Metodología para la Adopción de Tecnologías de la Información en la MiPyME

Transcripción

1 Metodología para la Adopción de Tecnologías de la Información en la MiPyME J. Gerardo Moreno Tecnologías de la Información, Universidad Tecnológica de Morelia Morelia, Michoacán 58200, México y Gustavo Abraham Vanegas Tecnologías de la Información, Universidad Tecnológica de Morelia Morelia, Michoacán 58200, México RESUMEN Las Tecnologías de la Información (TIC) han demostrado ser excelentes herramientas para habilitar la economía de una organización, sin embargo su utilización en la MiPyME mexicana ha sido limitada por diversos factores. Entre las posibles causas que inciden en la disposición de usarlas, este estudio encontró: Desconocimiento de ventajas ofrecidas, Bajo dominio en su manejo y Costo. Al encuestar empresas de la ciudad de Morelia se obtuvo que el promedio de adopción es de apenas el 51%, por lo que con fines académicos y atendiendo las variables significativas se propone una metodología de nueve fases apoyadas en Seis Sigma, Manufactura Esbelta e ISO y la cual pretende ser una herramienta formal que auxilie eficazmente al especialista de TIC en el proceso de adopción de TIC para la MiPyME. Palabras Claves: MiPyME, Adopción, Metodología. 1. INTRODUCCIÓN Tecnologías de la Información, MiPyME es el término para definir a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, la cual se caracteriza por contar con menos de 251 empleados en el caso del sector manufacturero y menos de 101 para los sectores de comercio y servicios [1]. En el año 2009 existían en México 5 144,056 empresas, de las cuales el 99.8 por ciento son MiPyME que además de ser generadoras de empleo con un 78.5 por ciento del personal ocupado aportan el 52 por ciento del Producto Interno Bruto [2]. La consolidación de este tipo de empresa fomenta el empleo y desarrollo económico, por lo que es necesario aprovechar de forma óptima mecanismos y herramientas que propicien dicho fortalecimiento. Un estudio del Banco Mundial con base en empresas de 56 países en desarrollo, concluye que las compañías que utilizan las TIC crecen más rápido, invierten más, y son más productivas y más rentables que las que no las usan. Asimismo, un análisis reciente realizado por The Economist Intelligence Unit, concluye que los países donde el hardware o los servicios de tecnologías de información (TI) son utilizados de forma adecuada y alineados a los objetivos de negocio, son capaces de elevar su producto interno bruto hasta en 5% [3]. En México solo el 23% de la MiPyME usan las TIC de manera eficiente y tienen grandes resultados. Un estudio realizado en el 2006, por la Asociación Mexicana de la Industria de Tecnologías de Información (AMITI) indica que, las empresas que usaron TIC para habilitar procesos de negocio lograron en promedio un 15.7% de crecimiento compuesto de las ventas, y las que optimizaron procesos de negocio y habilitaron el cambio organizacional, lograron en promedio un 12% de crecimiento compuesto anual [4]. Según datos de la empresa Select, establece que en promedio el 54% de las empresas mexicanas hacen uso de equipo de cómputo (medido en función de computadoras por número de empleados de oficina), mientras que tan solo el 29% tiene acceso a internet (medido en función de PCs conectadas a internet en relación al número de empleados de oficina) [5]. En un estudio realizado por las empresas VISA y Nielsen en el año 2008 a una muestra de 400 MiPyME s mexicanas, se encontró con que alrededor del 50% cuenta con teléfono celular y un 40% utiliza una computadora con fines empresariales. La cuarta parte admite usar el internet para el negocio, lo que representa el porcentaje más bajo de la región. El 7% de las empresas encuestadas lo usa para buscar proveedores, el 8% para anunciar el negocio y solo un 4% para compras o para hacer pedidos a sus proveedores. La mayoría de ellas paga al recibir el producto y solo un 10% cuenta con su propia página web [6]. Estadísticamente está demostrado que las empresas de mayor tamaño invierten y usan en sus procesos las TIC [7]. De acuerdo a un estudio desarrollado por el Instituto de Investigaciones en Tecnoeconomía (Techno Economy Research TRI), las empresas que no usan las TIC ven limitado su crecimiento por las mermas de inventarios, pérdidas de dinero por falta de control, pérdida de clientes por carecer de información e incertidumbre en la toma de decisiones, entre otros. Las pérdidas de los negocios podrían estar entre el 10% y 30% de los ingresos de las pymes [8]. En un gran número de ocasiones la adopción de TIC para la MiPyME se vuelve un evento traumático ya que por principio de cuentas se le ve más como un gasto que como una inversión, en otras más se le encarga a especialistas de poca experiencia o solo bajo la percepción de quien se encuentra a cargo de la

2 organización y por lo tanto no se planea adecuadamente así que las necesidades tecnológicas de impacto para la organización se dejan de lado y lo adquirido termina por mal utilizarse y volverse obsoleto por no brindar el resultado esperado. Para llevar a cabo el mapeo se propone el uso de Value Stream Mapping (VSM), herramienta que permite la identificación de los flujos de información donde se verá el área de oportunidad para la sistematización. Es necesario que para su desarrollo la MiPyME adopte las TIC y que además haga uso óptimo de estas herramientas ya que esto le facilitará la toma de decisiones a la vez que le permitirá mejorar sus procesos administrativos, la relación con sus clientes y proveedores de ahí que se plantea una Metodología de Adopción de TIC (MATIC) para la MiPyME mexicana que sirva de apoyo a especialistas del área. Durante el estudio se realizó una investigación documental para conocer metodologías existentes al respecto sin embargo lo más cercano fueron algunas propuestas para la adopción de e- Commerce y de E-Business. La organización del trabajo es de la siguiente manera: en la Sección II se explican las Fases de la Metodología propuesta. Finalmente en la Sección IV se encuentran las Conclusiones. 2. FASES DE LA METODOLOGÍA La siguiente figura Diagrama VSM. incluye los símbolos válidos para un Derivado de la investigación y después de analizar cuidadosamente las variables significativas encontradas en el estudio se propone, con fines académicos, una Metodología de Adopción de TIC en la MiPyME (MATIC). La Figura 1 muestra el orden y las fases propuestas para la Metodología de Adopción de TIC: Mapeo de la Cadena de Valor, Generación de Línea Base, Recopilación y Selección de TIC, Rediseño de s, Propuesta de Crecimiento TIC, Culturización de Beneficios TIC, Implantación y Capacitación TIC, Control TIC y Comparativa TIC. Figura 2 Simbología para Diagrama VSM Generación de línea base Es de suma importancia mostrar que la inclusión de TIC al interior de una empresa es benéfico y esto tiene que ser palpable para la organización, de ahí que sea necesario crear una línea base del estado de la MiPyME previo al uso de TIC, para lo que se utilizan Indicadores Clave de Desempeño () de los procesos de Administración, Relación con el Cliente y Relación con el Proveedor. La Tabla 1 contiene los s y sus respectivos Indicadores Clave de Desempeño para el área de Administración de una MiPyME. Mapeo de la Cadena de Valor Figura 1 Fases de MATIC Al mapear la cadena de valor de la empresa se mostrara el flujo tanto de materiales e información desde el proveedor hasta llegar al cliente identificando con esto tiempos y costo de los procesos con lo que se obtiene las partes de procesos con opción a sistematizar y la identificación del porcentaje de utilización de TI actual e incluso su nivel de aprovechamiento al interior de los procesos. Nómina Producción Pago de Servicios e Impuestos Contratación Despido % Pagos en Tiempo % Pagos Correctos Costo de Producción Volumen Productividad Tiempo del Ciclo % Pagos en Tiempo % Pagos Correctos Tiempo del ciclo % de Cumplimiento de Perfil Tiempo del Ciclo

3 Contabilidad Gestión de Calidad Mantenimient o Costo despido Número de requerimientos Perdidas por Millón OEE Tiempo Muerto Tabla 1. Lista de para Administración La Tabla 2 muestra los s e Indicadores Clave de Desempeño correspondientes a la Relación con el Cliente. Ventas Cuentas por Cobrar Tiempo de Atención % Facturas Correctas Tiempo de Ciclo de Facturación Lealtad Cliente Volumen Margen de Producción Nivel de Satisfacción del Cliente % de Devoluciones Cartera vencida Antigüedad Almacén Confiabilidad de Inventario Tabla 3. Lista de para Relación con el Proveedor Se determina la utilización de porque son mediciones cuantificables, y convenidas de antemano, que reflejan los factores de éxito más críticos para una organización desde la dimensión del rendimiento empresarial [9]. Recopilación y Selección de TIC Esta fase sirve para analizar las posibles TIC que se integrarán a los procesos del diagrama VSM para mejorarlos. Comprende de inicio la categorización de tipos de TIC que podrían usarse en los procesos a sistematizar, sin embargo debe de llevarse a cabo una investigación particular para la recopilación de herramientas tomando en cuenta, como ya se mencionó, el diagrama VSM, Misión, Visión y el giro de la MiPyME en cuestión. La Figura 3 muestra la tabla que resulta en la recopilación y selección de TIC. Entrega Mercadotecnia Tiempo del ciclo Costo de Entrega Nivel de Servicio % Eficiencia de canales Almacén Confiabilidad de Inventario Tabla 2. Lista de para Relación con el Cliente La Tabla 3 muestra los procesos e Indicadores Clave de Desempeño de la Relación con el Cliente. Compras Cuentas por Pagar Tiempo de ciclo de la Orden de Compra Costo de comprar Cartera por pagar Fig. 3 Tabla de Recopilación y Selección de TIC Rediseño de s Se retoma el diagrama VSM generado en la Fase 1 de la Metodología y se llevan a cabo las siguientes tareas: a) Eliminar y/o reducir los cuellos de botella, los pasos que no añaden valor, el desperdicio. b) Crear un nuevo diagrama VSM Propuesta de crecimiento TIC Este paso consiste en sensibilizar y plantear al Empresario y/o Consejo Directivo en una reunión ejecutiva y de manera documental en cuanto a la propuesta, costo y beneficios de solución TIC y el rediseño de procesos, resultados de las fases 3 y 4 para su aprobación. Culturización de beneficios TIC Recepción Tiempo de inspección Eficacia de inspección Fase en la que se lleva a cabo de manera metódica una demostración de las bondades y ventajas que brindarán las TIC a adoptar en general y en lo particular para la MiPyME así como los cambios que tendrán al interior los procesos y las actividades

4 desarrolladas tanto por directivos como por empleados. Es necesario que se contemple una estrategia de sensibilización al cambio tomando en cuenta a toda aquella persona que forme parte de la organización ya que está comprobado que las soluciones que así lo hacen tienden a tener el efecto esperado. Implantación y capacitación TIC De manera paralela a la implantación se deberá capacitar al personal en las herramientas que operará con fines de una utilización óptima, para lo cual debe de crearse una calendarización de tiempos y recursos. Referente a los pasos a considerar para la implantación la Figura 3 los muestra. cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal. 4) Condiciones/Normativas.- Debe describir las condiciones específicas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar. Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento. Materiales, Herramientas y equipos. 5) Descripción de las Actividades.- Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener. 6) Flujograma.- Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos. 7) Documentos de Referencia.- Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a cómo y dónde ubicarla. Figura 4 Fases de implantación El resultado serán procesos mejor alineados al negocio, eficientes y respondiendo a las necesidades del mercado y del cliente además de un adecuado control de riesgos [10]. Control TIC Para lograr que los cambios permanezcan es necesario su control, por lo que para esta etapa se requiere la documentación de los nuevos procesos, para lo cual se apoyara en las sugerencias al respecto de ISO Los objetivos que se persiguen con la documentación son: Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la Empresa. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades. La estructura sugerida para la documentación [11] del proceso es: 1) Objetivo.- Debe describir de manera clara el "Por qué" y el "Que" del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. 2.) Alcance.- Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). 3)Responsables.- Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se 8) Registros.- Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad. 9) Glosario.- Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10) Anexos.- Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso. Comparativa de beneficios TIC Al cabo de un periodo de 4 meses, se volverá a generar una línea base para verificar el crecimiento que la organización ha tenido con las TIC implementadas. En una reunión ejecutiva se enterara de los resultados al empresario o consejo directivo. 3. CONCLUSIONES En este trabajo hemos presentado una metodología para la adopción de TIC apoyada en herramientas probadas de mejora como Seis Sigma, Manufactura Esbelta e ISO. La adopción adecuada y óptima de TIC por parte de la MiPyME es una urgencia, ya que eso permite su permanencia y consolidación en un mercado que exige procesos agiles y eficientes que respondan a las expectativas de los clientes además de contribuir a la economía local y nacional. MATIC brinda una guía formal y sencilla para la adopción de la TIC requerida por una MiPyME. Para trabajos futuros se contempla que MATIC sea divulgada a través de talleres en las distintas cámaras empresariales para que se convierta en una herramienta que los microempresarios permitan implementar y así robustecerla.

5 REFERENCIAS [1] Cipi. (2010). Portal del Comité Intersecretarial de Politica Industrial. Consultado el 26 de Noviembre 2010, de [2] Secretaria de Economía (2010). Sitio de la Secretaria de Economía. Consultado el 27 de Noviembre de 2010, de ME [3] Prosoft (Marzo de 2008). Sitio Prosoft 2.0. Consultado el 21 de Noviembre de 2011, de [4] Brizuela (2008). Sitio de Cysp. Consultado el 7 de Enero de 2011, de bles/doc_pp_vision_ Mexico_2020_resumen.pdf [5] Ferrer, J. (2009). Sitio del Consejo de Ciencia y Tecnología del Estado de Hidalgo. Consultado el 25 de Marzo de 2011, de 20I/1.pdf [6] Visa-Nielsen Company (2008). Portal de Nielsen. Consultado el 25 de Marzo de 2011, de PyMES.Pdf [7] INEGI (2008). Sitio de INEGI. Consultado el 27 de Noviembre de 2010, de est&c=19007 [8] Aeronoticias (2008). Portal de Aeronoticias. Consultado el 26 de Marzo 2011, de com_content&task=view&id=628&itemid=1 [9] Cientec (2010). Portal de Grupo Entel. Consultado el 25 de Marzo de 2011 de [10] ITIL (2010). Sitio de ITIL. Consultado el 27 de Julio de 2011, de [11] Arenas (Junio de 2003). Sitio de Gestiopolis. Consultado el 10 de Enero de 2011, de sgcsin.htm