Gestión de Stock. VI Parte

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1 Curso. Logística para Administradores Autor. JM Villalta Coach, especialista en Logística y Organización. STOCK INFORMÁTICO STOCK REAL Curso de Logística básico para Administradores, CEO y Gerentes de empresas, etc. Que quieran apoyarse en un departamento clave como el Logístico para mejorar sustancialmente los resultados de su empresa.

2 Gestión Stock, Parte VI. En este apartado nos dedicaremos a dar una visión más detallada de: 1. Stock informático Stock Real 1. Stock Informático Stock Real En estos tres apartados de Gestión de stock hemos visto métodos y técnicas para reducir nuestro volumen de stock y el dinero invertido en él, pero nada tiene utilidad si no tenemos un sistema informático que nos refleje la realidad de nuestro almacén. Cada vez tenemos más referencias, es del todo imposible gestionarlas de forma manual y nuestro sistema informático será la base de todo ello. A muchas empresas les ocurre que tienen verdaderos problemas con las diferencias de stock, éstos son algunos de ellos: - El principal es el paro de líneas productivas y dejar de servir a Cliente por error de stock - Transportes urgentes - Generación de obsoletos - Se deben realizar los programas a mano, con la consiguiente pérdida de rendimiento. - Urgencias, prisas, nervios de los departamentos implicados. - Cambios súbitos y no planificados en producción - Falta de control, etc. Por todo ello resulta inadmisible que nuestro sistema informático no refleje la realidad de nuestro stock. Cómo lo puede saber fácil el Administrador? - Si tiene algunos de los problemas anteriormente dichos - Si en el inventario anual tiene diferencias >0,5% - Si su dto. Logístico trabaja 14 horas al día. El solucionar el problema no es un tema solamente de Logística, debes implicar a otros departamentos de la empresa, es un problema global. Sea cual sea tu programa ERP, puede reflejar los datos de tu almacén de forma fiel, si no lo hace se puede mejorar, he conocido muchas empresas que han tirado la toalla en este aspecto. Aquí conocerás algunas de las claves que te permitirán mejorar en este tema, siempre de forma gradual, no esperes recetas milagro y que de un Curso de Logística para Administradores. Página 2

3 día para otro todo funcione como un reloj, esto necesita tiempo. Intervienen muchos factores que debes conocer y aprender a coordinar. Veamos primeramente los motivos que pueden falsificar un stock informático: a. Error de parámetros en el sistema. b. Error en Recepción materiales c. Error en la entrada de datos productivos d. Error en la entrada de datos Expediciones e. Error en los procedimientos de gestión de NOK de Calidad f. Personal almacén sin procedimientos claros g. Personal productivo entra en almacén h. Problemas en Recepción de Materiales Imagina lo frustrante que es realizar compras por una cantidad y que después el stock que hayas visto no esté y debas volver a recalcularlo todo y a pedir por favor a tu proveedor que envíe material, justificarte con producción y pedir un transporte urgente, esto todos los días. Hay muchos más, estos son algunos de los más importantes y si los solucionas tendrás un elevado índice de fiabilidad en tu sistema informático. Solucionemos el problema. Empezamos diciendo que debes asignar una persona a ello que coordine todo lo que te voy a mostrar aquí, no intentes hacerlo tu desde Dirección, necesitas a alguien especializado en tu ERP y que tenga de 1 a 3 horas diarias para ello. El tiempo dependerá de la dimensión del problema y de las prisas para solucionarlo. En segundo lugar, debes ir por dos caminos diferentes y a la vez: Pasivo Activo Ves venir el problema y lo analizas Es muy lento y se utiliza unitariamente cuando el sistema funciona Persigues el problema Realizas planes de acciones Nos centraremos en el sistema Activo pero también deberás tener en cuenta el pasivo el detectar errores y ver de dónde proceden, así irás implantando esta cultura tan necesaria en tu empresa cuando el sistema esté correcto. a. Error de parámetros en el sistema: Es un error muy común, viene provocado porqué no le das importancia: o La formación del equipo que interviene en Sistema o Tiempo necesario para que los datos se introduzcan perfectamente Curso de Logística para Administradores. Página 3

4 Cada departamento tiene unas entradas específicas y un personal asignado, deben tener el tiempo y la formación para que se haga de forma correcta, no subestimes estas tareas. Solución: - Evalúa si los errores en la parametrización vienen de un departamento determinado o bien es en general. - Si vienen de un departamento analiza el conjunto y detecta fallos puntuales en formación, proceso - Selecciona el mejor preparado del departamento con errores y que dedique el tiempo necesario a corregir los fallos de sistema, responsabiliza a su director de su supervisión y resultado. - Implanta un procedimiento en cada departamento para dar de alta referencias y para mantenerlas. - Implanta una evaluación de sistema, pídelo a tu DRH e implántalo también a las nuevas incorporaciones de personal. - Haz cursos de formación por departamento, incide en los departamentos menos formados. Como puedes ver es una solución lenta y no solo nos sirve solucionar el problema, también debemos prever que vuelva a suceder. b. Error en Recepción materiales: Una de las partes más importantes Logísticamente hablando y poco conocida, es la Recepción de Materiales, es ahí donde empieza todo, y precisamente es una de las peor consideradas, por cierto A que llamo yo consideración si estoy hablando con el Gerente de la empresa? o Personal debidamente formado o Recursos humanos suficientes o Implantación de mejoras que lo simplifiquen Y SUPERVISIÓN CONTÍNUA. Exigencia Rble. Siguiendo el hilo del tema, un error en esta área repercutirá en todo el flujo de materiales, veamos un ejemplo: Llegan unidades y declaramos Ttes urgentes Al ir a Consumir no hay suficientes Paro Linea - no entrega Cliente Cambio programación producción Problemas con otros materiales no previstos Tiempo derrochado por varios departamentos Atrasos - Cambios - ttes Urgentes - Nervios - Problemas pagos COMPLETA Y ABSOLUTA INEFICIÉNCIA O bien: Curso de Logística para Administradores. Página 4

5 Llegan unidades y declaramos 100 Aprovisionamiento detecta un problema y pide piezas proveedor Ttes urgentes Prisas - Teléfono Paro Linea - no entrega Cliente 1. Producción detecta que no tiene mas piezas - Logística no las localiza Problemas con otros materiales no previstos Tiempo derrochado por varios departamentos 2. Logística habla con proveedor y corrige el error COMPLETA Y ABSOLUTA INEFICIÉNCIA Lo que nos puede parecer lógico es que Aprovisionamiento detecte que han venido menos piezas, hable con el proveedor y éste le saque del error, vaya el Aprovisionador a Recepción, busque el albarán y pida que hagan una entrada correcta, sobre esto varias reflexiones: - Este flujo paralelo a las tareas diárias es muy lento - Es del todo imposible realizar esto cuando los errores son muchos - Si el material ha llegado hace >15 días, que será lo más lógico viendo como está el Dto, ya la solución no se vislumbra igual. - Lo que vemos claro para una referencia no lo es para 1000 ref. Solución. - Revisad todos los procesos de recepción - Revisad la formación y las tareas de todo el personal - Revisad si con el tiempo asignado tienen suficiente - Cread un equipo de trabajo, en la sección de talento te enseñaré como, para mejorar la entrada de materiales. - La persona que has asignado a la mejora del sistema informático debe verificar que los datos introducidos sean correctos, hasta que verdaderamente lo sean. - Los datos deben ser correctos en cantidad y en ubicación c. Error en la entrada de datos productivos: La declaración de producción implica muchos más procesos, entre otros el consumo de Materia prima, y la disposición de Producto acabado en la empresa, así que es necesario que ésta sea fiable. Algo tan lógico y que cae por su propio peso es uno de los errores más frecuentes en las empresas, no tienen una entrada de datos productivos fiable y corrompen el sistema en su totalidad. Consulta con tu Dto. Logístico y pregunta si los datos disponibles en Producción son correctos, si no lo son tienes trabajo. Curso de Logística para Administradores. Página 5

6 Veamos puntos mejorar: - Verificad que tipo de errores se están cometiendo y en qué área. No es lo mismo errores en cantidad que errores en referencia. - Pídele a tu DRH que evalúe la formación del personal asignado a la declaración - Pídele a tu Rble de Sección o Área que te explique si los trabajadores que declaran tienen suficiente tiempo para hacer su trabajo, a la vez habla con ellos, toma segundas opiniones. Saca tus propias conclusiones. Si las personas que declaran están bien formadas y tienen tiempo suficiente para realizar el trabajo de declarar, Qué puede pasar? - Ten cuidado con el Tiempo disponible, no cojas medias, ya que puedes encontrarte que existan puntos de saturación donde no haya tiempo para realizar la declaración y se deba hacer, mientras existan muchos más períodos que el trabajador tenga tiempo de sobras pero no deba hacerlo. Aquí solo debes trasladar tareas y allanar el trabajo en toda la jornada laboral. Evita puntos de saturación pasando trabajos de un punto saturado a uno que no lo esté. Si los trabajadores están bien formados y tienen tiempo disponible, Qué puede pasar? - Error de proceso: Ojo con el proceso a la hora de declarar y las variables, sobre todo pide que te grafiquen los procesos que salen del flujo natural: retrabajos, verificaciones, piezas pendientes de, - Interesa declarar más?: Si se declara siempre más y los trabajadores están bien formados, revisa con tu DRH los pluses de producción. - Se declara todo lo NOK? Revisa con Calidad este dato y si es correcto. - Revisa si el sistema informático tiene defectos en la entrada de datos. Soluciones: - Intenta implantar Poka Yokes, sistemas anti-error: o Declaraciones automatizadas o Lectura de etiquetas en salida para revisar lo declarado o Contrastar lo planificado con lo producido para ver si hay variaciones - Trabaja en flujo continuo, trabaja en LINE, ni te imaginas los problemas que vas a evitarte. Ver apartado LINE del presente curso. - Crea un grupo de trabajo interdisciplinar y auto gestionado, para revisar el problema, sigue de cerca sus valoraciones y soluciones. Ver Creación equipos auto gestionados en apartado Talento. - Y sobre todo, NO subestimes el problema. d. Error en la entrada de datos Expediciones: Es un error poco común pero muy perjudicial. Errar en los datos de entrada de Expediciones significa no saber qué estás enviando a Cliente y cometer errores de servicio. Un dato KPI que debes manejar es el nivel de servicio a Cliente, si entregas las referencias equivocadas no solamente desgastas tu relación con el Cliente: Curso de Logística para Administradores. Página 6

7 - Desgastas gravemente tu relación con Clientes - Gastos Logística inversa. - Gastos sanciones y falta de facturación - Caos en la organización, ya que el sistema no tiene claro que productos acabados tiene, esto sube en cascada hacia la base del sistema, hacia RM. Francamente si esto ocurre en tu empresa, tienes un problema que debes solucionar de forma urgente, dedica parte de tu trabajo a ello, lidera el tema. Cuando tus problemas se hacen permeables a tus Clientes es el último paso para que tu empresa se venga abajo, los problemas que siguen serán siempre más graves. Te daré algunas ideas, pero el problema es mucho más grave que aplicar ciertas pautas de un Curso Logístico básico, debes pedir ayuda a un experto. Algunas soluciones: - La primera es ver si es problema del sistema informático, la más fácil, consulta a tu dto. IT, implícalos. - Revisa si el etiquetado interno es correcto, si el etiquetado falla el problema lo tienes aguas arriba. - Revisa si falla el etiquetado de expediciones - Crea un equipo interdisciplinar de mejora interno liderado por un experto externo, no lo intentes solamente a nivel interno, el problema es grave. - Revisa procesos y procedimientos, revisa la documentación - DRH que evalúe los conocimientos del equipo de Expediciones - Habla con ellos, considera todas las opciones, saca tus conclusiones. - Mírate con cariño que pautas y que procesos sigue tu Logística inversa, que departamentos se encuentran implicados y el motivo de no haber dado la alarma, y si la han dado el motivo por no hacerles caso. - No busques culpables, busca soluciones de forma abierta y transparente. Aprovecha los conocimientos de tu equipo y revisa tus parámetros, como te has dejado caer un Dto Clave de tu empresa. Refuerza tus procesos de Logística inversa, que cada vez que haya un problema no solamente se solucione, también hay que analizar el motivo que lo ha causado y tener las pautas de mejora (8D- 5 porqués, etc.) que los han causado. Tienes un KPI para analizar el servicio a Cliente, si es malo debes liderar estos procedimientos y el departamento o departamentos implicados, hasta que se solucione, el futuro de tu empresa depende de ello. e. Error en los procedimientos de gestión de NOK de Calidad Puedes encontrarte muchas veces que departamentos anexos a Producción y Logística como son Calidad o Ingeniería no suelen trabajar con el ERP como debieran, en el caso de Calidad muchas veces no da importancia a la declaración de piezas NOK o bien pendientes de revisar, y si le da importancia no se la da en cuanto al momento de hacerlo. Para ello debes considerar junto con tu Dtor Calidad varios temas: Curso de Logística para Administradores. Página 7

8 - Procesos y procedimientos de declaración de pieza NOK. o Que sea inmediata o No solo es poner un etiqueta, es introducir los datos en sistema - Plantéate junto a tu DRH la formación de todos los implicados. - Cualquier pieza que no sea utilizable es NOK para el sistema: o A veces ocurre que se apartan piezas para la toma de decisiones y se espera a tener algún resultado, lo peor que puedes hacer es no informar al sistema, se debe tratar como un NOK y liberarlo lo antes posible. - Se cogen piezas de muestra, se hacen ensayos de rotura, etc. Y no se informa al sistema, se debe informar de todo, en el caso de reponer una pieza. Soluciones: - Revisión procesos y procedimientos - Declaración a rechazo de cualquier pieza, aunque sea solo dudosa. - Se puede implantar la lectura por pistola en Dto Calidad para que esto sea mucho más rápido - Formación f. Personal almacén sin procedimientos claros: Por desgracia esto también es frecuente, no hay una estructura definida de procedimientos ni tan siquiera de formación del personal de almacén, cualquiera vale para ello, El personal de almacén ha de ser: Ordenado, meticuloso, responsable, y debe tener inteligencia matemática y espacial. No todos valemos para ello. Piensa que muchos conducirán carretillas elevadoras, han de tener una inteligencia espacial desarrollada para no tener incidentes y ser eficientes, también se pasarán el día calculando cantidades o bien con una pistola de lectura que les va a exigir atención y formación, debes ser meticuloso con su elección y con su formación. Además es importante, incluso más que en otros puestos, que les guste lo que están haciendo. Si se equivocan en las ubicaciones, en las cantidades de material que se les piden, si no saben realizar devoluciones de línea o bien no son ordenados y no siguen los procedimientos, tienes el caos garantizado en unos meses. Aquí detectarlo es más complicado, el problema se fusiona con la habilidad del Rble de Almacén, del responsable Logístico o bien del espacio real que haya en las instalaciones, por lo que: - Pídele a tu DRH una revisión de la formación del personal - Habla con cada uno de los responsables implicados Curso de Logística para Administradores. Página 8

9 - Habla con el personal, sé franco y directo - Paséate por los almacenes, fíjate: Orden, espacio disponible, limpieza, organización visual, etc. - Si ves un almacén donde no cabe más material, no es un problema de personal de almacén, debes girar tu mirada hacia el Rble Logístico y el de Producción. - Tienes un problema con los procedimientos Si: o El almacén está bien estructurado pero el material desordenado. o Hay cargas inestables o Suciedad de cosas tiradas en el suelo o Personal que empieza a moverse cuando te ve o También puedes ver un almacén impecable pero con graves problemas de fiabilidad de datos. Solución. - Formación y evaluación de todo el personal de almacén - Valoración de los recursos empleados en almacén - Evaluación de tu Rble Logístico, exígele: o Procedimientos claros o Formación y comunicación o Que se cumplan los procedimientos, que exija más a su personal - Controla la evolución de los problemas y contrasta los datos con Dto Aprovisionamiento, ellos te indicarán la fiabilidad de éstos. - Debes ver una mejora sustancial en un mes. Muchas veces puedes encontrarte que diseñas procesos y procedimientos impecables sobre papel, pero que nunca logras que se cumplan en la realidad, tu personal no los sigue. El problema aunque no lo creas, es tuyo: Implica a tu personal en tus decisiones y sé perseverante en ellas. g. Personal productivo entra en almacén Uno de los problemas más frecuentes, muchas empresas optan por cerrar los almacenes centrales. El problema ahora mismo es que se están modificando los diseños de las empresas para que no haya un solo almacén, el diseño actual es acercar los almacenes a cada unidad productiva, haciéndola autónoma. Por lo tanto debe estar completamente prohibido coger material de la zona de almacenes por personal no autorizado. Sobre ello tendrás muchas excusas: - Si no lo cogemos pararemos la línea - El personal asignado estaba ocupado y le ayudamos - Yo solo pasaba por aquí. Curso de Logística para Administradores. Página 9

10 Pues si se debe para la línea se para, hay que analizar los problemas cuando suceden y no saltarse los procedimientos a voluntad, si dejamos que esto ocurra en pocos meses no podremos controlar la empresa. Si realmente hace falta un material y deben ir a buscarlo desde producción puede suceder: - Estaba mal referenciado. Error proveedor o Recepción - No se pidió al arranque suficiente material o directamente no se pidió. - Se pidió el material equivocado. Producción - Se sirvió el material equivocado. Logística Por ello hemos de pararnos y ver que ha sucedido, las empresas que siguen adelante pase lo que pase, pierden la preciosa oportunidad de mejorar en los errores, y caen en una espiral de rotura de procesos como norma, que a la vez hará que trabajen más y peor. Solución: - Sanción directa a TODO personal no autorizado que esté en zona de almacén. - Solo podrá ir el Rble sección a por el material para no parar la línea y siempre que el Rble Almacén no esté disponible - Crear un archivo en público de mejoras. Motivos, soluciones, fechas, nombres y Rbles. Liderado por ti. - Si ha ocurrido esto rellenar este archivo, ahí debes verificar que se hayan aplicado las mejoras y solucionado el problema que lo causó. h. Problemas en la Recepción de Materiales. La recepción de mercancía debe de tener un flujo continuo de materiales, estar bien dimensionada en cuanto a carga de trabajos y que ningún material pase en dicha área mas de 24 horas. Si la información es errónea, si el personal no está preparado o bien es insuficiente, si el material pasa mucho tiempo en dicha zona o detectáis algún otro problema, es probable que muchas de las causas del descuadre de stocks estén en esta área de la empresa. Parad cualquier otra búsqueda y solucionad el problema. Después realizar un inventario y a empezar de nuevo, seguro que con mejores resultados. Resumen: Es posible tener unos almacenes que reflejen informáticamente lo que tenemos físicamente, fíjate que un denominador común de solución es la formación y la evaluación de tu personal. Es muy importante la elección de las personas para realizar un trabajo, no todos valemos para todo. Otro cantar será la motivación y su desarrollo profesional que esto voy a explicarlo en el apartado de Talento. Curso de Logística para Administradores. Página 10

11 Si tienes al personal idóneo, lo formas y lo motivas y comprometes en los objetivos de empresa, tienes un potencial que será la clave más competitiva de la empresa. Debes dejar de creer que solamente tú o tus mandos podéis pensar y tomar decisiones, explica lo que quieres, implícales y seréis un todo. SECCIÓN TIPO TEMA CAPÍTULO AUTOR LOGÍSTICA ARTÍCULO - COLECCIÓN GESTIÓN DE STOCK STOCK INFORMÁTICO Vs STOCK REAL JM VILLALTA COACH, ESPECIALISTA EN ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA Curso de Logística para Administradores. Página 11

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