Manual de Procesos y Procedimientos Gestión de los Recursos Humanos Procedimiento para la Planificación, Reclutamiento y Selección de Talento Humano

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1 Gestión de los Recursos Humanos Procedimiento para la Planificación, Reclutamiento y Selección de Talento Humano Elaborado por: Gestión Recursos Humanos SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Responsable Seguimiento Obsolescencia: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Vigencia: 08 de julio de 2010 Código: - Versión 3.00 Reemplaza al documento: ENT.HR.020 V2.00 Aprobado e Implementado por: Elia N. Alcazar Garcia RECURSOS HUMANOS Firma y Fecha Validado por: Mildred V. Miranda Peñaranda ORGANIZACIÓN Y CALIDAD DE GESTIÓN a.i. Firma y Fecha

2 Manual de Procesos y Procedimientos Gestión de los Recursos Humanos Procedimiento para la Planificación, Reclutamiento y Selección de Talento Humano Contenido 1. Objetivo Alcance Desarrollo Lineamientos Específicos Proceso de Planificación y Presupuestación de Dotación Proceso de Reclutamiento Proceso de Selección Indicadores Responsabilidades Glosario Registros Relacionados Aprobación Histórico de Revisiones Anexos... 9 Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 1 de 15

3 1. Objetivo Establecer los lineamientos y actividades relacionadas con el reclutamiento y selección de talento humano con formación, competencias y habilidades requeridas para ocupar posiciones vacantes en la Empresa. 2. Alcance El presente procedimiento es aplicable para cubrir todas las necesidades de personal, por crecimiento o reemplazo. 3. Desarrollo 3.1. Lineamientos Específicos a) La Empresa debe garantizar el mayor respeto y la confidencialidad de la información de los postulantes. b) No se discriminará a postulantes por razón de género, raza, edad, educación, religión, afinidad política, deficiencia física, nacionalidad, origen social o étnico. c) No se considerarán en el proceso de reclutamiento externo candidatos con relación de parentesco o afinidad de primer o segundo grado con personal de la Empresa, por tanto, las relaciones de parentesco entre candidatos y colaboradores deben ser declaradas durante el proceso de selección, cualquier omisión causará la eliminación de la postulación o más tarde la desvinculación del colaborador. d) Es atribución de la Subgerencia de Recursos Humanos elaborar y cuantificar anualmente, de forma anticipada, un presupuesto y dotación de personal propio por área en base a las necesidades de la Empresa. e) Unicamente Gerencia General puede autorizar la asignación de dotación adicional y el inicio de un proceso de reclutamiento y selección para cubrir posiciones nuevas o vacantes. f) Todo proceso de reclutamiento y selección debe iniciar con la presentación de una solicitud escrita firmada por el Gerente o Subgerente solicitante acompañada del Formulario de Solicitud de Personal (Ver Anexo No. 1). g) Es atribución de la Subgerencia de Recursos Humanos liderar el proceso de reclutamiento y selección de talento humano, asi como la unidad solicitante debe paticipar en el proceso de evaluación técnica de los postulantes. h) En caso de que el candidato ganador desiste de su postulación, se declara ganador al segundo candidato calificado o se debe dar inicio a otro proceso de reclutamiento y selección, según corresponda. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 2 de 15

4 i) Las convocatoria, ya sean internas o externas, deben estar validadas por el Gerente o Subgerente solicitante y el Subgerente de Recursos Humanos. j) Para el proceso de reclutamiento de talento humano, se establecen las siguientes modalidades: Tipo de Reclutamiento Modalidad Descripción Interna Externa Convocatoria Interna Invitación Directa Publicación en prensa (pública) Invitación directa externa Brinda al personal de la Empresa la oportunidad de presentar su postulación a una vacante por iniciativa propia. Debe ser realizada por Intratel, debe contener los requisitos mínimos exigidos y la descripción del perfil definido. Posibilita a Gerencia General, Gerentes Nacionales, Gerentes Regionales y Subgerentes sugerir uno o más candidatos internos. Debe estar justificada la formación profesional, técnica o administrativa del personal recomendado, esto no excluye la aplicación de las pruebas respectivas y el informe técnico. Brinda a personas externas a la Empresa la oportunidad de presentar su postulación a una vacante por iniciativa propia. Debe ser realizada a través de publicaciones en prensa u otros medios similares y debe contener los requisitos mínimos exigidos y la descripción del perfil definido. Posibilita a Gerencia General, Gerentes Nacionales, Gerentes Regionales y el Subgerente de Recursos Humanos sugerir uno o más candidatos externos. Debe estar justificada la formación profesional, técnica o administrativa del personal recomendado, esto no excluye la aplicación de las pruebas respectivas y el informe técnico. k) Para el proceso de selección de talento humano, se establecen las siguientes evaluaciones y entrevistas: Tipo de Evaluación/Entrevista Pruebas Técnicas Entrevista Pruebas Psicotécnicas Descripción Permite identificar el conocimiento técnico del postulante relacionado al perfil de la posición vacante. Permite identificar el potencial del candidato sobre los conocimientos técnicos y específicos necesarios para el adecuado desempeño en la posición vacante. Forma de comunicación interpersonal para detectar de manera global y en el menor tiempo posible, los aspectos relevantes del candidato y su relación con los requerimientos del perfil de la posición vacante. Permite identificar fortalezas y debilidades del postulante que son relevantes y relacionadas al perfil de la posición vacante. (El resultado de esta evaluación es complementaria y no excluyente para la selección del candidato). Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 3 de 15

5 3.2. Proceso de Planificación y Presupuestación de Dotación ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN Proyectar necesidades de personal Aprobar la nueva dotación y presupuesto Comunicar la aprobación de dotación Subgerencia de Recursos Humanos Gerencia General Subgerencia de Recursos Humanos En el último trimestre de cada gestión proyecta el crecimiento de la dotación de personal de la Empresa por cada unidad o centro de costo. Elabora el presupuesto de incremento de dotación de personal y presenta el mismo a Gerencia General para aprobación. Evalua, la propuesta de crecimiento de dotación y la aprueba o modifica gestiona la aprobación de del presupuesto para el incremento de dotación en sesión de Directorio. Comunica a todas las unidades su dotación aprobada para la presente gestión. NOTA: El mismo tratamiento es aplicado en requerimientos de nuevas posiciones fuera de la planificación anual de dotación, las mismas que son revisadas en las reformulaciones de presupuesto Proceso de Reclutamiento ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN Solicitar personal Evaluar Solicitud Validar perfil Publicar convocatoria Gerente o Subgerente del Área Solicitante Subgerencia de Recursos Humanos En función a las posiciones vacantes aprobada y presupuestadas, elabora la nota de solicitud de personal y el Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral de Entel S.A. (Anexo No.1) con el perfil requerido y los envía a la Subgerencia de Recursos Humanos. Evalua y aprueba/rechaza la solicitud, determina la modalidad de reclutamiento a aplicar y el tiempo para la admisión de postulaciones. Posteriormente instruye a la y Desarrollo de lanzar la convocatoria. Valida el perfil enviado tomando como referencia el Manual de Puestos y gestiona cualquier corrección/aclaracíon en coordinación con la unidad solicitante. Para convocatoria interna, coordina la publicación a través de Intratel. Para convocatoria externa, coordina con la Jefatura de Publicidad la publicación en los medios de prensa correspondientes. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 4 de 15

6 ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN Recibir postulaciones Dando cumplimiento al plazo establecido para la admisión de postulaciones, recibe y registra las postulaciones Proceso de Selección ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN Realizar la preselección de candidatos Gestionar prueba técnica Aplicar pruebas y evaluaciones técnicas Aplicar prueba psicotécnica Elaborar informe final Presentar informe final Realiza el proceso de evaluación curricular descartando aquellos postulantes que no cumplen con el perfil solicitado. Gestiona con la unidad solicitante la elaboración de la prueba técnica a ser aplicada a los postulantes preseleccionados. Convoca a los postulantes o invitados preseleccionados a tomar las pruebas y evaluaciones técnicas definidas y gestiona el llenado del Formulario de Validación de Información Inicial (Anexo No.2) de cada uno. Aplica una batería de pruebas psicotécnicas, que serán específicas para cada posición, a los candidatos preseleccionados y que aprobaron la evaluación técnica. En base a los resultados de las pruebas y entrevista, elabora el Informe de Evaluación Final (Anexo No.3), recomendando la incorporación del o de los candidatos ganadores. En base a los parámetros salariales vigentes, propone el cargo y remuneración del ganador: - Para convocatorias externas en el Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral de Entel S.A. (Anexo No.1). - Para Convocatorias interna en un cuadro de revisión salarial y comparación con pares. Envía el Informe de Evaluación Final junto con el Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral de Entel S.A. o el cuadro de revisión salarial, según corresponda, para validación de la Subgerencia de Recursos Humanos. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 5 de 15

7 ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DESCRIPCIÓN Solicitar autorización de incorporación Autorizar o rechazar ganador Comunicar al ganador Gestionar incorporación o transferecnaia Subgerente de Recursos Humanos Gerencia General Con el informe final y el Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral de Entel S.A., gestiona la aprobación de Gerencia General para la incorporación del o de los candidatos ganadores. Aprueba o rechaza la incorporación del personal. En caso de rechazo el proceso termina y toda la documentación debe ser archivada. Fija una reunión con el ganador para informarle las condiciones de contratación o transferencia: PARA CONTRATACIONES - La documentación que debe presentar (Anexo No.5). Siempre debe ser verificada la autenticidad de éstos documentos y las referencias personales y profesionales. - El habér básico que percibirá mas otros beneifición que le correponden. - La fecha de incorporación. PARA TRANSFERENCIAS - Si corresponde, el habér básico que percibirá mas los otros beneifición que le correponden. - La entrega de la Carta de Transferencia (Anexo No.4). Para contrataciones, gestiona la elaboración, firma y entrega del Contrato de Trabajo. Para transferecnias, coordina la transferencia del trabajador con el Gerente y/o Subgerente de la unidad a la que pertenece y con el Gerente y/o Subgerente de la unidad a la que será transferido. 4. Indicadores Los siguientes indicadores permitirán la medición de la eficiencia del presente procedimiento y del personal encargado de la operativa. Indicador Procesos realizados / Procesos con Ganador Meta del Indicador Frecuencia de Medición >90% Trimestral Responsable de Medición y Desarrollo de Recursos Humanos Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 6 de 15

8 5. Responsabilidades Manual de Procesos y Procedimientos Gerencias/Subgerencia Difundir, cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en el presente documento. Efectuar los requerimientos de personal para cubrir posiciones vacantes o nuevas aprobadas de su área a través del Formulario de Solicitud de Personal. Participar activamente del proceso de selección. Elaborar la prueba técnica y calificar la misma. Subgerencia de Recursos Humanos Presupuestar anualmente la dotación de personal de la Empresa. Liderar todos los procesos de reclutamiento y selección. Definir el tipo de convocatoria a realizar para la solicitudes de personal. Validar los informes finales de los procesos de reclutamiento y selección y recomendar al ganador del mismo. Coordinar los procesos de reclutamiento y selección de personal siguiendo los pasos establecidos en el presente documento. Documentar y registrar los procesos de reclutamiento y selección. Analizar y proponer la compensación para los ganadores. Desarrollar y presentar los informes finales de los procesos de reclutamiento y selección, recomendanado al ganador del mismo. Informar al candidato seleccionado la decisión de la Empresa, así como las condiciones contractuales y actividades que se deben cumplir previa contratación. Recolectar la documentación definida en este documento para las contrataciones. Coordinar con el área origen y destino la fecha de transferencia del colaborador, en caso de movimiento interno. Mantener actualizado el presente procedimiento de acuerdo a posibles cambios y mejoras que se pudieran presentar. 6. Glosario Competencia: Característica intrínseca, individual, observable y medible que permite el desarrollo de las actividades de trabajo. Pueden estar relacionadas con los conocimientos asociados a la especialidad, tarea y profesión (Funcionales) o a las destrezas o habilidades asociadas a un puesto (Gestionales). Perfil de la Posición: Conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación y habilidades que el puesto requiere para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de una determinada vacancia. Reclutamiento de Personal: Es la búsqueda activa de candidatos con las competencias y habilidades requeridas por la Empresa para un puesto de trabajo. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 7 de 15

9 Selección de Personal: Es la búsqueda del candidato mas idóneo que se ajuste al perfil del cargo, de acuerdo con sus características, de personalidad, formación, aptitudes, experiencia, entre otras. Vacante: Posición de la Empresa que deberá ser cubierta en caso de renuncia voluntaria, desvinculación o la creación de una nueva posición. 7. Registros Relacionados Identificación Almacenamiento, Protección y Recuperación Nombre Código Responsable Formato* Método ** Lugar Periodo de retención Disposición final Formulario de Solicitud de Personal ENT Recursos Humanos I N/A File del proceso 5 años Eliminación Formulario de Validación de Información Inicial ENT Recursos Humanos I N/A File del proceso 5 años Eliminación Carta de Transferencia S/C Recursos Humanos I N/A File del proceso 5 años Eliminación Informe de Evaluación Final del Proceso S/C Recursos Humanos I N/A File del proceso * I: Impreso, E: Electrónico **Se entenderá por método de almacenamiento el criterio bajo el cual se deben ordenar los registros 5 años Eliminación 8. Aprobación El presente documento ha sido aprobado por las instancias correspondientes y puesto en vigencia a partir de su publicación en Intratel, el usuario de este documento es responsable de corroborar que el mismo corresponda a una versión vigente. El documento físico original se encuentra archivado en la Subgerencia de Recursos Humanos, cualquier otra copia impresa carece de valor. Este documento es susceptible a auditorias que validen su vigencia así como su correcta aplicación, siendo atribución de la Subgerencia de Recursos Humanos, analizar y determinar las acciones a seguir en caso de presentarse situaciones no conformes, cualquiera sea la naturaleza de las mismas. Entel S.A. se reserva el derecho de modificar, cancelar y/o suspender este documento total o parcialmente en cualquier momento. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 8 de 15

10 9. Histórico de Revisiones Manual de Procesos y Procedimientos Versión Fecha Modificación Nuevo Cambio de formato Cambio de código Actualización de las definiciones de Invitación Directa Interna y Externa Modificación Alcance del Documento 3.00 Adecuación a la nuestra estructura organizacional 10. Anexos Anexo No. 1 Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral con Entel Anexo No. 2 Formulario de Validación de Información Inicial Anexo No. 3 Informe Evaluación Final del Postulante Anexo No. 4 Nota Interna de Transferencia Anexo No. 5 Listado de Documentación Requerida para Postulantes Seleccionados por Convocatorias Externas Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 9 de 15

11 ANEXO No. 1 Formulario de Solicitud de Personal con Relación Laboral con Entel Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 10 de 15

12 Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 11 de 15

13 ANEXO No. 2 Formulario de Validación de Información Inicial Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 12 de 15

14 ANEXO No. 3 Informe Evaluación Final del Postulante Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 13 de 15

15 ANEXO No. 4 Nota Interna de Transferencia Subgerencia Recursos Humanos HR-024/2014 A: XX CC.: XX Fecha: La Paz, 3 de febrero de 2014 Ref.: TRANSFERENCIA INTERNA En el marco de un mejor servicio se le comunica que a partir de la fecha, se dispone su transferencia, según la siguiente relación: Área Origen: Unidad Organizacional Localidad Jefe Inmediato Superior Función actual LP-Gest Clientes-Cobranzas ENTEL - La Paz (Torre Ventura) XX Profesional de Cobranzas Regional Área Destino: Unidad Organizacional Localidad Jefe Inmediato Superior Función destino Servicios Corporativos ENTEL - La Paz (Ed. Ayacucho) XX Asistente Recepcionista Con la certeza de su entrega, responsabilidad y transparencia en el desempeño de sus funciones, le reiteramos nuestras altas consideraciones. Atentamente, Firma del Empleado (Señal de conformidad) Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 14 de 15

16 ANEXO No. 5 Listado de Documentación Requerida para Postulantes Seleccionados por Convocatorias Externas No. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA CONTRATACIÓN Curriculum Vitae actualizado, acompañado con fotocopias de los certificados de estudios realizados 1 y certificado de su último trabajo. 2 Una fotografía actual 3x3 a colores. 3 Certificado de Nacimiento original y fotocopia. 4 Cuatro fotocopias del Carnet de Identidad (solo para bolivianos). 5 Fotocopia de Pasaporte o Carnet de Residente (solo para extranjeros). 6 Certificado de Antecedentes emitido por organismo competente (FELCC, INTERPOL). 7 Fotocopia de Libreta de Servicio Militar (no imprescindible). Original y fotocopia de la baja de la Caja Nacional de Salud a la que estaba afiliado en su anterior 8 empleo. 9 Fotocopia del Carnet de Afiliado a la AFP o último estado de cuentas. 10 Ficha de Empleado llenada (Provista por Entel). La siguiente documentación adicional es para la afiliación de los dependientes a la Caja Nacional de Salud y al Seguro Médico Privado: No. DOCUMENTACIÓN ADICIONAL PARA PERSONAL CASADO 1 Otiginal y fotocopia del Certificado de Matrimonio (solo para casado, el original debe ser devuelto). 2 Original y fotocopia del Certificado de Nacimiento del esposo(a). 3 Fotocopia del Carnet de Identidad del esposo(a). 4 Original y fotocopia del Certificado de Nacimiento de los hijos. 5 Fotocopia del Carnet de Identidad de los hijos. Propiedad Intelectual de ENTEL S.A. Página 15 de 15