1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL PORTAL DE EFACTURA MIS DATOS DE USUARIO DESCONECTAR AYUDA MENÚ

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1 efactura Red Eléctrica Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas febrer

2 1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL PORTAL DE EFACTURA MIS DATOS DE USUARIO DESCONECTAR AYUDA MENÚ CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS ESTADOS DE LAS FACTURAS EMISIÓN DE FACTURAS

3 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas 1. INTRODUCCIÓN El presente dcument detalla las instruccines mínimas para pder perar en el prtal de facturación electrónica de prveedres de empresas del Grup Red Eléctrica de España (efactura Prveedres Red Eléctrica). Le recmendams, para un us óptim del prtal de facturación electrónica, leerse el Manual del Prveedr que pueden encntrar en la pción de Ayuda cuand se accede al prtal. 2. ACCESO AL PORTAL DE EFACTURA Pdrán acceder al prtal efactura Red Eléctrica a través de nuestra web Red Eléctrica. En su apartad específic de efactura dispnen de tda la infrmación sbre este servici así cm el acces a usuaris registrads al prtal. 3

4 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas N bstante, para su mayr cmdidad, pdrán acceder directamente al prtal efactura REE a través efactura Red Eléctrica ( cn el usuari y cntraseña que les será prprcinad en el crre de alta en el prtal. Al acceder a la página se mstrarán bien diferenciads ds frmularis de acces: un de acces a la parte de prveedres y tr para acces a la parte de clientes: Aplicación efactura prveedres. Aplicación efactura clientes 1. 1 N descrit en este dcument. 4

5 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Para acceder al prtal efactura Prveedres el usuari deberá intrducir ls dats de usuari y cntraseña. Ambs dats se enviarán pr crre cuand se prduzca el alta a la platafrma: Una vez validads ls dats se mstrará la pantalla de inici desde dnde se accede a las pcines de menú cnfiguradas para el usuari. Pr su seguridad, una vez realizad el primer acces, es recmendable cambiar la cntraseña pulsand en la parte superir derecha de la pantalla (ver apartad Mis dats): 5

6 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas 3. MIS DATOS DE USUARIO Desde tdas las pantallas de la aplicación el usuari pdrá acceder a sus dats pulsand en el siguiente icn: Para acceder al detalle de ls dats del prveedr cargads en el prtal, el usuari deberá pulsar en el siguiente icn: Si detectara un dat incmplet erróne les rgams envíen un mail a facturacinelectrnica@ree.es infrmándns de ls nuevs dats para que prcedams a su actualización en la mayr brevedad psible. Desde el acces a Mis Dats el usuari pdrá realizar las siguientes accines: Mdificar cntraseña: El usuari pdrá mdificar su cntraseña pulsand en Visualizar sus dats de cntact pulsand en el btón En ambas accines el usuari puede pulsar el btón Vlver para acceder de nuev a la página de detalle. 4. DESCONECTAR Si el usuari pulsa en el icn/literal la aplicación cierra la sesión y presenta la página de acces de nuev. Es recmendable descnectar y vlver a registrarse cuand el usuari cambie la cntraseña. 5. AYUDA Si el usuari pulsa en el icn/literal de ayuda de usuari en frmat PDF. pdrá visualizar/descargar 2 el manual 2 En función del explradr utilizad puede que n se visualice directamente. En ese cas, descargar en un directri lcal para psterirmente abrirl desde la ubicación indicada en la descarga. 6

7 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas 6. MENÚ En la parte izquierda de la pantalla se presentan las pcines de menú cnfiguradas para el usuari que accede a la aplicación y que variarán en función de la infrmación facilitada en el alta. Ejempl de un usuari de una empresa que tiene cntratad el prtcl WEB (creación manual de facturas en el prtal) y que tiene la pción de cnsultar y emitir facturas: OPCIONES DEL MENÚ Las pcines que aparezcan en el menú dependerán de ls permiss que se hayan asignad al usuari (sól cnsulta de facturas bien cnsulta y enví de facturas) y del prtcl de enví de facturas que se haya definid para la empresa (WEB, Uplad, SFTP y WS WEBSERVICE). Opcines dispnibles: Cnsultar Facturas. Tds ls usuaris tienen la pción de cnsultar las facturas enviadas a la platafrma de facturación electrónica pulsand la pción Cnsultar Facturas. Para más detalle ir al epígrafe CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS. Emisión de facturas. Cnsultar Facturas en Creación. Opción de menú que permite la cnsulta de facturas creadas per aún n enviadas. Crear Factura Original. Opción de menú que permite al usuari crear y enviar una factura. Crear Factura Rectificativa. Opción de menú que permite al usuari crear y enviar una factura rectificativa (abn). Carga Factura. Opción de menú que se activa para aquells prveedres que tienen cntratads ls siguientes prtcls: UPLOAD SFTP WS 7

8 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas ICONOS DEL MENÚ Desde cualquiera de las pantallas de la aplicación, se puede cultar el menú pulsand en el icn. Pr ejempl, un usuari que esté visualizand las facturas enviadas, puede cultar el menú pulsand en el icn recuadrad en rj de la imagen siguiente: Autmáticamente se cultará el menú. Si el usuari quiere vlver a visualizar el menú, deberá pulsar el icn que se muestra en la parte superir izquierda de la panta 7. CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS En esta pción permite a ls usuaris cnsultar las facturas enviadas a empresas del Grup Red Eléctrica. Al seleccinar la pción de menú Cnsultar Facturas, la aplicación muestra una pantalla en la que el usuari pdrá delimitar las facturas que desea visualizar, filtrand pr cualquiera de ls camps mstrads. 8

9 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Una vez fijads ls filtrs se ejecuta la cnsulta a través del btón Buscar Opcines: Icn para visualizar PDF.. Al pulsar en este icn, el usuari puede visualizar ls dats de la factura firmada a través de una plantilla en frmat PDF. Icn para descargar riginal firmad.. Icn para auditria de events. Suministra infrmación de l acaecid al dcument desde el mment en que se prduce la firma/validación. Icn para auditria de firma.. Infrma de la validez de la firma y de que n ha habid ninguna mdificación del dcument cn psteriridad a la firma. Icn para descargar el anex enviad cn la factura. Al seleccinar el icn, el sistema prcederá a la descarga del anex. Btón para exprtar el listad de facturas. El sistema generará un ficher Excel cn las facturas resultantes de la búsqueda. El sistema permite al usuari abrir el listad guardarl: 9

10 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas 8. ESTADOS DE LAS FACTURAS En este apartad definirems el significad de ls diferentes estads en que puede encntrarse una factura. Pend iente Valid ació Firm ada Pend iente Prep arad Envi ada Paga da La factura falla pr validacines de frmat de negci Pend iente La factura falla pr errr en la firma verificación REE rechaza la factura Errr Rech azada Ls estads más cmunes en el que puede encntrarse una factura sn ls siguientes (para el detalle de tds ls estads psibles ver Manual de Prveedr) Pendiente de validación pr REE. Sn facturas que se encuentran en prces de aprbación pr el área técnica de Red Eléctrica. Errr. Estad en el que pueden quedar las facturas pr distints mtivs. Ver más detalles en el Manual de Prveedr. Pendiente de cnfrmación. Sn facturas entregadas a ls sistemas interns de Red Eléctrica y que se encuentran en prces de cnfrmación, es decir, pendientes de ser cntabilizadas. Preparada para el pag. Sn facturas cntabilizadas y pendientes de pag. Para facturas en este estad ( que hayan pasad pr él) el usuari pdrá visualizar la fecha prevista de pag pr Red Eléctrica (Fecha pag REE). Enviada al pag. Sn facturas que se han enviad al prces de pag pr cnfirming. Para facturas en este estad, que hayan pasad pr él, puede verse también cumplimentad el camp Banc. Pagada. El usuari puede visualizar a través de qué banc se ha efectuad el pag. Rechazada. El usuari puede cncer el mtiv del rechaz visualizand la auditría de fichers y cnsultand el detalle del event 10

11 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas 9. EMISIÓN DE FACTURAS CREAR FACTURA ORIGINAL La pción Crear Factura Original permite al usuari crear y enviar una factura de frma manual. Para ell, el usuari irá pasand pr las pantallas de dats generales, líneas de factura, bases impnibles y ttales en md asistente. Además pdrá navegar entre las pantallas pulsand en ls btnes de Vlver Siguiente. Al pulsar en la pción Crear Factura Original que aparece en las pcines de menú, la aplicación muestra el siguiente frmulari de dats generales de la factura. Dats generales de la factura Cliente. El usuari debe seleccinar de manera bligatria una de las empresas de Red Eléctrica dadas de alta en la aplicación. Inicialmente, y cm valr pr defect, se mstrará la empresa Red Eléctrica de España, S.A.U. Si ls servicis han sid prestads en Canarias, es necesari marcar el indicadr de Establecimient Permanente en Canarias Prveedr. El usuari visualiza su empresa en el camp de prveedr. Si el usuari tuviera más de una entidad prveedra asignada, se muestra un desplegable cn tdas las empresas asignadas al usuari. Si el prveedr tuviera Establecimient Permanente en Canarias el sistema le da la pción a marcarl. Si el usuari marca el indicadr de Establecimient Permanente en Canarias es un prveedr de Canarias. Será bligatri marcar el indicadr de Establecimient Permanente en Canarias de Red Eléctrica y se deberá facturar cn impuest IGIC (infrmación prprcinada en las líneas de factura). Tip de factura. Camp bligatri y n editable en el que se indica que la factura es de tip Original. Nº de factura. El usuari deberá indicar de manera bligatria un númer de factura. 11

12 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Nº de pedid. Camp bligatri. Sól se admite un númer de pedid pr factura. El pedid indicad en ls dats generales se asciará a tdas las líneas de la factura. El usuari pdrá: Seleccinar el pedid de una lista pulsand en el icn. En este cas se abre una ventana para pder seleccinar el pedid en función del cliente seleccinad y el prveedr: Si se seleccina queda cargad en el camp pedid: Indicar un pedid directamente en el camp. Fecha de emisión. Camp bligatri para indicar la fecha de la factura. El sistema n permite crear facturas cn antigüedad superir a un mes. Adicinalmente, a partir del 15 de Ener n se pdrán crear facturas del añ anterir, sól facturas cn fecha de emisión del añ en curs. Divisa. Siempre en EUROS Observacines. Camp pcinal. Línea de factura Ls camps de este frmulari sn ls siguientes: Descripción/cncept. Camp bligatri para describir el cncept facturable. Códig material/servici. Camp pcinal. 12

13 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Cantidad. Camp bligatri dnde se indica el númer de unidades a facturar. Pr defect aparece el valr 1. Preci unitari. Camp bligatri dnde el usuari debe indicar el preci unitari sin impuests. Siempre es un númer psitiv. Tip de impuest (IGIC, IVA, ) Impuest (%). Camp bligatri cn ls prcentajes de impuest aplicables. Númer de pedid. Camp bligatri y n editable desde esta pantalla ya que prcede de ls dats generales de la factura. En función del pedid el usuari deberá seleccinar, cuand sea prtun, las certificacines a facturar. Psición del pedid. Camp pcinal para indicar la psición dentr del pedid. Númer de certificación. Camp pcinal, aunque de bligad cumplimient para determinads tips de pedids, cm pr ejempl ls crrespndientes a Servicis. El usuari pulsará el icn y el sistema mstrará una pantalla cn: Certificacines aprbadas para el pedid indicad. El sistema permite seleccinar una de ellas. Certificacines dispnibles per n aprbadas para el pedid indicad. El sistema permite seleccinar una de ellas. Nta: Estas certificacines se muestran en rj para su fácil identificación y cm se muestra en la imagen: Mensaje de errr si el sistema n tiene cargadas certificacines dispnibles para el prveedr, cliente y pedid indicad, se muestra el siguiente mensaje: Para brrar la certificación seleccinada se puede pulsar el btón 13

14 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Observacines. Camp pcinal para indicar cmentaris que hacen referencia a la línea de la factura. El usuari puede: Pulsar en Vlver, para regresar a la pantalla anterir (Dats generales de la factura). Pulsar en Aceptar. El sistema mstrará la línea de factura en md de tabla lista cm se muestra a cntinuación: Resumen de impuests de la factura El sistema muestra una lista cn las distintas bases impnibles identificadas y agrupadas en función de ls distints impuests y tasas Ttales de la factura En esta pantalla, el usuari puede visualizar la siguiente infrmación: 14

15 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Imprte brut: camp bligatri n editable que indica la base impnible de la factura. Imprte brut A.I. (imprte brut antes de impuests): camp bligatri n editable que indica el imprte antes de impuests. Impuests repercutids: camp bligatri n editable que indica el ttal de impuests repercutids. % IRPF: camp pcinal que permite indicar el % de retención a aplicar sbre la factura. Si se indica un valr en este camp es necesari pulsar el btón Recalcular. IRPF: camp bligatri n editable que se calcula en base a la infrmación intrducida en el camp % IRPF, una vez que se ha pulsad en el btón Recalcular Ttal factura: camp bligatri n editable que se calcula sumand al imprte brut A.I. ls impuests repercutids y restand el IRPF indicad. Anticip: Camp pcinal para indicar un anticip realizad que minrará el ttal a pagar. Fecha anticip: Camp bligatri si se indica la cantidad de anticip. Ttal a pagar: camp bligatri idéntic al camp Ttal factura. Ret. en Garantía (retención en garantía): Camp pcinal. En este camp se infrmará el imprte crrespndiente a la cantidad a retener en la factura en cncept de garantía. N se trata de una retención fiscal. La frma de calcular dicha cantidad se indica en el pedid (L más habitual es que sea el 10% de la Base Impnible de la factura). Debe indicarse siempre un imprte psitiv y nunca un prcentaje. Si se indica un valr en este camp es necesari pulsar el btón Recalcular. Ttal a ejecutar: Camp n editable que indica el imprte líquid a percibir pr el prveedr. Se calcula cm diferencia entre el camp Ttal a pagar y el camp Ret. en Garantía. 15

16 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Divisa: mneda de la factura Text Legal: camp bligatri que deberá cumplimentarse si alguna línea de la factura tiene asignads ls impuests IGIC 0% IVA 0%. El usuari deberá seleccinar un valr del desplegable. Dats de vencimient: Fecha de vencimient: Fecha de vencimient de la factura Imprte: camp bligatri n editable que se crrespnde cn el ttal a ejecutar Métd de pag: transferencia cheque. Si se seleccina transferencia, el sistema permitirá n indicar la infrmación de IBAN y BIC/SWIFT en función de ls dats dispnibles en el maestr de prveedres de Red Eléctrica. Si dichs dats se encuentran en el maestr de prveedres, el sistema n dejará mdificarls. Si ls dats que se muestran n sn ls crrects, se muestra un mensaje indicand cm se debe prceder: Si dichs dats n se encuentran en el maestr de prveedres, el sistema permitirá al usuari indicar la siguiente infrmación: Códig IBAN de manera bligatria. Debe ser un IBAN válid BIC/SWITFT, de manera pcinal. Si la cuenta IBAN n cmienza pr ES, será bligatri cumplimentar este camp Opcines generales de la página: Las pcines de esta pantalla sn: Adjuntar un anex pulsand en el btón de acción Adjuntar: Este btón permitirá anexar un dcument cn extensión.pdf cn un tamañ n superir a 1 MB. Esta pción es de gran utilidad para crear facturas cn un cncept muy sencill que haga referencia a un anex adjunt. Ejempl: Alquiler de vehículs de May 2016 según anex adjunt. (En el anex se puede añadir una relación de ls vehículs alquilads dich mes cn el preci unitari de cada un, evitand tener que crear en la factura una línea pr cada vehícul). Recalcular. Si se ha indicad algún valr en el camp % IRPF en Retencines en garantía, el usuari debe pulsar en el btón Recalcular para que se actualicen ls dats de ls Ttales Factura. Guardar factura. Si el usuari pulsa esta pción, el sistema guarda la infrmación intrducida hasta el mment 16

17 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Enviar. Si el usuari pulsa esta pción, el sistema guarda ls cambis y prcede a enviar la factura previa cnfirmación de la acción CREAR FACTURA RECTIFICATIVA (ABONO) La pción Crear Factura Rectificativa permite al usuari crear y enviar una factura rectificativa (abn) de frma manual. Para ell, el usuari irá pasand pr las pantallas de dats generales, líneas de factura, bases impnibles y ttales en md asistente, de frma muy similar a las facturas riginales. Además el usuari pdrá navegar entre las pantallas pulsand en ls btnes de Vlver Siguiente. FACTURAS EN CREACIÓN La pción del menú Facturas en Creación permite al usuari visualizar y mdificar las facturas creadas ( en prces de creación) per aún sin enviar. Utilizand ls diferentes criteris de búsqueda pdrems lcalizar fácilmente las facturas que deseams recuperar: Al pulsar el btón, se mstrarán aquellas facturas en creación que se ajustan a ls criteris previamente seleccinads pr el usuari. EDICIÓN DE FACTURA EN CREACIÓN El usuari puede acceder al detalle de la factura pulsand en el icn listad de las facturas en creación. en la pantalla cn el 17

18 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas La infrmación de la factura está rganizada en blques de dats agrupads en pestañas, mstrándse pr defect la pestaña de dats generales: Dats Generales. Dats cmunes (tant para facturas riginales cm rectificativas): Tip de factura, camp que indica si es una factura riginal rectificativa Nº de factura. Admite hasta un máxim de 16 caracteres Nº de pedid Fecha Emisión. Fecha de la factura Divisa. Slamente se acepta la mneda EUR Observacines. Camp pcinal para cmentaris generales sbre la factura. Y adicinalmente para las facturas rectificativas: Métd rectificación. Tip de rectificación seleccinad entre las pcines psibles que presenta el desplegable. Nº factura rectificada. Camp bligatri dnde se indica la factura a la que se rectifica, salv para el métd de rectificación "Descuent pr vlumen de peracines en un períd". (Admite un máxim de 16 psicines) Fecha Inici: Fecha de emisión de la factura rectificada Fecha Fin: El valr de este camp debe cincidir cn el de Fecha Inici 18

19 Guía Rápida Prveedr Carga Manual de Facturas Mtiv rectificación: Camp bligatri para facturas rectificativas y que deberá seleccinar el usuari eligiend un mtiv del desplegable. Opcines dispnibles a través de ls btnes de acción: Vlver al listad de facturas en creación, pulsand en el btón Mdificar ls dats generales pulsand en el btón Guardar las mdificacines realizadas hasta el mment pulsand el btón Adjuntar un anex pulsand en el btón de acción. El usuari puede: Enviar la factura (previa validación de ls dats), pulsand el btón 19