UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 1 de: 20 A02 ACTAS Los documentos que conforman esta subserie evidencian el proceso editorial de la División de de Publicaciones A02.06 Actas de Comité Académico Editorial 6 5 X X que está enfocado en la difusión de nuevos conocimien- Acta tos por tanto se consideran de carácter histórico. Anexos A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 6 5 X X La información que contiene esta subserie refleja decisio- Acta Anexos A02.97 Actas de Reunión 6 5 X X Acta Anexos nes y parámetros que se tomaron en determinados momentos, en esta medida su conservación debe ser total porque posibilitan la construcción de la memoria institucional de la UIS. A06 AUXILIATURAS A06.06 Auxiliaturas Estudiantiles 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación

2 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 2 de: 20 C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.02 Contratos de Consultoría 5 10 X X Los expedientes contractuales que conforman esta serie Informe de Oportunidad y Conveniencia para contratación documental deben permanecer en el archivo de gestión directa durante cinco años a partir de la liquidación del contrato Análisis, valoración y mitigación de riesgo para que sirvan como prueba del actuar de la Universidad Impreso o pantallazo del SIF en la gestión contractual para adelantar su representación Formato Sondeo del Mercado y defensa judicial. Formato Solicitud de Cotización Formato Propuesta de Trabajo Propuesta y cotización de trabajo presentada por el contratista Carta de aceptación de la propuesta de trabajo y cotización Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales Certificado de existencia y representación legal, Cámara de

3 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 3 de: 20 Comercio Fotocopia de la libreta militar -Persona Natural Fotocopia de la tarjeta profesional Registro único tributario RUT Documento que acredite la afiliación a una EPS y al Sistema General de Pensiones Certificado de afiliación a ARL Copia del Registro del contrato en el sistema de información financiero Pólizas Correo electrónico o carta donde se informe la designación al supervisor del contrato Acta de Inicio Acta de suspensión Acta de Reinicio Acta de Prórroga Copia Registro en el sistema de información financiero Copia de Orden de pago automático Copia de factura cambiaria de venta o Cuenta de Cobro Formato retención personas naturales Informe de actividades especificando el tiempo de ejecución

4 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 4 de: 20 Acta parcial del Pago Aportes parafiscales para cada pago Informe de Supervisión para Opus o Consultoría Acta de Recibido a Satisfacción Evaluación a Proveedor Acta de liquidación del proceso contractual C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Informe de Oportunidad y conveniencia para contratación directa Análisis, valoración y mitigación de riesgo CDP Impreso o pantallazo del SIF Formato para consulta de precios del mercado Formato Solicitud de Cotización Cotización o Hoja de Vida, Propuesta de Trabajo Evaluación de cotizaciones Concepto técnico Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales Certificado de existencia y representación legal, Cámara de Comercio

5 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 5 de: 20 Registro Mercantil -Persona natural Registro único tributario RUT Fotocopia de la libreta militar -Persona Natural Documento que acredite la afiliación a una EPS y al Sistema General de Pensiones Copia del Registro del contrato en el sistema de información financiero Pólizas Correo electrónico o carta donde se informe la designación al supervisor del contrato Acta de Inicio Acta de suspensión Acta de Reinicio Acta de Prórroga Copia de Registro en el sistema de información financiero de adicional Copia de Orden de pago automático Copia de factura cambiaria de venta o Cuenta de Cobro Acta Parcial del Pago Copia de Aportes seguridad social integral -Persona Natural Aportes parafiscales para cada pago -Persona Jurídica

6 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 6 de: 20 Informe de Supervisión para contratos de compras Acta de Recibido a Satisfacción Evaluación a Proveedor Copia Comprobante de salida de almacén Acta de liquidación del proceso contractual C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Informe de Oportunidad y conveniencia para contratación directa Análisis, valoración y mitigación de riesgo Impreso o pantallazo del SIF Formato para consulta de precios del mercado Formato Solicitud de Cotización Cotizaciones o Hoja de Vida, Propuesta de Trabajo Evaluación de cotizaciones Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales Certificado de existencia y representación legal, Cámara de Comercio Registro Mercantil -Persona natural Fotocopia de la libreta militar -Persona Natural

7 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 7 de: 20 Fotocopia de la tarjeta profesional - Persona Natural Certificado de afiliación a ARL -Persona Natural Documento que acredite la afiliación a una EPS y al Sistema General de Pensiones Registro único tributario RUT Evaluación de hojas de vida o cotizaciones Copia de solicitud de orden de prestación de servicios Valoración de la hoja de vida por recursos humanos Soporte de la Vie, Vicerrectoría Académica o Vicerrectoría Administrativa Copia del Registro del contrato en el sistema financiero Pólizas Correo electrónico o carta donde se informe la designación al supervisor del contrato Acta de Inicio Acta Parcial del Pago Acta de suspensión Acta de Reinicio Copia de Orden de pago automático Acta de Prórroga Copia de factura cambiaria de venta o Cuenta de Cobro

8 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 8 de: 20 Resolución o copia de jubilación Copia del formato retención personas naturales para cada pago Informe de actividades especificando el tiempo de ejecución Aportes parafiscales para cada pago Copia de Aportes seguridad social integral Informes de Supervisión para OPS o Consultoría Acta de Recibido a Satisfacción Evaluación a Proveedor Acta de liquidación del proceso contractual C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Informe de Oportunidad y conveniencia para contratación directa Análisis, valoración y mitigación de riesgo CDP Impreso o pantallazo del SIF Concepto técnico de la Dirección de Planeación Formato Sondeo de Mercado Formato Solicitud de Cotización Cotizaciones o Hoja de Vida, Propuesta de Trabajo

9 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 9 de: 20 Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales Certificado de existencia y representación legal, Cámara de Comercio Registro Mercantil -Persona natural Fotocopia Libreta militar -Persona natural Fotocopia de la tarjeta profesional - Persona Natural Registro único tributario RUT Afiliación ARL Documento que acredite la afiliación a una EPS y al Sistema General de Pensiones Formato Aceptación de Cotización cuantía menos o igual a 200 SMLMX Formato de aceptación de oferta cuantía superior a 200 SMLMV Copia del Registro del contrato en el sistema de información financiero Pólizas Correo electrónico o carta donde se informe el supervisor Acta de Inicio Acta de Suspensión

10 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 10 de: 20 Acta de Reinicio Acta de Prórroga Registro en el sistema de información financiero de adicional Copia de Orden de pago automático Copia de factura cambiaria de venta o Cuenta de Cobro Formato de retención personas naturales Acta parcial de Pago Copia de Aportes seguridad social integral -Persona Natural Aportes parafiscales para cada pago Informe de Supervisión e interventoría para contratos de orden de trabajo Comprobante de salida de almacén Acta de recibido final de obra Evaluación a Proveedor Acta de liquidación del proceso contractual C19 CONTROLES C19.01 Control Distribución de Documentos 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Formato Control de Distribución

11 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 11 de: 20 C19.02 Control Gestión de Documentos 3 6 X X Esta información permite la reconstrucción de los cambi- Formato de Gestión de documentos os presentados en los trámites administrativos. C19.03 Control Existencia de Bienes 2 0 X Estos documentos pueden ser físicos o en digital Formato control de existencia de insumos Formato control de existencia de papeles D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS E09 EXPEDIENTES E09.01 Expediente Con Sello Ediciones UIS 5 7 X X La información que contiene esta subserie documental Carta de solicitud de publicación de la obra y aceptación registra el proceso de aprobación, edición y publicación de los procedimientos de las obras propias de la universidad que son de interés Formato de autoevaluación de la obra técnico, científico, pedagógico, artístico y tecnológico, Obra por tanto merecedoras de su sello Ediciones UIS, Informe sobre los aspectos editoriales aspectos que confieren a esta unidad documental Formato de evaluación de obras valores históricos y la necesidad de su conservación Informe de Evaluación editorial total. Notificación de la evaluación Soporte electrónico y papel. Solicitud de reconsideración al comité editorial (Si es perti-

12 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 12 de: 20 nente) Contrato Edición o coedición Solicitud de Cancelación del proceso Autorización de Rectoría de la publicación Formato Requisitos del producto Formato Propiedad del cliente Machotes validos por el cliente Solicitud del Código a la Cámara Colombiana del libro Registro del ISBN Copia del recibo de consignación Comunicados o Correos electrónicos Orden de Producción Hoja con grafado o Actividad Tipográfica validada Lomo validado E09.02 Expediente Copiado Trabajos Básicos 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Memorando o Correo con Solicitud Orden de Trabajo

13 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 13 de: 20 E09.03 Expediente Equipos, Maquinas y Dispositivos P 0 X Los documentos que conforman esta función deben Hoja de vida permanecer en el Archivo de Gestión durante la vida útil Anexos (manuales, instructivos, planos, catálogo) de los equipos con el fin de facilitar la consulta a los Formato de Control de mantenimiento preventivo Diario funcionarios y a los proveedores que prestan el servicio de mantenimiento. Una vez legalizado la baja del equipo Formato de Control de mantenimiento preventivo Semana se debe eliminar la documentación porque carece de valores secundarios. Formato de Control de mantenimiento preventivo Mensual Formato de Control de mantenimiento preventivo Semestral Formato de Control de mantenimiento preventivo Anual Formato control Metrológico para las cintas métricas Control de PH y conductividad de la solución de fuente Reportes externos de los proveedores de mantenimientos

14 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 14 de: 20 E09.04 Expediente Producción Otras Publicaciones 3 0 X Los documentos que conforman esta subserie registran Formato solicitud del cliente o Correo electrónico (Si es el proceso de producción de los trabajos solicitados por pertinente) las diferentes UAAs o clientes particulares que no están Formato Requisitos del producto relacionados con el proceso editorial. Plan de calidad Se elimina porque pierde valor administrativo Formato Propiedad del cliente Cotización Machotes validos por el cliente Solicitud del Código a la Cámara Colombiana del libro (Si es pertinente) Registro del ISBN Copia del recibo de consignación Comunicados Orden de Producción Hoja con grafado o Actividad Tipográfica validada (Si es pertinente) Lomo validado E09.05 Expediente Proveedor P 0 X Los documentos que conforman esta subserie deben Listado de Proveedores Seleccionados permanecer en el Archivo de Gestión mientras el provee- Información para selección orden de compra persona natural dor suministre bienes o preste servicios a la oficina.

15 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 15 de: 20 Información Selección de OPS persona natural Información Selección de OPS persona jurídica Desempeño de proveedores de materia prima Seguimiento Desempeño de proveedores de servicios Formato de evaluación de proveedores No se transfiere al Archivo Central porque pierde valores primarios y no adquiere valores secundarios. E09.06 Expediente Sin Sello Ediciones UIS 5 7 X X Esta unidad documental registra la autorización y produ- Concepto favorable del Consejo de Escuela (Si es pertinen- cción de publicaciones sin sello EDICIONES UIS que te) requieran las UAA, pero que sí son propiedad de la UIS, Solicitud de la Escuela para elaboración de material de y también el material de apoyo pedagógico, procedimienapoyo pedagógico to en el cual no se evalúa el contenido de la publicación. Libro o propuesta diseñada Cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión se seleccio- Solicitud del autor de publicación sin sello ediciones UIS na del expediente solo los contratos de edición o coedi- cción para ser transferidos al Archivo Central, los cuales Contrato de edición o coedición se conservarán allí durante siete años, terminado este Formato solicitud del cliente o Correo electrónico tiempo se transfiere al Archivo histórico para su

16 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 16 de: 20 Formato Requisitos del producto Plan de calidad Formato Propiedad del cliente Cotización Machotes validos por el cliente Solicitud del Código a la Cámara Colombiana del libro Registro del ISBN Copia del recibo de consignación Comunicados Orden de Producción Hoja con grafado o Actividad Tipográfica validada (Si es pertinente) Lomo validado conservación total. G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud Cobro jurídico (Si aplica)

17 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 17 de: 20 I01 INFORMES I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.12 Plan Anual de Capacitaciones 3 7 X X Se microfilma un muestra correspondiente al primer se- Plan Anual de Capacitaciones mestre (enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio) del Lista de asistencia a capacitaciones expediente. El resto del expediente se elimina. Formato Evaluación de Eficacia de Capacitaciones

18 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 18 de: 20 Formato Evaluación de Eficacia de Capacitaciones semestral Formato evaluación de la Practica Seguimiento al Plan de Capacitaciones P09 PROGRAMAS prioritarias. P03.13 Plan Anual Modernización de la infraestructura 3 7 X X Esta subserie permite conocer la proyección que realiza Plan de Modernización de la infraestructura la División de Publicaciones frente a los desafíos tecnológicos que se presentan para cumplir con sus funciones P09.45 Programa Anual de Mantenimiento y Metrología 4 X 0 Subserie que carece valores secundarios. R03 REGISTROS R01.54 Registro Copias de Seguridad de Computadores 2 0 X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gesti- Copias de Seguridad Progresivas ón se elimina porque no adquiere valores secundarios. R01.55 Registro Copias de Seguridad Completas Ediciones UIS P Documentos de consulta permanente en Archivo de Copias de Seguridad Completas Gestión. Soporte electrónico. S07 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

19 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 19 de: 20 S07.01 SGC- Acciones Correctivas y Preventivas 3 7 X X El tiempo en el Archivo de Gestión se cuenta a partir de Formato de acción correctiva/preventiva la finalización del proceso de la acción correctiva y/o Formato de Administración de Acciones correctivas y Pre- preventiva. Cumplido el tiempo en el Archivo Central se ventivas transfiere al archivo histórico para su conservación total. Anexos S07.02 SGC-Medición Satisfacción del Cliente 3 5 X X Esta subserie permite conocer la idoneidad de las polí- Formato Encuesta de Satisfacción ticas de calidad. Estos documentos contienen valores Informes de resultados históricos. S07.03 SGC-Procesos y Procedimientos P 6 X X El tiempo de retención en el Archivo de Gestión es de Caracterización del proceso carácter permanente durante la vigencia de la última Procedimientos del proceso versión. Esta subserie constituye una evidencia de los Instructivos del Procedimiento cambios y proyecciones realizadas por la oficina para Anexos (Guías, manuales, tablas, protocoles) mejorar el desarrollo de sus funciones, por tanto contie- Formatos nen valores históricos. S07.04 SGC- Producto No Conforme en Proceso 3 7 X X Esta subserie es de conservación total porque refleja los Formato de Control de Producto no conforme los aspectos que tuvo que mejorar la División de Publi- Anexos (muestra del producto no conforme) caciones para cumplir con sus funciones, información Nivel de no conformidad de producto en proceso-mes que es un soporte para la investigación histórica.

20 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICO / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Pág. 20 de: 20 Nivel de no conformidad de producto en proceso Consolidado S07.05 SGC-Producto No Conforme Entregado 3 7 X X Subserie que contiene valores históricos. Comunicación Formato de Quejas y Reclamos S07.06 SGC-Programa de Auditorias 4 6 X X Esta subserie refleja un conjunto de acciones encamina- Programa de Auditoría das a auditar el SGC de la División de Publicaciones, Anexos por tanto los documentos son de carácter histórico. Plan de Auditoría Interna de Calidad Carta con notificación del Servicio de Auditoria Icontec Carta con orden de Pedido de la Auditoria Icontec (Si es pertinente) Carta con la programación de la Auditoria Icontec (Si es Plan de Auditoria Icontec Informe de Auditoria de Seguimiento Informe de Auditoría Lista de Verificación