UNIDAD DE INFORMÁTICA. Director: César Augusto Mendoza MANUAL DESARROLLADO POR: OLGA CECILIA CARDENAS DIRIGIDO POR : CESAR AUGUSTO MENDOZA

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1 PROJECT UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Director: César Augusto Mendoza Coordinadoras: Asesores y conferencistas: Mauricio Vergara Bravo Oscar Javier Silva Romero Henry Martínez Sarmiento Carlos Alberto Rodríguez Nestor Orlando Rojas Edison Jair Duque Oliva MANUAL DESARROLLADO POR: OLGA CECILIA CARDENAS DIRIGIDO POR : CESAR AUGUSTO MENDOZA ACTUALIZADO POR: NATALIA BEJARANO NEME Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohibe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. Las aplicaciones WINDOWS, WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCESS, PROJECT y EXPLORER son marcas registradas de Microsoft Corporation. NETSCAPE es una marca registrada de Netscape Corporation.

2 INTRODUCCION Microsoft Project, es un Software aplicativo que facilita el proceso de planear y manejar tareas, costos y recursos permitiendo comunicar progresos y resultados de un proyecto o sus partes. Aún si el usuario no tiene experiencia con la administración de proyectos, Project es un sistema de planificación versátil y de fácil utilización. Microsoft Project 2000 es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Ahora manejar y controlar sus proyectos a través de la red, con Microsoft Project Central, que puede instalar en la intranet de su organización o en Internet, el intercambio de información del proyecto con las personas implicadas es muchísimo más fácil que antes. En este manual se encuentra una guía básica para comenzar las actividades de planificación de proyectos y las herramientas que se pueden aprovechar de Project para el gerenciamiento de estos. Este texto se constituye en una buena herramienta tanto académica como laboral para la realización de cualquier tipo de proyecto. 1

3 METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL El manual se encuentra clasificado por temas de acuerdo a la utilización práctica del paquete así: I. GENERALIDADES II. CREACION DE PROYECTOS III. CONFIGURACION GRAFICA DE UN PROYECTO IV. OPCIONES DE VISUALIZACION V. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO VI. PROYECTOS MULTIPLES VII. ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA RESOLUCION DE PROBLEMAS VIII. GENERACION DE INFORMES. IX. OPCIONES DE IMPRESION X. USO DE PLANTILLAS XI. En el manual se encuentran algunas convenciones y recursos gráficos, que persiguen la mayor claridad y entendimiento de los temas expuestos. Se utilizaron los siguientes: Define y especifica algunos conceptos o palabras clave que son nombrados con frecuencia dentro del tematratado. Cuadro de diálogo, que explica gráficamente las ventanas que se pueden observar al ejecutar los diferentes comandos de la aplicación. 2

4 Recuadro que orienta sobre como profundizar en determinado tema. Para adquirir información sobre su creación ver niveles de esquema y relaciones: Ver Manejo de niveles en el proyecto. 3

5 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION...1 METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL...2 TABLA DE CONTENIDO ALCANCE DEL PAQUETE INSTALACION Y ACCESO... Error! Marcador no definido. 2.1 Requerimientos de hardware... Error! Marcador no definido. 2.2 Requerimientos de software... Error! Marcador no definido. 2.3 Instalación... Error! Marcador no definido. 2.4 Acceso al programa... Error! Marcador no definido. 3 PANTALLA INICIAL ICONOS BASICOS Descripción de las barras de herramientas ICONOS ESPECÍFICOS CREACION DEL PROYECTO Definir o consultar información acerca del proyecto Creación de tareas Desde la tabla de Gantt Desde el Diagrama de Gantt Niveles de esquema y relaciones Relaciones Especificación de restricciones en cuanto a la terminación o el inicio Manejo de niveles en el proyecto Edición de tareas Zona de Detalles Insertar y eliminar actividades o filas Mover y copiar tareas en la hoja de tareas Tipología de las tareas Tareas de resumen o fases: Subtareas Tareas repetitivas: Hitos: Tareas críticas Asignación de recursos Creación de los recursos Asignación de los costos de los recursos...43 Los recursos de trabajo y materiales. Costos y unidades...46 Prioridades...47 Redistribución De Recursos Mejorada Grupos

6 6.9 Calendario laboral Creación del calendario Determinación de los costos fijos y totales de las tareas Control de la acumulación de costos Consulta de los costos totales del proyecto CONFIGURACIÓN GRAFICA DEL PROYECTO Cuadrícula Formato de fuente y barras Formato Estilos de Barra y de texto VISUALIZACIONES Combinación de ventanas Hojas desplegadas con el menú ver Creación de tablas Ordenamientos Diagrama Pert Diagrama de Red Escala temporal LINEA DE BASE Y SEGUIMIENTO PROYECTOS MULTIPLES Subproyectos Compartir recursos Programar y Controlar Proyectos con Mayor Facilidad Trabajar con Más Facilidad, Rapidez y Eficacia ELABORACION DE REPORTES Generación de reportes personalizados Filtros Generación automática de reportes Impresión de reportes ESTRATEGIAS DE SOLUCION DE CONFLICTOS EN PROJECT Eliminación de sobreasignación de recursos Reducción de costos Disminución de la programación PLANTILLAS Y ORGANIZADOR Generación de plantillas Utilización del Organizador CONSEJOS PRÁCTICOS MANEJO DE PROYECTOS EN RED Comunicación A Través Del Correo Electrónico comunicación a través del web Project central

7 1 ALCANCE DEL PAQUETE Project ayuda a planificar, administrar y comunicar información acerca de los proyectos de manera eficaz, con la facilidad del uso de un entorno gráfico y se utiliza a lo largo de todas las actividades clave de la administración de proyectos, como son: v Creación de una programación: En esta etapa se introducen las tareas que deberían realizarse, las relaciones lógicas entre ellas y el tiempo que se tardarían. Después de introducir esta información, Project calcula automáticamente las fechas de programación para el mismo. Por medio de la utilización de esquemas se podrán dividir las tareas mas largas en actividades manejables. v Adición de personal y equipamiento a la programación: También se pueden incluir los recursos a ser utilizados en el proyecto y asignarlos a las tareas programadas. v Ajuste de la programación: Después de introducir la información de la programación, esta se puede analizar, evaluar y ajustar según las necesidades evidenciadas por ejemplo; si la fecha de fin no satisface los objetivos trazados, inicialmente se pueden manipular fácilmente las tareas y los recursos asignados a las mismas, para que se ajusten a la programación y recalcular rápidamente la nueva programación. v Comunicación de información del proyecto: En Project es fácil obtener el estado del proyecto y comunicar información del mismo clara y eficazmente de varias maneras. Por ejemplo, se pueden presentar grupos específicos de tareas, o hacer que Project cree un grupo de todas las tareas realizadas. Además con el asistente para diagramas de Gantt, de Pert o de Red, 6

8 Project puede crear gráficos que tengan el aspecto deseado. Project produce informes impresos como programaciones, asignación de trabajos, presupuestos etc. v Seguimiento del progreso: Si el plan del proyecto cambia una vez empezado el trabajo real, Project proporciona una serie de herramientas apara realizar los cambios del proyecto de una manera eficaz. Por ejemplo, se podrá introducir información acerca del progreso de tareas específicas en el proyecto, y a continuación comparar este progreso con el plan original. 7

9 2 PANTALLA INICIAL La pantalla que se observa una vez se ha ingresado al programa es la siguiente: Barra menú Barra de título Barra de herramientas estándar Tabla de Gantt Zona de niveles de Zona de edición Escala Temporal Barra de formato Gráfico de Gantt Barra de vistas Línea de división horizontal Línea de división vertical Zona de Detalles 8

10 En primer lugar se encuentra la barra de título, seguida de la barra de Menú, con las diferentes opciones que se explicaran más adelante. Debajo aparecen dos barras de herramientas que contienen los iconos de las funciones más utilizadas, luego de las cuales se encuentra la barra de entrada o edición. Enseguida se muestra el área mas grande de la pantalla denominada de trabajo, la cual está dividida en dos partes: La tabla de GANTT y el Gráfico de GANTT (Vista predeterminada de Project). La primera permite entrar las tareas del proyecto, especificar su duración y demás características. La segunda permite visualizar gráficamente las tareas del proyecto a través de un diagrama de barras. Adicionalmente esta presentación cuenta con una zona especial de información denominada FORMATO DE TAREAS o ZONA DE DETALLES, por medio de la cual se pueden especificar datos de la tarea seleccionada. Para activar el FORMATO DE TAREAS se ingresa por el Menú VENTANA comando Dividir. En la versión Project 2000, que aunque contiene recursos de visualización más amigables al usuario que las versiones anteriores, presenta herramientas graficas más complejas, como el diagrama de Pert y el Diagrama de Red, que sirven para visualizar de manera diferente la información gráfica de cada una de las tareas del proyecto. 9

11 3ICONOS BASICOS La barra de menús de Project consta de 10 opciones con las que cuentan de manera estándar la mayoría de los programas de la Suite Office, estas son: Archivo Edición Ver Insertar Formato Herramientas Proyecto Ventana Ayuda 3.1 Descripción de las barras de herramientas Las barras de herramientas de Project contienen los iconos de las funciones más utilizadas por un usuario, como por ejemplo grabar, imprimir, copiar, enlazar, etc. Estas funciones aquí contenidas se pueden encontrar también en las diferentes opciones que ofrece el menú, sin embargo, aprovechando la utilización de mouse y del ambiente gráfico que caracteriza a Windows, estos iconos se convierten en una de las herramientas más importantes de Project. 10

12 ICONO NOMBRE / MODO ABREVIADO Nuevo Ctrl + U Abrir Ctrl + A DESCRIPCION Con este botón se crea de una manera rápida un documento, una plantilla, un proyecto o una base de datos nueva, basándonos en la plantilla normal. Es utilizado para abrir un archivo ya creado. También, cuando se abre la ventana de abrir es posible buscar archivos en las unidades de almacenamiento que se encuentren disponibles. Guardar Ctrl + G Cuando se está trabajando con Project, este botón sirve también para importar información de otro programa o importar un archivo que tiene un formato de archivo diferente. Guarda o salva el documento o proyecto activo con el nombre, ubicación y formato que se precisen si este no ha sido guardado con anterioridad. Posteriormente al dar clic en este botón se grabara el documento donde y como fueron asignados por primera vez sin desplegarse el cuadro de dialogo GUARDAR COMO. Cuando se esta utilizando Microsoft Access, mediante este comando se guarda el diseño de una hoja de datos; diseño de una tabla, consulta, formulario o informe; o la estructura y contenido de una macro o un módulo. 11

13 ICONO Imprimir Ctrl + P NOMBRE / MODO ABREVIADO Vista Preliminar Alt + Ctrl + I Ortografía y Gramática F7 Imprime al archivo en uso o los elementos seleccionados utilizando las opciones de impresora predeterminada. Cuando se requiera de modificaciones en las opciones de impresión es necesario recurrir al cuadro de diálogo IMPRIMIR. Es necesario tener en cuenta que cuando se está utilizando Microsoft Project el comando imprimir, imprime la vista activa del proyecto. Si se encuentra en una vista de formulario o en la vista Diagrama PERT de tareas, debe seleccionar una vista diferente en el menú VER para poder imprimir. DESCRIPCION Muestra la apariencia de un archivo, tal y como va a aparecer cuando se imprima, Puede acercar o alejar una página o ver varias páginas al mismo tiempo. Se requiere tener una impresora preinstalada para poder tener disponible este icono. Microsoft PowerPoint presenta opciones diferentes a la de vista preliminar, por lo cual no presenta este botón. Esta opción pertenece al menú herramientas. Revisa el documento activo en busca de posibles errores de ortografía, gramática y estilo de escritura mostrando sugerencias para corregirlos. El cuadro de diálogo 12

14 Ortografía, básicamente es el mismo en todas las aplicaciones presentando pequeñas diferencias en algunas de ellas. Cortar Ctrl + X Copiar Ctrl + C Esta opción elimina el elemento seleccionado guardándolo en el portapapeles para poderlo copiar en cualquier lugar. Al utilizar este comando en Microsoft Excel o Project permite eliminar toda la fila o columna seleccionada y copiarla en otra siempre y cuando se tenga disponible la misma área de pegado. En Microsoft Excel este comando solo permite pegar una sola vez el objeto cortado, mientras en las otras aplicaciones una vez el objeto se haya cortado y presente en el portapapeles es posible realizar múltiples copias del mismo. Copia el elemento que se encuentre seleccionado y lo guarda en el portapapeles. Al igual que con la opción cortar, todo aquello que este guardado en el portapapeles se perderá al utilizar nuevamente esta opción. Es necesario recordar que copiar no elimina la selección original, como si lo hace cortar. 13

15 ICONO NOMBRE / MODO ABREVIADO Pegar Ctrl + V Deshacer Ctrl + Z DESCRIPCION Manejador de Proyectos PROJECT Una vez copiado o cortado un elemento y ubicado en el portapapeles, este comando inserta la selección donde se le indique, remplazando lo que allí se encuentre. Si el portapapeles se encuentra vacío este botón se encuentra desactivado. Permite deshacer los cambios que se hayan realizado en un documento que se encuentre activo. Este comando cambia de nombre dependiendo de la última acción que se haya realizado y que requiera revertirse. Presenta una ventana desplegable que permite invertir varias ordenes anteriores, salvo en Microsoft PROJECT y ACCESS, donde solo es posible modificar la acción inmediatamente anterior. Cuando una orden no permite deshacerse este comando cambia de nombre, produciendo mensaje No se puede deshacer. 14

16 4 ICONOS ESPECÍFICOS En la barra estándar de Project se encuentran los siguientes iconos que tienen que son propios del programa: ICONO DESCRIPCION Vincular, une varias tareas previamente marcadas con el fin de establecer diferentes tipos de relaciones entre ellas. Desvincula varias tareas previamente seleccionadas. Da acceso a una ventana de diálogo dividida en varias carpetas que muestra la información de la tarea o del recurso sobre la cual se está posicionado, en cuanto a nombre, recursos, duración, tareas predecesoras, y notas. Adjunta una anotación a la tarea seleccionada, de tal forma que aparece una hoja en la parte izquierda del número de la fila de la tarea. A través de este icono se le asignan recursos a una o varias tareas seleccionadas. Ordena las tareas del proyecto según su fecha de inicio. Aumenta la escala de tiempo de la gráfica de barras, así si está en meses la pasa a trimestres y así sucesivamente. Disminuye la escala de tiempo. Coloca en pantalla la barra de GANTT de la tarea seleccionada 15

17 ICONO DESCRIPCION Trae a la pantalla la barra de herramientas de dibujo con la cual se pueden trazar recuadros de texto, líneas, flechas y otras figuras. Se activa el auto filtro, en cada una de las columnas de cualquiera de las tablas que se utilizan en esta aplicación. Copia la ventana activa como un objeto para poderla llevar a cualquier otra aplicación. Abre el cuadro de diálogo del asistente para diagramas de Gantt, a través del cual es posible cambiar la presentación al gráfico de barras de la pantalla. Se utiliza como filtro para ver las diferentes tareas de la hoja que compartan una misma característica, como por ejemplo que tengan un mismo recurso, que sean críticas, etc. La barra de formato cuenta con las aplicaciones de la siguiente barra: BARRA DE ESQUEMA ICONO DESCRIPCION Anula la sangría a una o varias tareas seleccionadas promoviéndolas a un nivel mas general. Aplica la sangría a las tareas que se desean convertir en las subordinadas de otra tarea. Muestra las subtareas una vez han sido ocultas con el icono siguiente. Oculta las subtareas dejando ver únicamente las tareas de resumen o que subordinan a las otras. 16

18 Permite ver en la pantalla todas las tareas que hayan sido ocultas. Muestra los símbolos de esquema (+) (-). 17

19 5 CREACION DEL PROYECTO 5.1 Definir o consultar información acerca del proyecto Para definir o consultar información acerca del proyecto: Se selecciona menú PROYECTO Información del proyecto. En esta carpeta se encuentra información relativa a la fecha de inicio y finalización del proyecto, fecha actual y el calendario que esta utilizando el proyecto en el momento. Al seleccionar menú PROYECTO Información del proyecto Botón Estadísticas, se encontrará información acerca del comienzo, fin, duración, trabajo y costo, en los estadios posibles de un proyecto los cuales son: actual, previsto, real y proyección sobre lo restante, se puede adicionalmente ver calculado el porcentaje el porcentaje completado del proyecto con respecto a la línea de base. Por ejemplo; para el caso se iniciará la creación de un proyecto para construir un Edificio de propiedad del estado, cuya fecha de inicio es el 1 de febrero de 2001, esta fecha se aplica por el menú PROYECTO Información del proyecto fecha de comienzo 1/2/01 y en el campo "programar a partir de", se debe especificar "Fecha de comienzo del proyecto". Si se desea consultar o crear las propiedades del archivo de trabajo se puede acceder por la opción archivo resumen. 18

20 5.2 Creación de tareas Desde la tabla de Gantt Al crear un proyecto se especifican todas y cada una de las tareas que lo componen, sin importar que tan detallados puedan ser. La entrada de estas tareas se puede realizar en los siguientes pasos: Seleccionar del campo "Nombre de la tarea" el renglón deseado dando un click y escribir allí el nombre de la tarea y con un Enter o al hacer click en el visto bueno de la barra de edición se acepta la introducción de la información, o el botón de la X o tecla Esc, para rechazar la información. Las tareas se introducen al paquete siguiendo un el orden deseado, sin embargo, este puede ser cambiado posteriormente. Estos pasos se repiten para todas y cada una de las tareas que componen el proyecto. Para definir la duración de la tarea, basta con ubicarse en el campo "Duración" al frente de la tarea a la cual se le va a especificar la duración y se digita un numero seguido de una unidad de medida teniendo en cuenta la siguiente notación: 19

21 CONVENCION m h d s me dt DURACION Minutos horas días semanas meses Días calendario Por ejemplo si la duración de una determinada tarea es de dos horas se escribirá 2h, si es de 5 semanas 5s, y así sucesivamente. Si se requiere que la tarea seleccionada sea realizada aún en días festivos, si es necesario se adiciona una "t" a la convención de tiempo según sea el caso. Por ejemplo si la actividad estudio de suelos debe ser realizada inclusive los fines de semana se coloca en el campo tiempo de duración 2st. Esto ocasiona por lo tanto una menor fecha de terminación de la tarea frente al tiempo que demoraría si se utilizara calendario estrictamente laboral. A medida que se van introduciendo las tareas, en la parte derecha de la hoja aparece la gráfica de barras. Una vez que se han introducido todas las tareas y sus respectivas duraciones se pueden percibir los cambios en la gráfica Al definir todas las tareas del proyecto estas tomarán como fecha de inicio, la misma del proyecto, es decir todas empezarán el mismo día. Con base en estas fechas Project calculará la fecha de terminación, dependiendo del conjunto de las tareas y del orden en que se lleven a cabo y de sus vínculos. Para el cálculo de la duración de un proyecto, Project considera dos tipos de tareas: 20

22 v Tareas críticas : Son aquellas que al variar su duración afectan la del proyecto completo, es posible definir una convención para que en la gráfica de barras aparezcan en color rojo. v Tareas no críticas : Estas pueden variar su duración sin que necesariamente se modifique la fecha de término del proyecto, sin embargo, pueden convertirse en críticas si el cambio en la programación lo determina Desde el Diagrama de Gantt Otra de las maneras por medio de las cuales se pueden crear tareas es por medio del diagrama de Gantt. Para tal fin, se sitúa el puntero en el diagrama de barras de Gantt junto a una fila de tareas vacía y en la fecha en la que se desea que comience la tarea. Se Arrastra hasta que la nueva barra de Gantt represente la duración deseada. Project mostrará mientras se crea la tarea, una ventana similar a la siguiente en la cual va indicando las fechas de comienzo y fin de la tarea creada. 21

23 Finalmente se verá la zona de trabajo con la barra de Gantt, la duración de la tarea y el usuario estará en la disposición de asignar un nombre a la nueva tarea. 5.3 Niveles de esquema y relaciones 6.31 Relaciones Para establecer un vínculo entre tareas se marcan las tareas haciendo click en la primera tarea a vincular y luego manteniendo click sostenido hasta la segunda (esto es aplicable a dos o más tareas). Si las tareas se encuentran de manera no consecutiva, se marcan la primera y luego se mantiene presionada la tecla Control o Ctrl y se hace click en la siguiente o siguiente (s) tarea (s) que se desean vincular. Posteriormente se presiona el botón Vincular tareas de la barra de herramientas Estándar. Vincular Tareas Desvincular Tareas Si se desea desvincular tareas; se marcan las tareas a desvincular y se selecciona el botón Desvincular tareas de la barra de herramientas Estándar. Otra forma de vincular tareas consiste la selección de la barra de la tarea que se desea encadenar y se ubica el mouse hasta que aparezca el cursor en forma de estrella. Luego se arrastra el mouse hasta la barra de la otra tarea con la que se desea vincular. Por último, se suelta el botón del mouse. El computador inmediatamente vinculará las tareas con una relación Final Comienzo (FC), es decir, la segunda tarea comienza al finalizar la primera. Para cambiar la relación existente entre dos tareas o eliminar el vínculo: 22

24 Ubicar el cursor del mouse sobre la flecha que representa la relación entre las dos tareas. Hacer doble click. Inmediatamente aparece la ventana Dependencia de tareas y en esta ventana el cuadro Tipo:. Presionar la flecha de la derecha para que aparezcan las cinco opciones que se muestran a continuación: Se selecciona la relación que se desea establecer entre las dos tareas, es decir, si se desea que acaben al tiempo (FF), que comiencen al tiempo (CC), que la primera comience cuando la segunda finalice (CF) o que la segunda comience luego de que finalice la primera (FC). Si se desea eliminar el vínculo se escoge Ninguno. Una vez enlazadas todas las tareas y visualizando la gráfica desde el comienzo del proyecto, la ventana debe aparecer como sigue: 23

25 Esta es la ventana de Gráfica de Gantt. En la parte izquierda se encuentra la numeración de las tareas, después sigue la columna de Nombre de la Tarea, en la que se puede digitar o editar (con la tecla de función F2 o directamente desde la Barra de Edición), el nombre de la tarea. En la siguiente columna Duración aparece la duración de cada actividad y por último, la gráfica que permite observar por medio de barras la duración de la tarea seleccionada. Una vez enlazadas las tareas se definen relaciones entre ellas, de tal forma que la tarea con el menor número de identificación se considera como la primera a realizar y al culminar comenzará la ejecución de la siguiente tarea con el número que le sigue consecutivamente, es decir se establece una relación Fin - Comienzo. Las relaciones que se pueden definir entre tareas en Project son: FC Fin a Comienzo CF CC Comienzo a Fin Comienzo a Comienzo FF Fin a Fin Se establece cuando se hace necesario que termine una tarea para comenzar otra. Se utiliza cuando se necesita que una tarea comience para que otra pueda terminar. Se hace necesaria cuando hay una tarea que para que principie se requiere que otra comience también. Cuando es necesario que una tarea termine para que la otra también termine. El primer tipo de relación describe las tareas que han de ser llevadas a cabo secuencialmente, mientras las tres siguientes tratan sobre relaciones que han de ser llevadas a cabo en paralelo, de manera simultánea con 24

26 una o más tareas y se utilizan para comprimir los tiempos del proyecto haciendo uso simultáneo de los recursos. Para establecer éstas relaciones se toman los siguientes pasos ilustrados a continuación: Se va a tomar como ejemplo el establecer una relación comienzo a comienzo de la tarea 14 solicitar licencias con la tarea 13 buscar financiación. v Se digita doble click en la tarea a la cual se le van a establecer relaciones con otras tareas en este caso la tarea 14. v Aparece una nueva ventana dividida en 5 carpetas, se digita click sobre las carpetas predecesoras para traerla al frente: En la parte inferior de esta ventana aparece una hoja de tareas donde se muestran las demás tareas que tienen una relación de cualquier tipo con la tarea seleccionada, en este caso solicitar licencias tiene una relación FC con la tarea buscar financiación. Si se desea cambiar el tipo de relación existente se hace click en el campo Tipo que está a la derecha del nombre de la tarea. 25

27 Una vez posicionados sobre este campo, en la barra de edición que está en la mitad de esta ventana aparece una flecha que indica opciones predeterminadas para escoger, se le da un click a esa flecha y aparece la lista de las posibles relaciones: v Se selecciona el tipo de relación que se va a establecer y para que se acepte la orden se oprime la tecla Enter o se hace click en el botón del visto bueno de la barra de edición. En este caso se escogió la relación CC. De tal forma que la gráfica de Gantt quedó como sigue a continuación: Tenga en cuenta que... Si se necesita establecer otra relación con otra tarea diferente a la que aparece allí, se procede de la misma forma pero antes, en el campo Id de ésta misma ventana se escribe el código de identificación o número de la tarea con la 26

28 Manejador de Proyectos PROJECT cual se desea establecer la relación y luego se procede normalmente a definir el tipo de relación. Otra de las formas para establecer relaciones entre tareas es a través del formato de tareas al cual se tiene acceso con la opción Ventana Dividir. Se procede de igual forma, ubicándose en el campo tipo y ubicando la relación en la barra de edición que está sobre la gráfica de barras. En el campo Pos (posposición) se coloca el tiempo de adelanto o posposición de una tarea con respecto a otra. Adelanto se utiliza por ejemplo cuando una tarea requiere la culminación de otra para poder empezar (FC), pero se puede iniciar un determinado tiempo antes de que la otra termine, por ejemplo 2 días, en este caso el tiempo de adelanto se incluirá en el campo Pos como un valor negativo 2d. El tiempo de posposición se utiliza cuando entre dos tareas existe una relación FC pero con un tiempo de retraso entre el final de una y el comienzo de la otra tarea, en este caso el tiempo se introduce como un valor positivo. Por ejemplo, si se requieren dos días más, después de buscadas todas las opciones de financiación, para estudiarlas a fondo, antes de solicitar las licencias, se coloca 2d en el campo Pos Especificación de restricciones en cuanto a la terminación o el inicio En Project es posible asignar restricciones a las tareas de manera que se ejecuten teniendo en cuenta ciertos criterios (restricciones). Cuando se desea especificar que una tarea termine o empiece en cierta fecha, es necesario definir una restricción (debe comenzar en, lo antes posible, debe finalizar en, no empezar o terminar antes o después de, etc). 27

29 Para determinar esto se siguen los siguientes pasos: Se entra a la ventana de información de la tarea, haciendo doble click sobre el nombre de la tarea o presionando el botón de la barra de herramientas: Información Se llama a la carpeta titulada Avanzado, haciendo click sobre ella. En el campo tipo se selecciona la flecha para que se despliegue una ventana con las diferentes restricciones. Después de escoger la restricción se presiona el botón Aceptar. Si se selecciona restricciones como Debe comenzar el o No comenzar antes del es necesario especificar la fecha para la cual se debe cumplir la restricción escribiéndola en el campo Fecha. 28

30 La opción tipo de tarea, presenta tres alternativas para definir las características de cada tarea: Duración fija, Trabajo fijo y Unidades fijas. De esta manera, se le carga el trabajo a cada tarea, aquí se puede definir el comportamiento de las tareas a medida que se trabaja con su duración, sus recursos o su carga de trabajo Manejo de niveles en el proyecto Cuando se crea un plan general del proyecto se le pueden asignar diferentes categorías a las tareas; ya que, existen tareas que son subordinadas por otras, o tareas que se convierten en proyectos pequeños cuya ejecución depende del cumplimiento de varias tareas menores. v Tarea Resúmen: Es una tarea compuesta de subtareas que recoge la duración, el costo y otro tipo de información de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar fases de un proyecto. Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentes de sus tareas subordinadas Las tareas subordinadas aparecen con sangría hacia la derecha, bajo la tarea resumen Para crear el esquema de un proyecto hay que definir primero que tareas serán subordinadas y cuáles son superiores, en la hoja de tareas de la Gráfica de Gantt, se ubican de tal forma que quede primero la futura tarea principal y después sus subordinadas. 29

31 Una vez colocadas, se seleccionan las tareas a declarar como subordinadas en la hoja de tareas de la gráfica de Gantt, se presiona el botón de la barra de esquema que contiene una flecha apuntando a la derecha:(aplicar sangría) Para cancelar esta subordinación se procede de la misma forma, marcando primero pero se presiona esta vez el botón con la flecha que indica hacia la izquierda: (Anular sangría) Se puede también utilizar los esquemas para filtrar la información en la pantalla utilizando los botones de la barra de esquema para que solo muestre las tareas principales o las subordinadas o todas las tareas. 5.4 Edición de tareas Zona de Detalles Una de las opciones para observar el formato de tareas, es dividiendo la pantalla por el Menú VENTANA Dividir. Aparece en la parte inferior de la pantalla un formato que también permite capturar los datos de las tareas. En esta nueva ventana aparece el nombre de la ventana sobre la cual se está posicionado en la hoja de tareas, además su duración la fecha de comienzo, del final, el porcentaje de culminación las tareas que se deben realizar antes de ella, los recursos que se necesitan para llevarla a cabo y los costos de los mismos, estos datos pueden ser introducidos o cambiados a través de esta ventana o directamente desde la tabla de tareas. Para acceder a las anteriores opciones se ingresa por el menú FORMATO Detalles o con click derecho sobre la Zona de Detalles. 30

32 En la vista detalles se puede especificar que información deseamos que Project nos presente, respecto a cada tarea podemos definirla de acuerdo a los recursos, la programación o los costos, por ejemplo. Con las teclas de flechas anterior y siguiente se obtiene acceso a las tareas que están antes y después en la lista de la hoja de tareas. Zona de Detalles 31

33 6.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas. En ocasiones el proyecto puede además sufrir algún cambio, y en este momento se hace necesario insertar unas nuevas actividades; para esto, se realizan los siguientes pasos: Primero se debe seleccionar toda la fila de una tarea; con un click sobre el número de la tarea (parte izquierda de la ventana), o ubicada sobre ella digitar simultáneamente SHIFT + Barra espaciadora. Si se quieren insertar más de una fila simultáneamente, se deben marcar tantas filas como se necesiten insertar, teniendo en cuenta que al insertarlas éstas aparecerán en la parte superior de las que se marcaron. Luego de haber marcado tantas filas como se necesiten se selecciona el comando Nueva Tarea, del menú de INSERTAR, o se oprime la tecla Insert del teclado. Para borrar una fila que contiene una tarea que no se necesite; hay que marcar la tarea y seleccionar el comando Eliminar Tarea del menú EDICIÓN, o simplemente se oprime la tecla Delete o Suprimir del teclado. En este momento, se borrará la fila y las otras tareas se reacomodaran. Si la tarea que se acabo de eliminar es necesaria para el proyecto o fue borrada por accidente; entonces, se utiliza el comando Deshacer que se encuentra dentro del menú de EDICIÓN. Esto es valido para una tarea recién borrada o para cualquier orden a la que se quiera dar marcha atrás Mover y copiar tareas en la hoja de tareas Al desarrollar el proyecto, se puede encontrar la necesidad de cambiar de orden algunas tareas o desarrollar varias veces la misma; para esto se pueden utilizar los comandos Cortar celda, Copiar celda y Pegar del menú de EDICIÓN o los iconos correspondientes: Para mover una tarea; hay que marcarla, luego se selecciona el comando Cortar celda del menú de 32

34 EDICIÓN, con esta orden se ha cortado la tarea pero se encuentra en el visor de portapapeles; luego se ubica en la fila deseada y se selecciona el comando Pegar del menú de EDICIÓN, en este momento la tarea se inserta en el lugar escogido. Para copiar tareas, elegir el comando Copiar celda del menú de EDICIÓN, en este momento la tarea queda en la hoja pero también está dentro del portapapeles; luego estando ubicados en el sitio de destino y con la opción Pegar del menú EDICIÓN la tarea aparece duplicada y se puede copiar cuantas veces se desee. Se pueden utilizar también los iconos de la barra de herramientas para realizar estas mismas operaciones así: Cortar, se utiliza para mover información de un lado a otro. Copiar, permite reproducir la información en uno o más sitios. Pegar, a través de este icono se pega en el documento lo que antes fue cortado o pegado. 5.5 Tipología de las tareas MS Project maneja 5 tipos básicos de tareas: Tareas de resumen o fases: Es una tarea compuesta de subtareas que recoge la duración, el costo y otro tipo de información de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar fases de un proyecto. Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentes de sus tareas subordinadas o subtareas. 33

35 Para adquirir información sobre su creación ver niveles de esquema y relaciones: Ver Manejo de niveles en el proyecto Subtareas Las subtareas son las tareas subordinadas o las que se desprender de las tareas de resumen. Aparecen con sangría hacia la derecha, bajo la tarea resumen Tareas repetitivas: Una tarea repetitiva es aquella que sucede con frecuencia, ya se diaria, semanal, mensual o anualmente. Si se desea insertar una tarea repetitiva: Se ubica el sitio donde desea insertar la tarea. Se escoge el comando Tarea Repetitiva del menú INSERTAR. Inmediatamente aparece la ventana Información de tarea repetitiva : 34

36 En ésta ventana se puede escribir la información acerca de su nueva tarea: v Nombre: En este cuadro escriba el nombre de su tarea. v Duración: Cuanto dura cada una de las repeticiones. v Patrón de repetición: Con que frecuencia se repite la acción. v Diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Las especificaciones de cada una de las frecuencias de las repeticiones, cambian de acuerdo a la que usted elija. v Intervalo de repetición: Se especifica desde que y hasta que fecha se va a realizar esta tarea, desde el Comienzo (Elige la fecha) hasta Terminar el:, eligiendo también la fecha o cuantas veces se va a repetir la tarea (dando click en el cuadro Terminar después de y escribiendo la información correspondiente al número de ocurrencias). v En el ejemplo la tarea repetitiva especificada es una serie de pruebas, que deben hacerse cada dos lunes, con una duración de 2h, durante dos meses, tal como lo muestra la ventana de información anterior Hitos: Un hito es una tarea con duración de cero días (0 días) que se utiliza para identificar sucesos significativos de la programación. Si se introduce una duración de cero días para una tarea, Project mostrará el símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al comienzo del día correspondiente. Por ejemplo el hito, marca el comienzo de una fase en el proyecto, y para el caso tratado existen 2 hitos: Inicio y fin del proyecto. Para introducir un hito: v En el menú ver, elegir diagrama de Gantt, o desde la barra de vistas (Lado izquierdo de la pantalla inicial de Project) v En el campo duración, de la tarea que se desea cambiar, elegir 0d. 35

37 6.5.5 Tareas críticas Son aquellas que al variar su duración afectan la del proyecto completo, es posible definir una convención para que en la gráfica de barras aparezcan en color rojo. La tipología de tareas se puede identificar gráficamente en siguiente ventana: Hito Tarea repetitiva Tarea de resumen o fase Subtarea 5.6 Asignación de recursos Creación de los recursos Para asignar recursos a una o varias tareas, se marcan y se utiliza el botón de asignación, el comando Asignación de recursos en la Barra De Herramientas Estándar, o la ventana inferior de la pantalla cuando se divide la zona de trabajo por el menú VENTANA. Al seleccionar cualquiera de las dos primeras opciones aparece una caja de diálogo que permite adicionar un recurso a la o las tareas que hayan sido seleccionadas. Por cualquiera se puede ingresar uno o más recursos y especificar las unidades asignadas. 36

38 Cuando se ha generado una lista de recursos con anterioridad y se desea definir alguno o algunos para una tarea específica; entonces se debe hacer click sobre el nombre del recurso en la hoja que aparece en esta ventana de Asignación de recursos. Barra de Edición Si dentro de la lista de recursos no se encuentra ningún recurso o el recurso que se necesita asignar no existe entonces: Se digita el nombre del recurso o los recursos que se van a utilizar y se presiona la tecla Enter o el Botón aceptar que aparece en la barra de edición (Visto bueno). Cabe aclarar que se puede introducir a la lista el nombre de todos los recursos que se asignarán durante todo el proyecto. Se pueden insertar todos los datos de nuestra base de recursos, también, a través de la Hoja De Recursos, en el menú VER, allí nos aparece una tabla con diferentes campos para insertar la información completa de cada uno de nuestros recursos. 37

39 Los recursos que maneja Project, no son solo personas o grupos de ellas, también una de la ventajas de Project 2000, a comparación de sus versiones anteriores es el manejo de recursos como Material, donde se puede especificar la utilización de recursos diferentes a las personas, tales como las maquinas o insumos especiales que se necesite contabilizar en el proyecto. Al darle doble clic, sobre alguna de las casillas de los recursos nos aparece la ventana, Información Del Recurso, que también a través del icono Información Del Recurso, en la Barra De Herramientas Estándar, se despliegan sus cuatro carpetas que reúnen toda la información posible acerca del recurso. Desde allí, se puede modificar su calendario laboral, su grupo o insertar datos sobre el manejo de la información personal (correo electrónico, dirección teléfono...)al interior de la organización, consolidándose con herramientas como Project Central. 38

40 A continuación se describen los usos de cada carpeta de esta ventana: GENERAL: Aquí se colocan los datos básicos de los recursos, el nombre, las iniciales, el correo electrónico el grupo de trabajo (Por ejemplo, un grupo de obreros), el tipo del recurso (Si es una persona o un material), y la disponibilidad del recurso, de acuerdo a características especiales de este, por ejemplo, un Ingeniero que solamente tiene disponible para el proyecto desde el 15 de Marzo hasta la finalización del mismo. En el botón detalles se busca y consolida información del recurso a nivel interno en la organización. 39

41 HORARIO DE TRABAJO, en esta carpeta esta la información de la carga laboral del recurso, aquí se puede crear un calendario laboral específico para este recurso, con días laborables y una jornada diaria solamente para esta persona. En el caso de ser un material, esta carpeta no se activa, ya que no se tiene un uso válido para las características de este recurso. 40

42 COSTOS: (VER 6.6.2). A través de esta carpeta se insertan los costos especiales del recurso. Se utiliza una Tabla De Tasas De Costo, donde se pueden asignar diferentes costos al mismo recurso. En la Tasa A, esta el costo predeterminado que se inserta también a través de la Hoja de Recursos, sin embargo las Tasas B, C, D y E, permiten anexar costos estándar, de horas extra o por uso diferentes al predeterminado. Estas tasas se utilizan en el costeo de la tarea a la que este asignado el recurso. Por ejemplo, el mismo Ingeniero, tiene un costo adicional al predeterminado (Tasa A), por corregir los planos del proyecto, entonces en esa tarea se utilizará el costo de la Tasa B. Además de trabajar con las tasas de asignación, aquí se determina la acumulación de los costos del recurso, ya sea al Comienzo, Fin o Prorrateo. NOTAS: Project permite insertar notas o comentarios específicos de los recursos. Estas notas se verán en la impresión o en la tarea a la cual este asignada este recurso. También se puede acceder a esta carpeta a través del icono Notas del recurso, que se encuentra en la barra de herramientas estándar. 41

43 Asignación de los recursos a las tareas Una vez aceptado el nombre del recurso digitado, e insertado todad la información, se procede a asignarlo, para ello marca el recurso o los recursos que se va a asignar (se puede seleccionar uno o más de uno) y se lleva el indicador de Mouse a la ventana principal de Project, la hoja de tareas. En la hoja de tareas se selecciona la o las tareas a las cuales se les va a asignar el o los recursos que han sido marcados en la hoja Asignación de recursos. Una vez seleccionadas las tareas se presiona el botón Asignar del cuadro de diálogo titulado Asignación de recursos o cerrar si se quiere introducir el recurso a la lista pero no se desea asignarlo aún. Realizados estos pasos aparece al frente de la barra o de las barras de la tarea o tareas seleccionadas, el nombre del recurso o recursos asignados. Los botones Quitar y Reemplazar se utilizan para retirar un recurso a las tareas seleccionadas y para cambiar un recurso asignado por otro que también se encuentra dentro de la lista. El botón Cerrar quita de la pantalla este cuadro de diálogo, sin embargo, éste se puede dejar abierto mientras se asignan o se crean todos los recursos. La columna unidades muestra el número de unidades asignadas al recurso. El número representa el porcentaje del recurso que va a utilizar la tarea seleccionada. Por ejemplo, el número 0,5 para el recurso Geólogo, quiere decir que el 50 por ciento del tiempo de Geólogo ( Si está predeterminado en porcentajes, también se puede colocar en valores decimales, por ejemplo asignar 1 o le 100%), se va a emplear en la tarea seleccionada. También se puede definir la cantidad de tiempo en el que va a trabajar un recurso en determinada tarea, por ejemplo para el Geólogo, se le puede definir como unidades 2 42

44 horas (2H) o como días y dependiendo del calendario Project le definirá el porcentaje de trabajo. Si el número máximo de unidades del recurso es superior a 1, el número representa la cantidad de recursos asignados a la tarea, siguiendo con el mismo ejemplo si las unidades para Geólogo; son iguales a 1, significa que este recurso está asignado completamente a esa tarea y si se asigna a otra u otras de la misma fecha se estará sobre asignando Asignación de los costos de los recursos Para asignarle precios o costos de los diferentes recursos se procede así: Se utiliza el botón de asignación, o el comando Asignación de recursos del menú de Insertar. En la lista de recursos de la ventana Asignación de Recursos, se marca el recurso al cual se le va a definir su costo. Se hace doble click sobre el nombre del recurso, y aparece una nueva ventana: 43

45 Aparece entonces: Nombre Iniciales Costos Es el nombre que identifica al recurso. Son las iniciales que van a identificar el recurso, esto facilita el manejo en la hoja de tareas y en la gráfica Pert. Son los costos de un recurso o material, aplicados así: Fecha En este campo, Project Efectiva permite colocar diferentes fechas para las tasas de costos en períodos específicos, para que se haga efectivos durante el proyecto. Tasa Costo estándar del Estándar recurso por unidad de tiempo, en el caso de que los recursos sean humanos se puede registrar en este campo el salario por hora o por alguna otra Tasa H. extra unidad de tiempo. Costo de Sobre - tiempo (horas extras) usualmente un recurso puede tener un costo de sobre tiempo, es decir su costo aumenta si se utiliza fuera del tiempo que marque su asignación. 44

46 Acumulación De costos Por uso Manejador de Proyectos PROJECT Es el costo por el uso del recurso, se utiliza en el caso de recursos que tienen que ser comprados o alquilados para la realización de una tarea, es el mismo costo fijo del recurso, independiente de su costo por hora. Se determina el momento en el cual el costo real se produce: Comienzo Se produce el costo total en el momento en que se inician las tareas que usan este recurso. ProrrateoSe produce el costo real cuando las tareas que usan este recurso progresan, en proporción con el porcentaje de la tarea que se ha completado. Fin Se produce el costo total en el momento en que se finalizan las tareas que usan este recurso. Calendario Define el calendario que sirve como base para hacer la distribución de tiempos del proyecto. Reestructurado y creando un nuevo calendario especifico para el recurso. Grupo Código Tabla tasas costos. de de Este campo permite agrupar recursos de diferentes formas para facilitar su manejo en general. En este campo se especifican claves de identificación para recursos con la finalidad de ordenarlos o filtrarlos. Aparecen diferentes carpetas que permiten colocar varias tasas de costos diferentes en fechas alternas para el mismo recurso, en diferentes períodos durante el proyecto 45

47 Los recursos de trabajo y materiales. Costos y unidades Project 2000 incluye nuevas utilidades que permitirán al usuario administrar recursos y costos con mayor eficacia, considerando ahora elementos antes ignorados por la aplicación: Cálculo de recursos materiales: en el campo trabajo de la hoja de recursos, es posible distinguir entre recursos de trabajo (personas) y recursos materiales. Cuando se cataloga en este campo un recurso como trabajo, es posible asignarle la tasa estándar, tasa horas extra y calendario. Por lo contrario, cuando se define para un recurso material en el campo trabajo, se puede especificar en el campo etiqueta de material la unidad de medida del mismo (litros, bultos, libras, metros, metros cúbicos), en la tasa estándar se ubica sólo el valor por unidad de medida en caso de que el recurso tenga un costo variable, si el recurso material tiene un costo fijo, se debe especificar dicho valor en el campo costo por uso. 46

48 A los recursos materiales no se les puede asignar tasa de horas extra ni calendario, así como Project no permite asignar una etiqueta de recurso a los recursos de trabajo. Prioridades Establecer prioridad para el proyecto, útil cuando se manejan multi-proyectos, para solucionar problemas como sobreasignación de recursos. Esta prioridad no es sólo alta, media o baja como en versiones anteriores sino ahora está representada por un número entre 1 y 1000, donde 1 es la más alta prioridad y 1000 la más baja. Este manejo numérico de las prioridades permite mayor exactitud y resulta muy útil en la reasignación de recursos sobreasignados. Redistribución De Recursos Mejorada Redistribución de recursos mejorada, mediante las nuevas posibilidades de asignación de calendario a las diferentes tareas para poder registrar tareas que por sus características se pueden realizar en un horario especial que permita contemplar turnos de trabajo diferentes y de la misma manera encontrar por esta vía una nueva solución a los problemas de sobreasignación de recursos. 5.7 Grupos Agrupar tareas o recursos es ahora posible, esto permitirá obtener más información como totales resumidos para los diferentes grupos. 47

49 Se puede agrupar tareas teniendo en cuenta elementos tales como si es tarea crítica, la prioridad, el tipo de delimitación, si ha sido completada, etc. Los recursos se pueden agrupar de acuerdo con el grupo, la tasa estándar, el trabajo y recursos materiales, etc. Cuando se agrupa por tareas, el Diagrama de Gantt se visualiza de una manera más compleja por los vínculos entre tareas. Pero además de los anteriores, se puede agrupar tareas o recursos de acuerdo con criterios que no aparezcan en la opción agrupar del menú proyecto, haciendo clic en la opción más criterios o también se puede crear criterios de agrupamiento nuevos eligiendo allí mismo la opción personalizar agrupar por... 48