Aprobado por el Concejo Municipal en Acta No ; punto Decimo

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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MINI MUNI ADMINISTRACIÓN Aprobado por el Concejo Municipal en Acta No ; punto Decimo 0

2 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI Identificación PRP-MINI MUNI-001 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Objetivo: ATENCION AL VECINO EN VENTANILLA El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino o contribuyente se presente a las ventanillas de recepción de pagos a realizar el pago de tasas y arbitrios. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable Se presenta en ventanilla a realizar el pago respectivo (Agua, Luz, Arbitrio, etc.) Verifica información en el Sistema de Servicios GL, ingresando previamente la Clave del Servicio Indica al vecino, el monto total a cancelar, recibe el dinero y opera en el sistema Entrega original del Recibo 7-B; verificando el nombre del contribuyente y el monto cancelado Recibe el comprobante de Pago Al final del día, realiza procedimiento de Cuadre y verificación de efectivo y entrega al Encargado de la Mini Muni Realiza cuadre y coordina traslado de efectivo Receptor Receptor Receptor Receptor Encargado de Mini Muni NORMAS: 1. El monto de efectivo debe ser exactamente del mismo monto que refleje el reporte de cuadre final. 2. Si existiera diferencia en efectivo con el reporte de cuadre, deberá proceder: Si es faltante el receptor debe reponer inmediatamente el dinero. Si es sobrante, se deberá operar un recibo por concepto de ingresos varios. 3. La clave de acceso al sistema es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario el mal uso que se haga del mismo. 4. No es permitido el uso de teléfono celular en el periodo de atención al vecino. 5. No es permitido atender asuntos personales previamente a atender a los vecinos. DOCUMENTOS: 1. Recibo 7-B 1

3 Fase PRP-MINI MUNI-001 PROCEDIMIENTO ATENCION EN VENTANILLA VECINO RECEPTOR TESORERIA Y/O EMPRESA ELECTRICA ENCARGADO Inicio Agua, Luz, Boletos de ornato, arbitrios, Multas de transito, etc. Se presenta en ventanilla con su ultimo recibo de pago Verifica información en el sistema e indica el monto pendiente de pago recibe su recibo de pago Opera el pago y recibe el dinero Al final del Día, realiza cuadre y entrega de efectivo FIN Coordina con el Cajero General la entrega del dinero o el deposito FIN 2

4 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-002 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCION DE SERVICIOS PÚBLICOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera de algún servicio básico municipal, Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable 1 Se presenta a las oficinas a requerir información para requerir de algún servicio público municipal, como: Servicio de Agua, drenaje, Licencia de Construcción, Licencia de Comercio, entre otros. 2 Brinda información sobre requisitos que debe cumplir Auxiliar de Servicios Públicos 3 Si tiene dudas sobre ampliar información se comunica con el encargado de la Oficina Municipal, de las oficinas Auxiliar de Servicios Públicos centrales 4 Si el vecino queda satisfecho y cumple con los requisitos, completa la solicitud y el expediente requerido 5 Escanea la documentación y la envía por correo electrónico a oficinas centrales Auxiliar de Servicios Públicos 6 Recibe la información y gestiona la autorización o el trámite correspondiente Servicios Públicos (Central) 7 Envía Resolución de aprobado o improbado Servicios Públicos (Central) 8 Recibe la Resolución y notifica al vecino Auxiliar de servicios Públicos Mini Muni 9 Recibe información y realiza el pago correspondiente NORMAS: 1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Encargado de la oficina municipal respectiva. 2. No retener expedientes originales por ningún motivo. 3. Informar al vecino cada etapa de su gestión. 4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones. 5. Requerir expediente completo para gestionar la solicitud. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 3

5 Fase PRP-MINI MUNI-002 PROCEDIMIENTO PARA ATENCION DE SERVICIOS PUBLICOS AUXILIAR DE SERVICIOS PUBLICOS VECINO SERVICIOS PUBLICOS CENTRAL MINI MUNI Inicio se presenta a solicitar o Gestionar Servicios Publicos Brinda información y entrega volante de Requisitos Oficina Municipal de Comercio; Oficina Municipal de Transporte; Oficina Municipal de Agua; Oficina Municipal de Construcción Otras oficinas NO Tiene dudas SI Se comunica por chat con el Encargado de la Oficina Municipal responsable Envia la Solicitud a traves de Correo Electrónico Recibe solicitud y gestiona recibe notificación y realiza los pagos correspondientes Recibe información y notifica al vecino Al tener Resolución informa a la MINI MUNI enviando por correo la información FIN 4

6 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-003 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCIÓN DE SERVICIOS DE SECRETARÍA MUNICIPAL El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera de algún servicio o trámite en secretaría municipal, Alcalde Municipal o con el Concejo Municipal. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable 1 Se presenta a requerir audiencias, certificaciones u otro trámite específico de Secretaría Municipal. 2 Elabora solicitud o completa formulario y requiere firma del vecino Auxiliar de Secretaria 3 Envía a Secretaria Municipal el requerimiento, por medio de correo electrónico Auxiliar de Secretaría 4 Recibe información y tramita lo requerido Auxiliar de Secretaría Municipal 5 Informa a Mini Muni sobre el estado de la solicitud Auxiliar de Secretaría Municipal 6 Recibe documentos solicitados y notifica al vecino para su entrega Auxiliar de Secretaría 7 Recibe documentos solicitados NORMAS: 1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Secretario Municipal. 2. Al finalizar el día debe enviar las solicitudes originales a Secretaria Municipal, No retener expedientes originales por ningún motivo. 3. Informar al vecino cada etapa de su gestión. 4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones. 5. Toda solicitud debe ir respaldada con firme e identificación del vecino solicitante. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 5

7 Fase PRP-MINI MUNI-003 PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE SECRETARIA MUNICIPAL VECINO AUXILIAR DE SECRETARIA SECRETARIA MUNICIPAL Inicio Certificaciones de: Honorabilidad Recomendación Residencia El vecino se presenta a requerir un servicio Municipal Solicitudes de: Aut. De fierro Matriculas Certificaciones extemporaneas Elabora solicitud, requiere firma del vecino y el pago correspondiente Se entregará en 24 horas Envía solicitud a Secretaria Municipal por correo electrónico Recibe solicitud escaneada y la tramita Recibe documento Recibe documentos y notifica al vecino que pase a recogerla Al día siguiente envía la original a la Mini Muni para ser entregada FIN 6

8 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-004 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Objetivo: Tiempo Estimado: ATENCIÓN DE SERVICIOS EN EL IUSI El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino requiera inscribir su propiedad en el registro del IUSI, o desee realizar el pago correspondiente. Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad. 5 minutos Frecuencia: diaria Número Actividad Responsable Se presenta a ventanilla del IUSI a realizar sus operaciones de Inscripción o pago Informa al vecino sobre los requisitos que debe cumplir para la inscripción y completa solicitud Completa el expediente Verifica expediente y envía documentos por correo electrónico para su registro Recibe información y registra en el sistema Notifica por correo Recibe información del registro en el sistema, opera la tarjeta de cuenta corriente y emite orden de pago Pasa a ventanilla de Tesorería a realizar el pago Auxiliar del IUSI Auxiliar del IUSI Encargado del IUSI (Central) Encargado del IUSI (Central) Auxiliar del IUSI NORMAS: 1. El auxiliar de Iusi en la Mini Muni, contará con acceso al sistema con perfil de Gestor. 2. Los registros, notas de débito y crédito, y otros solamente serán realizados en oficinas centrales. 3. Todo expediente original debe ser remito a oficinas centrales. 4. Para cuando el vecino solamente requiera realizar el pago, debe emitir la orden de pago. (inciso 7 y 8) 5. Para las inscripciones debe estar plenamente comunicado con oficinas centrales. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios. 7

9 Fase PRP-MINI MUNI-004 PRODECIMIENTO PARA ATENCION EN EL IUSI VECINO AUXILIAR DEL IUSI IUSI CENTRAL Inicio Registro de Nueva propiedades Ordenes de pago PARA REGISTRO DE PROPIEDAD, completa formulario de solicitud Y envia por correo a IUSI CENTRAL Recibe solicitud y opera en el sistema. Se presenta a realizar operaciones de IUSI Apertura cuenta corriente y emite orden de pago Notifica por correo electrónico Realiza pago en ventanilla de Tesoreria FIN 8

10 Identificación MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINI MUNI PRP-MINI MUNI-005 1ª. Edición Febrero 2014 Nombre del Objetivo: Tiempo Estimado: GESTIONES DEL PERSONAL ANTE EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un empleado municipal requiera realizar alguna gestión de asuntos laborales, ante el Departamento de Recursos Humanos. Facilitar a los Empleados municipales que no se encuentren en el edificio municipal a realizar sus gestiones laborales. 5 minutos Frecuencia: eventualmente Número Actividad Responsable 1 2 Presenta la solicitud para el goce de su derecho laboral ante el Encargado de la Mini Muni Recibe solitud, pre autoriza y traslada al Departamento de Recursos Humanos 3 Recibe solicitud e informa sobre la Resolución y notifica Empleado Municipal Encargado de Mini Muni Departamento de Recursos Humanos. 4 Recibe Resolución e informa al empleado municipal Encargado de Mini Muni 5 Recibe notificación Empleado municipal NORMAS: 1. Las gestiones laborales deben basarse en el Pacto Colectivo y la Ley de Servicio Municipal, (entre otras). 2. Las ausencias, permisos, licencias, etc. Deben coordinarse previamente con el encargado de la Mini Muni, para posteriormente notificarse al Director Municipal correspondiente. 3. El encargado de la Mini Muni debe velar porque los servicios no queden descubiertos ni cerrados, se debe brindar servicio en todo momento. 4. El encargado de mini Muni, es el responsable del orden y disciplina del equipo de trabajo. 5. Cualquier acontecimiento debe ser notificado de inmediato al Director Municipal respectivo; y al Departamento de Recursos Humanos con copia al Alcalde Municipal. DOCUMENTOS: 1. Formulario de solicitud del servicio requerido. 9

11 Fase PRP-MINI MUNI-005 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONES DE RECURSOS HUMANOS EMPLEADO MUNICIPAL ENCARGADO MINI MUNI DEPARTAMENTODE RRHH Inicio SI/NO Solicita derecho laboral Recibe solicitud y gestiona antte el Depto. De RRHH Aprueba? Solicitud de Vacaciones Solicitud de Permisos Solicitud de Certificados del IGSS Ausencias justificadas Otros. Recibe Respuesta Recibe notificación e informa Emite Resolución o Dictamen y notifica FIN 10

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