KPI FORMS. Instructor: ISC Diana Hernández Soporte y capacitación

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1 KPI FORMS Instructor: ISC Diana Hernández Soporte y capacitación

2 CONTENIDO Sesión 1 Sesión 2 - Introducción - Módulos de Forms Administrador Móviles - Encuestas - Secciones Estándar Formato de texto - Tipos de preguntas - Scheduler Catalogo Sección List-Based (dinámica) Maestro Detalle Saltos Score Agenda Reports Consideraciones Generales

3 KPI Forms Es una solución completa de captura de información a través de dispositivos móviles y navegadores web. FORMS contiene dos módulos generales: Módulo administrador. Acceso para contestar o llenar las formas publicadas. Módulo administrador: Permite la construcción de formas electrónicas, administrar usuarios y programar la publicación tanto a dispositivos móviles como accesos vía web. En este módulo pueden también consultarse las capturas realizadas, así como construir escenarios e informes a partir de los mismos datos.

4 El segundo consiste en el acceso para contestar o llenar las formas publicadas. Para llenado a través de dispositivos móviles, se cuenta con una aplicación que se descarga e instala en teléfonos inteligentes y otros dispositivos como iphone, ipad, ipod Touch y teléfonos Android. También es posible tener acceso a las formas electrónicas a través del servidor web de KPIOnline, basta una cuenta de usuario y contraseña habilitadas en el módulo administrador, o bien, accediendo a una página web a través de una liga enviada por correo electrónico a manera de convocatoria desde el módulo administrador.

5 Ventajas Versatilidad: Es aplicable a tareas de levantamiento de información que ocurren frecuentemente en una organización, en las que típicamente se usan formularios llenados a mano u hojas de cálculo. Operación inmediata: Bastan unos minutos para construir un formulario de captura, publicarlo en los dispositivos del personal de campo y empezar la captura. BI en tiempo real: La información se descarga directamente a un repositorio orientado a la construcción de escenarios, reportes y consultas bajo demanda (Artus). Este repositorio se genera automáticamente al crear el formulario electrónico, de forma transparente al usuario.

6 Área de aplicación Captura Móvil Encuestas Inspecciones Inventarios Servicio de campo Listas de verificación y tomas de lectura Reportes de hora y producción Registro de incidentes Acuse de entregas Pedidos Captura Web Encuestas a clientes, empleados y proveedores Prueba de Inspecciones Estudio de mercado Reportes de hora y producción Registro de tickets e incidentes Listas de verificación Captura de pedidos

7 Pantalla kpi forms Interfaz de Forms Survey: Lista las encuestas generadas en estatus de Desarrollo y Activado. Catalogs: Lista los catálogos creados para usar en las encuestas. Schedulers: Se define la programación de los usuarios que responden una encuesta.

8 Agendas: es un grupo de encuestas que se configuran para ser ejecutadas en la misma fecha y hora. Pero todas utilizan el mismo catálogo de valores en alguna pregunta de la encuesta. Groups: En este apartado administre los grupos de usuarios, Existen tres grupos de usuarios cuando se tiene una cuenta de KPIOnline: Administrators, Forms Administrators y Guests. Es posible definir cuáles usuarios serán administradores o invitados. Users: Se lleva a cabo la creación de los usuarios que tendrán acceso a las encuestas y la definición del rol que desempeñarán en el sistema. Reports: Muestra un registro de todos los usuarios que han respondido encuestas, horarios y fechas Scheduler Status: Muestra la lista de usuarios (correo electrónico) a los que se envió la encuesta así como el estado de la encuesta por usuario. Inactive surveys: Lista de las encuestas en estado Inactivo. Settings: Enlace a otras aplicaciones de KPiOnline. (Opcional)

9 Flujo para crear una encuesta (Surveys) Encuesta Secciones Preguntas Desarrollo Activa Inactiva Preguntas Texto Con base lista (dinámica) Maestro - detalle Abierta Selección simple Selección múltiple Documento Mensaje Foto Firma Acción Calculada

10 Estados de una encuesta Desarrollo (In Development). Se pueden hacer cambios (modificación, creación o eliminación de preguntas y secciones) en la encuesta. Encuesta (Survey)

11 Estados de una encuesta Estándar (Standard question and answer ) Incluye preguntas y respuestas en formato estándar. Formato de texto (Formatted text) Se puede incluir texto con formato de letra, color e imágenes. Encuesta (Survey) Maestro detalle (Master -detail): El usuario puede crear secciones para dar de alta valores y datos sobre estos de forma similar a un inventario. Puede agregar tantos valores como requiera. Dinámica (List Base): En este tipo de sección el usuario podrá definir sub-secciones a partir de los valores de un determinado atributo del catálogo. Esta opción no está disponible para definirse como la primera sección de una encuesta.

12 Tipos de secciones Dinámica (List Base): En este tipo de sección el usuario podrá definir subsecciones a partir de los valores de un determinado atributo del catálogo. Esta opción no está disponible para definirse como la primera sección de una encuesta. Puede ser útil para construir hojas de verificación o de inventario, pues se presenta como sub-secciones de cada valor y despliega los valores del atributo subsecuente. Solo podrá seleccionarse bajo las siguientes condiciones. Cualquier pregunta de la primera sección deberá hacer uso de un catálogo, y haber después del atributo seleccionado en la pregunta dos atributos por lo menos. La pregunta con el catálogo debe ser de tipo Simple Choice. Para que las preguntas que sean parte de esta sección, incluyan los valores del atributo, se deben definir como de tipo Multiple Choice. Es necesario definir Add Input to Options como Text o Numeric para que las listas tengan campos habilitados para ingresar los datos ya sean numéricos o de texto. Es posible también definir preguntas de cualquier otro tipo.

13 Tipos de preguntas. Abierta (Open). El usuario tendrá un campo libre para ingresar su respuesta con un límite de caracteres. Deberá definir el tipo de dato que corresponderá a la respuesta (number, date, textbox, Alphanumeric y time). Selección simple (Simple choice). El usuario seleccionará de una lista de posibles respuestas solo una que corresponda a su criterio. Selección múltiple (Multiple Choice). El usuario podrá seleccionar más de una respuesta de una lista de opciones.

14 Tipos de preguntas. Foto (Photo). Permite cargar una imagen tomada desde la cámara de su dispositivo móvil. (Solo dispositivos móviles) Firma (Signature). Solicita al usuario encuestado que ingrese una firma. Mensaje (Message). Se utiliza para desplegar un texto con formato y hasta poner imágenes.

15 Tipos de preguntas. Documento (Document). Solo disponible para responder desde el modulo Web, permite asociar un archivo. Salto de sección (Skip to section). Esta pregunta define un salto a una sección en especifica, se muestra como un botón con el texto de la pregunta. Acción. Se utiliza en la asociación de una aplicación de ebavel con la encuesta, de este modo la información ingresada a la encuesta es registrada en una aplicación.

16 Flujo para programar responder Encuesta (Schedulers) 1 2 Schedulers Destinatarios Vía web/ móvil Usuarios Correos

17 Flujo para responder una encuesta (Web/Móvil). Usuarios registrados 1 2

18 FLUJO PARA RESPONDER UNA ENCUESTA (CORREO). USUARIOS NO REGISTRADOS

19 APP Forms V4

20

21 Día 2

22 Catálogos Los catálogos, son plantillas que se descargan desde KPI Online FORMS, en las que el usuario especifica las opciones de respuestas para las preguntas. Facilita la definición de respuestas de diferentes niveles. Este catálogo se aplica durante la creación de las preguntas en la sección Surveys.

23 Como Trabajan los catálogos (Forms V4) 1 Cuando se importen los registros de un catálogo desde un Archivo en Excel por primera vez, todos los renglones contenidos en el archivo se añadirán al catálogo en el servidor KPIOnline. 2 Cuando se modifique la descripción de algunos atributos en algunos renglones del archivo en Excel y se vuelva a cargar, los registros modificados se añadirán como registros nuevos y los que ya existían en el catálogo del servidor se conservarán como se habían cargado. 3 Agregar más registros al catálogo de Excel y subir. Estos registros se agregarán al catálogo sin afectar los ya existentes.

24 Como Trabajan los catálogos (Forms V 4) 4 Si se quiere cargar un archivo con registros nuevos solamente, éstos se agregan al catálogo los datos que se capturaron en la plantilla de Excel y se respetan los registros que ya están almacenados en el servidor. 5 Cargar la plantilla de Excel con solo registros que ya existan en el catálogo. Esto no generará cambios en el catálogo del servidor. 6 Si se agrega un nuevo atributo y se descarga una nueva plantilla de Excel para llenarlo. Si se llena con los mismos registros que ya existían en el servidor y el atributo nuevo. Los registros que existan en el servidor se quedarán tal cual y el atributo nuevo en esos registros tendrá *NA. Los registros que se hayan incluido en el archivo en Excel, se añadirán al catálogo como registros nuevos.

25 Como Trabajan los catálogos (Forms V4) 7 Si se modifica el orden de los atributos, se deberá volver a descargar la plantilla y llenar con los registros. Si se vuelve a cargar aplicará el mismo comportamiento ya descrito en los puntos anteriores. 8 Cuando apliquen cambios al catálogo (nuevos registros) la versión del catálogo se modificará y por lo tanto, cuando los usuarios se vuelvan a firmar o bien utilicen Refresh from Server, se actualizará el catálogo en la definición que el usuario tenga local en su móvil.

26 Campos de la agenda Definir una Agenda: 1.- Select User (Seleccione un usuario) 2.- Select Catalog (Seleccione un catálogo) 3.- Select Attribute (Seleccione un atributo) 4.- Attribute Filter (Filtro de atributo) 5.- Surveys (Encuestas) 6.- Capture Date (Defina la fecha) 7.- Capture Time (Defina la hora)

27 Reports Lista un registro de todos los usuarios que han respondido encuestas. Proporciona herramientas filtración (para los catálogos, y por rangos de fechas). Se puede visualizar: Mapa con la ubicación al momento de guardar la encuesta. Descargar las imágenes de las encuestas. Exportar las respuestas a una hoja de cálculo Borrar registros. Nota: Si hay preguntas que, durante su definición, fueron marcadas como Is Identifier Field of Survey? se agregará al registro una columna por cada pregunta que tenga esta casilla seleccionada. El título de la columna será el nombre corto.

28 Consideraciones generales El navegador Internet Explorer no está soportado para responder encuestas vía Web. Cuando se utiliza un dispositivo de ios versión 5, para ingresar una respuesta en campos numéricos es necesario presionar una vez para seleccionar la pregunta y presionar nuevamente para acceder al teclado del dispositivo. Omitir los valores de preguntas o secciones ocultas. si una pregunta se oculta por alguna condición o respuesta seleccionada del usuario en otra pregunta, su valor default no será considerado y se guardará Null. Null en valores no capturados y sin default. Es el campo Max Checked y se define en las preguntas tipo Multiple Choice para que el usuario esté limitado a poder seleccionar hasta ese número de opciones.

29 Consideraciones generales No se soporta el salto de pregunta a pregunta. Mejoras para soportar la edición en secciones Dinámicas, Maestro- Detalle, Estándar, Combinadas para todos los tipos de pregunta. Excepto preguntas tipo Matriz y aquellas que utilicen categorías de dimensión.

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