IDENTIFICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LICITACIONES CÓDIGO: GCOM_PR_001

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1 CÓDIGO: GCOM_PR_001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 08 13/01/2013 Actualización de cargos 09 21/08/2013 Adecuación estructura del procedimiento 10 12/05/2014 Actualización de definiciones y actividades Elaboró Revisó Aprobó y y Auxiliar ingeniería

2 Página: 2 de 9 1. Objetivo Definir los lineamientos para seleccionar las s es que más beneficien a la organización, teniendo en cuenta, la capacidad de cumplimiento de los requerimientos establecidos por el cliente potencial, para presentar posteriormente la licitación. 2. Alcance Este procedimiento se establece a partir de la búsqueda de ofertas es en los diferentes medios de comunicación hasta la socialización del contrato en caso de ser adjudicado. 3. Definiciones Licitación: Concurso en el que los proponentes interesados en proveer bienes y/o servicios obtienen pliegos de condiciones o términos de referencia y presentan una para competir por el derecho a la ejecución del contrato. Pliego de condiciones/ términos de referencia: Conjunto de normas y documentos en los que se señala las condiciones objetivas, plazos y procedimiento dentro de los cuales los proponentes deben formular su para participar en el proceso de selección y adjudicación del contrato. Especificaciones: Procesos y procedimientos técnicos generales o particulares, según el caso, a los que se debe ceñir el contratista durante la elaboración de la y ejecución de las obras. Adendas: Documentos que se expedirán con el fin de explicar, aclarar, agregar o modificar el pliego de condiciones, sus anexos o apéndices con posterioridad a la apertura del proceso de licitación. Propuesta: Conjunto de documentos técnico dirigidos a la entidad contratante como respuesta a una invitación de una licitación. Proponente: Persona natural o jurídica con capacidad para prestar bienes o servicios incluidos en el objeto de una licitación.

3 Página: 3 de 9 Cliente potencial: Son aquellos (personas, empresas u organizaciones) que no ha contratado servicios con la empresa en la actualidad, pero que son visualizados como posibles clientes en el futuro Pre-calificaciones: Se trata del análisis y verificación de las capacidades jurídica, técnica, operativa, de organización y financiera y aspectos de HSEQ (salud, seguridad, ambiente y calidad) de los interesados por parte del cliente, pero no se podrá utilizar para obtener s económicas. Evaluador de proveedores: Entidades encargadas de Identificar, calificar, evaluar y monitorear proveedores para la participación posibles. Inteligencia de mercados: Proceso mediante el cual se pretende identificar los segmentos que representa la mejor oportunidad y/o el menor riesgo. Revisar la estructura, características y tendencias del mercado de determinados bienes y/o servicios. Consorcio: Modalidad de asociación que permite que dos o más personas naturales o jurídicas en forma conjunta se presenten en un proceso licitatorio para la adjudicación, celebración y ejecución del contrato respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo y por efectos que generen o lleguen a generar las actuaciones, hechos u omisiones de todos o cualquiera de los participantes en estos actos. Unión temporal: Modalidad de asociación que permite que dos o más personas naturales o jurídicas en forma conjunta se presenten en un proceso licitatorio para la adjudicación, celebración y ejecución del contrato de obra respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato de obra, pero no por las sanciones, por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, por las cuales responde cada uno de los integrantes de la unión temporal de acuerdo con su participación en la ejecución.

4 Página: 4 de 9 4. Descripción / Desarrollo N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Identificar posibles ofertas es Identificar evaluadores de proveedores (Si aplica) Seleccionar Presentar precalificaciones (si aplica) Evaluar pliegos de condiciones Solicitar información a las áreas según corresponda. Realizar revisión periódica en todos los medios: periódicos, revistas, contactos directos, internet, invitaciones, inteligencia de mercados entre otros, identificando posibles proyectos para Construvicol. Establecer los evaluadores de proveedores para la suscripción. Inscribirse en base de datos de evaluadores de proveedores. Enviar documentación solicitada por los evaluadores de proveedores. Archivar documentación enviada. Presentar listado de las que inicialmente son de interés para preparación de la oferta y enviar a vicepresidencia de operaciones para su aval. Se diligencian pre-calificaciones donde se seleccionan los invitados a ofertar, cuando el cliente lo solicite. Verificar la pre-calificación Radicar pre-calificación en el lugar establecido por el cliente. Analizar los pliegos de condiciones de las seleccionadas en cuanto a capacidad de cumplimiento de la empresa y viabilidad de la. Ver instructivo GCOM_IN_001 análisis viabilidad Definir participación en la licitación Identificar la información técnica y Comercial de los pliegos de condiciones que se debe presentar en la licitación. Enviar lista de chequeo, a las áreas responsables con el plazo establecido de entrega de la información técnica y según corresponda. operaciones Auxiliar de ingeniería Operaciones y Licitaciones / Operaciones y Licitaciones y Licitaciones Operaciones y DOCUMENTO/ REGISTRO Formulario de inscripción Documentos solicitados por el evaluador de proveedores. Listado de procesos licitatorios. Pre calificación radicada N/A GCOM_FO_003,lista chequeo presentación GCOM_FO_003,lista chequeo presentación

5 Página: 5 de 9 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Elaborar la técnico - Revisar modificaciones a la licitación Elaborar y realizar cotizaciones, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, pliegos de condiciones y demás anexos. ver procedimiento GA_PR_001 compra de bienes y servicios Revisar las especificaciones técnicas de obra (mano de obra, equipos y materiales) para la elaboración del Análisis de Precios Unitarios (APU). Registrar los valores de precios unitarios en el formato de presupuesto suministrado por el cliente o el elaborado por la empresa. Elaborar el AIU (Administración, Imprevistos, Utilidad), analizando los recursos administrativos y contratiempos que puedan presentarse y no fueron contemplados en los estudios previos, pliego de condiciones y sus anexos. Organizar y elaborar la documentación requerida para la técnica en el orden de presentación exigido por el cliente según los pliegos de condiciones. Revisar las adendas o modificaciones a las condiciones originales hechas por el cliente y registrarlas en el control de modificaciones del formato presentación de s. / / DOCUMENTO/ REGISTRO N/A Formato de presupuesto GCOM-FO-007, Administración, Imprevistos, utilidad. GCOM_FO_003,lista chequeo presentación Formato GCOM-FO- 001 Preparación de Propuestas Recibir por parte del director de proyectos y la para ser revisada, proponer posibles ajustes y aprobarla posteriormente. operaciones Propuesta Revisar Alistar para envío. Realizar las correcciones a la de acuerdo a las indicaciones de vicepresidencia operativa, dejando registro de las modificaciones con fecha de revisión. Revisar la técnico- para verificar el cumplimiento con la totalidad de las exigencias de los pliegos de condiciones y adendas, teniendo en cuenta las causales de rechazo presentadas en los mismos. Realizar las correcciones necesarias Organizar la final (técnico ), de acuerdo a los requerimientos exigidos del cliente y las condiciones de envío. Propuesta Correo electrónico Propuesta técnico Propuesta técnico Propuesta técnico

6 Página: 6 de 9 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Entregar Enviar documentación faltante. Evaluar negociación Informar respuesta de licitación Entregar documentación Referenciar Comunicar la adjudicación del contrato Gestionar el envío de la según requerimientos incluidos en el pliego de condiciones. Dejar constancia del recibido de la. En el caso de que existan solicitudes extras o modificaciones por parte del cliente, evaluar, preparar y enviar documentos solicitados. Revisar la de acuerdo a las observaciones o nuevas condiciones del cliente para ser negociadas en caso que se requieran. De acuerdo a la respuesta dada por el cliente contratante, informar la adjudicación o no del contrato. En el caso de adjudicada, hacer entrega de documentación post adjudicación al responsable de operaciones. Alimentar el formato control de Socializar licitación adjudicada a los líderes de la empresa las condiciones, exigencias y detalles para la ejecución del proyecto. Vicepresidencia Operativa Aux. de Ingeniería DOCUMENTO/ REGISTRO Propuesta técnico radicada Correo electrónico GCOM-FO-004 documentación post adjudicación. GCOM_FO_ 006 Control de GCOM_FO_005 presentación licitación 5. Consideraciones La póliza de seriedad de la oferta solo podrá ser solicitada por el director de proyectos y o Ing. de. La digital estará bajo la responsabilidad y control de vicepresidencia de operaciones y gestión. La elaboración y presentación de la se realizara de acuerdo a lo indicado por el cliente en los pliegos de condiciones, anexos y formatos.

7 Página: 7 de 9 6. Documentos de Referencia Formato de tarifas de equipo establecido por el cliente. Formato de mano de obra establecido por el cliente. Análisis de precios unitarios en el formato establecido por el cliente. Formato de tarifas establecido por el cliente Pliegos de condiciones y adendas. GA_PR_001_compra de bienes y servicios. 7. Diagrama de flujo del proceso

8 Página: 8 de 9 Inicio Identificar posibles ofertas es Identificar evaluadores de proveedores Seleccionar Presentar precalificaciones Evaluar pliegos de condiciones Participa No Si 1 Solicitar información a las áreas según corresponda. Elaborar la técnico - Revisar modificaciones a la licitación 2

9 Página: 9 de Revisar Alistar para envío Entregar Enviar documentación faltante. Evaluar negociación Participa No Si Propuesta adjudicada No Si Informar respuesta de licitación Entregar documentación Referenciar Comunicar la adjudicación del contrato Fin