SIIGO WINDOWS. Informes Explosión de Cuotas. Cartilla

Transcripción

1 SIIGO WINDOWS Informes Explosión de Cuotas Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cómo se Define el Modulo de Explosión de Cuotas? 3. Qué son Informes? 4. Qué son Informes en el Modulo de Explosión de Cuotas? 5. Cuál es la Ruta para Generar Informes del Modulo de Explosión de Cuotas? 6. Cómo Clasifica el Programa los Informes que se Pueden Generar en el Modulo de Explosión de Cuotas? a. Consulta por Pantalla de Clientes b. Informe de Clientes General c. Extracto de Cuentas d. Cartas de Cobro e. Saldos de Cartera por Vendedor f. Informe de Comisiones por Vendedor

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes con que cuenta el programa al tener instalado y en funcionamiento el Modulo de Explosión de Cuotas, los cuales sirven para analizar el comportamiento de pago de los clientes de acuerdo a las fechas en las cuales se realizó la financiación

4 INFORMES EXPLOSIÓN DE CUOTAS Cómo se Define el Módulo de Explosión de Cuotas? Explosión de Cuotas es un módulo de SIIGO, que se crea obedeciendo a la necesidad de optimizar el proceso de facturación y recaudo para aquellas empresas que venden mercancía a crédito, es complemento de los módulos de Cuentas por Cobrar y Gestión de Recaudos, permitiendo el control de: Cuotas de pago Cálculo automático de fechas de vencimiento en la factura Pagos extraordinarios del crédito Manejo de información de codeudores Referencias comerciales Referencias personales Planes de pago Circulares de cobro a codeudores, entre otros. Qué son Informes? Son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes en el Modulo de Explosión de Cuotas? Son listados que ofrece el software y permiten conocer datos referentes a las ventas de mercancía a crédito por cada uno de los clientes, realizando un análisis de los planes de pago y analizando los saldos de cartera por vendedor y liquidación de comisiones por vendedor Cuál es la Ruta para Generar Informes del Módulo de Explosión de Cuotas? La ruta para generar informes de Explosión de Cuotas es: Explosión de Cuotas y allí se habilitan las opciones para generar cada uno de los informes del modulo

5 Cómo Clasifica el Programa los Informes que se Pueden Generar en el Modulo de Explosión de Cuotas? El sistema clasifica los informes del Módulo de Explosión de Cuotas de la siguiente forma: 1. Consulta por Pantalla de Clientes 2. Informe de Clientes General 3. Extracto de Cuentas 4. Cartas de Cobro 5. Saldos de Cartera por Vendedor 6. Informe de Comisiones por Vendedor CONSULTA POR PANTALLA DE CLIENTES Cuál es la Funcionalidad de la Consulta por Pantalla de Clientes? La funcionalidad de la Consulta por Pantalla de Clientes es verificar los datos del tercero y codeudor y referencias de este último digitado en el catálogo de terceros. Para su generación se debe digitar la cedula del tercero (Cliente) y el sistema refleja los datos básicos del tercero y del codeudor (Número de identificación Nombre Dirección y Teléfono): Al dar doble clic sobre el registro del codeudor el sistema despliega una nueva ventana en la cual se puede consultar las referencias del codeudor

6 Importante: Los datos que se visualizan en esta ventana fueron ingresados en el catálogo de terceros, generalmente por la ruta: Contabilidad Administración de Terceros - Apertura INFORME DE CLIENTES GENERAL Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Clientes General? La funcionalidad de los Informes de Clientes General es generar un listado impreso de todos los terceros previamente definidos en el sistema, discriminando las referencias comerciales, familiares y los datos de los codeudores. Para la generación de este informe se debe digitar el rango de terceros y sucursales de los cuales se requiere conocer la información

7 Importante: Este informe se puede generar por pantalla, impreso o Excel EXTRACTO DE CUENTAS Cuál es la Funcionalidad del Extracto de Cuentas? La funcionalidad del Extracto de Cuentas es verificar la cartera pendiente de cada uno de los clientes, para su generación se habilita una ventana la cual permite seleccionar si se desea visualizar el informe a un corte anterior, si se requiere que la presentación sea a media página y con comentarios; luego permite asignar el rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, luego solicita un rango de cuentas contables. Por último se puede definir el orden en que se quiere presentar el informe, ya sea alfabético o numérico Adicional este informe permite definir si se requiere o no conocer los datos de los codeudores, el rango de cobradores y si se debe tener en cuenta para el informe el cobrador asignado en el catálogo del tercero o el que registro el movimiento (este último porque en muchos casos es diferente) Importante: El sistema permite seleccionar si se incluyen o no los comentarios, estos son los que se ingresan en la ruta: Cuentas por Cobrar Estados de Cuenta - Comentario La presentación del informe es:

8 Este informe genera el estado de cuenta realizando corte de página por cada cliente; allí se reflejan datos como Nombre - Dirección Teléfonos Ciudad Codeudores - Saldo del cliente, de igual forma discrimina los datos por Cada Vencimiento: como son el Tipo y Número de documento - Número de Vencimiento - Fecha de Elaboración - Fecha de Vencimiento - Número de Días vencidos o por vencer - Valor - Totaliza el saldo general del cliente y Totaliza Valor por Vencer. Importante: Es de aclarar que para enviar el Estado de Cuenta por e- mail solo se puede hacer si los clientes en la hoja de vida se les asigno una dirección de correo electrónico valido y si la maquina tiene instalado Outlook Para realizar él envió del Estado de Cuenta a Excel, es necesario haber definido previamente un Template. CARTAS DE COBRO Cuál es la Funcionalidad de las Cartas de Cobro? La funcionalidad de las Cartas de Cobro es enviar un comunicado al cliente informando el estado de la deuda con la empresa, detallando uno a uno los documentos pendientes de pago, cuál es su valor y su fecha de vencimiento Importante: Para poder generar cartas de cobro en el sistema es necesario haber creados los modelos de las circulares de cobro por la ruta: Cuentas por Cobrar Circulares de cobro Actualiza Después de haber parametrizado la circular de cobro se puede imprimir para ello se habilita la siguiente ventana en la cual se deben definir los siguientes campos:

9 Número de Modelo a Utilizar: Se debe digitar el número del modelo a utilizar, el cual debe estar previamente parametrizado. A un corte anterior: Se responde generalmente que No, para poder generar el informe a la fecha que se está consultando, Si desea el informe a una fecha anterior marque la opción. Genera cobro a Codeudores: Marcar esta opción permite generar copias de la carta de cobro, para enviar al tercero cliente y a cada uno de los codeudores que maneje el cliente Desea mostrar los créditos: Al marcar esta opción el sistema mostrara los documentos como son anticipos o saldos a favor por parte del cliente, de no realizar la marcación solamente mostrara las facturas vencidas o por vencer. Días desde Días hasta: Se ingresa el rango de días vencidos, los cuales desea enviar la circular de cobro, es decir los que tengan cartera vencida en este rango, con la tecla ENTER, ubica todos los vencidos. Nit desde Nit hasta: Se debe ingresar el rango de terceros a los cuales se les desea enviar la circular, con ENTER, ubica todos los clientes. Desea el informe con sucursales: Se debe marcar si desea mostrar el informe con sucursales, y el rango correspondiente; de lo contrario no marque la opción.

10 Suc desde Suc. hasta: Se debe ingresar el rango correspondiente a las Sucursales. Importante: Este campo solo se habilitara si se marcó el campo anterior Desea el informe con sucursales de lo contrario no permitirá su selección Vencidos Por Vencer Todos: Hace referencia al tipo de deudas que los clientes tiene con la empresa y de los cuales se desea generar el informe Cuenta Desde Hasta: Se debe ingresar el Rango de cuentas para las cuales se desea el informe. En caso de solicitar todas las cuentas contables los campos se pasan con Enter Imprime Columna de Valor Total: En caso que en el registro de control se manejen intereses y se marque esta casilla; en el informe se habilita una tercer columna la cual suma el valor de la deuda más el valor de los interés, caso contrario solo se reflejaran dos columnas País: Se debe ingresar el País donde se originó la deuda. Ciudad Inicial Ciudad Final: Se debe ingresar el código para el rango de Ciudades de las cuales se desean generar las circulares. El listado se puede generar: Vista Preliminar Impreso Excel: Para lo cual se debe tener definido el Template Se puede hacer siempre y cuando los terceros en la definición del catálogo tengan asignada una dirección de correo electrónico valida y que desde el equipo donde se está generando él envió se tenga configurado el Outlook

11 Impresión de la Circular de Cobro para el Cliente

12 Impresión de la Circular de Cobro para el Codeudor

13 Importante: El informe generado refleja: Encabezado: Datos de la empresa, datos del tercero (Cliente y/o Codeudor) y texto definido en la parte superior de la circular de cobro Centro: Se encuentran discriminadas todas las obligaciones vencidas o por vencer del cliente identificando Tipo y Número de Documento, vencimiento, Fecha de Elaboración, Fecha de vencimiento, Días Vencidos, Valor de interés de mora y valor, total el cual realizar la sumatorio de los intereses de mora más el valor del documento; se encuentra ordenado por días de vencimiento. Pie de Página: Se imprime el texto definido en la parte inferior de la circular de cobro SALDOS DE CARTERA POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad de los Saldos de Cartera por Vendedor? La funcionalidad de los Saldos de Cartera por Vendedor es generar informes discriminando los saldos de cartera por cada uno de los rangos de cartera previamente definidos por la ruta: Cuentas por Cobrar Edades de Cartera Actualiza a 5 Columnas, para ello se habilita la siguiente ventana:

14 En la cual se deben definir los siguientes datos: Modelo a Utilizar: El modelo debe estar previamente definido en la opción de edades de cartera del módulo de Cuentas por Cobrar. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. Importante: Generalmente NO se marca a un corte anterior esto con el fin de generar el informe a la fecha que se está consultando. Rangos: El sistema obliga a repasar los datos definidos previamente en el modelo de cartera. Cuenta - Vendedor: El sistema permite filtrar la información a nivel de cuenta o vendedor; en caso de seleccionar cuenta el sistema solicita el rango de cuentas contables que se deben tener en cuenta, y en caso de seleccionar vendedor, el sistema solicita el rango de vendedores a tener en cuenta

15 Importante: Este informe permite seleccionar si se requiere visualizar la cartera Morosa o Total. Morosa: Presenta solo cartera vencida Total: Presenta la cartera vencida y por vencer Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Importante: El listado presenta por cada cuenta o por cada Vendedor (según la selección anterior), el Nit y Nombre del Tercero (Cliente), el saldo de cada tercero y el valor en cada uno de los rangos definidos de la cartera vencida y/o por vencer INFORME DE COMISIONES POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Comisiones por Vendedor? La funcionalidad de los Informes de Comisiones por Vendedor es presentar un listado de todas las Facturas de Venta (Documento Tipo F) registradas en el programa por cada uno de los vendedores que maneje la compañía con el correspondiente porcentaje de comisiones por venta registrado en la apertura del plan Para su generación el sistema solicita rango de fechas (mes/día), rango de vendedores, si se desean incluir los descuentos y cargos de la factura y si su presentación es Detallada o General La presentación del informe será:

16 Importante: El listado se puede enviar a vista preliminar, impresora o Excel