Buenas prácticas para la puesta en marcha en una universidad

Transcripción

1 Buenas prácticas para la puesta en marcha en una universidad

2 Descripción Nmbre del dcument: Autr: Destinatari: Buenas prácticas para la puesta en marcha en una universidad Cmité de Gbernanza de la App CRUE Universidades Españlas Versión actual: 1.0 Fecha mdificación: 21/12/2016 Cntrl de versines Ver. Fecha Autr Cambis /12/2016 Cmité de Gbernanza App Crue Versión inicial Cntenid 1 Intrducción Pass a seguir para la puesta en marcha Seguimient de la implantación Indicadres de implantación y us de la app Cmité de Universidades de App Crue Más infrmación del pryect... 6 Página 2 de 6

3 1 Intrducción A cntinuación se describen unas recmendacines y buenas prácticas realizadas pr el Cmité de Gbernanza de la App Crue, para facilitar la puesta en marcha de la App Crue en una universidad 2 Pass a seguir para la puesta en marcha 1. Firma de un cnveni cn el Banc Santander ( de una adenda si ya se dispne de un cnveni de clabración general) dnde se regule el sprte y apy del Banc Santander a la implantación de la App Crue en la universidad y el cmprmis necesari pr parte de la universidad para su puesta en marcha. 2. Presentación al rectr/a Presentación del pryect al rectr/a de la universidad y a las persnas que el cnsidere prtunas para que lideren el pryect dentr de la universidad. 3. Cnstitución frmal del equip de trabaj para la implantación de la app en la universidad. Recmendacines sbre el equip de trabaj: Este equip de trabaj deberá de ser mixt entre la universidad y el Banc Santander. Definición frmal de un respnsable únic pr parte de la universidad, encargad de liderar el pryect. Este respnsable únic frmará psterirmente parte del Cmité de Universidades AppCrue Es necesaria la participación de persnal técnic de tecnlgía y cmunicación pr parte de la universidad. Recmendable la implicación de la Gerencia y de ls Vicerrectrads cn cmpetencias en cmunicación, estudiantes y tecnlgía. Se cnsidera necesari definir interlcutres técnics tant del Banc Santander cm de la universidad para la cmunicación directa en cada área específica (TI y cmunicación). 4. Reunión inicial de frmación y de intercambi de infrmación entre td el equip de trabaj. En dicha reunión deberá participar tant la parte funcinal cm la parte de TI y de cmunicación necesaris. Algunas cnsideracines para dicha reunión: Página 3 de 6

4 Banc Santander facilitará tda la dcumentación tant funcinal cm técnica de integración para el cncimient de la universidad. Esta infrmación estará registrada en un prtal de la App Crue dispnible para tdas las universidades. Si la universidad dispne de una aplicación móvil prpia que desea sustituir pr la App Crue, debe de indicar qué servicis quiere migrar de su antigua app a la nueva App Crue, y será respnsabilidad de la universidad adaptar ls desarrlls existentes a ls nuevs requisits técnics de la platafrma de App Crue. Para ell el Banc Santander le facilitará tda la dcumentación necesaria para tal efect. 5. Creación de una hja de ruta Una vez que la universidad ya cnce tant las capacidades funcinales de la platafrma App Crue cm ls dcuments técnics para su integración es el mment de definir una hja de ruta detallada para la puesta en marcha del pryect. En la hja de ruta se recmienda definir: Servicis a incluir en la app para su lanzamient y servicis que se dejan para fases psterires. Tareas pr cada un de ls integrantes del equip, indicand para cada tarea, respnsable y fecha. En estas tareas hay que incluir: Tareas del área TI de la universidad: tareas glbales para la puesta en marcha de la app, tareas específicas de integración para cada un de ls servicis, etc. Tareas relacinadas cn el plan de cmunicación del pryect. Tareas relacinadas cn infrmación institucinal que se necesita para cargar en la app. Tareas de validación y pruebas pr parte de ls respnsables funcinales de ls servicis que se pnen en marcha en la app. Una fecha bjetiv de puesta en marcha realista, teniend en cuentas las tareas incluidas en la hja de ruta y la dedicación del persnal del equip de trabaj. 6. Plan de cmunicación del pryect a. Plan de cmunicación intern en la universidad Para el crrect funcinamient del pryect es necesari crear un plan de cmunicación para la crrecta acgida de la app pr tds ls clectivs afectads y principalmente pr ls estudiantes. Para ell la universidad deberá definir un plan de cmunicación del pryect. El Banc Santander apyará en este plan aprtand su cncimient de tras implantacines si la universidad l ve cnveniente. Es necesaria la crdinación cn el área de cmunicación de Crue para imágenes branding dnde aparezca la marca Crue Universidades Españlas. Página 4 de 6

5 Si la universidad ya dispne de una app y esta va a ser sustituida pr la App Crue, es imprtante que en el plan de cmunicación ls usuaris vean el cambi cm una evlución que les va a permitir interactuar mejr cn la universidad. b. Plan de cmunicación extern a la universidad Si la universidad quiere pner en marcha VENTAJAS para sus clectivs dentr de la aplicación, deberá de definir un plan estratégic cn las empresas de su entrn para que estas cnzcan cóm es el prces para publicar descuents en las apps. REHACER PARA INCLUIR CUALQUIER SERVICIO EXTERNO 7. Gestión de incidencias Se recmienda definir un canal para la recepción de incidencias pr parte de ls usuaris de la app. L ideal es utilizar ls canales habituales que cada universidad tiene para sus servicis y para ell es necesari frmar al persnal de ls Centrs de Atención a Usuaris (CAUs) de la existencia de la app y de ls principales prblemas que puede tener un usuari tant para el acces cm pr limitacines de ls dispsitivs móviles. También es muy imprtante la revisión periódica de ls cmentaris incluids pr ls usuaris en ls markets y a ser psible la cntestación de ests cmentaris para que ls usuaris vean que se tienen en cuenta y que es un canal de cmunicación que sirve y está activ. 3 Seguimient de la implantación Para el seguimient de la hja de ruta marcada para la implantación y para disminuir ls psibles prblemas que pueden surgir en cualquier pryect es recmendable: Definir un calendari de reunines de seguimient. Revisar que el persnal definid en el grup de trabaj y ls interlcutres técnics de universidad y Banc Santander cncen su función y tienen dispnibilidad en su carga de trabaj para abrdar el pryect crrectamente. Pner bjetivs y fechas realistas n intentand abarcar más de l que se puede, y sbre td pniend el fc en ls servicis que más van a ser utilizads. Si la universidad el Banc Santander l cnsideran cnveniente, el Cmité de Gbernanza de la App Crue pdrá mediar y clabrar en cualquier mment de la implantación de la ejecución del pryect para reslver las cuestines que cnsideren. Página 5 de 6

6 4 Indicadres de implantación y us de la app Es necesari definir una serie de indicadres para que el equip de trabaj cnzca la evlución del us de la app una vez se haya puest en marcha. Desde el Cmité de Gbernanza de la App Crue se recmienda cm mínim ls siguientes indicadres: Nº de descargas de la app en cada market (ios y Andrid) Nº de usuaris activs cn la app en Andrid (ios actualmente n facilita dicha infrmación). Us de cada servici puest en marcha (usuaris y sesines). El Cmité de Gbernanza de la App Crue slicitará periódicamente ests dats al respnsable del pryect en la universidad, para cncer el grad de us de ls servicis de la App Crue en tdas las universidades y así detectar qué servicis sn ls más demandads para pririzar la mejra y evlución de ests. Cn la infrmación unificada de tdas las universidades el Cmité de Gbernanza generará un infrme glbal cn tds ls dats que será facilitad a tdas las universidades. Nunca se publicarán ni se harán públics ls dats de cada universidad. Ests indicadres, aunque siempre deseables sn vluntaris y queda al criteri de cada Universidad su remisión al Cmité de Gbernanza App Crue. 5 Cmité de Universidades de App Crue Se creará un Cmité de Universidades de App Crue cnstituid pr el actual Cmité de Gbernanza AppCrue y pr ls respnsables únics del pryect de cada universidad que tenga implantada la App Crue. Este cmité de Crue Universidades Españlas se reunirá periódicamente, para analizar tds ls punts de mejra que cnsidere cnvenientes, líneas futuras de trabaj en la App Crue, evlucines, acuerds cmerciales, etc. Es respnsabilidad del Cmité de Gbernanza cnvcar y rganizar dichas reunines de trabaj, las cuales se realizarán cm mínim una vez al añ. 6 Más infrmación del pryect Puede encntrar tda la infrmación sbre la App Crue en la siguiente dirección: Página 6 de 6