Guía del beneficiario para la introducción de datos en la base EST

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1 Guía del beneficiario para la introducción de datos en la base EST Asociaciones escolares Comenius Asociaciones Comenius Regio Asociaciones Leonardo da Vinci Asociaciones de aprendizaje Grundtvig Proyectos de voluntariado Grundtvig

2 Contenidos 1. Introducción Para qué es esta guía? 1.2. Qué es EST? 1.3. Quién introduce los datos en EST? 1.4. Obligación contractual 1.5. Protección de datos 2. Para comenzar Clave y contraseña 2.2. Información incorporada previamente 2.3. Guardar datos 3. Sección proyecto Sección proyecto 3.2. Sección descripción 3.3. Sección área temática 3.4. Sección del logo 4. Sección resultados Qué es un resultado? 4.2. Insertar un nuevo resultado y editar uno existente Insertar un nuevo resultado Insertar un nuevo resultado común 4.3. Sección descripción 4.4. Sección lenguas 4.5. Sección audiencia 4.6. Sección tipo 4.7. Sección disponibilidad 5. Proyectos estrella Promoción de EST Anexo: Preguntas frecuentes

3 1. Introducción 1.1. Para qué es esta guía? Este documento es para todas las asociaciones Comenius, Leonardo da Vinci y Grundtvig, incluidos los proyectos Comenius Regio y Proyectos de Voluntariado aprobados en 2010/ Qué es EST? EST (European Shared Treasure) es la base de datos europea creada para las asociaciones Comenius, Leonardo y Grundtvig, y su objetivo es incrementar la visibilidad de los proyectos en toda Europa y facilitar el acceso a los resultados y los productos obtenidos. Los promotores de proyectos (por ejemplo, usted) pueden mostrar los resultados de sus proyectos Comenius, Leonardo y Grundtvig y también buscar otros proyectos de toda Europa para obtener inspiración e ideas. EST es una aplicación interactiva de las Agencias Nacionales que gestionan el Programa de Aprendizaje Permanente en los países participantes y ha sido adoptada por la Comisión Europea en una única dirección Quién introduce los datos en EST? La información incluida en la base de datos es una combinación de la que ya está incluida en el formulario de solicitud del proyecto y la de sus contribuciones. Como EST es una base de datos europea, cada socio del proyecto tiene que contribuir a la misma. Su Agencia Nacional es responsable de introducir los datos esenciales de su proyecto en EST. Estos incluyen la información básica de su proyecto. El coordinador y todos los socios del proyecto tienen que introducir la información sobre los resultados finales y los productos que se han generado durante la vida del proyecto. Aunque todos los socios tienen que contribuir, el coordinador es el único que puede editar la descripción del proyecto en la lengua de trabajo del mismo y cargar el logo del proyecto Obligación contractual Como beneficiario de una asociación Comenius, Leonardo o Grundtvig, de acuerdo con el artículo 8 del contrato de subvención, introducir los resultados y la información en la base de datos EST es un requerimiento contractual. La fecha límite para introducir la información en la base de datos es el 30 de Septiembre de La Agencia Nacional comprobará la base de datos para asegurarse de que todos los beneficiarios han contribuido a la misma. Si un beneficiario no ha introducido los datos mínimos requeridos en la base de datos, la Agencia Nacional se pondrá en contacto con él y le requerirá que introduzca la información adicional. Como se trata de una obligación contractual, la Agencia Nacional no completará el pago final de la ayuda hasta que el beneficiario no haya contribuido a la base de datos Protección de datos Toda la información incluida en la base de datos será la recogida en la solicitud original de la asociación, más la que usted añada. Su solicitud original fue firmada por el representante legal de su institución, quien 3

4 dio permiso de esta manera para la publicación de los detalles personales e institucionales, tal y como se ofrecieron en la solicitud. 2. Para comenzar 2.1. Clave y contraseña Su Agencia Nacional le ha proporcionado: a- Esta guía actualizada Guía del beneficiario para la introducción de datos en EST para la orientación general sobre cómo introducir y comunicar sus resultados al público. b- Una clave personal, que será su código del proyecto, y una contraseña única. Una vez que haya obtenido el código del proyecto y la contraseña, podrá acceder a la base de datos y comenzar a introducir la información y los resultados. Sólo tiene que ir a la página y entrar Información previamente incorporada En la base de datos ya está incluida la información que figura en la solicitud del proyecto. Para completar el informe, es necesario actualizar la base de datos con los productos y los resultados obtenidos en el marco de la asociación Guardar datos Se puede trabajar en la actualización de la información en sesiones distintas. Cada vez que añada nuevos datos, y durante la fase de edición, pinche en "GUARDAR", en la parte superior de la página, para guardar la información. Se recomienda hacerlo cada poco tiempo, y los datos se pueden editar tantas veces como se quiera. 4

5 3. Sección proyecto 3.1. Sección proyecto La primera pestaña muestra los datos básicos de la asociación agrupados en dos apartados. En el primero se indican el tipo de acción y la lengua de trabajo. El segundo contiene toda la información relativa a la organización solicitante. En está página, prácticamente toda la información ya está introducida y sólo son modificables los campos relativos a la persona y el correo electrónico de contacto Sección Descripción Obligatoria En este apartado se puede introducir un breve texto para describir el proyecto. La página tiene cuatro campos de texto: Título y Descripción, tanto en el idioma de trabajo como en el idioma nacional del solicitante. El título del proyecto en el campo del idioma de trabajo ya está introducido y no se puede modificar. 5

6 La descripción del proyecto en el idioma de trabajo se ha extraído de la solicitud, por lo que ya está incluida en este apartado. El coordinador será el encargado de editar este texto. Al editarlo, considere lo que se ha realizado en los dos años de actividad del proyecto y tenga en cuenta que este texto se dirige a un público amplio que consultará la web, así que puede usar un lenguaje menos burocrático, más directo y sencillo. En caso de que la información no esté incluida, el coordinador, de acuerdo con los socios, debería introducir y actualizar el resumen del proyecto. Todos los socios (incluido el coordinador) deberán proporcionar una traducción en su idioma nacional. Si el resumen está en su propia lengua nacional, sólo copie y pegue el título y el resumen en los cuadros para la lengua nacional en el lado derecho de la página. El objetivo de la descripción en varios idiomas es que puedan acceder y consultar la base de datos usuarios de muchos países, facilitando así la difusión de buenas prácticas. El número máximo de caracteres permitido en estos campos es de 250 para el Título y 2000 para la Descripción en cada idioma (incluyendo los espacios). El número de caracteres disponibles se muestra en la parte superior del cuadro de descripción del proyecto. Algún material de referencia podría ayudarle proporcionándole orientaciones claras respecto a la buena comunicación de los proyectos. - Folleto How to write clearly en 22 lenguas, disponible en (Cambiar EN por DE, FR, LI, ES, IT, etc). - Folleto Making waves : - Escribir para la web no es lo mismo que escribir para una publicación impresa en Sección área temática Este apartado describe las principales materias que abarca la asociación y los campos educativos (ambos ya rellenados y no modificables) Sección Logo solo para el coordinador Si usted es el coordinador, debe cargar un logo u otra imagen significativa de la asociación. El tamaño máximo de la imagen es de 300 x 300 px altura y anchura - (téngase en cuenta que si la 6

7 imagen excede el tamaño máximo recibirá un mensaje de error) y se aceptan los formatos.jpg.png o.gif. Para comprobar el tamaño de la imagen y redimensionarla antes de incluirla, se puede utilizar cualquier software de edición de imágenes y fotografías como Gimp (www.gimp.org), Picasa (picasa.google.com), Irfanview (www.irfanview.com) (todos ellos disponibles de manera gratuita en la red) o Photoshop. Sea cual sea la forma de la imagen, en el sitio web EST aparecerá en un cuadrado de 80 x 80 px, junto a los datos de la asociación. Se anima a todos los coordinadores a cargar un logo o imagen para sus proyectos pues esto hace que la base de datos resulte más llamativa. Para cargar un logo, simplemente seleccione si y se abrirá una nueva pantalla. Tendrá que salvar su logo como fichero en su ordenador. Para buscar el fichero, pulse en el botón Examinar. Cuando haya seleccionado el fichero que desee cargar, pulse en cargar. 4. Sección Resultados 4.1 Qué es un resultado? Este apartado está dedicado a los resultados de la asociación. Es importante recordar que en el marco de las acciones Comenius, Leonardo y Grundtvig, el término resultado abarca un significado muy amplio, y puede 7

8 incluir recursos en soporte multimedia o papel, objetos artísticos, trabajos y materiales audiovisuales, así como eventos, seminarios, videoconferencias, exposiciones y actividades de investigación, difusión y, en algunos casos, de movilidad, etc Insertar un nuevo resultado y editar uno existente Cada socio tiene que incluir al menos un resultado y rellenar los campos obligatorios para completar la introducción de datos en EST. Se anima a incluir todos los resultados significativos, para asegurar la mejor representación posible de su proyecto. Si el resultado está en formato electrónico, puede volcarse directamente en la página o incluirse el enlace. Si el resultado no está en formato electrónico, debería incluir una descripción del mismo. En la sección resultados tiene dos opciones: A Insertar un nuevo resultado B Insertar un nuevo resultado conjunto Insertar un nuevo resultado Puede incluir en esta sección todos los resultados/productos desarrollados en su institución. Tenga en cuenta que una vez haya introducido el resultado, usted es el único usuario que puede acceder a su contenido y que puede modificarlo tantas veces como quiera pinchando en el botón VER/EDITAR. Para introducir nuevos resultados, pinche en el botón + NUEVO RESULTADO cada vez que quiera añadir una entrada Insertar un nuevo resultado conjunto Si el resultado/producto ha sido desarrollado conjuntamente por todos los socios, puede insertarlo como resultado común. El resultado común puede ser introducido por cualquiera de los socios implicados en el proyecto a través del botón Nuevo resultado común. La aplicación mostrará entonces el resultado común (identificado por una bandera europea) también a los otros beneficiarios de la misma asociación. Los beneficiarios sabrán de quién es la autoría de ese resultado común. 8

9 Los socios podrán entonces introducir la traducción a su lengua nacional pulsando el botón VER/EDITAR pero sólo el socio que haya creado el resultado común podrá borrarlo. Los parámetros del producto común (público destinatario, disponibilidad, etc) son seleccionados por el socio que lo crea y los otros socios no lo pueden editar Sección Descripción Lengua de trabajo y lengua nacional ambas obligatorias Como en la sección Asociación, se reservan dos campos para el título del resultado y otros dos para la descripción del mismo. Tanto el título como la descripción deben ser completados en la lengua del proyecto y en la lengua nacional. Si la lengua del proyecto es la misma que la nacional, sólo copie y pegue el título del resultado y la descripción en los cuadros en la lengua nacional. El número máximo de caracteres permitido en estos campos es de 250 para el Título y 500 para la Descripción en cada idioma (espacios incluidos). El número de caracteres que aún se pueden incluir se muestra en la parte superior del cuadro para la descripción. Una vez haya completado la sección, pulse el botón guardar Sección lenguas - Obligatorio Seleccione al menos un idioma para cada resultado (no hay límite del número de idiomas que se pueden marcar). Una vez haya completado la sección, pulse el botón guardar. 9

10 4.5 Sección Destinatarios Seleccione los destinatarios a los que se dirige el resultado y, si corresponde, la edad de los mismos (alumnado, estudiantes, personas en prácticas, estudiantes adultos, personas con necesidades especiales). Puede también identificar su edad. No hay límite para marcar el número de destinatarios o rango de edad. Una vez haya completado la sección, pulse el botón guardar. 10

11 4.6. Sección tipo de recurso - obligatoria Elija el tipo de recurso en que consiste el resultado. Sólo puede elegir uno. Una vez haya completado la sección, pulse el botón guardar Sección Disponibilidad El último paso consiste en rellenar la información relativa a la disponibilidad del resultado. Hay cuatro opciones para elegir: No disponible El resultado no está disponible Enviar solicitud En caso de que no sea posible disponer en línea del resultado (por ejemplo, un DVD, en el que el tamaño es demasiado grande como para volcarlo en la red, o libros etc.), indique la dirección de correo electrónico de la persona de contacto a la que se puede solicitar el resultado. 11

12 Enlace Descargar directamente Si el resultado ya está disponible en línea, indique la dirección URL (un sitio web, un álbum de fotos en Internet o un archivo podcast) También tiene la posibilidad de volcar el resultado en el servidor EST. Tamaño máximo: 5Mb. Para cargar un resultado, pulse en cargar y se abrirá una nueva pantalla. El resultado tendrá que estar guardado como un fichero en su ordenador. Para el fichero, pulse en el botón Examinar. Una vez que haya seleccionado el fichero que quiere cargar, puse en cargar. Si fuera necesario, indique si el resultado está protegido por derechos de autor. Una vez haya completado la sección, pulse el botón guardar. Necesita repetir los pasos anteriores tantas veces como sea necesario para incluir sus resultados. 5. Proyectos Estrella Las Agencias Nacionales en cada país seleccionarán los mejores proyectos entre aquellos de sus beneficiarios que sean coordinadores y los señalarán como Proyectos Estrella en EST. Serán buenas prácticas para ser expuestas en la promoción del Programa en los eventos de difusión y valorización de cada país. La selección se hará basándose en la calidad del proyecto y sus resultados, según la siguiente tabla de evaluación europea: CRITERIOS PUNTUACIÓN TOTAL 1. CONTENIDOS Y ACTIVIDADES DE LA ASOCIACIÓN 30. Excelente Se evidencia la dimension Europea a través del proyecto? Son relevantes o tienen un valor añadido los logros de la asociación como tal (enriquecen la asociación)? 1.2 Están las actividades en línea con los objetivos y bien documentadas? 1.3 El proyecto ha tenido un impacto relevante en los destinatarios y las organizaciones involucradas? 2. PRODUCTOS Y RESULTADOS 50. Excelente Se puede acceder a los resultados con facilidad? 2.2 Dan una idea clara de la asociación y sus actividades? 2.3 Son atractivos y tienen un buen impacto comunicativo? 2.4 Son creativos e innovadores? 2.5 Son el resultado de una verdadera cooperación europea? Son productos comunes? Son pluriligüísticos? 3. DIFUSIÓN Y SOSTENIBILIDAD 20. Excelente Los resultados han sido difundidos eficazmente? 3.2. Los resultados son transferibles a otras prácticas, otros contextos, redes, sectores, organizaciones, etc.? TOTAL DE PUNTOS / PORCENTAJE (sobre 100%) 100 Si quiere obtener una estrella para su proyecto, asegúrese de que resalta en su informe final y en la base de datos EST lo exitoso de su proyecto. Debería mostrar resultados claros y transferibles, y demostrar el 12

13 impacto de su proyecto en el personal, alumnado, personas en formación, y en la comunidad local así como su valor añadido Europeo. Los proyectos estrella serán transferidos a la base de datos EVE, plataforma europea para la difusión de los proyectos subvencionados por los Programas de Aprendizaje Permanente, el de Juventud en Acción y el de Ciudadanía. Para más información visite la página web en la siguiente dirección: Si ustedes son Proyecto Estrella, pueden añadir el siguiente icono en su web: 6. Promoción de EST Las Agencias Nacionales harán su parte sobre la promoción online en sus páginas web así como durante los eventos anuales. Por favor, ayúdenos a incrementar la visibilidad de la plataforma EST poniendo un vínculo a su EST nacional y un botón PINCHE AQUÍ en la página web de su proyecto junto con un mensaje que diga YO ESTOY EN EST!. Puede utilizar el icono de aquí abajo Eche un vistazo a la página de fans de EST en Facebook y hágase fan pulsando en me gusta : Puede también publicar que le gusta su proyecto pulsando me gusta en la interfaz pública de EST: 13

14 Anexo: Preguntas frecuentes Acceso a EST Los datos de acceso, pueden ser proporcionados por teléfono? Por razones de seguridad los datos de acceso se proporcionarán únicamente por correo electrónico. No he recibido mi usuario y contraseña, o lo he olvidado cómo accedo a la base de datos? Debe contactar con la Agencia Nacional y pedir de nuevo la contraseña. Los datos de acceso y las instrucciones se le proporcionan por correo electrónico. Por favor compruebe la bandeja de entrada, spam, etc. y si no encuentra el mensaje infórmenos para recibir un nuevo mensaje. No puedo entrar en la BD, los datos serán incorrectos? Se ruega introducir los datos exactamente como aparecen en los campos mencionados en el mensaje (usuario-código del proyecto, contraseña: contraseña generada). Qué hago si la información prefijada en EST es incorrecta? Debe contactar con su Agencia Nacional y pedirle que corrija la información. Introducir la información Qué pasa si no introduzco la información en EST? Es una obligación contractual introducir la información en EST. Si no cumple con este requerimiento, su pago final no será gestionado por su Agencia Nacional. Puedo recibir ayuda paso a paso? La ayuda paso a paso se proporciona en la Guía del beneficiario y en el video tutorial para la introducción de datos. Por qué tantas versiones en distintas lenguas? Se requieren las traducciones para los usuarios que no hablan otras lenguas europeas con el fin de que accedan y entiendan los datos publicados sobre su proyecto. Tengo que esperar que mi coordinador introduzca la información en EST antes de comenzar? No, no tiene que esperar, cada grabación en EST es independiente Qué pasa si mis socios no introducen la información en EST? Cada socio tiene que introducir sus datos en EST. Si alguno no lo hace, su organización no será penalizada por ello. La Agencia Nacional de este socio se pondrá en contacto con él directamente. Por qué todos los socios tienen que introducir la información en EST y no sólo el coordinador? Es una obligación contractual el introducir la información en EST. Todos los socios tienen que introducir los resultados que han desarrollado a nivel local y que podrían ser diferentes de los resultados comunes producidos conjuntamente con otros socios. Quién debería introducir los resultados producidos conjuntamente por los socios? Cualquiera de los socios puede introducir los productos conjuntos de la asociación. Cada socio debería entonces añadir una descripción en la lengua nacional. El propósito de una descripción multilingüe es permitir a los usuarios de muchos países consultar la base de datos en lenguas diferentes y facilitar la circulación de buenas prácticas. Soy un socio del proyecto y no puedo introducir el logo, por qué? 14

15 Aunque se requiere a cada socio que contribuya, sólo el coordinador puede editar la descripción del proyecto en la lengua de trabajo e introducir el logo del proyecto. He colgado los productos finales del proyecto en varias fases y algunos aparecen mientras que otros no. El sistema de EST está formado por una red de servidores nacionales, y la información es salvada y actualizada cada 24 horas. En el plazo máximo de 24 horas podrá ver los resultados que haya publicado (es el tiempo de sincronización entre los servidores de todas las Agencias). El Sr./Sra.. no es el coordinador nacional de proyecto porque ya no está en la escuela. Se comunicó esto en septiembre y la nueva persona responsable es el Sr./Sra. Hay algún problema? Desde que el proyecto es aprobado todo cambio en las personas designadas (persona de contacto, representante legal) ha de ser comunicado a la Agencia. Quiero introducir más de un material en un único resultado, qué debo hacer? La aplicación está concebida para que cada resultado contenga un solo archivo. Si desea colgar por ejemplo fotos, sólo es posible en un archivo. Si desea colgar por ejemplo 4 fotos en la aplicación se borrarán 3 y sólo la última será mostrada. Por este motivo la recomendación es hacer una galería de fotos utilizando programas específicos como Picasa y el resultado final será un solo archivo. Este no debe exceder de 5MB. Las fotos deben ser redimensionadas usando programas específicos. Tengo que salvar cada página? No, la base de datos salva cualquier nueva entrada o modificación realizada en cada página. Sin embargo debería salvar su trabajo frecuentemente y tras completar cada sección, para evitar la pérdida de datos. Tiene que salvar su trabajo antes de abandonar la base de datos. Es posible editar un resultado ya publicado? Sí, es posible editar un resultado una vez se haya publicado. 15

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