PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES PREVENTIVAS PROCESO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD INDICE. Página 1. Objetivos 2. 2.

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1 INDICE Página 1. Objetivos 2 2. Alcance 2 3. Responsables 2 4. Descripción del Procedimiento 3 5. Referencias 5 6. Definiciones 5 7. Anexos 6 8. Registros 6 Elaborado: Revisado: Aprobado: Coordinador SGC Representante de la Dirección Firma: Firma: Firma: Representante de la Dirección Johanna Allauca Jacqueline Cuadrado Jacqueline Cuadrado Fecha: Revisión: 06 Pág. 1 / 6

2 1. OBJETIVO: Establecer y mantener una metodología para el desarrollo, aplicación y verificación de la efectividad de acciones preventivas en los Sistemas implementados por GRUPASA. 2. ALCANCE: Concierne a todas las acciones preventivas que se generen en la empresa por no conformidad potenciales, en los productos, procesos, personal e instalaciones que forman parte de los Sistemas implementados. 3. RESPONSABLES: El Coordinador SGC es responsable de elaborar este procedimiento. El Representante de la Dirección es responsable de revisar y aprobar este procedimiento. Los Gerentes o Jefes Departamentales de la empresa tienen la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas en este procedimiento. Revisión: 06 Pág. 2 / 6

3 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Diagrama de Flujo EQUIPO DE AUDITORES Y RESPONSABLES DE AREA EJECUTOR / RESPONSABLE DE LA ACCION GERENTE O JEFE DEPARTAMENTALES INICIO 1.- Identificar claramente los efectos de la no conformidad o problema potencial NO 2.- Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de la no conformidad o problema potencial SI 3.- Analizar la causa u origen de la no conformidad o problema potencial. 4.- Definir las acciones necesarias para eliminar la causa de la no conformidad o problema potencial para prevenir su ocurrencia. 5.- Ejecutar las acciones definidas y registrar los resultados 6.- Hacer seguimiento de la ejecución de las acciones preventivas definidas 7.- Revisar o verificar la efectividad de las acciones tomadas. 8.- Registrar la revisión de la efectividad de las acciones preventivas Fin Revisión: 06 Pág. 3 / 6

4 4.2 Descripción de actividades Responsables de Área y/o Gerentes Departamentales 1.- Basados en su experiencia, conocimiento del proceso, información del mercado o comunicaciones internas, entre otras, identifican claramente el efecto de no conformidades o problemas potenciales. Se pueden generar acciones preventivas a partir de los siguientes elementos de entrada: - Observaciones de Auditorías Internas y Externas. - Sugerencias o Recomendaciones de Clientes - Análisis de Datos. - Oportunidades de Mejora. - Revisiones por la Dirección. - Tendencia de los Procesos. - Cualquier otra información que se considere relevante. Las acciones preventivas pueden ser registradas en el Reporte de No Conformidad Potencial y Acciones Preventivas (F-GCA-008) o mediante comunicaciones (actas, informes, e mail, etc.) en formato libre. 2.- Analiza la situación y evalúa la necesidad de actuar para prevenir su ocurrencia de la No Conformidad o problema potencial. 3.- Realiza una revisión completa de las actividades para determinar la causa del problema potencial. Gerentes o Jefes Departamentales 4.- Definen/ Determinan las acciones preventivas necesarias para solucionar o eliminar las causas de las no conformidades o problemas potenciales. Para obtener resultados efectivos las acciones preventivas deben incluir el responsable de la ejecución y plazos de cumplimiento, a demás de los responsables del seguimiento y de la verificación de la efectividad. Esta acción debe ser correspondiente o adecuadas a los efectos de la no conformidad o problema potencial. En caso de que se requieran recursos significativos se gestiona la aprobación de la Dirección. Responsable de la Acción 5.- Ejecutar las acciones definidas y registrar los resultados. Equipo de Auditores 6.- Hacer seguimiento de la ejecución de las acciones preventivas definidas. 7.- Revisar o verificar la efectividad de las acciones tomadas. 8.- Registra la revisión de la efectividad de las acciones preventivas y cierre de la no conformidad o problema potencial. El seguimiento de las acciones preventivas es registrada en el reporte de no conformidad potencial y Revisión: 06 Pág. 4 / 6

5 acciones preventivas (F-GCA-008) o mediante comunicaciones (actas, informes, e mail, etc.) en formato libre. 5. REFERENCIAS: No aplica 6. DEFINICIONES: 1. No conformidad: Es un incumplimiento respecto a un requisito establecido. 2. No Conformidad Potencial: También llamada problema potencial, son situaciones indeseables que pueden suceder en una organización, para lo cual se deben tomar acciones preventivas inmediatas a fin de evitar una No Conformidad. 3. Accion preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable. 4. Observaciones de Auditorías Internas y Externas. El Representante de la Dirección o los miembros del equipo de auditores revisan las observaciones identificadas en los informes de auditorias para evaluar el impacto potencial que pueden tener sobre los Sistemas en caso de no tomar acciones. A partir de esta revisión se determina la necesidad de iniciar acciones preventivas. 5. Sugerencias o recomendaciones de los clientes. La Gerencia General, las gerencias o jefaturas de las áreas de Ventas, Planificación, Control de Calidad y Servicio al Cliente y Logística son responsables de evaluar sugerencias o recomendaciones realizadas por los clientes (sea por escrito, teléfono, resultado de visitas, etc. ) y proponer la conveniencia de iniciar acciones preventivas. 6. Análisis de Datos. La Gerencia General, los Gerentes y/o Jefes de Ventas, Planificación, Control de Calidad y Servicio al Cliente y Logistica, son responsables de evaluar la información generada en sus propias áreas y determinar la necesidad de iniciar acciones preventivas. 7. Oportunidades de Mejora. A partir de la Revisión por la Dirección, la Gerencia General puede identificar probables incumplimientos a cambiar que puedan afectar la integridad de los Sistemas y tomar acciones preventivas en caso de considerarlo necesario. 8. Tendencia de los procesos. Los Gerentes Departamentales son responsables de analizar las tendencias en los resultados de los procesos para determinar potenciales desviaciones y tomar acciones preventivas. Revisión: 06 Pág. 5 / 6

6 9. Información Relevante. Los Gerentes o Jefes de Area son responsables de analizar cualquier información que se considere relevante para los intereses de la empresa y evaluar el efecto que pueden tener sobre la empresa. A partir de esta evaluación se determina la necesidad de iniciar acciones preventivas. 7. ANEXOS: No aplica 8. REGISTROS: Reporte de no Conformidades Potenciales y Acciones Preventivas (F-GCA-008) Revisión: 06 Pág. 6 / 6