos los documentos sin importar su soporte deben estar contemplados en las Tablas de Valoración y de Retención documental. Los documentos deben ser inventariados antes de ser eliminados. El Comité interno de Archivo debe autorizar la destrucción de los documentos. La destrucción debe ser registrada en acta, suscrita por los testigos y el registro fotográfico pertinente. El medio de destrucción debe ser el adecuado sin afectar el medio ambiente. AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS AUTOMATIZACIÓN DEL RECIBO Y ENVÍO DE FAX. Con el fin de tener mayor eficiencia en los procesos donde se recibe y envía fax se recomienda eliminar el proceso de impresión y posterior digitalización mediante la implementación y uso de herramientas tecnológicas de fax server, tecnologías como esta o similares proveen las siguientes ventajas: Recibo y envío de faxes, reduciendo considerablemente el uso de papel y gastos de envió. Enviar y recibir faxes sin salir de los escritorios Documentos más legibles

28 Menor uso de impresoras y mantenimiento de las mismas Archivo de faxes en formato digital como TIFF o PDF Integración con herramientas OCR que automatizan el proceso de Indexación. Forma parte de una solución Oficina sin Papeles AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES CON CORREOS ELECTRÓNICOS CERTIFICADOS. El uso de Correos Electrónicos Certificados tiene las siguientes ventajas: Actualmente existe en Colombia el servicio de Correo Electrónico Certificado llamado Certimail el cual brinda las siguientes ventajas (tomadas de un artículo del 08 mayo 2009 revista Dinero): Prueba de envío y de entrega, pues el servicio de Correo Electrónico Certificado provee un registro del envío y de la recepción de acuerdo con los artículos 20 y 21 de la ley 527 de Prueba del Contenido, pues a través del servicio se puede establecer que el mensaje de correo electrónico no ha sido alterado y de esa manera se puede obtener evidencia del contenido. En el caso colombiano tendrá pleno valor probatorio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 527 de Estampa cronológica certificada, lo que garantiza que se cuente con una fuente de fecha y hora confiable y objetiva que proporciona evidencia esencial en caso de existir disputa sobre ese aspecto. Equivalencia Funcional: El servicio de Correo Electrónico Certificado, bajo la normatividad colombiana pueden servir como equivalente funcional del correo físico certificado. Original Electrónico, ya que el Recibo de Verificación provee un verdadero original electrónico del contenido del mensaje, de los archivos adjuntos del mensaje, y de la transmisión de meta-datos, incluyendo la auditoría de la trazabilidad de trayectoria de la entrega.

29 Bajo precio: el valor es más bajo que el envío de un correo físico certificado. Ahorro en tiempos de entrega. INTEGRACIÓN DE RADICACIÓN CON FAX SERVER Y CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO. La soluciones recomendadas de Fax Server y Correo Electrónico Certificado se deben integrar automáticamente con la herramienta de Radiación, para que las comunicaciones que se reciben se almacenen automáticamente en formato TIFF/PDF y queden disponibles para la asignación del consecutivo de radicación. El servicio de fax server debe quedar vinculado a la cuenta de correo institucional. Los beneficios de seguir esta recomendación se traducen en optimización de tiempos, eliminar en la dependencia el documento físico para gestionar los trámites, mejores niveles de servicio para los usuarios de la entidad y mejor aprovechamiento del capital humano. VENTANILLA DE RADICACIÓN VIRTUAL. Dentro de las recomendaciones que se da en este informe para el cumplimiento de la Política de Cero Papel y muy alineado con la ley Anti trámites y el programa de Gobierno en Línea se sugiere la implementación de una ventanilla de radicación virtual. Esta ventanilla de radicación virtual está encaminada a los siguientes focos de atención: Facilitar a los ciudadanos y entidades externas la radicación de sus PQRSF a través de un portal web. La implementación, diseño y estandarización de formularios web, acorde a los requisitos de metadatos que tiene cada procedimiento, donde los funcionarios y/o ciudadanos registren la información básica de cada trámite que permita su clasificación inmediata y el cargue de los documentos necesarios para su gestión.

30 La ventanilla de radicación virtual debe estar integrada con las tecnologías de Certimail con el fin de proveer transparencia y confiabilidad a los usuarios, y automáticamente convertir los formularios y sus adjuntos a los formatos TIFF/PDF. El uso de la ventanilla de radicación virtual puede facilitar la semiautomatización o automatización completa de la radicación para los trámites que se ingresen por este canal. FIRMA ELECTRÓNICA ESCRITA. La implementación de las Firma Electrónica Escrita se puede implementar de acuerdo al artículo 12 del Decreto 2150 de 1995, pero no tiene una validez tan sustentable como las firmas digitales que reglamenta la ley 527 de FIRMAS DIGITALES. Además de las ventajas operativas en eficiencia de los procesos, económicas y de impacto al medio ambiente por el menor uso de papel las firmas digitales tienen los siguientes atributos jurídicos que son beneficiosos: Autenticidad: Garantizan la identidad del emisor dando la plena seguridad de que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser. Integridad: Garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido adulterado o modificado. No Repudio: El emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los compromisos adquiridos a partir de este.

31 PRINCIPIO DE EQUIVALENCIA LEY 527 DE 1999 Implica Equivalencia entre toda forma electrónica de escrito y su contraparte impresa. La función del papel como depositario de información, la cumple de manera idéntica la misma en soporte electrónico. Las tecnologías de la información deben imitar enteramente toda garantía que el medio o procedimiento tradicional pretenda remplazar. ESCRITO = MENSAJES DE TEXTO La información generada, enviada o recibida por medios electrónicos Articulo 1 de la Ley 527 de ORIGINAL = INTEGRIDAD No alteración de la información en el proceso de comunicación electrónica. Es decir que la información no sea adicionada o sustraída y se mantenga inalterada. En el formato electrónico podrán existir varios originales del mismo documento siempre y

32 cuando los mismos garanticen su integridad. Articulo 8 y 9 de la Ley 527 de FIRMA MANUSCRITA = FIRMA DIGITAL (Autenticidad, Integridad y No Repudio) Procedimiento de algoritmos matemáticos que con la intervención de una entidad de Certificación Digital permite garantizar la identidad del firmante, la integridad de la información y los compromisos adquiridos con la información y su envío, Articulo 7, 28 y 30 de la Ley 527 de ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL Es un tercero de confianza autorizado conforme a la ley 527 de 1999, el decreto 1747 de 2000 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y comercio, que está facultada de conformidad con el artículo 30 de la Ley 527 para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de información tecnológica, así como para desarrollar los servicios de

33 emisión de certificados sobre la verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción de los mensajes de datos y ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos. HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO. Se puede optar por el uso de herramientas ofimáticas de trabajo colaborativo como por ejemplo Microsoft SharePoint las cuales facilitan la comunicación entre las áreas de la organización, permite la colaboración para el trámite y o/ elaboración de documentos y cuenta con niveles de seguridad como utilización de firmas digitales y permiten el monitoreo y control de la generación y distribución de documentos en un ambiente de trabajo amigable para el usuario de la herramienta. RECOMENDACIONES ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVOS. Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE y un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Módulo Radicación de Entrada Módulo de Digitalización Objeto Recibo de todos los documentos que provienen de fuentes externas e internas de la organización. Debe tener facilidad de integración con correos certificados, fax server, implementación de códigos de barras, RFID, y QR. En este módulo la entidad radicará todas las comunicaciones y documentos Módulo que digitaliza que reciba. los documentos recibidos y generados en la organización que se asocia con el registro creado en el módulo de radicación En este módulo la entidad subirá las imágenes escaneadas de los documentos y se anexarán al radicado.

34 Interfaz de usuario final Gestión del Documento Radicación de Salida Radicaciones e Documentos Adicionales Traslados de documentos Archivo y Préstamo de Documentos Consultas Seguimiento a trámites vía WEB Estadísticas y reportes Expedientes virtuales Módulo de Manejo de plantillas Tablas de Retención Documental Seguimiento y Trazabilidad del Sistema Versionamiento del sistema d Es la herramienta de uso intuitivo para los usuarios del SGDEA, debe contar con funcionalidades como ayuda en línea, ordenación y filtrado de documentos, controles de acceso de acuerdo a los perfiles de usuarios y documentos, contar con alarmas para los usuarios. Se recomienda que tenga un entorno web y capacidad de personalizar para la implementación de la recomendación de Oficina Virtual de Radicación Con este módulo la entidad definirá las pantallas e interacción que tendrán Funcionalidad los usuarios. para conocer en detalle la información de los documentos, operaciones realizadas, modificación y actualización de información, control de versiones, programación de alertas y control de Módulo los niveles para de dar servicio respuesta de cada a documento. un de entrada o para generar una comunicación nueva, con funcionalidades de convertir los documentos a diferentes formatos Funcionalidad para configuración de nuevos tipos documentales. Controlando secuencias cuando se estime conveniente, Traslados de como documentos lo son memorandos, de un usuario circulares. a otro con niveles de control definidos y parametrizables por áreas. Debe tener capacidades de integración con tecnologías como PDAs, y RFID. Permite el trámite de solicitudes de documentos físicos, control de ubicación de documentos, registro del cambio de responsable Módulo que permite a los usuarios consultar cualquier documento sobre los que tenga competencia y autorización por control de acceso. La consulta debe ser amigable tipo google, donde además se puedan utilizar operadores lógicos. Los documentos se deben poder consultar independientemente del medio o formato en que estén almacenados. Debe permitir a los funcionarios de la entidad y usuarios como los ciudadanos la consulta del estado de sus trámites. Este módulo debe tener controles de acceso tanto como para los usuarios de la intranet como de Internet Informes amigables y estándares para la todos los documentos y trámites de la entidad. Debe permitir la configuración y personalización de reportes, generación de cubos de datos y/o integración Permite a los con usuarios una herramienta observar en de línea inteligencia las imágenes de negocios. de los documentos que reposan en el archivo físico. Este desarrollo facilita el seguimiento a las diferentes series documentales, entre ellas las series contratos, investigaciones, silencios Configuración administrativos, de plantillas entre y otras. formularios. Además debe garantizar compatibilidad e integración con las diferentes herramientas ofimáticas existentes como Office, Open Office, Koffices, AviWord, Google Permite Docs, realizar etc. el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN, brindando una aplicación dinámica con el Administrador y los usuarios del El sistema. dejará rastro de todas las operaciones que se realizan en los radicados, y dejará poner notas y observaciones en las transacciones que se realizan a los Documentos. También debe dejar evidencia, trazabilidad y logs sobre los procesos de administración sobre la herramienta. La herramienta debe permitir documentar el versionamiento y diferentes controles de cambios que sobre ella y sus componentes se realicen.

35 Módulo de Administración Módulo de Workflow El sistema posee un módulo para administrar usuarios, permisos, áreas, TRD, tarifas para módulo de envíos, y otros módulos del sistema. Definición de series, sub series, tipos documentales, tiempos de retención, parametrización de respaldos, encriptación y auditoria. Módulo de administración que permita la configuración y definición de flujos de trabajo para los diferentes tipos de documentos del sistema, definición y Parametrización de alertas El SGDEA en general debe cumplir con las siguientes características generales: 1. Modelo de datos con arquitectura multiempresa, multicapa y multiproceso. 2. Parametrización de imagen institucional como colores y logos. 3. Arquitectura abierta que permita la integración e interrelación con otros sistemas como SQL, Oracle, MySQL, DB2, Access, etc. 4. Arquitectura en ambiente web. 5. Cumplimiento de las normas técnicas y reglamentarias según las Directrices y recomendaciones AGN. 6. Uso de tecnología XML. 7. Integración con cualquier suite de informática y servidor de correo web. 8. Manejo de referencia cruzada que permita que un documento pertenezca a múltiples expedientes o trámites sin duplicar el documento. INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La seguridad de la información está basada en el desarrollo de los 5 pilares como lo son Disponibilidad, Confidencialidad, Integridad, Autenticación y Auditoria. A continuación se expresaran las recomendaciones a tener en cuenta en los diferentes aspectos donde se desarrolla la creación, procesamiento, almacenamiento y respaldo de la información que compete a la entidad en su objeto misional, cabe aclarar que el documento es informativo y por ninguna circunstancia equivale a una auditoria. CONTROLES DE ACCESO Es necesario fortalecer e implementar en las áreas de recepción, gestión y

36 custodia de documentos sensibles para la entidad, los controles de acceso adecuados y los CCTV necesarios para prevención y detección de fugas de información o manipulación indebida de la misma. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Es necesario fortalecer las políticas de seguridad y establecer controles en los siguientes escenarios: Restricción del ingreso y uso de dispositivos electrónicos que permitan extraer información sensible. Uso de Internet y Acceso Restringido a páginas en donde se pueda enviar información sensible para la entidad sin controles. inhabilitar puertos USB y unidades de CD, DVD para personal no autorizado. SERVIDOR DE IMPRESIONES Debido a la confidencialidad y reserva que se debe manejar en la entidad

37 con la mayoría de los documentos que recibe, tramita, genera y custodia se recomienda la implementación, uso y monitoreo de un servidor de Impresiones. Un Servidor de impresiones permite centralizar y controlas todas las impresoras de la entidad, con el fin de tener control sobre todas las todas las solicitudes de impresión que se realicen. Sobre el servidor de impresiones se pueden parametrizar políticas que apoyen las directrices se Seguridad de la información e la entidad, y cumplir con ley 1581 del 17 de Octubre del 2012 que trata sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales. PLAN DE CONTINGENCIA Y RECUPERACIÓN DE DESASTRES Respecto a los planes de contingencia se recomienda la elaboración e implementación de un plan de contingencia y de recuperación de desastres o de continuidad del servicio, que permita asegurar la información que es de gran valor con mecanismos, estrategias, políticas que permitan garantizar su preservación en el tiempo. Esta recomendación se debe alinear con la ley 1581 del 17 de Octubre del 2012 que trata sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales. ALMACENAMIENTO DE COPIAS DE RESPALDO Se requiere de la asignación y adecuación de un espacio para el almacenamiento y custodia de las copias de seguridad, con los controles de acceso adecuados.

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