Manual para Subir el Programa de Trabajo y Seguimiento de Servicio 2016

Transcripción

1 Manual para Subir el Programa de Trabajo y Seguimiento de Servicio 06

2 . Llenado del Programa de Trabajo. El presente manual esta diseñado para el seguimiento de los servicios autorizados a los Extensionistas contratados. Una vez que los Extensionistas han sido aceptados para su contratación, adquieren un nuevo perfil en el sistema, en donde podrán ingresar el Programa de Trabajo del servicio que realizarán con el grupo de productores asignado. a) Para seleccionar el formulario del Programa de Trabajo, diríjase al menú ubicado en la parte izquierda de su pantalla y en la opción Plan de Trabajo seleccione el ejercicio fiscal del año en curso, una vez que le muestre la pantalla siguiente, dará clic al ícono verde de la parte superior derecha + Agregar. Clic

3 b) En la siguiente sección deberá llenar el formulario con la información específica en los campos correspondientes del Programa de Trabajo que desarrollará el Extensionista. Este apartado requiere a los Extensionistas el registro de información mínima del Programa de Trabajo. Adicionalmente en el Módulo de Seguimiento de Servicio, deberán subir su Programa de Trabajo completo en archivo adjunto.

4 c) Después de finalizar el llenado de los campos del formulario del Programa de Trabajo, dará clic al ícono verde de la parte inferior derecha, en el botón Guardar. Clic NOTA: Puede llenar el formulario por partes, podrá tener la posibilidad de hacer modificaciones antes de enviarlo a revisión. 50

5 d) Terminado este proceso y seguro de la información capturada en el formulario de su Programa de Trabajo, lo enviará a revisión dándole clic al ícono azul de la parte inferior derecha Enviar a revisión. Nota: Una vez enviado a revisión el Programa de Trabajo, los íconos de Guardar y Enviar a revisión quedarán inactivos. El Coordinador o Administrador Estatal podrán habilitarlos de nuevo. Clic 5

6 . Actualización y/o modificación al Programa de Trabajo. a) Después de haber guardado el Programa de Trabajo, este aparecerá como en un listado en la opción Plan de Trabajo. 06. Estatus nos permite verificar en que situación está el Programa de Trabajo, en este caso todavía no se ha enviado a revisión del Coordinador.. Clic en Acción Ver Programa permite ingresar al formulario de Programa de Trabajo, actualizar y concluir el registro para enviar a revisión del Coordinador asignado. También le permite eliminar toda la información registrada del Programa de Trabajo.

7 b) Para edición del Programa de Trabajo deberá dirigirse al menú Plan de Trabajo, Acción y darle clic a la opción Ver Programa, inmediatamente el sistema le mostrará nuevamente el formulario. Una vez que terminó de llenar el formulario del Programa de Trabajo, de clic en el botón Guardar, si considera que su Programa ya está listo para enviar a revisión del Coordinador, debe dar clic en Enviar a revisión.

8 c) Una vez que se envió el Programa de Trabajo a revisión del Coordinador el estatus cambia como En Revisión, y el Extensionista podrá visualizarlo, pero no tendrá la posibilidad realizar modificaciones al mismo mientras esté en revisión del Coordinador, debido a que se deshabilitan las opciones de edición.. Acción Clic en Ver Programa permite ingresar al formulario del Programa de Trabajo, pero no permite editar. 8

9 Al ingresar al formulario cuando está en estatus de En revisión NO se tiene la posibilidad de realizar modificaciones, ya que se deshabilita el botón para guardar los cambios. 9

10 El Extensionista deberá registrar un Programas de Trabajo por cada servicio que se le asigne. En el ejemplo se tienen registrados (dos) Programas de Trabajo porque al Extensionista se le asignaron (dos) servicios. Estatus del Programa de Trabajo, indica que: No ha sido enviado a revisión del Coordinador. Se encuentra en revisión y deshabilitadas las opciones de edición. Ha sido aprobado. No se aprobó y necesita hacer correcciones, para lo cual el Coordinador deberá habilitar la edición, para que el Extensionista pueda realizar las correcciones necesarias. 0

11 3. Módulo de Seguimiento de Servicio. El objetivo de este Módulo Virtual es: a) Subir a la red en archivo pdf el Programa de Trabajo completo y de manera extensa, como soporte de la información capturada en el formulario de la sección respectiva (estas acciones se debe de realizar de manera simultanea). b) Subir a la red los informes mensuales de cada uno de los servicios del Extensionista, lo cual permitirá al Coordinador revisar los avances de manera ágil y efectiva (esta información también podrá ser visualizada por los Administradores Estatales). c) En este apartado se adjuntarán las evidencias de los diferentes informes. Ejemplo: Si en el informe del mes de junio se reportó la realización de 3 cursos; en la parte de evidencias de dicho mes se deben integrar las listas de asistencia, fotografías de la capacitación, etc.; la recomendación es que las evidencias se integren en un solo archivo con el nombre del mes correspondiente. d) Subir el informe final del servicio, este se integrará una vez concluido el Programa de Trabajo del servicio autorizado. Nota: Estas acciones se realizan por cada uno de los servicios autorizados; en el ejemplo se tienen (dos) servicios por lo que para efecto de seguimiento se debe realizar un soporte por cada uno.

12 El apartado Seguimiento de Servicio está relacionado con el apartado de Programa de Trabajo. Al dar Clic en la flecha en Acción, permite ingresar a la sección para +Agregar archivos de los informes y evidencias del trabajo (específicamente para cada servicio en particular) Ejemplo: Asistencia Técnica a Productores de Brócoli

13 En esta sección debe adjuntar el Programa de Trabajo completo en archivo (pdf, word, etc.). Este documento es el soporte de la información capturada en el formulario de Programa de Trabajo, son lo que serán validando por el Coordinador. En esta sección debe subir los informes periódicos que se comprometieron (mensuales, bimestrales) y que serán el soporte de los pagos. En esta sección debe subir las evidencias de cada uno de los informes, de preferencia hacerlo en un solo archivo y denominarlo con referencia al informe correspondiente. En esta última sección debe adjuntar el informe final del servicio, este se integrará una vez concluido el Programa de Trabajo del servicio autorizado.

14 Descripción para cargar los archivos en el Módulo de Seguimiento de Servicio:. Identificar en cual servicio se deben cargar los archivos (en caso de que a algún Extensionista se le haya asignado más de un servicio).. Cada servicio tendrá la opción de agregar archivos (Programa de trabajo, informes, evidencias e informe final) Clic para ingresar a cargar archivos 3

15 a) Programa de Trabajo. El Extensionista debe capturar la información respectiva solicitada en los campos del formulario del Programa de Trabajo y simultáneamente en archivo adjunto el Programa de Trabajo completo en formato pdf. subir 3 Debe poner el nombre del archivo haciendo referencia al servicio asignado. En el ejemplo se nombro Programa de Trabajo Fresa. Mediante el explorador de archivos se debe ubicar el archivo a Cargar. Para finalizar el proceso debe dar clic al ícono verde + Agregar. 4 Una vez guardado el archivo aparecerá la opción para eliminar. 3 4

16 b) Informes. Deberá subir los archivos de informes de manera periódica (de acuerdo a como se haya establecido en la entidad). 3 4 Debe poner el nombre del archivo del informe haciendo referencia al mes que corresponde y subir un solo documento por informe, en el caso del ejemplo se tienen los Informes de agosto, después debe ir el de septiembre y así sucesivamente. Mediante el explorador de archivos se debe ubicar el archivo del Informe a Cargar. Para finalizar el proceso debe dar clic al ícono verde + Agregar. Una vez guardado el archivo debe aparecer en esta parte del módulo la opción para eliminar. 3 4

17 c) Evidencias. Para subir las evidencias de cada uno de los informes: 3 4 Debe poner el nombre del archivo del informe haciendo referencia al mes que correspondan las evidencias y subir un solo documento por informe (en el ejemplo se tienen las evidencias del informe del mes de agosto) después se van acumulando sucesivamente. Mediante el explorador de archivos se debe ubicar el archivo a Cargar. Para finalizar el proceso debe dar clic al ícono verde + Agregar. Una vez guardado el archivo, el sistema permite la descarga y aparece la opción de eliminar. 4 3

18 d) Informe Final. Una vez concluido el proceso del Programa de Trabajo del Servicio, deberá subir el archivo del informe final. Debe poner el nombre del archivo del informe final, haciendo referencia al servicio asignado, como se de muestra en el ejemplo. Mediante el explorador de archivos ubique el archivo a Cargar. 3 Para finalizar el proceso debe dar clic al ícono verde + Agregar. 3 4 Una vez guardado el archivo, el sistema permite la descarga y aparece la opción de eliminar. 4

19 PDF Convierta un archivo de word a pdf: Deberá dar clic a la opción Archivo Guardar como con el documento de word abierto, se desplegará la ventana en la cual seleccionará pdf y tamaño mínimo (solamente elegir si el archivo es muy pesado para su publicación en línea). Después elegirá la ubicación en donde se guardará el archivo y dará clic al ícono de Guardar. Clic Clic

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