Procedimiento. Acciones Correctivas y Preventivas

Transcripción

1 0/ FEB./206 /5. Objetivo Corregir las fallas o actividades que se presenten en los productos o durante los procesos y prevenir su incidencia, en un proceso de mejora continua del Centro Universitario Tehuacán. 2. Alcance Todos los productos, procesos, materiales y servicios, en donde se puede presentar una no conformidad. 3. Definiciones 3.. Producto no conforme: Es todo producto que no cumple con las especificaciones dadas, ya sea en su procedimiento, proceso, o resultado. 4. Actividades 4. Las Acciones Correctivas son generadas por: 4.. Reclamaciones o quejas de los clientes Existencias de no conformidades generadas por parte de auditorías tanto internas como externas No cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de Calidad No conformidades de los procesos. 4.2 Las Acciones Preventivas se generan como parte de: 4.2. Tendencias o indicadores de los Objetivos Estratégicos de Calidad Situaciones potenciales de falla del sistema Análisis de procesos. 4.3 Todas las acciones correctivas o preventivas serán documentadas de acuerdo al formato 4.4 La persona que levanta la No Conformidad será el responsable o Coordinador de área, quien deberá llenar los siguientes puntos: 4.4. Deberá anotar la fecha en el cual se está elaborando el formato Indicar el número consecutivo de la acción correctiva del área que la levanta Indicar el proceso al cual se levanta la no conformidad Señalar si fue levantada en auditoría o mediante queja Señalar si la no conformidad, afecta directamente el proceso o el producto.

2 0/ FEB./206 2/ Señalará que tipo de acción se va a efectuar, puede ser: Correctiva (C) ó Preventiva (P) La descripción detalla las características de la no conformidad, que incumple con lo especificado en el proceso correspondiente Después de llenar estas secciones se le entrega el formato a la persona a la que se le levanta la no conformidad vía correo electrónico con copia para la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad al correo calidad@ceut.edu.mx, así mismo se corrobora vía telefónica la recepción con la persona del departamento responsable de darle contestación a la no conformidad La persona que recibe la no conformidad, a partir de este momento se responsabiliza de la solventación de la misma, llenando las siguientes secciones: Cuál es el origen, la causa - raíz que son potenciales de la no conformidad De ser necesario se cuenta con un procedimiento P8.5, Referente a la solución de problemas y mejora continua En la parte de acción se colocarán en orden lógico las actividades a seguir, con el fin de evitar la repetición de la no conformidad donde: Acción: Especificar la actividad a realizar Responsable: Indica el nombre de la persona o las personas que realizarán la acción Indica el tiempo compromiso en la cual se deberá concluir dicha actividad Hasta esta parte, se le envía por correo electrónico la contestación a la persona que levantó la no conformidad con copia para la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad, para su conocimiento y aprobación de acciones La persona que levantó la no conformidad, en el área de seguimiento indicará si se cumplieron todas las actividades y en la parte de comentarios anotará si se eliminó. Esto se realizará en la fecha de compromiso de la última actividad Para la solventación de la acción realizada se anexaran las evidencias a la no Conformidad. Las evidencias las entrega la persona a quien se le levantó la no conformidad En el caso de no haberse cumplido ó terminado la actividad se escribe la fecha de reprogramación para su revisión.

3 0/ FEB./206 3/ En caso de que se hayan reprogramado las actividades de la no conformidad, se llenará el área de segunda revisión y se realizará el punto y Anotar la fecha en que se cierra la no conformidad Realizó: Se escribirá el nombre y la firma de la persona que da contestación a la no conformidad Se escribirá el nombre y la firma del Auditor Interno que realizó la Auditoría y levantó la no conformidad en el caso de Auditorías Internas y en otros casos, del jefe inmediato Vo. Bo. Se escribirá el nombre y la firma de la persona a cargo de la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad para la aprobación final y cierre En caso de no cumplirse con las actividades señaladas anteriormente, se deberá llenar un nuevo formato el cual deberá ser autorizado por la Dirección General Las acciones correctivas y preventivas generadas por la aplicación de las auditorías de calidad tanto internas como externas y las acciones generadas por la revisión de la Dirección son controladas por Dirección General Las acciones correctivas y preventivas generadas a través de las no conformidades en los procesos y objetivos son controladas por los Coordinadores del área que lo genera. Los cuales son responsables de dar seguimiento a la solventación de las mismas Todas las Coordinaciones y Direcciones deberán archivar sus registros generados de por 6 meses y además deben de estar disponibles en el momento que se requieran. 5.. Responsabilidades 5. Es responsabilidad de la Dirección General dar seguimiento a este procedimiento. 5.2 Es responsabilidad de los Coordinadores de ejecutar lo establecido en este procedimiento. 6. Referencias 6. En el punto M de la Norma ISO 900: Anexos 7.. Formato de

4 0/ FEB./206 4/5 Centro Universitario Tehuacán Formato de Acciones Correctivas y preventivas Proceso: Auditoria: Queja: Tipo ( ): No. de Acción: Proceso: Producto: Descripción de la No Conformidad: Causas de la No Conformidad: Correctiva Preventiva Acción Responsable Fecha C: Correctiva, P: Preventiva Seguimiento Cumplió: Si( ) No( ) Reprogramar Comentarios Realizó Realizó Autorizó Vo. Bo.

5 0/ FEB./206 5/5 8. Lista de Distribución 8. Dirección General 8.2 Dirección Administrativa 8.3 Dirección Académica 8.4 Dirección del Sistema de Gestión de Calidad 8.5 Coordinaciones Académicas 8.6 Coordinación de Difusión Institucional 8.7 Coordinación de Relaciones Laborales 8.8 Coordinación de Egresos y Recursos Materiales 8.9 Coordinación de Servicios Escolares 8.0 Coordinación de Soporte Técnico 8. Coordinación de Egresos y Centro de Atención y Servicios