DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN, INCORPORACIÓN Y REVALIDACIÓN

Transcripción

1 Página 1 de 10 DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN, INCORPORACIÓN Y REVALIDACIÓN 7.1 Planificación de la realización del servicio. En la DGAIR, la planificación de la realización del servicio está sustentada en el documento Manual de Planeación de la Calidad (MP01), que incluye la identificación, secuencia e interrelación de cada uno de los procesos principales y de apoyo que conforman el sistema de Gestión de la Calidad, asegurando que la realización del servicio es coherente con los requisitos del Sistema, descritos en el punto 4.1 del presente manual. La Planificación del servicio contempla cuando es apropiado lo siguiente: a) Los objetivos de la calidad y los requisitos del servicio. b) La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el servicio. c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y pruebas específicas para el servicio, así como los criterios para la aceptación del mismo. d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización del servicio resultante cumplen los requisitos. El resultado de la planificación se encuentra definido en el documento Manual de Planeación de la Calidad (MP01). Los procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros, proporcionan la evidencia de la realización de la planificación del servicio. 7.2 Procesos relacionados con el usuario o entidades educativas Determinación de los requisitos relacionados. La DGAIR cuenta con los procedimientos de Acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta o a través de la experiencia laboral, en el marco del Acuerdo NO-PO-001 y Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO-002 para determinar: los requisitos especificados por el usuario y las áreas de registro y certificación de las entidades federativas y las áreas educativas centrales, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posteriores a la misma; Los requisitos no establecidos por el usuario o entidades educativas pero necesarios para el uso específico o previsto, cuando sea conocido; Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio; y Cualquier requisito adicional determinado por la DGAIR.

2 Página 2 de Revisión de los requisitos relacionados con el producto. La DGAIR, mantiene los procedimientos referenciados en el punto del presente manual, para efectuar las revisiones de los requisitos relacionados con el servicio. En donde se establece que la revisión de los requisitos se realiza antes de que se comprometa con el usuario o entidades educativas a proporcionar el servicio, asegurando que: a) Están definidos y documentados los requisitos del servicio; b) Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos y los expresados previamente; y c) la DGAIR, tiene la capacidad de cumplir los requisitos definidos. Se mantienen registros de los resultados de la revisión realizada y de las acciones originadas por la misma. En los documentos relacionados se establece el método para la revisión de los requisitos relacionados con el servicio y para asegurarse que se documenta y comunica a las áreas involucradas las modificaciones realizadas a los requisitos del usuario o entidades educativas Comunicación con el usuario o entidades educativas. La DGAIR, establece los canales de comunicación adecuados con los usuarios y las áreas de registro y certificación de las entidades federativas y las áreas educativas centrales relativos a: a) Información sobre el servicio. b) Las consultas, estado de los servicios, incluyendo las modificaciones; y c) La retroalimentación al usuario o entidades educativas, incluyendo sus quejas o sugerencias. Los canales de comunicación con el usuario o entidades educativas pueden ser entre otros los siguientes: a) Directa a través de las ventanillas de atención a usuarios. b) Talleres y reuniones regionales o nacionales con entidades educativas. c) Sesiones informativas a los usuarios. d) Aplicación de cuestionarios de opinión del usuario o entidades educativas. e) Retroalimentación telefónica. f) Vía Fax. g) E- mail y página de internet. h) Oficios, comunicados y trípticos.

3 Página 3 de Diseño y desarrollo Planificación del diseño y desarrollo. La DGAIR planifica y controla el diseño de normas y formatos de administración escolar a través del procedimiento de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO-002. Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización determina: las etapas del diseño y desarrollo; la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo; y las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. La DGAIR a través de la Dirección de Acreditación y Certificación gestiona las interfases entre los diferentes grupos involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades. Los resultados de la planificación se actualizan, según sea apropiado, a medida que se progresa en las actividades de diseño y desarrollo Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. La Dirección de Acreditación y Certificación a través del procedimiento de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO-02, aplicado por la Subdirección de Diseño y Desarrollo de la Acreditación y Certificación establece los elementos de entrada relacionados con los requisitos del servicio y mantiene los registros correspondientes. Estos elementos de entrada incluyen cuando sea necesario: a) los requisitos funcionales y de desempeño; b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables; c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando aplique; y d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Estos requisitos son revisados, para verificar su adecuación, asegurar que estén completos y no existan ambigüedades o sean contradictorios Resultados del diseño y desarrollo. Los resultados del diseño y desarrollo se proporcionan de tal manera que permiten la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo y se aprueban antes de su liberación. Con los resultados del diseño y desarrollo se asegura que:

4 Página 4 de 10 a) se cumplen con los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo; b) se proporciona información apropiada para la compra, la producción y prestación del servicio; c) contienen o hacen referencia a los criterios de aceptación del producto y la prestación del servicio; y d) se especifican las características del producto y prestación del servicio para su uso Revisión del diseño y desarrollo La Dirección de Acreditación y Certificación lleva acabo revisiones sistemáticas en etapas adecuadas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado con la finalidad de: a) evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos; e b) identificar cualquier problema y proporcionar las acciones necesarias. Dichas revisiones incluyen la participación de representantes de las funciones relacionadas con la (s) etapa (s) de diseño y desarrollo, cuando se requiera y se mantienen los registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción tomada Verificación del diseño y desarrollo La Dirección de Acreditación y Certificación a través del procedimiento de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO- 002 aplicado por la Subdirección de Diseño y Desarrollo de la Acreditación y Certificación, establece la forma de llevar a cabo la verificación del diseño y desarrollo, de acuerdo a lo planificado, para asegurar que los resultados del mismo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada. Asimismo mantiene los registros de la verificación y de cualquier acción tomada Validación del diseño y desarrollo Por medio del procedimiento de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO-02 la Dirección de Acreditación y Certificación realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado, para asegurar que el producto para la prestación del servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la Dirección de Acreditación y Certificación completa la validación antes de la entrega o implementación; asimismo mantiene registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que se haya tomado.

5 Página 5 de Control de los cambios del diseño y desarrollo La Dirección de Acreditación y Certificación a través del procedimiento de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO- 002 aplicado por la Subdirección de Diseño y Desarrollo de la Acreditación y Certificación lleva acabo el control de los cambios del diseño y desarrollo los cuales son identificados y se mantiene el registro correspondientes. Los cambios son revisados, verificados y validados, según sea apropiado, y aprobados antes de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo incluye la evaluación de los efectos de los cambios en las partes constitutivas del producto, el producto ya entregado y la prestación del servicio.

6 Página 6 de Compras Proceso de compras Para desarrollar el proceso de compras han sido definidas responsabilidades particulares de acuerdo a los montos asignados. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios (considerada como un proveedor interno para el Sistema de Gestión de la Calidad y particularmente para la DGAIR), a nivel institucional es responsable de realizar las compras establecidas en el Programa Anual de Necesidades (PANE) generado por la DGAIR y que corresponde al 80% el cual incluye productos que impactan la calidad de los procesos definidos. El 20% adicional corresponde al monto asignado cuyo responsable de su aplicación es la DGAIR, este monto es aplicable a la adquisición de productos. Dichos porcentajes se manejarán con flexibilidad de acuerdo a las necesidades de la DGAIR. Dentro de las adquisiciones de productos y servicios que realiza directamente la DGAIR las siguientes afectan la calidad de los procesos: Servicio para capacitación a servidores públicos. Mantenimiento y conservación de maquinaria y equipo (montacargas y patín hidráulico). Materiales y útiles de oficina Materiales de limpieza. Materiales y útiles de impresión y reproducción. Refacciones, accesorios y herramientas. Materiales y útiles para el procesamiento de equipos y bienes Material eléctrico y electrónico Material de construcción El proceso de compras se realiza de acuerdo a lo siguiente: En el caso del servicio de capacitación este se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento 211-MP-PO-09 Administración del Recurso Humano, secuencia de etapa 3. Con respecto al mantenimiento de equipo, la identificación de la necesidad inicia mediante la generación de una Solicitud de Servicio, posteriormente, se solicita a los posibles proveedores envíen sus cotizaciones y se inicia un procesos de selección para determinar cual es el proveedor aprobado. Para todos los demás productos mencionados, el proceso inicia con la Solicitud de Compra en donde se establecen las especificaciones técnicas y cantidades, posteriormente se solicita a los proveedores envíen sus cotizaciones, se prepara un cuadro comparativo y de acuerdo a los criterios establecidos se procede a la selección, determinando cuál es el proveedor aprobado. La DGAIR cuenta con criterios para la selección de los proveedores establecidos en el cuadro comparativo denominado Selección de Proveedores F02 MC05 (En el caso de los proveedores internos identificados como instancias que forman parte de la SEP no aplica la selección de proveedores). También han sido definidos los criterios para la evaluación y reevaluación de los proveedores a través del formato Evaluación del Proveedor F01 MC05, los cuales evidencian la capacidad de los proveedores para proporcionar a la DGAIR los productos y/o servicios que requieren de acuerdo a los requerimientos establecidos y en su caso sirvan como base para la toma de decisiones o medidas derivados de estas.

7 Página 7 de 10 La DGAIR ha definido como proveedores a: Tipo de Proveedor Producto / servicio proporcionado Proveedores pertenecientes a la SEP ( Interno) DGTEC (Dirección General de Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo mayor a equipo de Tecnología de la Información) cómputo. DGRMyS (Dirección General de Recursos Materiales y Servicios) Compras de productos y contratación de servicios (limpieza, seguridad, fumigación, fotocopiado y elevadores). DGP (Dirección General de Para la autorización de cursos a contratar por la DGAIR Personal) Otros proveedores ( Externo) Empresas que proporcionan Servicio de capacitación capacitación Empresas que proporcionan productos y otros servicios Mantenimiento y conservación de maquinaria y equipo (montacargas y patín hidráulico). Materiales y útiles de Oficina Materiales de limpieza Materiales y útiles de impresión y reproducción Refacciones, accesorios y herramientas Material de construcción Se mantienen registros de las evaluaciones realizadas. En caso de no aprobar (en desarrollo y no apto), se solicitará a través de los medios de retroalimentación que se consideren adecuados, la generación de las acciones pertinentes. Así mismo la reevaluación de proveedores se realizará con base en los resultados obtenidos y en los criterios definidos en el formato de Evaluación de Proveedores Información de las compras Los insumos y / o materiales necesarios para la realización del servicio son solicitados directamente por los responsables de los procesos a través de la Solicitud de Compra o Servicio y la Requisición de Materiales debidamente requisitadas que son entregadas a la Coordinación Administrativa, las cuales detallan las especificaciones y/o características técnicas de los productos o servicios requeridos a los cuales pueden anexar muestra física del material requerido (en caso necesario), y se incluye cuando es apropiado: a) Los requisitos para la aprobación del producto o servicio. b) Los requisitos para la calificación del personal. c) Los requisitos del sistema de gestión de la calidad. En el caso de las compras realizadas mediante Programa Anual de Necesidades (PANE), la Coordinación Administrativa de la DGAIR es responsable de establecer los requisitos de compra y de concentrarlos en el Catálogo de Artículos Autorizados por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, así como de registrarlos en el Sistema de Compras Consolidadas, mediante la Solicitud PANE, para que posteriormente se retire el material de los almacenes generales de la S. E. P. y se entregue a los solicitantes. En el caso de las Compras Directas, se genera una Solicitud de Compra, en donde se establecen claramente las especificaciones y requerimientos que permitan la identificación adecuada de los productos y/o servicios.

8 Página 8 de 10 En el caso del servicio de capacitación este se lleva acabo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento 211-MP-PO-09 Administración del Recurso Humano, secuencia de etapa Verificación de los productos comprados Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios la verificación de los productos adquiridos mediante el Programa Anual de Necesidades (PANE), cuando los recibe la DGAIR verifica que los productos adquiridos corresponden a lo solicitado en cantidad, si se aceptan se firma de conformidad el formato de Salida de Almacén en el cual se describen las características o especificaciones técnicas, en caso de que no cumplan con lo solicitado, no se recibe el bien y se notifica la inconformidad a la Dirección de Almacenes e Inventarios para que tome las acciones pertinentes. Para la compra directa de los materiales y servicios que impactan en la realización del producto o sobre el producto final, la DGAIR, a través del Departamento de Programación, Operación y Control de la Acreditación y Certificación implementa la inspección y las actividades necesarias para asegurar que el producto cumple los requisitos de compra especificados con base en la instrucción manejo y almacenamiento de Insumos 211-NO- IO En los casos de servicios de capacitación se realiza una evaluación para medir el cumplimiento a los requerimientos de la misma, la cual consiste en verificar que el instructor cumpla con el 100% de asistencia, que se proporcione el material didáctico necesario y que se cumpla con la temática establecida para el desarrollo del curso. Asimismo se aplica a cada persona una encuesta, que nos sirve para tener un panorama general y saber si el curso cumplió con sus expectativas. Hasta el momento la DGAIR ha establecido que no es necesario llevar a cabo la verificación de los productos comprados en las instalaciones del proveedor. 7.5 Producción y prestación del servicio Control de la producción y prestación del servicio La DGAIR, planea y lleva a cabo la prestación del servicio prestación del servicio bajo condiciones controladas, definidas en los procedimientos de Acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta o a través de la experiencia laboral, en el marco del Acuerdo NO-PO-001, de Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO- 002 y establecer el procedimiento para Emitir los lineamientos para la producción de los documentos oficiales de certificación para el reconocimiento de los estudios realizados por los usuarios del sistema educativos nacional, así como de los formatos de apoyo al control escolar de niveles educativos que norma la DGAIR 211- NO-PO-003 dichas condiciones controladas incluyen, cuando sea aplicable: la disponibilidad de información que describe las características del servicio; La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario; El uso de equipo apropiado; La implementación del seguimiento y de la medición; y La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.

9 Página 9 de 10 El Sistema de Gestión de la Calidad de la DGAIR considera el proceso de mantenimiento al equipo de cómputo y servicios de sistemas como un punto importante dentro del mismo sistema para poder proporcionar el servicio de forma eficaz y eficiente a los usuarios y entidades educativas, por tal motivo el área de Apoyo a la Automatización de Servicios y Soporte Técnico cuanta con los procedimientos de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de hardware y Publicación de la información en los medios electrónicos que disponga la SEP para cumplir con dicho objetivo Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio La DGAIR, no cuenta con procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición. Por lo anterior se declara que el requerimiento de la norma ISO 9001:2000 NO APLICA, en el Sistema de Gestión de la Calidad. En caso de modificarse esta condición, se tendrá que documentar y actualizar el presente requerimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad Identificación y trazabilidad La DGAIR estable los procedimientos de Acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta o a través de la experiencia laboral, en el marco del Acuerdo NO-PO-001, Diseño, difusión e implantación de las normas y formatos de administración escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR 211-NO-PO- 002 y establecer el procedimiento para emitir los lineamientos para la producción de los documentos oficiales de certificación para el reconocimiento de los estudios realizados por los usuarios del sistema educativos nacional, así como de los formatos de apoyo al control escolar de niveles educativos que norma la DGAIR 211- NO-PO-003 en los cuales se definen la forma de identificar y dar trazabilidad al producto y/o servicio por medios adecuados a través de toda la realización de los mismos. Asimismo identifica el estado del producto y/o servicio con respecto a los requisitos de seguimiento y medición Propiedad del usuario La DGAIR cuenta con el procedimiento de Acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta o a través de la experiencia laboral, en el marco del Acuerdo NO-PO-001 el cual se establece con el fin de cuidar los bienes propiedad de los usuarios mientras estén bajo el control de la DGAIR o estén siendo utilizados por la misma. La DGAIR a través de la Coordinación del Acuerdo 286 identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes propiedad de los usuarios suministrados para su utilización o incorporación dentro del servicio y/o producto; asimismo establece que cualquier bien propiedad del usuario que se pierda, deteriore o que de algún modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado y comunicado al usuario Preservación del producto La DGAIR establece la instrucción de trabajo inspección y almacenamiento de normas y formatos 211-NO-IO para asegurar la preservación de los productos y materiales que intervienen en el proceso del servicio de elaboración y diseño de normas y formatos de la administración escolar, asegurando también la entrega oportuna del mismo. La preservación incluye la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección de los productos y materiales. Asimismo en el proceso de Acreditación de conocimientos adquiridos de manera autodidacta o por experiencia laboral (Acuerdo 286) se garantiza la preservación de la información proporcionada por el usuario por medio del

10 Página 10 de 10 punto a través del procedimiento de Acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta o a través de la experiencia laboral, en el marco del Acuerdo NO-PO Control de dispositivos de seguimiento y medición. Ya que los servicios que proporciona la DGAIR son tramites y diseño y modificación a normas y formatos de administración escolar (lo cual no incluye la producción de los mismos) no es necesario la utilización de dispositivos de seguimiento y medición, por tal motivo se declara que el requerimiento 7.6 de la Norma ISO 9001:2000 NO APLICA en el Sistema de Gestión de la Calidad. En caso de modificarse esta condición, se tendrá que documentar y actualizar el presente requerimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. Cambios a esta revisión Número de revisión 0 1 Fecha de la actualización Enero de 2004 Junio de 2004 Descripción del cambio Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Adecuación en la redacción del requisito 7.4. CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Junio / 2004 Junio / 2004 Junio / 2004