Repsol YPF elige Windows Desktop Search como buscador personal corporativo

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1 Casos de Éxito Microsoft Sector Industria Repsol YPF elige Windows Desktop Search como buscador personal corporativo Resumen País: España. Sector: Industria. Perfil del Cliente Repsol YPF es una empresa internacional integrada de petróleo y gas, con actividades en 28 países y líder en España y Argentina. Es una de las diez mayores petroleras privadas del mundo. Situación El creciente aumento de información almacenada en los discos duros de los ordenadores, el correo electrónico, la intranet corporativa y los discos departamentales complicaba la búsqueda de datos a los empleados. Solución Repsol YPF ha implantado Microsoft Windows Desktop Search para facilitar la búsqueda de información en los discos duros de los PC y en el correo electrónico en una primera fase, y en la intranet corporativa y en los discos departamentales en una segunda. Beneficios Comodidad y ahorro de tiempo. Aumento de la productividad. Adaptación a las necesidades de negocio. Seguridad. Garantías de futuro. La solución que mejor se adecuaba, por temas de seguridad y por integración con nuestra plataforma tecnológica y con nuestro buscador de SharePoint Portal Server, era Microsoft Windows Desktop Search. Tecnológico de la Dirección de Planificación Como parte primordial de su plan de Maximización de la Productividad en el puesto de trabajo, Repsol YPF ha elegido Microsoft Windows Desktop Search como buscador personal corporativo. Tras una primera fase de implantación ya concluida, la solución de Microsoft permite realizar búsquedas de información en los discos duros de los ordenadores de cada usuario y en sus correos electrónicos. En una segunda etapa, que se completará a lo largo de 2006, Microsoft Windows Desktop Search también permitirá realizar búsquedas en los discos departamentales, así como en la intranet corporativa, una funcionalidad que hasta la fecha sólo se podía realizar a través del buscador de Microsoft SharePoint Portal Server. Comodidad, ahorro de tiempo, aumento de la productividad y seguridad son sólo algunos de los principales beneficios conseguidos.

2 Microsoft Windows Desktop Search nos ha permitido salvaguardar la total confidencialidad de la información, al permitir indexar de una manera centralizada los discos departamentales en los que se puede buscar información. Situación En el año 2006, Repsol YPF ha emprendido una ambiciosa iniciativa de mejora de la productividad en el puesto de trabajo gracias al mejor empleo de las nuevas tecnologías. Realizada en colaboración con Microsoft, con ella se pretende optimizar el uso que los empleados hacen de sus aplicaciones. La razón?: los responsables tecnológicos se percataron de que existía un considerable desconocimiento por parte de la plantilla de las funcionalidades que mejoraban su quehacer diario. La denominación que ha recibido esta iniciativa dentro de la entidad es Maximización de la Productividad y, como indica Juan Francisco de Dios, jefe de Desarrollo Tecnológico de la Dirección de Planificación de Sistemas de Repsol YPF, el objetivo es aumentar la productividad, en primer lugar, con la migración a las últimas versiones de soluciones como Microsoft Office y, en segundo lugar, informando a los empleados, mediante un plan de comunicación, sobre cómo extraer el máximo partido de ellas. Uno de los principales requerimientos contemplados en el plan de Maximización de la Productividad era la implantación de un buscador personal corporativo, que posibilitara la búsqueda de información en los diferentes niveles de almacenamiento de la compañía. Dos años antes ya se había implantado un buscador en la intranet corporativa (Repsolnet), que había sido desarrollado con Microsoft SharePoint Portal Server Sin embargo, esta solución sólo permitía acceder a los datos almacenados en la intranet y en determinados discos departamentales, pero no existía una herramienta que se pudiera emplear para buscar información en todos los niveles. A lo largo de los años se había ido acumulando mucha información, lo que hacía cada vez más difícil encontrar determinados archivos, señala De Dios. Además, esta situación se había ido complicando más con el aumento de la capacidad y el abaratamiento de los discos duros de los PCs personales, que habían empezado a convertirse en otra importante área de almacenamiento. Se producía la paradoja de que un trabajador disponía de más memoria en su PC que en la propia red: es imposible contar con 20 ó 40 Gb para cada uno de los aproximadamente empleados de la compañía, apunta. El mayor inconveniente de este proceso es que impedía compartir la información entre los distintos empleados. En ocasiones, también se producía una duplicación de la información. Solución Para subsanar esta carencia, la Dirección de Planificación de Sistemas de Repsol YPF barajó la necesidad de implantar una herramienta de búsqueda personal de información que permitiera a todos los empleados de la compañía encontrar de forma ágil y eficiente ficheros en los discos duros de sus ordenadores y en el correo electrónico, en una primera fase; en una segunda etapa, en la intranet corporativa y en los discos departamentales (es decir, en los discos de red en los que los miembros de cada departamento almacenan toda clase de documentos, generalmente ofimáticos, como hojas de Microsoft Excel o presentaciones en Microsoft PowerPoint). Se llevó a cabo un completo estudio de las diferentes soluciones de búsqueda personal corporativa existentes en el mercado, como Copernic Desktop Search, Google Desktop Search o Microsoft Windows Desktop Search. Pudimos comprobar que no existían grandes diferencias entre ellas, pero sí nos percatamos de que la que mejor se adecuaba, por temas de seguridad y por integración con nuestra plataforma tecnológica y con nuestro buscador de Microsoft SharePoint Portal Server, era

3 Con Google Desktop Search existía la posibilidad de que se produjese un cierto trasvase de nuestra información hacia sus servidores públicos, lo que podía traducirse en un escape de datos que nos preocupaba. Microsoft Windows Desktop Search, afirma De Dios. En su opinión, apostar por esta solución de Microsoft suponía una importante opción estratégica para la compañía: Era la semilla que posteriormente encontraríamos en Microsoft Windows Vista como buscador incorporado, por lo que la migración sería mucho más sencilla para todos. Como línea estratégica, nos parecía muy interesante. En relación a la solución de Google, el responsable tecnológico de Repsol YPF resalta un aspecto negativo muy importante, que la hacía inviable para su implantación en la empresa: Existía la posibilidad de que se produjese un cierto trasvase de nuestra información hacia sus servidores públicos, lo que podía traducirse en un escape de datos que nos preocupaba mucho. Queríamos un sistema de búsqueda interno cerrado y, por supuesto, que la información no pudiese salir en ningún momento de nuestros servidores, señala. Si tú indexas tu disco duro y el software de búsqueda se pone en contacto con servidores que están fuera de tu organización, de alguna manera comparten información, lo que no era aceptable para nosotros y era un riesgo evidente que no queríamos asumir, añade. En mayo de 2006 se implantó la versión beta de Microsoft Windows Desktop Search, que todavía no contaba con algunas funcionalidades necesarias para Repsol YPF: las más importantes eran la dificultad de distribución a través de SMS para emprender una instalación automática en los equipos y la posibilidad de evitar la indexación de los discos en red desde un puesto cliente. Microsoft Windows Desktop Search ofrecía más de lo que pedíamos: a un usuario le permitía por defecto definir qué unidades lógicas de red y físicas del disco duro podía indexar, y esto iba en contra de la política de no indexación de la compañía, explica el responsable tecnológico de Repsol YPF. La petición que Repsol YPF realizó a los técnicos de Microsoft que en esos momentos estaban desarrollando la nueva solución era indexar los discos departamentales desde un punto único y centralizado, gestionado por los administradores. El motivo era doble: por un lado, garantizar la total seguridad de la información corporativa y, por otro, evitar un colapso de la red. Imaginemos una implantación masiva de usuarios y que cada uno pudiera elegir el disco de red que quisiera para indexarlo a su buscador. Además de una falta de seguridad, se podría producir un colapso de la red y de los servidores para que, en el fondo, todos estuvieran indexando la misma información: eso era algo que queríamos evitar, explica De Dios. Así, con las modificaciones introducidas por Microsoft, los usuarios pueden realizar una búsqueda integrada, respetando en todo momento la seguridad de los sitios, es decir, que si alguien no tiene acceso a un disco departamental, ni tan siquiera puede visualizarlo. Otras mejoras también requeridas a la versión beta fueron las relativas a la interfaz, con el fin de facilitar la búsqueda, y al acotamiento del criterio de búsqueda, para hacerla más sencilla. El equipo de desarrollo de Microsoft Windows Desktop Search tuvo en cuenta todas las consideraciones realizadas por Repsol YPF, que encontraron respuesta en la versión 2.65, provista ya de las funcionalidades requeridas. El trabajo conjunto con los profesionales de Microsoft ha sido exquisito en todo momento, al igual que nuestro grado de satisfacción, indica Juan Francisco de Dios. El objetivo final de Repsol YPF es que converjan las dos tecnologías, para poder iniciar una búsqueda desde un único punto de entrada de datos: bien desde el PC del usuario a través de Microsoft Windows

4 En cuestión de segundos, un usuario puede encontrar la información que necesita para su trabajo, lo que indudablemente se convierte en un considerable aumento de la productividad. Desktop Search, bien a través del buscador de Microsoft SharePoint Portal Server presente en la intranet. Estamos trabajando para que los dos buscadores corporativos funcionen de manera colaborativa, de forma que desde el PC se pueda realizar una búsqueda en la intranet o en un disco departamental, o que desde Microsoft SharePoint Portal Server se pueda decidir que la búsqueda también se realice en todos los niveles: disco duro del PC, correo electrónico, explica De Dios. Para hacer esto posible, al cliente de Desktop Search ya se le han comenzado a instalar unas macros que permiten buscar directamente en Repsolnet con una sintaxis determinada, y a finales de 2006 se podrá hacer lo mismo con los discos departamentales. Beneficios Comodidad y ahorro de tiempo. Si tuviera que elegir un beneficio clave derivado de la adopción de Microsoft Windows Desktop Search como buscador personal corporativo, este sería sin duda la comodidad y el ahorro de tiempo que nos ha proporcionado a la hora de buscar entre toda la información presente en los diferentes niveles de almacenamiento de la compañía, afirma el responsable tecnológico de Repsol YPF. requisitos en un tiempo prácticamente récord, explica De Dios. Seguridad. Microsoft Windows Desktop Search nos ha permitido salvaguardar la total confidencialidad de la información, al posibilitar indexar de una manera centralizada los discos departamentales en los que se puede buscar información, apunta De Dios. Garantías de futuro. Ya estamos trabajando en la implantación de Microsoft Windows Vista y 2007 Microsoft Office system como puesto de trabajo de los próximos años, lo que nos permitirá ofrecer a los usuarios nuevas formas de hacer las cosas para ganar en productividad. La adopción de Microsoft Windows Desktop Search garantiza plenamente la integración futura con las nuevas soluciones, señala. Aumento de la productividad. En cuestión de segundos, un usuario puede encontrar la información que necesita para su trabajo, lo que indudablemente se convierte en un considerable aumento de la productividad, indica De Dios. Adaptación a las necesidades de negocio. El ciclo de desarrollo de una solución como Microsoft Windows Desktop Search es muy corto en comparación a lo que estamos acostumbrados normalmente, por lo que ha permitido incorporar nuestras sugerencias y

5 Para más Información Para más información sobre los productos y servicios de Microsoft llame al teléfono de Atención al Cliente: Para acceder a más información sobre los productos y servicios de Microsoft para grandes organizaciones, consulte nuestra Web: Para más información sobre los productos y servicios de Repsol YPF, llame al teléfono o visite su Web: Soluciones Microsoft para el sector Industria Las empresas de fabricación deben competir en un entorno cada vez más global. Su éxito depende de encontrar cada vez mayores eficiencias a través de la empresa, al tiempo que desarrollan una mayor agilidad para reaccionar a las oportunidades de mercados locales y globales. La tecnología de Microsoft y sus partners ayudan a responder mejor a estos desafíos. Las soluciones Microsoft ofrecen un gran valor añadido a los fabricantes que se encuentran bajo la presión de generar mayores retornos de sus activos. Este foco en la eficiencia se extiende a todas las áreas funcionales críticas: desde acelerar el ciclo de desarrollo de los productos a acelerar la cadena de valor, optimizar las operaciones de producción y generar nuevas oportunidades de negocio. Para más información sobre las soluciones de Microsoft para el sector Industrial, consulte es/industria/default.mspx 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Este case study se publica únicamente con propósito informativo. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, NI EXPRESAS NI IMPLICITAS, EN ESTE RESUMEN. Microsoft, Active Directory, Windows, el logo de Windows, Windows Server, Windows Server System, son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de América y/o en otros países. Los nombres de compañías y productos reales mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. Software y Servicios Productos Microsoft Windows Desktop Search Fecha de Publicación: julio, 2006

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