Manual de Usuario Comprador Presupuesto

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1 Manual de Usuario Comprador Presupuesto Servicio de Atención Telefónica: /

2 Descripción General El módulo Presupuesto tiene la finalidad de ayudar a las empresas a tener un control de gestión más eficiente, en función de las compras para cada Partida Presupuestal u obra en comparación con su presupuesto. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse y que se aplica a cada centro de costo de la organización. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. Es en proceso que permite descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Iconstruye brinda la posibilidad de controlar este presupuesto por partidas presupuestales y por Recursos (a nivel de material), permitiéndole a la empresa un control de las operaciones realizadas en forma transversal a toda la plataforma ya que se puede consultar en los módulos de Pedido de Materiales, Compras y Reportes. Configuración Los Roles de Usuario que permiten acceder a las funcionalidades del Módulo de Presupuesto son:

3 1) Presupuesto por Partida Presupuestal: Este rol permite cargar el presupuesto por partida presupuestal. Como el control es por Partida Presupuestal, si el usuario es el encargado de registrar el presupuesto para más de un Partida Presupuestal, es necesario que se le asigne el rol a cada uno de los cc a los cuales tenga acceso. La carga se puede hacer en forma manual (uno a uno) o en forma masiva descargando una plantilla en Excel que se puede descargar desde la página de administración de presupuesto por partida presupuestal. 2) Presupuesto por Recurso: Este rol permite registrar el presupuesto por recurso (producto) para la Partida Presupuestal específica. Si el usuario es el encargado de registrar el presupuesto por recurso para más de un Partida Presupuestal, es necesario que se le asigne el rol a cada uno de los centros de costo a los cuales tenga acceso. Al igual que el caso anterior la carga se puede hacer manual o en forma masiva.

4 Funcionalidades 1. Presupuesto Por Partida Presupuestal Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de un proyecto en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado las tareas según la proyección realizada. Este módulo, permite cargar lo presupuestado para cada partida presupuestal en un proyecto o centro de costos. Esta carga puede ser manual ingresando uno a uno los ítems o partidas a controlar o en forma masiva a través de una plantilla de llenado en formato Excel que se descarga desde el sitio en la página de administración de presupuesto cargando cada ítem a un código especifico. 1.1 Carga de Manual de presupuesto por partida presupuestal Para cargar el presupuesto por Partida presupuestal ingrese al menú de administración como se indica en la Figura 1. Figura 1. Administración de presupuesto por Partida Contable Al seleccionar Presupuesto por P. presupuestal accederá a la página mostrada en la Figura 2: Figura 2. Listado de Presupuesto por Partida Presupuestal Esta página esta compuesta por 3 secciones: 1. Encabezado: donde usted puede buscar una partida específica. Los criterios de búsqueda son: o Código: en este campo usted puede digitar la totalidad o parte del código de la partida que desea buscar. o Descripción: en este campo usted puede digitar la totalidad o parte de la descripción de partida que desea buscar. o Buscar: botón que ejecuta la búsqueda. 2. Listado: o Código: código de la partida contable

5 o Descripción: nombre o descripción de la partida contable. o Monto: valor en pesos colombianos asignados a la partida presupuestal o Opciones: Editar: permite Modificar el presupuesto asignado a la partida seleccionada. Eliminar: permite eliminar del presupuesto la partida presupuestal seleccionada. Historial: permite acceder a un registro de las modificaciones realizadas a la partida seleccionada. 3. Botones de Pie de página: o Plantilla: permite descargar la plantilla Excel para la carga masiva de presupuesto por partida presupuestal. o Subir: permite acceder a la carga de la plantilla Excel de carga masiva de partida presupuestal. o crear ítem: permite ingresar manualmente el presupuesto asignado a una partida presupuestal específica. Para cargar manualmente un ítem del presupuesto por partida presupuestal, usted debe hacer clic en el botón crear ítem como se indica en la Figura 3. Figura 3.Cargar Ítem Con esto accederá a una nueva página donde podrá crear el nuevo ítem como se muestra en la Figura 4. La información que usted debe registrar es: Figura 4.Crear Nuevo Ítem Código: en este campo usted debe digitar el código de la partida presupuestal que desea ingresar. Descripción: aquí debe ingresar el nombre de la partida presupuestal. Monto: campo disponible para que ingrese el monto presupuestado para la partida ingresada. Los botones de pie de página son: Volver: para volver al listado de partidas presupuestales asignadas al presupuesto. Guardar: permite grabar la información ingresada

6 1.2 Carga Masiva De Presupuesto Por Partida Presupuestal Para Cargar masivamente el presupuesto, usted debe hacer clic en el botón Plantilla que se encuentra al final del listado de presupuesto por partida presupuestal como se indica en la Figura 5. Con esto se descargará una plantilla en formato Excel en la cual usted debe ingresar la información. Figura 5.Carga Masiva De Presupuesto Por Partida Presupuestal Es importante destacar que para registrar la carga, solamente se puede utilizar la plantilla descargada del sitio. No sirve cualquier archivo Excel. La información que usted debe completar es: Encabezado: Nombre del documento: Fecha de creación: Obra: Nombre del originador Observaciones Moneda Listado de Partidas presupuestales: CODIGO: de la partida presupuestal DESCRIPCIÓN: de la partida presupuestal MONTO: presupuestado para cada partida ESTADO: este campo se completa automáticamente una vez que el usuario ha ingresado la información anterior e indica si la línea se a llenado en forma correcta o no. Cuando haya terminado de llenar la plantilla debe guardar el documento para luego proceder a ejecutar la carga. Para esto debe hacer clic en el botón subir que se encuentra al final del listado de presupuesto por partida presupuestal como se indica en la Figura 6.

7 Figura 6.Cargar Partida Presupuestal Al hacer clic en el botón subir, accederá a una nueva página donde podrá buscar entre sus archivos la plantilla de presupuesto por Partida como se muestra en la Figura 7. Figura 7.Cargar Plantilla de Partida Presupuestal Cuando haya seleccionado el archivo, en el campo adjuntar documento aparecerá la ruta del documento. Luego debe hacer clic en el botón adjuntar e ingresar un mail de aviso; este último es para que cuando se haya ejecutado la carga en el sistema reciba un mail indicando si esta se ejecutó correctamente. Figura 8.Enviar Partida Presupuestal Para completar la operación debe hacer clic en el botón enviar como se muestra en la Figura 8, a continuación, aparecerá un pop up confirmando el envió del archivo, el cual se cargará en forma nocturna y se encontrará disponible al día siguiente como se muestra en la Figura 9.

8 Figura 9.Pop Up Confirmación del Envió de la Partida Presupuestal 2. Presupuesto por Recurso El presupuesto por recurso permite controlar las compras de productos específicos que se requieren para la ejecución de un proyecto o para la operación de un centro de costo de la empresa. Sirve como norma de comparación a medida que se van realizando las compras según la proyección realizada. Al igual que en el presupuesto por partida presupuestal permite cargar lo presupuestado para materiales específicos. Esta carga puede ser manual ingresando uno a uno los ítems a controlar o en forma masiva a través de una plantilla de llenado en formato Excel que se descarga desde el sitio en la página de administración de presupuesto. 2.1 Carga Manual de presupuesto por recurso Para cargar el presupuesto por recurso ingrese al menú de administración como se indica en la Figura 10. Figura 10. Presupuesto por Recurso Al seleccionar Presupuesto por Recurso accederá a la página mostrada en la Figura 11. Figura 11.Listar Presupuesto por Recurso

9 Esta página esta compuesta por 3 secciones: 1. Encabezado: donde usted puede buscar el presupuesto para un producto especifico. Los criterios de búsqueda son: o Código: en este campo usted puede digitar la totalidad o parte del código del producto en el maestro de materiales. o Descripción: en este campo usted puede digitar la totalidad o parte de la descripción del producto en el maestro de materiales que desea buscar. o Buscar: botón que ejecuta la búsqueda. 2. Listado: o Código: código del producto en el maestro de materiales. o Descripción: nombre o descripción del producto en el maestro de materiales. o Unidad: unidad en la que está el recurso en el Maestro de Materiales. o Cantidad: cantidad presupuestada del recurso. o Precio Unitario: precio unitario del recurso. o Valor Total: presupuesto en pesos colombianos asignado al producto, sale de multiplicar la cantidad por el precio unitario. o Opciones: Editar: permite Modificar el presupuesto asignado al recurso. Eliminar: permite eliminar del presupuesto del recurso seleccionado. Historial: permite acceder a un registro de las modificaciones realizadas al presupuesto del producto seleccionado. 3. Botones de Pie de página: o Plantilla: permite descargar la plantilla Excel para la carga masiva de presupuesto. o Subir: permite acceder a la carga de la plantilla Excel de carga masiva de presupuesto por recurso. o crear ítem: permite ingresar manualmente el presupuesto asignado a un producto específico. Para cargar manualmente un ítem del presupuesto por recurso, usted debe hacer clic en el botón crear ítem como se indica en la Figura 12. Figura 12.Crear Ítem Con esto accederá a una nueva página donde podrá crear el nuevo ítem para posteriormente guardarlo, como se muestra en la Figura 13. Figura 13.Guardar Nuevo Ítem

10 La información que usted debe registrar es: Código: en este campo usted debe digitar el código recurso en el maestro de materiales para el cual desea ingresar un presupuesto. Descripción: aquí debe ingresar la descripción del recurso. Unidad: debe seleccionar la unidad asociada al producto. Cantidad: cantidad de producto presupuestado. Precio Unitario: campo disponible para que ingrese el precio unitario (sin IVA) presupuestado para el recurso. Los botones de pie de página son: Volver: para volver al listado de recursos asignados al presupuesto. Guardar: permite grabar la información ingresada. 2.2 Carga Masiva de presupuesto por Recurso Para Cargar masivamente el presupuesto, usted debe hacer clic en el botón Plantilla que se encuentra al final del listado de presupuesto por recurso como se indica en la Figura 14 Con esto se descargará una plantilla en formato Excel en la cual usted debe ingresar la información. Figura 14.Carga Masiva de Presupuesto por Recurso Es importante destacar que para registrar la carga, solamente se puede utilizar la plantilla descargada del sitio. No sirve cualquier archivo Excel. La información que usted debe completar es: Encabezado: Nombre del documento: Fecha de creación: Obra: Nombre del originador Observaciones Moneda

11 Listado de Partidas presupuestales: Código: código del producto en el maestro de materiales. Descripción: nombre o descripción del producto en el maestro de materiales. Unidad: unidad en la que está el recurso en el Maestro de Materiales. Cantidad: cantidad presupuestada del recurso. Precio Unitario: precio unitario del recurso. Precio Total: presupuesto en pesos colombianos asignado al producto, sale de multiplicar la cantidad por el precio unitario. Estado: este campo se completa automáticamente una vez que el usuario ha ingresado la información anterior e indica si la línea se ha llenado en forma correcta o no. Cuando haya terminado de llenar la plantilla debe guardar el documento para luego proceder a ejecutar la carga. Para esto debe hacer clic en el botón subir que se encuentra al final del listado de presupuesto por partida presupuestal como se indica en la Figura 15. Figura 15.Cargar Presupuesto por Recurso Al hacer clic en el botón subir, accederá a una nueva página donde podrá buscar entre sus archivos la plantilla de presupuesto por Partida Presupuestal como se muestra en la Figura 16. Figura 16.Cargar Archivo del Presupuesto por Partida Presupuestal Cuando haya seleccionado el archivo, en el campo adjuntar documento aparecerá la ruta del documento. Luego debe hacer clic en el botón adjuntar e ingresar una mail de aviso como se

12 muestra en la Figura 17; este último es para que cuando se haya ejecutado la carga en el sistema reciba un mail indicando si esta se ejecutó correctamente. Figura 17.Enviar Presupuesto por Partida Presupuestal Para completar la operación debe hacer clic en el botón enviar y aparecerá un pop up confirmando el envió del archivo como se muestra en la Figura 18, el cual se cargará en forma nocturna y se encontrará disponible al día siguiente. Figura 18. Pop Up De Confirmación

13 3. Consulta de Presupuesto 3.1 Consulta de Presupuesto por Partida Presupuestal El presupuesto por Partida Presupuestal puede ser consultado y controlado desde el Módulo de Pedido de Materiales y Compras. Al realizar la distribución del presupuesto en la creación de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado contra lo comprado y el saldo pendiente (Figura 19). Figura 19.Consulta presupuesto por Partida Presupuestal Además, una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la orden de compra, puede consultar el Presupuesto por Partida Presupuestal. Esa misma opción la tiene disponible el aprobador antes de aprobar la solicitud, como se muestra en la Figura 20. Figura 20.Opción de consultar presupuesto por Partida Presupuestal en verificación de PM En el módulo Reportes también hay un control de presupuesto en el Reporte Partida Presupuestal como se aprecia en la figura 6. En este reporte el usuario obtiene la información para comparar por Partida Presupuestal lo comprado, con lo recibido, facturado y presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado. (Figura 21)

14 Figura 21.Reporte de Partida Presupuestal, presupuestado 3.2 Consulta de Presupuesto por Recurso Este Presupuesto por Recurso puede ser consultado y controlado desde el Módulo de Pedido de Materiales y el Módulo de Compras. Al realizar la búsqueda del código del recurso en la creación de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado contra lo comprado y el saldo pendiente (Figura 22). Figura 22.Consulta presupuesto por recurso

15 Además, una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la orden de compra, puede consultar el Presupuesto por Recurso. Esa misma opción la tiene disponible el aprobador antes de aprobar la solicitud. Esto se hace entrando a la pestaña de Presupuesto por Recurso como se muestra en la figura 23. Consultar presupuesto En el módulo Reportes también hay un control de Presupuesto por Recurso en el Reporte de Maestro de Materiales. Como se aprecia en la Figura 23, en este reporte el usuario obtiene la información para comparar por Recurso lo comprado, con lo recibido, facturado y presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado. Figura 23.Reporte Maestro de Materiales

16 4. Preguntas Frecuentes 1.- Dónde puedo hacer seguimiento del presupuesto? En los módulos de Pedido de Materiales, Compras y Reportes. 2.- Cómo cargar el presupuesto? La carga de presupuesto se realiza por obras o Centro de Costo y puede realizarse de forma manual, es decir, ingresando código a código, o de forma masiva a través de una planilla Excel. 3.- Quién administra el Presupuesto? Los usuarios que tengan acceso al presupuesto que define la empresa, tienen la posibilidad de editar o modificar el presupuesto existente, además de crear nuevos códigos dentro del presupuesto, quedando el registro en el historial de los usuarios que han realizado modificaciones. 4.- Tengo que cargar un solo tipo de presupuesto por obra? Cada centro de costo puede cargar uno o ambos tipos de presupuesto. Hay controles independientes. 5. Glosario Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad, una petición o una solicitud. Son los materiales que se solicitan para ejecutar una acción. Partidas Presupuestales: Partidas que son cargadas para controlar los gastos de la obra a nivel de presupuesto.

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