SISTEMA DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE DATOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO

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1 SISTEMA DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE DATOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO Autor: Ruano Valverde, Pablo. Director: Duque Casas, María. Entidades Colaboradoras: Procter & Gamble. RESUMEN DEL PROYECTO En este proyecto se desarrollan dos sistemas cuya función principal es obtener, analizar y presentar datos sobre la cadena de suministro que forma Procter & Gamble con sus principales clientes. El objetivo global de estos sistemas es mejorar la sincronización de las actividades de los distintos miembros de la cadena de suministro que tienen como fin último llevar los productos hasta el consumidor final. El primero de estos sistemas, denominado Supply Chain Monitor, recopila datos relevantes para la gestión de la cadena de suministro y los presenta en un cuadro de mando web accesible tanto por los profesionales de P&G como de los grandes detallistas. El segundo, denominado Sistema de detección de fuera de stock en tienda, es una herramienta que detecta el momento en que los productos se agotan en las estanterías de los supermercados y mide el tiempo que transcurre hasta que son repuestos. A este sistema le acompañan una serie de técnicas que, una vez seguidas en por el personal de los supermercados, reducen efectivamente el agotamiento de los productos (fuera de stock). 1. Motivación Procter & Gamble busca tener una gestión conjunta y personalizada con cada uno de los clientes con los que forma una cadena de suministro. Con este proyecto, P&G pretende dar un paso más en la sincronización de las cadenas de suministro de las que forma parte agrupando en una herramienta (Supply Chain Monitor) todos los datos que utiliza para gestionar dichas cadenas. Esta herramienta servirá de soporte a dicha gestión conjunta en el desarrollo y comunicación de nuevas estrategias. Además, dado que muchas de estas estrategias de sincronización están últimamente orientadas a aumentar lo más I

2 eficientemente posible la disponibilidad en la estantería, P&G pretende incluir en la herramienta una medida real y tomada de manera sistemática de dicha disponibilidad. Así se puede evaluar de manera más fiable y rápida el impacto que tienen estas nuevas estrategias. Esta medida real de la disponibilidad se va a conseguir mediante la implantación de un sistema de detección de fuera de stock que además sirve para eliminar por completo las ineficiencias que se producen en el interior de dichas tiendas. Problemas como el reparto inadecuado del espacio disponible en las estanterías, fallos en la reposición y una gestión de pedidos ineficiente se pretenden eliminar con la implantación de este sistema. Así, no sólo se mide la disponibilidad en la estantería, sino que se aumenta. 2. Supply Chain Monitor Este sistema muestra en un cuadro de mando web los tres tipos de datos que soportan los procesos de mejora continua. Estos son: KPI (Key Performance Indicators) o indicadores; sus Targets o niveles que se pretenden alcanzar en cada KPI; y las Causas Raíz por las que los KPI no alcanzan su target. Esta información se presenta clasificada según los principales clientes y las principales categorías de productos con las que Procter & Gamble trabaja en distintos niveles de especificación. Se puede entender conceptualmente cómo se clasifica la información del sistema con la siguiente frase en la que las dimensiones están subrayadas y los datos están en negrita: El CFR para la Tienda X (que es del tipo del Banner X del Detallista X) en Detergentes Polvo (que es un tipo de Detergente y de la familia Cuidado del Hogar) en la semana 40 de 2011 es 80%, su target es 85% y el gap se debe en un 70% a Causa 1, en un 30% a Causa 2, y en un 0% a Causa 3. El sistema recopila estos datos semanalmente tanto de los procesos de gestión en que se generan como del Sistema de detección de fuera de stock implantado en este proyecto, del que obtiene el KPI de Disponibilidad en la estantería. Además, el sistema tiene otras funcionalidades como la posibilidad de realizar comparativas con la información descrita II

3 utilizando para ello el análisis gráfico. Toda esta información y gráficos puede ser utilizada posteriormente para generar reportes dinámicos, todo ello en una herramienta web. Figura 1 - Ejemplo de generación de un reporte en SC monitor. 3. Sistema de detección de fuera de stock en tienda Este sistema usa una tecnología que permite medir el fuera de stock directamente de las estanterías de los supermercados. Cuando el sistema detecta que un producto se ha agotado en la estantería, envía un aviso vía SMS a una persona encargada de reponer los productos desde el almacén de la tienda. Por este motivo el sistema no sólo mide el fuera de stock, sino que lo reduce. Además, el sistema dispone de una aplicación web que permite ver información totalizada de las duraciones de los fueras de stock y así realizar análisis sobre dichos datos. Este sistema presenta diversas ventajas sobre las técnicas ya existentes para medir el fuera de stock: mide el fuera de stock real, no basándose en medidas estadísticas sobre ventas; lo mide directamente en la estantería, lo que evita que productos perdidos, dañados o robados afecten a la medida; no esta sujeto a errores humanos, y realiza una medición ininterrumpida mientras la tienda está abierta, por lo que es capaz de calcular tasas promedio de fuera de stock sin ignorar ningún pico o valle en la demanda. Con la implantación de este sistema, P&G busca reducir la pérdida de ventas producida por el fuera de stock, y además optimizar el espacio disponible en la estantería mediante una III

4 gestión de pedidos más eficaz. Esto permitirá reducir los niveles de inventario tanto en el almacén de la tienda como en el resto de la cadena de suministro P&G Detallista. 4. Conclusión Supply Chain Monitor se utiliza actualmente de varias maneras: como soporte para comunicar nuevas estrategias conjuntas entre P&G y sus clientes; como herramienta evaluar el impacto de dichas estrategias; como herramienta de análisis para realizar comparativas entre distintos KPI en distintas categorías de producto y entre distintos clientes; y como herramienta de generación de reportes. El Sistema de detección de fuera de stock en tienda está implantado en tres tiendas piloto y los resultados obtenidos en dichas tiendas han sido muy favorables, llegándose a eliminar por completo el fuera de stock en las referencias de P&G en las tres tiendas. En la evaluación económica del proyecto se puede observar que el sistema sólo necesita un año de funcionamiento para recuperar la inversión siempre y cuando no se realicen nuevas inversiones para ampliar a otras tiendas y categorías. Figura 2 - Evolución del fuera de stock en una de las tiendas piloto IV

5 Referencias [AECO03] AECOC. "Recomendaciones AECOC para la logística - Indicadores de nivel de servicio" [BARR01] Barranco de Areba, J. "Metodología del Análisis estructurado de sistemas" [BRON06] Broniarczyk, S. M.; Hoyer, W. D.; McAlister, L. "Retail Assortment: More Better" [CORS02] Corsten, D.; Gruen, T. W.; Bharadwaj, S. "Retail Out of Stocks. A Worldwide Examination of Extent, Causes, and Consumer Responses" [GRUE08] Gruen, T. W.; Corsten, D. "A Comprehensive Guide To Retail Out-of-Stock Reduction In the Fast-Moving Consumer Goods Industry" [LEEH97] Lee, H. L. "The Bullwhip Effect In Supply Chains" [OLAP12] OLAP Cube - Wikipedia. Última consulta: [PROC11] Procter & Gamble. "P&G Annual Report" downloads/investors/annual_reports/2011/pg_2011_annualreport.pdf V

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7 SYSTEM FOR COLLECTING, ANALYZING AND PRESENTING SUPPLY-CHAIN INFORMATION Author: Ruano Valverde, Pablo. Supervisor: Duque Casas, María. Affiliation: Procter & Gamble. ABSTRACT In this project, two systems are developed whose main function is to collect, analyze and present data of the supply chain that Procter & Gamble forms with its major customers. The overall goal of these systems is to improve the timing of the activities of the various members of the supply chain whose ultimate goal is to bring products to the end consumer. The first of these systems, called Supply Chain Monitor, collects data relevant to the management of the supply chain and presents it in a web scorecard accessible by both P&G s professionals and large retailers professionals. The second, called In-store out-of-stock detection system is a tool that detects when products are depleted in supermarket shelves and measures the time until they are replaced. This system will be accompanying a series of techniques that, once followed by staff in supermarkets, will effectively reduce the out of stock. 1. Motivation Procter & Gamble seeks a joint and personalized management with each customer with which it forms a supply chain. With this project, P&G aims to take a leap forward in synchronizing the supply chains in which it plays. The Supply Chain Monitor combines in a single tool all data used to manage these chains. This tool will support the strategies that are developed as part of this joint management. Moreover, since many of these strategies are ultimately aimed to increase as efficiently as possible the on-shelf availability, P&G plans to include in the tool a real measure taken systematically of such availability. This way, the impact of these new strategies can be assessed more reliably and quickly. VII

8 This real measure of the on-shelf availability will be achieved by implementing a detection system that also serves to completely eliminate the inefficiencies that occur within these stores. Problems such as inadequate shelf space allocation, replenishment faults and inefficient order management are eliminated by this system. Therefore, the system not only measures the on-shelf availability, but increases it. 2. Supply Chain Monitor This system displays in a web scorecard the three data types that support the continuous improvement process. These are: Key Performance Indicators (KPI); their Targets, or levels to be achieved in each KPI; and the Root Causes why these KPI do not reach their target. This information is classified among the major customers and the major product categories with which Procter & Gamble works, and at different levels of specification. It can be understood how this information is classified with the following sentence, in which the dimensions are underlined and the data is in bold: "The CFR for Store X (of Banner X and Retailer X), for Powder Detergents (which is a type of Detergent and of the Home Care family) in week 40, 2011 is 80%, the target is 85% and the gap is due 70% to Cause 1, 30% to Cause 2, and 0% to Cause 3". The system collects this data every week from both the management processes in which it is generated and the in-store out-of-stock detection system (from which it gets the KPI of On-Shelf Availability). Furthermore, the system has other features such as the possibility to make comparisons with the information described by using charts. All this information and charts can then be used to generate dynamic reports, all in a web-based application. VIII

9 Figure 3 - Report creation example in SC Monitor 3. In-store out-of-stock detection system This system uses a technology that measures the out of stock directly from the shelves of the supermarkets. When the system detects that a product is out of stock on the shelf, it sends a notification via SMS to a person in charge of replacing the products from the store s warehouse to the shelf. For this reason, the system not only measures the out of stock, but it also reduces it. In addition, the system has a web application that allows viewing aggregated information and making analysis. This system has several advantages over existing techniques for measuring out of stock: it shows a real measure of the out of stock, not based statistically on sales; it measures the out of stock directly off the shelf, which prevents lost, damaged or stolen products from affecting the measure; it is not affected by human errors and performs a continuous measurement while the store is open, so it is able to calculate average out-of-stock rates without ignoring any peaks or valleys in demand. With the implementation of this system, P&G seeks to reduce the loss of sales produced by the out of stock, and also optimize the available space on shelf by means of a more efficient order management. This will reduce inventory levels in the warehouse of the store and in the rest of the supply chain. 4. Conclusion IX

10 Supply Chain Monitor is currently used in several ways: as a support for communicating new strategies between P&G and its customers, as a tool to assess the impact of those strategies, as a tool to compare between different KPIs in different product categories and across customers, and as a report generating tool. The In-store out-of-stock detection system has been implemented in three pilot stores and the results have been very satisfactory, eliminating completely the out of stock in P&G references in the three stores. The economic assessment shows that the system requires only one year of operation to pay back the investment, as long as no new investments to expand to other stores and categories are made. Figure 4 - Out of Stock evolution in one of the pilot stores X

11 References [AECO03] AECOC. "Recomendaciones AECOC para la logística - Indicadores de nivel de servicio" [BARR01] Barranco de Areba, J. "Metodología del Análisis estructurado de sistemas" [BRON06] Broniarczyk, S. M.; Hoyer, W. D.; McAlister, L. "Retail Assortment: More Better" [CORS02] Corsten, D.; Gruen, T. W.; Bharadwaj, S. "Retail Out of Stocks. A Worldwide Examination of Extent, Causes, and Consumer Responses" [GRUE08] Gruen, T. W.; Corsten, D. "A Comprehensive Guide To Retail Out-of-Stock Reduction In the Fast-Moving Consumer Goods Industry" [LEEH97] Lee, H. L. "The Bullwhip Effect In Supply Chains" [OLAP12] OLAP Cube - Wikipedia. Última consulta: [PROC11] Procter & Gamble. "P&G Annual Report" downloads/investors/annual_reports/2011/pg_2011_annualreport.pdf XI

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