Seminario 54. Microsoft Outlook

Transcripción

1 Seminario 54. Microsoft Outlook

2 Contenidos 1. Introducción 2. Uso y práctica de la herramienta 1. Entorno de trabajo. 1. Panel de carpetas y barra de navegación. 2. Panel central. 3. Panel de lectura. 4. Panel de tareas pendientes 5. Cinta de opciones. 6. Barra de herramientas de acceso rápido. 7. Outlook para hoy. 2. Correo electrónico 1. Gestión del correo electrónico 1. Grupos de envío y recepción de mensajes. 2. Leer, responder y reenviar mensajes. 3. Redactar nuevos mensajes. 4. Eliminar mensajes.

3 Contenidos 2. Opciones mensajes de correo electrónico. 1. Reglas. 2. Seguimiento. 3. Asignar directiva de retención. 4. Ignorar o eliminar conversaciones 5. Definir correo no deseado. 6. Remitentes y destinatarios seguros. 7. Remitentes bloqueados. 8. Archivar correos. 3. Organización del correo electrónico. 1. Gestión de bandejas y carpetas. 2. Carpetas de búsqueda. 3. Búsqueda de elementos. 4. Limpieza de buzón.

4 Contenidos 3. Calendario 1. Configuración y personalización de calendario. 2. Gestión de calendario. 1. Creación, modificación y eliminación de eventos. 4. Tareas 1. Gestión de tareas. 1. Creación, edición y eliminación de tareas 2. Configuración vista de tareas. 1. Definición y personalización vista de tareas 5. Contactos 1. Gestión contactos 2. Configuración vista de contactos. 6. Opciones de navegación y accesos directos

5 1. Introducción Qué es Microsoft Outlook? Es una eficaz herramienta de comunicación. Es un software de ofimática que integra herramientas de gestión de la información, gestión del tiempo y administración de tareas. Es el cliente de correo electrónico que forma parte del paquete de Microsoft Office. Permite organizar los mensajes de correo electrónico, administrar y compartir y eventos del calendario así como gestionar tareas, notas y contactos.

6 2. Uso y práctica de la herramienta Interfaz y entorno de trabajo. El panel de carpetas se ubica en la parte izquierda de la ventana de Outlook y permite la navegación entre las diferentes áreas de trabajo de la herramienta (correo electrónico, calendario, tareas y contactos). Asimismo, cuando se trabaja en una vista, el panel muestra las carpetas dentro de esa vista. Al hacer clic en una carpeta en el panel de navegación, dicha carpeta se convierte en la carpeta activa y puede trabajar con los elementos dentro de ella. Por ejemplo, en correo, al hacer clic en la carpeta Bandeja de entrada para ver los nuevos mensajes de correo electrónico. La parte inferior del panel de carpetas se encuentran la barra de navegación que habilita los botones que permiten cambiar entre correo, calendario, contactos, tareas, notas, listas de carpetas y accesos directos.

7 2. Uso y práctica de la herramienta El panel de central se aloja por defecto en la parte principal de la y pantalla se corresponde con el área de trabajo de la herramienta. Se adapta a la función seleccionada de la barra de navegación. Por ejemplo si la función correo está activada aparece la lista de mensajes de la bandeja de correo seleccionada en el panel de navegación o si optamos por ejemplo por la herramienta calendario se muestran los eventos del mismo para la fecha de referencia seleccionada.

8 2. Uso y práctica de la herramienta El panel de lectura permite visualizar una vista previa del contenido de un mensaje, responder o reenviar el mismo sin necesidad de hacer doble clic. Igualmente se adapta a la función seleccionada. Por ejemplo si la función correo está activada aparece la lista de mensajes de la bandeja de correo seleccionada en el panel de navegación o si optamos por ejemplo por la herramienta calendario se muestran los eventos del mismo para la fecha de referencia seleccionada.

9 2. Uso y práctica de la herramienta El panel de tareas pendientes habilita una vista rápida del calendario, contactos y tareas pendientes en la pantalla principal de la aplicación.

10 2. Uso y práctica de la herramienta La cinta de opciones se encuentra en la parte superior de la ventana. Se encuentran visibles las distintas fichas con las que un usuario trabaja con la herramienta. Agrupa los diferentes comandos, opciones y herramientas para operar con la aplicación. En las fichas de la cinta INICIO, ENVIAR Y RECIBIR, CARPETA y VISTA se habilitan diferentes funcionalidades de acuerdo a la herramienta que se encuentre seleccionada en el panel de funciones.

11 2. Uso y práctica de la herramienta Outlook para hoy Al seleccionar la cuenta en el panel de funciones se muestra: Próximos eventos del calendario Tareas vigentes Mensajes de correo bandeja de entrada sin leer. Mensajes de correo bandeja de salida Borradores

12 2. Uso y práctica de la herramienta La ficha ARCHIVO muestra la vista Backstage de Office: Información de la cuenta de correo Configuración de la cuenta. Respuestas automáticas. Limpieza de buzón. Reglas y alertas Administrar aplicaciones Menú de comandos básicos Abrir y Exportar Guardar como Imprimir Información cuenta Microsoft Office Opciones

13 2. Uso y práctica de la herramienta Información de cuentas

14 2. Uso y práctica de la herramienta Desde esta sección se encuentra disponible, entre otras, las opciones: Agregar cuenta y configuración automática.

15 2. Uso y práctica de la herramienta Opciones de Outlook

16 3. Correo electrónico Vistas personalizadas Cada carpeta Outlook, como la bandeja de entrada y calendario por ejemplo, muestra sus elementos en un diseño de una vista. Cada carpeta tiene varias vistas predefinidas que pueden elegirse entre ellas. Asimismo, se puede crear vistas personalizadas. Una vista se compone de un tipo de vista, campos, colores, fuentes y muchas otras opciones de configuración y ofrece formas distintas para ver los elementos de una carpeta. Puede crear una nueva vista basada en una existente, o puede crear una nueva vista personalizada. Hay diferentes tipos de vistas por defectos que pueden elegirse al crear la nueva vista. Tabla (carpeta de correo electrónico). Escala de tiempo (correo electrónico y tareas). Tarjeta (carpeta de contactos). Tarjeta de presentación (carpeta de contactos). Personas (carpeta de contactos). Día, semana y mes (calendario). Icono (correo electrónico y notas).

17 3. Correo electrónico Vistas personalizadas

18 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Grupos de envío y recepción de mensajes Leer, responder y reenviar mensajes de correo electrónico. Redactar nuevos mensajes de correo electrónico. Eliminar mensajes de correo electrónico. Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico. Organización del correo electrónico.

19 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Grupos de envío o recepción

20 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Leer, responder y reenviar mensajes de correo electrónico.

21 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Redactar nuevos mensajes de correo electrónico.

22 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Redactar nuevos mensajes de correo electrónico. Opciones del portapapeles Opciones de Texto básico Opciones de Nombres Opciones Incluir Opciones Etiquetas

23 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Redactar nuevos mensajes de correo electrónico. Autocompletado de direcciones.

24 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Redactar nuevos mensajes de correo electrónico. Adjuntar archivos

25 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Redactar nuevos mensajes de correo electrónico. Insertar firma

26 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico. Reglas

27 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Seguimiento

28 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Asignar directiva de retención.

29 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Ignorar o eliminar conversaciones.

30 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Definir correo no deseado.

31 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Remitentes y destinatarios seguros.

32 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Remitentes bloqueados.

33 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Opciones y configuración de mensajes de correo electrónico Archivar correos.

34 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Organización del correo Gestión de bandejas y carpetas

35 3. Correo electrónico Gestión del correo electrónico Organización del correo Carpetas de búsqueda Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que proporciona una vista de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos. Por ejemplo, la carpeta de búsqueda Correo sin leer permite ver todos los mensajes no leídos en la misma carpeta aunque los mensajes estén guardados en varias ubicaciones del buzón.

36 3. Correo electrónico Organización del correo Carpetas de búsqueda

37 3. Correo electrónico Organización del correo Búsqueda de elementos

38 3. Correo electrónico Organización del correo Limpieza de buzón El buzón de Outlook no es ilimitado y por lo tanto se si supera su capacidad se deja de recibir correo electrónico. No obstante, para evitarlo, existe la opción de mover los elementos que se deseen conservar a un archivo de datos de Outlook (.pst) independiente que se puede abrir desde Outlook cuando se necesite. Igualmente, para evitar el colapso del buzón cabe la posibilidad de vaciar la papelera Herramientas de limpieza: Administrar tamaño buzón Eliminar elementos. Archivar elementos.

39 4. Calendario Calendario Configuración y personalización de calendario.

40 4. Calendario Calendario Gestión de calendario. Creación, modificación y eliminación de eventos.

41 5. Tareas Tareas Gestión de tareas. Creación, modificación y eliminación de tareas.

42 5. Tareas Tareas Configuración vista de tareas.

43 6. Contactos Contactos Gestión de contactos Nuevos contactos y grupos de contactos.

44 6. Contactos Gestión de contactos Editar contactos.

45 6. Contactos Contactos Gestión de contactos Compartir contactos.

46 6. Contactos Contactos Gestión de contactos Comunicar con contactos.

47 6. Contactos Contactos Configuración vista de contactos

48 6. Opciones de navegacion y accesos directos Opciones de navegación y accesos directos

49 Preguntas y Dudas?

50 Muchas Gracias!!