Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de Formación (ERP)

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1 Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de Formación (ERP) Ender Aplicaciones S.L. Jonathan Estrella Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 1 -

2 ENDER OBJETIVO CARACTERÍSTICAS...6 Definición de cursos y servicios...6 Árbol de cursos y servicios...6 Estructuras de tarifas...6 Grupos, proveedores...6 Gestión de alumnos de escuela...7 Matriculación... 7 Recibos y facturación. Cobros...7 Horarios... 8 Niveles... 8 Evaluaciones... 8 Control de asistencia...9 Renovaciones y reservas de plaza...9 Formación para empresas...10 Diseño de cursos Gestión de grupos Facturación a clientes...10 Propuestas comerciales...11 Informes en web para clientes...11 Gestión de profesores...12 Contratos Currículums Horarios Gestión de recursos Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 2 -

3 Explotación de la información...14 Generación de informes (consultas y vistas personalizadas)...14 OTRAS CARACTERÍSTICAS...15 Procesos de gestión optimizados...15 Tecnología extensible y adaptable...15 Arquitectura distribuida y escalable. Base de datos centralizada...15 Escenarios de trabajo / usuarios...15 Gestión documental Extranet para clientes, formadores y alumnos...16 Soporte y ayuda on-line...16 Integración con otros sistemas TECNOLOGÍA...17 Arquitectura e infraestructura requerida...17 Control de acceso a los usuarios METODOLOGÍA DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO...20 Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 3 -

4 ENDER Nuestra compañía nació en el año 1996 con el objetivo de desarrollar sistemas de información para pequeñas y medianas empresas como solución a la creciente necesidad de la implantación de software a medida. En aquel momento se observó que lo que las empresas demandaban, en ocasiones sin saberlo, era desarrollo de software a medida. Se hacía difícil convencer a los directores de sistemas de que implantasen en su organización sistemas con modelos de información que habían sido "pensados" por otras personas, por mucho que estuviesen basados en las mejores prácticas de grandes empresas. En nuestro análisis llegamos a la conclusión de que la mayoría de organizaciones que optaban por la implantación de sistemas estándar debido a los elevados costes y los grandes tiempos que requería el desarrollo de un sistema a medida. Estas ideas nos llevaron a crear una plataforma software de análisis y desarrollo de sistemas de información independiente del modelo de información que ayudan al consultor a desarrollar modelos, definir procesos y generar consultas mediante diversas herramientas y que permiten poner en marcha un sistema de información integral para empresas (ERP) completo con tiempos y costes óptimos. En los últimos años la mayoría de los sistemas creados por Ender incluyen módulos web para la oferta de servicios on-line que incrementan el valor añadido de los sistemas y potencian la capacidad comercial de las compañías que los implantan Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 4 -

5 1. OBJETIVO El objetivo principal del proyecto global es la implantación de los procesos y elementos informáticos necesarios para una gestión integral de todas las áreas de una empresa de formación con docencia presencial, en empresas y online. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 5 -

6 2. CARACTERÍSTICAS DEFINICIÓN DE CURSOS Y SERVICIOS Para empezar, es imprescindible hacer una descripción de los cursos y servicios que se ofrecen en la organización. Dicha descripción debe hacerse a todos los niveles, es decir, es tan importante la enumeración de las tarifas o las fechas de inicio y fin de curso como la descripción de las normas que rigen el funcionamiento del curso, así como las formas de facturación y los precios hora, si son aplicables. ÁRBOL DE CURSOS Y SERVICIOS. La oferta formativa, tanto de cursos como de servicios se muestra en una estructura de tipo árbol, que permite navegar por toda la oferta de nuestro centro, y además permite, en un futuro, hacer una reestructuración de la oferta sin perder ningún tipo de información histórica. Como ventaja adicional, a la hora de hacer análisis de resultados de los diferentes cursos y servicios, la estructura en árbol permite agrupar dichos resultados según los diferentes niveles, de forma muy sencilla. ESTRUCTURAS DE TARIFAS Cada curso o servicio está dividido en una serie de periodos de formación, que pueden ser trimestres, meses, semanas, días o cualquier cantidad de tiempo que se pueda necesitar. Cada combinación de periodos es susceptible de tener una cantidad ilimitada de configuraciones de precios, lo que permite gestionar todos los posibles casos de matriculación que se puedan producir (teniendo en cuenta que, en el momento de la matriculación, será posible hacer un ajuste fino de las opciones, incluyendo los precios). GRUPOS, PROVEEDORES Ya sea un curso o un alojamiento, el alumno, al matricularse, tendrá que hacer una selección del grupo, en el caso de los cursos de formación, o del proveedor (ya sea una familia, un hotel, piso compartido, etc.) que desea utilizar. En el caso de los grupos, se definen tanto su horario como el o los profesores que lo imparten, la ubicación y el nivel, entre otras cosas. En el caso de los proveedores (que pueden ser proveedores de alojamiento, como familias, u otro tipo de proveedores, como editoriales de libros o empresas de transporte), existe un sistema abierto de definición de características, que ayudan a localizar el proveedor adecuado en cada momento. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 6 -

7 GESTIÓN DE ALUMNOS DE ESCUELA La gestión de las escuelas de formación es una actividad de día a día del personal de administración. Por tanto, estos procesos están optimizados para que las tareas se limiten a un número determinado de ventanas, en las que se ofrece la máxima cantidad de información posible. Además, todos los procesos (matriculación, asignación de horarios, cobros, etc.) están diseñados de forma sencilla y paso a paso, de modo que la formación a nuevos usuarios es rápida y efectiva. MATRICULACIÓN La matriculación es un proceso en el que se introduce mucha información en el sistema, en diferentes pasos y, por tanto, ha pasado por muchas revisiones y ha evolucionado hasta convertirse en un proceso rápido y guiado, en el que el sistema va proponiendo los pasos necesarios para hacer una matriculación completa y eficiente del alumno. Durante el proceso de matriculación se van a solicitar al usuario una serie de datos, agrupados por su naturaleza, necesarios para hacer una obtención completa de los datos del alumno. Sin embargo, los datos requeridos son los mínimos para poder hacer la matriculación, dando así la posibilidad de completar los datos a posteriori sin retrasar el trabajo de administración en momentos de alta carga de trabajo. Simplificando, el proceso de matriculación de compone de la introducción de los siguientes datos: Datos personales del alumno Datos comerciales de origen del alumno Nivel del alumno (incluyendo el nivel objetivo) Selección de curso y periodos para la matriculación Confirmación de precios y ajuste fino si es necesario Selección de grupo/proveedor Cobro de reserva de plaza, si procede Impresión de la hoja de matrícula Todo este proceso solicita una gran cantidad de información, de la cual, como hemos dicho anteriormente, muy poca es imprescindible. En momentos de alta carga de trabajo en las recepciones, se pueden solicitar los datos imprescindibles y posteriormente completar dicha información. RECIBOS Y FACTURACIÓN. COBROS La gestión del cobro del sistema está pensada para ser flexible, de forma que los alumnos pueden pagar los importes pendientes de su curso ajustándose a las normas del centro. El importe del curso se divide en una serie de recibos, que vienen definidos por la configuración de tarifas que hemos nombrado anteriormente. El alumno tiene la posibilidad de pagar dichos recibos de la forma que desee (en varias veces, de una sola vez, varios recibos a la vez, etc.) dependiendo de las normas del centro. Así mismo, estos recibos pueden convertirse en facturas, en el caso de que el alumno lo desee. Además, existe la posibilidad de corregir errores, anulando recibos o cobros parciales, y modificando importes si es necesario. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 7 -

8 Un punto a tener en cuenta es que, al tener una base de datos centralizada y actualizada en tiempo real, en una empresa con varios centros de formación, es posible hacer matriculación, cobros y asignación de horarios para cualquier centro desde cualquier lugar con una conexión al sistema. Es decir, el alumno no tiene que ir físicamente al centro en el que está matriculado para pagar un recibo, por ejemplo; puede acudir a cualquier centro de la organización. HORARIOS La selección de horarios del alumno se puede hacer en base a diferentes criterios (teniendo siempre en cuenta la disponibilidad de plazas en cada grupo), ya que se puede buscar el grupo adecuado en base a su horario, el nivel, la ubicación, el profesor, etc. La modificación de los mismos siempre mantiene la información histórica, siendo posible siempre consultar los horarios que el alumno ha tenido desde su ingreso. NIVELES La enseñanza en el sistema se basa en una estructura de niveles. Para una misma disciplina, pueden existir varias estructuras de niveles distintas (por ejemplo, la enseñanza para jóvenes tiene una estructura de niveles diferente a la enseñanza del misma disciplina para adultos). Dichas estructuras son completamente configurables y fácilmente modificables. Además, existe una información histórica de los diferentes niveles por los que ha pasado el alumno, y las fechas en las que se ha conseguido cada uno de los mismos. Para acelerar el proceso de la prueba de nivel, se ha diseñado un sistema a partir del cual, en el momento de la introducción de los datos personales del alumno, se puede imprimir una hoja con los datos personales del alumno y, con una serie de códigos de barras, la información de los niveles a los que puede acceder. El profesor, con ese informe, hace la prueba de nivel al alumno y después, de forma rápida y sencilla, con un lector de códigos de barras, introduce en el sistema el nivel del alumno sin intervención del personal de administración. EVALUACIONES Existe en el sistema una completa gestión para la calificación y evaluación de los alumnos, en todos los sentidos. Desde el lado de la calificación, es posible diseñar cualquier sistema que se pueda necesitar, para adaptarse a la calificación, no ya de cada centro, sino que puede (y suele) haber varios tipos de calificación dentro de la misma organización. Por otro lado, el número de evaluaciones, la fecha de las mismas y el formato de los boletines de calificación es completamente configurable, proporcionando una libertad absoluta a la hora de elaborar boletines de calificación y seguimiento de los alumnos. Desde el punto de vista de la introducción de los datos, el volumen de información de las evaluaciones de los alumnos es muy grande, y por tanto se ofrece la posibilidad de que sean los propios profesores, con un proceso muy simple y diseñado a dicho efecto, los que hagan la introducción de los datos en Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 8 -

9 el sistema, haciendo posteriormente los coordinadores una validación de dichos datos antes del envío o publicación en la extranet de la calificación. CONTROL DE ASISTENCIA Una parte muy importante de la información académica que se almacena de los alumnos es el porcentaje de asistencia de los alumnos a las clases. Para obtener dicho porcentaje, es necesario almacenar en el sistema los datos de asistencia de todas las clases que el alumno ha tenido. Es una cantidad muy importante de información, que además debería estar actualizada de forma contínua, para poder ser utilizada. Por ello, la imputación de esta información es parte de las responsabilidades de los profesores, y pueden hacerlo a través de la extranet del profesor, a la que pueden acceder desde cualquier lugar del mundo con una conexión a internet. Parte de la necesidad que he comentado anteriormente de tener esta información actualizada se debe a la existencia de utilidades de monitorización de esta información. Por ejemplo, existe un proceso (configurable, por supuesto), que envía mensajes SMS a los móviles de los alumnos que han tenido un número determinado de ausencias consecutivas, haciendo de esta forma un seguimiento de los alumnos que puede ser muy beneficioso a la hora de las renovaciones. RENOVACIONES Y RESERVAS DE PLAZA Los alumnos, para tener plaza asegurada, necesitan haber hecho la reserva de plaza, pagando por adelantado una cantidad determinada. De esta forma, se hace la matriculación de los alumnos sin ocupar plazas en los grupos, hasta que hacen efectivo el pago. Días antes del inicio del periodo, existe un proceso automático que envía mensajes SMS a los alumnos pendientes de hacer la reserva de plaza, acelerando de esta forma dicho proceso de renovación. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo) - 9 -

10 FORMACIÓN PARA EMPRESAS La gestión de los cursos que se imparten en empresas es diferente de la que se imparte en la escuela general, por dos motivos fundamentales. Por un lado, los cursos que se imparten para empresas, aunque basados en una estructura común y similar, son personalizados para cada cliente. Por otro lado, la gestión de los cursos para empresas se hace basándonos en los grupos creados para la empresa, a través de los cuales hacemos la gestión de los alumnos. En la escuela general, la unidad de gestión es el alumno, mientras que en la gestión de cursos para empresas, normalmente la unidad de gestión es el grupo (o el curso de la empresa). Por tanto, los procesos son, aunque traten la misma información, adaptados a esta forma de trabajar. DISEÑO DE CURSOS Cuando se gestionan cursos para empresas es necesario, como hemos descrito antes, definir cursos personalizados para cada cliente. Como mínimo, es necesario definir para cada empresa las fecha de comienzo y fin, el tipo de facturación (que puede ser por horas programadas o reales, por número de alumnos, un importe fijo, etc.) y además la descripción del curso y criterios contractuales definidos para este cliente concreto. Normalmente estarán basados en una estructura existente, pero el usuario necesita tener la posibilidad de modificar dichos datos para cada empresa en concreto. GESTIÓN DE GRUPOS Cada empresa, como hemos descrito antes, tendrá una serie de grupos de sus alumnos, y para facilitar la gestión, normalmente se trabaja con el grupo como unidad de gestión. De esta forma, se puede consultar de forma inmediata los grupos abiertos para el cliente, los alumnos que asisten a cada grupo, crear grupos nuevos o mover alumnos entre grupos (manteniendo siempre una información histórica para hacer el seguimiento), gestionar los cambios de horario, imprimir las hojas de asistencia para entregar al profesor incluyendo, si se dispone de él, el logotipo de la empresa cliente en ellas, etc. FACTURACIÓN A CLIENTES El proceso de facturación siempre está basado en los acuerdos a los que se llegó a la hora de firmar el contrato, y los importes periódicos que se facturan normalmente dependen de la información de producción del periodo facturado. Por ejemplo, en una facturación por horas, el proceso de facturación totaliza el número de horas (con los criterios de horas programadas o reales que se hayan definido) impartidas, y presenta como anexo de la factura un detalle de todas las horas impartidas, para facilitar al cliente toda la información de la que disponemos para la facturación. El proceso de facturación permite, además, una serie de acciones para facilitar el envío y gestión del cobro de las facturas. Por ejemplo, la factura puede o bien imprimirse o enviarse en formato PDF a través de correo electrónico. Además, se puede enviar a voluntad una carta de reclamación de cobros con el detalle de las facturas pendientes y además cada factura tiene una fecha esperada de cobro (distinta de la fecha de factura), lo que permite a un proceso automático enviar mensajes de reclamación de cobros adjuntando copias de la Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

11 factura en los periodos que se definan, sin la necesidad de intervención humana. Estos procesos automáticos son muy bien recibidos por el personal de administración, que pueden dedicar el tiempo que utilizaban en estas tareas mecánicas a tareas y procesos que normalmente no pueden hacer por falta de tiempo. PROPUESTAS COMERCIALES El sistema incluye también una gestión comercial integrada, que permite hacer un seguimiento de las visitas comerciales y desemboca en un acuerdo comercial que funciona también como contrato, en el que se detallan tanto la programación de horas para el curso (incluyendo el número de horas, el número de grupos, etc.) como los criterios de facturación, avisos de cancelación, etc. que se aplicarán durante la impartición de los cursos. INFORMES EN WEB PARA CLIENTES Todos los datos que forman parte de la gestión día a día de los cursos resultan útiles para el cliente final, y aportan valor añadido al servicio. Por tanto, se han hecho públicos para el acceso de los clientes a través de una extranet, en la que los clientes pueden comprobar tanto la asistencia de sus alumnos a los grupos, como las cancelaciones que se produzcan y la evolución académica de los alumnos (con gráficos que enlazan la evolución de las calificaciones de los alumnos con la evolución de sus porcentajes de asistencia. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

12 GESTIÓN DE PROFESORES Una parte fundamental de la organización son los profesores. Es imprescindible tener información lo más completa posible de ellos, tanto desde el punto de vista de sus datos personales (incluyendo el currículum) como de su actividad dentro de la organización, ya sean pruebas de nivel, sus horarios, las cancelaciones de sus clases, la evaluación que de ellos hacen los alumnos, etc. CONTRATOS Parte de esta información es el acuerdo contractual al que se llega con el profesor, incluyendo el tipo de contrato, la fecha de entrada en vigor, el número de horas pactadas semanales, y los complementos salariales a los que el profesor tiene derecho en base a su formación, experiencia y demás. El sistema no tiene una gestión integral de nóminas, porque consideramos que para esa parte ya existen en el mercado soluciones suficientes, y normalmente son muy diferentes dependiendo de la organización. Lo que el sistema incluye es una integración con dichos sistemas, para alimentarlo con la información de producción de los profesores (en términos de horas trabajadas, costes hora, cancelaciones con cargo a la empresa o cancelaciones con cargo al trabajador, etc.), de forma que dichos sistemas obtengan la información necesaria para la elaboración de su parte. CURRÍCULUMS Para almacenar la información del currículum de los profesores, el sistema ofrece dos posibilidades. La más rápida es la asociación de la ficha del profesor con el documento de currículum en el formato en el que nos lo proporcione (word, PDF, texto, etc.) a través de la gestión documental que está integrada en el sistema, lo que nos permite acceder a dicha información de forma rápida y sencilla. Además, existe un módulo de elaboración de currículums que ofrece la posibilidad de introducir los datos de una forma detallada, lo que permite a posteriori obtener por un lado informes de currículum con un aspecto igual para todos los profesores, y por otro lado hacer selección de profesores en base a cualquier criterio, por ejemplo en base a su experiencia, formación, intereses, etc. HORARIOS Como hemos visto en puntos anteriores, la gestión de los diferentes grupos que se imparten, ya sean grupos de escuela o grupos para empresas, van formando el horario del profesor. Además de estos, el profesor ocupa su tiempo en otro tipo de actividades. Por ejemplo, en horas stand-by, haciendo pruebas de nivel u otras labores administrativas que si se desea pueden ser de igual forma introducidas en el sistema para reflejar un horario real del profesor. Parte de esta gestión de horarios de los profesores es reflejar el día a día de las cancelaciones, ya sean por parte del alumno o por parte del profesor. El subsistema de gestión de ausencias permite notificar al sistema dichas cancelaciones, incluyendo el motivo de la cancelación, la recuperación si se va a hacer y, si el usuario lo desea, una notificación al móvil del profesor vía SMS Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

13 para que rápidamente sea consciente de las clases que se le cancelan, y se ahorre viajes innecesarios. GESTIÓN DE RECURSOS Se incluye, así mismo, una gestión de los recursos pedagógicos a emplear por los profesores. Por un lado, se puede acceder a toda la documentación que se desee como parte de la gestión documental mencionada anteriormente. Por otro lado, la utilización de las aulas como otro recurso se ve actualizado automáticamente con las modificaciones y creaciones de grupos, que van ocupando los espacios libres en las aulas, y posteriormente permite hacer un análisis estadístico de rendimientos por aula, porcentajes de ocupación y demás. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

14 EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Una vez introducida toda la información en el sistema, y solucionado el llamado problema del día a día de matricular, gestionar grupos, cancelaciones, evaluaciones, facturación, y demás, se presenta la oportunidad de hacer una explotación de los datos extremadamente versátil y flexible, lo que nos permitirá obtener un conocimiento del negocio y un análisis que previamente sería muy largo de hacer, obligando a hacer una recopilación de datos para la elaboración de informes que a través del sistema se pueden sacar de forma instantánea. GENERACIÓN DE INFORMES (CONSULTAS Y VISTAS PERSONALIZADAS) Una parte muy importante de la explotación de los datos es la elaboración tanto de consultas como de vistas personalizadas. Una consulta es un informe con un formato muy concreto (como puede ser el formato de una factura o un informe trimestral de rendimiento), que se diseñan y se mantienen durante mucho tiempo. Esas consultas pueden ser desarrolladas por el personal de la organización, permitiendo así expandir el número de informes disponibles. Las vistas personalizadas permiten hacer listados rápidos y fáciles, en los que se puede ordenar y filtrar la información como el usuario desee, y seleccionar los campos que se desea ver, en el estilo de las consultas de Access. Estas vistas resultan muy útiles para hacer seguimientos rápidos de la información, como puede ser una lista de alumnos a los que hay llamar, etc. Además, todos los informes que se obtienen pueden ser exportados a varios formatos: PDF para envíos por correo electrónico, Excel para el análisis posterior o la obtenición de gráficos, HTML para la publicación en web, etc. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

15 OTRAS CARACTERÍSTICAS PROCESOS DE GESTIÓN OPTIMIZADOS Todos los procesos que hemos nombrado anteriormente han sido desarrollado en un periodo de dos años, y siempre con la estandarización en mente, ya que tenían que ser usados por varios departamentos independientes entre sí, lo que ha desembocado en una serie de procesos muy afinados, y estándares dentro del sector, lo que permite una implantación del sistema rápida, pudiendo concentrarnos en la adaptación del sistema a las necesidades de cada cliente concreto. TECNOLOGÍA EXTENSIBLE Y ADAPTABLE La plataforma Olympo, en la que está desarrollado el sistema, es una plataforma de desarrollo de software con las modificaciones como uno de los grandes objetivos. Es decir, todo el sistema ha sido diseñado con la necesidad de poder modificarlo de forma rápida y ágil, lo que se ha demostrado durante las modificaciones realizadas en los dos últimos años. ARQUITECTURA DISTRIBUIDA Y ESCALABLE. BASE DE DATOS CENTRALIZADA Al tener una base de datos centralizada, a la que los clientes acceden de forma remota, la escalabilidad está asegurada. Resulta muy fácil (y barato, en términos de hardware) aumentar la capacidad de los servidores para dar servicio a más usuarios, descansando en una base de datos relacional que soporta sin problemas cientos de usuarios concurrentes. ESCENARIOS DE TRABAJO / USUARIOS Cada usuario o perfil de usuario tiene una configuración determinada, y cada usuario cuenta con un escritorio personalizado, en el que tiene, como accesos directos, los procesos e informes que necesita para su trabajo, eliminando la navegación por árboles de menús que dificultan el aprendizaje. Por otro lado, de esta forma la gestión de privilegios se convierte en algo muy sencillo, resultando cuestión de segundos la asignación de una nueva tarea o un nuevo informe a un usuario. GESTIÓN DOCUMENTAL El sistema tiene una gestión documental asociada a todos los elementos del sistema. Esto permite asociar cualquier tipo de documento (un documento de word, una imagen, un vídeo, etc.) a cualquier objeto del sistema (un cliente, un grupo, un curso, un alumno, etc.) Esta funcionalidad, que es extremadamente potente, permite sustituir el almacenamiento de documentos en un servidor de ficheros común, con una estructura de carpetas que hay que mantener, por un sistema en el que cada documento está asociado a los elementos para los que resulta relevante (por ejemplo, la documentación que se utiliza en un curso puede estar asociada al propio curso, de forma que cualquier profesor que la necesite la puede obtener si tiene los privilegios adecuados sin tener que solicitarla o buscarla). Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

16 EXTRANET PARA CLIENTES, FORMADORES Y ALUMNOS En el sistema se incluyen de forma opcional tres extranets diferentes: Extranet para los clientes, que les permite consultar la información de horas impartidas, la evolución académica de sus alumnos y su asistencia. Extranet para los formadores, que les permite consultar el resumen de sus horas impartidas (lo que luego se reflejará en sus cobros) y por otro lado sirve como sistema para que los profesores introduzcan las faltas de asistencia de sus alumnos. SOPORTE Y AYUDA ON-LINE Uno de los puntos fuertes del sistema es el soporte técnico que le acompaña. Se incluyen manuales completos para todos los procesos, disponibles a través de una ayuda en línea. Además, en las instalaciones con varios centros existe la posibilidad del control remoto por parte de nuestros técnicos, lo que ayuda enormenente a, por un lado, la resolución de los problemas que puedan surgir y, por otro lado, permite hacer pequeñas sesiones de formación de forma remota para aclarar conceptos que puedan no haber quedado claros. INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS Es fundamental en un sistema de estas características la integración con otras soluciones. Como hemos comentado anteriormente, recomendamos una solución de integración con las soluciones de contabilidad o nóminas que cada organización disponga, pero esta misma filosofía se puede aplicar al resto de soluciones que se utilicen. Por ejemplo, si se utiliza Excel para la obtención de una serie de informes de resultados, con gráficos incluidos, se pueden elaborar pequeñas utilidades de integración que actualicen los valores de las celdas según vaya evolucionando la información. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

17 3. TECNOLOGÍA ARQUITECTURA E INFRAESTRUCTURA REQUERIDA El sistema se basa en una arquitectura cliente / servidor. Los clientes localizados en la misma red local accederán mediante ésta, de existir conexión en remoto los puestos ubicados en otras sedes lo harán a través de CITRIX (que debe ser contrado a parte). Los componentes principales de la infraestructura serán: Base de datos. Olympo sobre Firebird 2.0. Estará ubicada en el servidor dedicado para el sistema en las instalaciones de la sede principal del centro. Arquitectura de red. Los usuarios administradores, gestores y usuarios de administración del centro principal accederán a través de la red local del propio servidor a la base de datos mediante clientes Olympo (Windows). Será necesaria y obligatoria la contratación de una IP fija redireccionada al servidor principal para tareas de administración remota y poder dar servicio a los puestos no ubicados en la sede central. Los posibles servicios web para la publicación de informes para empresas estarán alojadas en un servidor web que debe tener instalado el servidor Apache y PHP. Si se utiliza acceso remoto debe existir en cada sede una conexión ADSL de un mínimo de 512Mbps. El servidor de la base de datos debe cumplir, al menos, los siguientes requisitos: - Procesador: Pentium GHZ - RAM: >=1GB - Disco duro: 60 GB rpm. - Tarjeta de red: 100/1000. Cableado FTP Cat. 5. Se recomienda una tarjeta de red doble para balancear la carga. - S.O.: Windows 2000 Server Service Pack 4 / Windows (Licencia Terminal Server instalada para acceso remoto) - Copias de seguridad: Se recomienda instalar un rack de discos externos USB. En el caso de utilizar acceso remoto será necesario un servidor adicional de similares características para la instalación del servidor CITRIX. Lógica de negocio. Clientes Olympo / Windows. Clientes. Máquinas PC actuales con Windows 2000 / XP Professional (con licencia de terminal server y cliente CITRIX instalado para acceso remoto). Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

18 CONTROL DE ACCESO A LOS USUARIOS Se utilizará el sistema de gestión de usuarios de Olympo ligado al propio modelo del sistema de forma que todos los usuarios tendrán un usuario Olympo asociado en el sistema. Será necesaria la introducción de un nombre de usuario y una contraseña para el acceso a las herramientas locales y a las públicas. Desde el punto de vista técnico, al seleccionar Olympo sobre Firebird lo que se está haciendo es utilizar tecnología de última generación avalada por una gran cantidad de sistemas en explotación en la actualidad y sin coste adicional de licencias. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

19 4. METODOLOGÍA DE TRABAJO En general, Ender realizará la implantación y los desarrollos adicionales contratados basándose en lo descrito en el presente documento y las especificaciones entregadas por el cliente para los desarrollos adicionales. El proyecto se dividirá en una serie de actividades cada una de las cuales marcará un hito a validar y aprobar por parte del cliente. Se definirá un interlocutor válido en el cliente y otro en ENDER que serán los encargados de notificar cualquier avance o incidencia desde cualquiera de las partes a través de o teléfono. Para poder cumplir los plazos requeridos, es fundamental la colaboración del personal del cliente. Sobre todo en las fases iniciales, es fundamental que se proporcionen a Ender los requerimientos necesarios para la adaptación inicial del sistema, y que a lo largo del proyecto se vayan validando los procesos y los informes que se vayan implantando. Para facilitar dicha colaboración, se proponen tres mecanismos de contacto: Las reuniones de control, las reuniones de trabajo o de obtención de requerimientos y la lista de correo. Descripción y oferta para la implantación del Sistema de Información Integral para Empresas de formación (Bravo)

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