SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE AYUDAS PARA PAGO DE ALQUILER DE VIVIENDA Y EDUCACION DEL PERSONAL DE LAS OFICINAS EN EL EXTERIOR IT-DRH-GAP-04 Versión 02

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Humanos Gerencia de Administración de Viaducto Miguel Alemán No piso Col. Escandón. México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. IT-DRH-GAP-04 Versión 02

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Isabel Bonnabel Betancourt Administración de Revisó Vacante Director de Recursos Humanos Aprobó Vacante Director de Recursos Humanos IT-DRH-GAP-04 1 de 12 Versión 02

4 SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 01 Varias páginas Modificación en el objetivo, políticas y actividades como se describe en la solicitud de cambio presentada por el área. Fecha de Emisión IT-DRH-GAP-04 2 de 12 Versión 02

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 9 8 Registros 13 9 Anexos 13 IT-DRH-GAP-04 3 de 12 Versión 02

6 1. OBJETIVO Realizar el pago oportuno de las prestaciones de ayudas de renta y apoyo para educación a que tiene derecho el personal que labora en las oficinas del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. en el exterior dentro del marco legal establecido en la Ley del Servicio Exterior Mexicano y demás disposiciones aplicables. 2. ALCANCE El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todo el personal que labora en las oficinas del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. en el exterior. 3. REFERENCIAS 3.1 Ley del Servicio Exterior Mexicano 3.2 Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano 3.3 Norma que regula el pago de sueldos y prestaciones al personal de carrera del Servicio Exterior Mexicano y al asimilado a éste, radicado en el extranjero 3.4 Lineamientos sobre radicación de recursos a las oficinas en el extranjero 4. POLITICAS Las comprobaciones por concepto de ayudas y gastos médicos mayores deberán ser enviadas a la Dirección de Recursos Humanos. Las solicitudes de radicación de prestaciones serán tramitadas ante el área de Finanzas los días 10 y 21 de cada mes Los recursos por concepto de ayudas de vivienda y educación serán radicadas por la Dirección de Recursos Financieros a más tardar los días 15 y 26 de cada mes. Todas aquellas solicitudes que sean recibidas a destiempo, serán enviadas en la radicación programada en la siguiente fecha. Las solicitudes de ayudas sólo serán atendidas siempre y cuando reúnan los siguientes requisitos: Oficio de envío en el que se especifique: Periodo Concepto: Vivienda o educación Monto que ampara la comprobación Firma del solicitante Firma del Director de Oficina Comprobantes originales no copias Cuidar que no haya montos diferentes a los estipulados en los contratos IT-DRH-GAP-04 4 de 12 Versión 02

7 AYUDA PARA EL PAGO DE EDUCACION. La ayuda para el pago de la educación, no forma parte del sueldo y se cubrirá con estricto apego a las disposiciones de racionalidad, austeridad, y disciplina presupuestal vigente, siempre que exista disponibilidad de recursos en el presupuesto autorizado y de acuerdo a los porcentajes establecidos en la Norma que regula el pago de sueldos y prestaciones al personal de carrera del Servicio Exterior Mexicano y al asimilado a éste, radicado en el extranjero, para tal efecto, el porcentaje considerado, corresponde al pago total de inscripción y colegiatura de cada uno de los hijos menores de 18 años de edad, que se encuentren estudiando en la ciudad sede donde se encuentra el empleado del Consejo. Las erogaciones por tal concepto estarán sujetas a comprobación mediante el recibo firmado por el servidor público beneficiado. AYUDA PARA EL PAGO DE ALQUILER DE VIVIENDA. El pago de esta prestación no forma parte del sueldo, es una prestación propia de la adscripción. Se otorgará la ayuda de renta cuando el monto mensual de la misma, sea igual o mayor al 30% del sueldo mensual en dólares de Estados Unidos que se otorga al miembro del SEM. Dicha ayuda no incluye otros servicios adicionales que contrate el miembro del SEM, tales como: mantenimiento, portero, estacionamiento, etc. Se establecen 5 regiones geográficas con porcentajes de ayuda específicos que se aplicarán al costo de la renta: América del Norte 30%, Europa 50%, América Latina 40%, Africa y Medio Oriente 50% y Asia Pacífico 60%. 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Humanos 5.1 Aprobar esta Instrucción de trabajo y asegurar su cumplimiento. 5.2 Autorizar la solicitud de radicación de recursos a las oficinas en el exterior. 5.3 Autorizar la nómina del personal de las oficinas en el exterior. Administración de 5.4 Mantener actualizada la Instrucción de Trabajo. y apegarse a las disposiciones contenidas en ésta. 5.5 Garantizar que los pagos relativos a prestaciones se realicen en tiempo y forma con apego a la normatividad aplicable 5.6 Tramitar ante la Dirección de Recursos Financieros los días 10 y 21 de cada mes todas aquellas solicitudes de vivienda y educación que hayan sido recibidas. 5.7 Revisar que la documentación comprobatoria cumpla con la normatividad vigente IT-DRH-GAP-04 5 de 12 Versión 02

8 5.8 Realizar el cálculo de porcentajes asignados y conversión a dólares americanos conforme a normatividad vigente tomando en cuenta la región, el nivel del servidor público y el tipo de prestación 5.9 Solicitar radicación por concepto de prestaciones 5.10 Registrar y controlar las radicaciones solicitadas 5.11 Custodiar la documentación soporte a las radicaciones realizadas en los respectivos expedientes 5.12 Integrar en la nómina de las oficinas del exterior las ayudas enviadas 5.13 Revisar y firmar la nómina y recabar firmas de visto bueno y de autorización de pago Asistente Administrativo de la Dirección de Recursos Humanos 5.14 Cumplir con las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Enviar los recibos de nómina mensualmente a los empleados que laboran en las Oficinas en el exterior 5.16 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en cada Procedimiento efectuado 6. DEFINICIONES 6.1 Asimilado.- A los agregados civiles, funcionarios y agregados técnicos, cuyo nombramiento haya sido gestionado por las Entidades de la Administración Pública Federal y estén acreditados por la Secretaría de Relaciones Exteriores en el país sede 6.2 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público 6.3 SRE.- Secretaría de Relaciones Exteriores 6.4 USC.- Unidad de Servicio Civil 6.5 SEM.- Servicio Exterior Mexicano 6.6 Radicación.- Recursos Financieros enviados a las oficinas en el exterior 6.7 DRH.- Director de Recursos Humanos 6.8 GAP.- Administración de. 6.9 AADRH.- Asistente Administrativo de la Dirección de Recursos Humanos IT-DRH-GAP-04 6 de 12 Versión 02

9 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el pago de Prestaciones a las Oficinas del Exterior. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO IT-DRH-GAP-04 7 de 12 Versión 02

10 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1. Recibe y verifica solicitudes y documentación comprobatoria Documento de Trabajo Administración de 1.1 Se reciben las solicitudes y comprobantes vía correo y se verifican los siguientes requisitos: Oficio de envío en el que se especifique: Periodo Concepto: Vivienda o educación Firma del Titular Firma del Director de Oficina Comprobantes originales no copias Cuidar que no haya montos diferentes a los estipulados en sus contratos Que correspondan a la ayuda autorizada (concepto, razón social, montos, etc.) Sobres con comprobantes originales Solicitud y Comprobantes 2. Cumple requisitos? No, ir al Paso 3 Si, continuar en el Paso Informa al Titular En caso de que algún documento no cumpla los requisitos, el documento es rechazado y comunicado si es posible en el mismo momento vía Same Time o en su defecto se incluirá la aclaración en el mail de confirmación Comunicaciones vía Same Time o en su defecto, correos electrónicos de confirmación IT-DRH-GAP-04 8 de 12 Versión 02

11 Responsable Paso Actividad 4. Realiza cálculo de porcentajes asignados y conversión a dólares conforme a la normatividad vigente Se realiza conversión a dólares estadounidenses, una vez obtenido el equivalente de la moneda en dólares de Estados Unidos, se calcula el importe de ayuda considerando el porcentaje correspondiente tomando en cuenta la región, el nivel del servidor público y el tipo de prestación, de acuerdo a la norma que regula el pago de sueldos y prestaciones el personal de SFM y asimilados. Documento de Trabajo Cálculo de conversión e importe de ayuda Este cálculo queda registrado en el comprobante correspondiente y archivado en la carpeta personal de ayudas del servidor público. 5. Elabora solicitud de radicación por concepto de ayudas Administración de Con la información generada se elabora la solicitud de radicación especificando los nombres, importes, conceptos y oficina a la que se pagan Solicita autorización Pasa la solicitud a revisión y firma de autorización a la Dirección de Recursos Humanos y a firma de autorización de pago de la Dirección de Recursos Financieros Anexo 1 Archivo: Solicitud de dólares ayudas exterior 7. Entrega solicitud a la GCAOE 7.1 Se entrega la solicitud de radicación para su envío 8. Registra y controla las radicaciones solicitadas 8.1 Se actualiza el control de ayudas enviadas por persona en el archivo correspondiente 9. Confirma con la Subgerencia de Situación Financiera el envío de las radicaciones Archivo: Presupuesto Ejercido 2003 Pregunta si fue realizado el envío y la fecha IT-DRH-GAP-04 9 de 12 Versión 02

12 Responsable Paso Actividad 10. Confirma vía correo electrónico el envío de radicaciones a las oficinas del exterior Documento de Trabajo Una vez confirmado el envío, se elaboran los correos electrónicos de confirmación para cada oficina, anexando archivos y especificando otros montos enviados tales como gastos médicos, etc. Es importante que los archivos sean enviados de manera individual sólo con la información de la misma Archiva información comprobatoria Custodiar la documentación soporte a las radicaciones realizadas en los respectivos expedientes de ayudas Solicita tipo de cambio de las radicaciones solicitadas Correos electrónicos enviados mensualmente Carpeta de respaldos Expedientes personales ayudas de renta y educación Administración de 12.1 Una vez enviadas todas las radicaciones programadas en el mes, se consulta a la Subgerencia de Presupuestación el tipo de cambio real al que fueron realizadas El tipo de cambio proporcionado por el área de Finanzas es registrado en el acuse impreso que es archivado en la carpeta de Acuses Extranjero Realiza conversión a moneda nacional Realiza conversiones multiplicando los dólares enviados por el tipo de cambio Integra nómina de las oficinas en el exterior Integra la nómina considerando además de los sueldos y deducciones, los nombres, conceptos y montos en moneda nacional Envía al despacho externo para que elabore la nómina. La conversión es registrada en el archivo de Presupuesto Ejercido 2003 Archivo con las observaciones a la nómina 15.1 Con la información generada se elabora un archivo mismo que es enviado vía correo electrónico al despacho y que sirve de base para la elaboración de la nómina Pre nómina Correos electrónicos enviados mensualmente Carpeta de respaldos IT-DRH-GAP de 12 Versión 02

13 Responsable Paso Actividad 16. Recibe nómina para validación Documento de Trabajo 16.1 Recibe nómina misma que debe ser validada previa conciliación con la información enviada Nómina 17. Hay correcciones? No, ir al paso 18 Si, Se devuelve al despacho para realizar correcciones e ir al paso 23 Administración de Aprueba nómina Si no hay correcciones se aprueba nómina vía telefónica Recibe nómina firmada por el responsable de su elaboración Recibe dos impresiones de nómina y acumulados, firmados por la responsable de elaboración Recaba firmas de visto bueno, revisión y autorización de pago Firma de revisó y recaba firmas de visto bueno de la Dirección de Recursos Humanos. Se entrega un ejemplar impreso electrónica de la nómina debidamente firmado a la Subgerencia de Presupuestación Se envían los archivos correspondientes a la Subgerencia de Presupuestación Recibe y distribuir recibos de nómina Elabora oficios para el envío de recibos de nómina en oficinas en el exterior. Nóminas impresas y en archivo Oficio de entrega y recibos Asistente Administrativo Formaliza el documento mediante la firma de la Dirección de Recursos Humanos Recibe los recibos de nómina los separa por persona y los integra por oficina Envía por mensajería internacional dichos recibos y archiva en la carpeta correspondiente copia de los oficios enviados IT-DRH-GAP de 12 Versión 02

14 Responsable Paso Actividad Asistente Administrativo 23 Recibe oficio con respuesta y recibos firmados Recibe oficios y recibos firmados Archiva en las carpetas correspondientes los oficios y los recibos ya firmados Identifica correcciones y envía al despacho Documento de Trabajo Oficios y recibos foliados 23.1 Hace la devolución al despacho indicando las modificaciones a realizar. Pasa a la actividad REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRH-GAP-01 (DRF-02) * Solicitud de pago de nómina, prestaciones y obligaciones Administración de 5 Años/Archivo muerto S/N S/N S/N Nóminas Extranjero (Documentos impresos) Nóminas Extranjero (Archivo Electrónico) Integración de Nóminas Extranjero (Archivo Electrónico) Administración de Administración de Administración de 5 Años/ Digitalización 5 Años/Archivo muerto 5 Años/Archivo muerto S/N S/N S/N Solicitud de pago de: ayudas de renta y educación (Documentos impresos) Presupuesto Ejercido (Documentos impresos) Control de radicaciones de ayudas por empleado (Archivo Electrónico) Administración de Administración de Administración de 5 Años/Archivo muerto 5 Años/Archivo muerto 5 Años/Archivo muerto 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Solicitud de pago de nómina, prestaciones y obligaciones * Guía Electrónica de Servicios Administrativos FO-DRH-GAP-01 (DRF-02) * IT-DRH-GAP de 12 Versión 02