Contabilidad en el pequeño comercio

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1 Contabilidad en el pequeño comercio 09 En esta unidad aprenderás a: Comprender el concepto jurídico-económico de patrimonio. Determinar las necesidades patrimoniales básicas de las empresas en relación con su actividad. Identificar la incidencia de las distintas operaciones de la empresa sobre el patrimonio. Entender la importancia de la contabilidad en la gestión económica. Comprender el significado contable de las cuentas y de los asientos contables mediante la partida doble. Conocer los principales libros contables. Establecer el Plan General de Contabilidad. Realizar el ciclo contable básico. Entender el proceso contable de cierre del ejercicio y determinar el resultado económico obtenido por la empresa. Elaborar las cuentas anuales de la empresa e interpretar la información que proporcionan.

2 9.2 Patrimonio y elementos patrimoniales 9.1 Introducción La empresa necesita de distintas formas de información para poder alcanzar sus objetivos: información sobre la competencia, proveedores, financiación, clientes... La contabilidad nos proporciona información sobre la viabilidad económica y financiera de la empresa y nos ayudará a decidir si debemos continuar o no con el proyecto, o también qué factores debemos modificar o corregir. Dicha información la obtendremos de la actividad habitual de la empresa, la cual genera una serie de documentos tales como facturas, recibos, etcétera. Asimismo, la contabilidad nos indicará también cuál será la cantidad de fondos que vamos a necesitar para realizar nuestras inversiones, gastos... y cómo hemos conseguido los fondos necesarios para realizar esas inversiones, es decir, la financiación. De la misma forma, nos informará, mediante la cuenta de resultados, acerca de si la empresa ha obtenido pérdidas o ganancias durante su ejercicio económico, o cuál ha sido la rentabilidad de la misma. Toda esta información se obtiene mediante la contabilidad y, más concretamente, mediante el proceso contable. 9.2 Patrimonio y elementos patrimoniales La contabilidad informa de todo lo que acontece en el patrimonio de un establecimiento comercial y de la empresa en general, como son, por ejemplo, los aumentos o disminuciones de dicho patrimonio. Entendemos por patrimonio el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee un individuo o una empresa. Por otra parte, los bienes son los medios materiales necesarios para la actividad de la empresa, como, por ejemplo, los edificios, máquinas, equipos informáticos, vehículos, dinero, etc. Y los derechos serán las cantidades pendientes de cobrar o, lo que es lo mismo, aquello que la empresa puede reclamar a otras personas o empresas, como, por ejemplo, las facturas pendientes de cobrar a los clientes... Asimismo, las obligaciones son las deudas que la empresa tiene contraídas con otras personas o empresas, tales como las facturas pendientes de pago. Al conjunto de elementos que forman estos tres grupos lo denominamos elementos patrimoniales. 1 2 Ejercicio 9.1 Elabora la relación de elementos que componen tu patrimonio personal y clasifícalos en bienes, derechos y obligaciones. El patrimonio de una empresa es el siguiente: Un crédito concedido a la empresa. Una furgoneta para el reparto. Facturas pendientes de pago a los proveedores. Una letra pendiente de cobro a los clientes. Un local. Un préstamo a 5 años. La cuenta corriente del banco. Herramientas. Maquinaria. Capital (dinero entregado por los socios). Patrimonio Bienes Derechos Elementos patrimoniales Agrupa estos elementos patrimoniales en los tres conjuntos citados anteriormente. Obligaciones Fig

3 9.3 Masas patrimoniales. Activo y pasivo 9.3 Masas patrimoniales. Activo y pasivo Partiendo de la definición de patrimonio, calculamos lo que llamamos patrimonio neto, neto o neto patrimonial, que se halla sumando los bienes y derechos y restándole las obligaciones, de modo que: Patrimonio Neto = Bienes + Derechos Obligaciones El patrimonio neto comprenderá los diferentes medios económicos y financieros a través de los cuales la empresa puede conseguir sus objetivos. Al conjunto de los bienes y derechos lo llamaremos Activo, y a las obligaciones, Pasivo. Así pues, la ecuación general del patrimonio es la siguiente: Patrimonio Neto = Activo Pasivo De la cual obtenemos que: Activo = Patrimonio Neto + Pasivo Conviene indicar también que a las obligaciones de pago de la empresa se les llama Pasivo exigible, y a los fondos propios, Pasivo neto, neto o Pasivo no exigible. Por tanto, los elementos patrimoniales con una misma significación se denominan masas patrimoniales. De esta forma aparece la masa patrimonial de Activo y las masas patrimoniales de Neto y Pasivo. Ejercicio Si posees dinero en la cuenta del banco por valor de 3 000, has prestado dinero a un familiar por importe de 500, tienes un préstamo concedido por el banco de y eres dueño de un vehículo valorado en , cual será tu patrimonio neto? 4 Con el contenido del Ejercicio 9.1 (2), una vez hecha la clasificación de bienes, derechos y obligaciones, agrúpalos en elementos de Activo y elementos de Pasivo. 9.4 Balance. Elementos del balance Denominamos balance a la representación contable del patrimonio de una empresa. Dicho balance se encuentra dividido en dos partes: Activo y Pasivo, agrupando así los elementos patrimoniales que puedan tener una misma significación económica o financiera en las distintas masas patrimoniales. A Qué información nos proporciona el balance El Activo nos dice en qué hemos invertido las cantidades que figuran en el Pasivo, o bien refleja cuáles son los bienes económicos de que dispone la empresa. Fig Activo Balance Neto + Pasivo Por su parte, el Pasivo constituye la estructura financiera y nos informará de dónde hemos obtenido los fondos para realizar las inversiones que figuran en él. B Cómo se ordena el balance Los distintos elementos patrimoniales que componen el balance no se colocan arbitrariamente, sino que tanto el Activo como el Pasivo deben seguir unos criterios determinados: 138

4 9.4 Balance. Elementos del balance El Activo se ordenará de menor a mayor liquidez, entendiendo por liquidez de un bien del Activo, la facilidad que tiene dicho bien para convertirse en dinero. El Pasivo se ordenará de menor a mayor exigibilidad, entendiendo por exigibilidad el plazo de tiempo que tenemos para que nos pueda ser requerida la obligación de pago. De esta forma, el primer elemento que figurará será el capital (constituido por las aportaciones de los socios), ya que forma parte del Pasivo no exigible y, al no ser una deuda de la empresa, no se puede exigir su devolución. Esquemáticamente lo podemos representar así: Balance Véase un ejemplo en el Caso Práctico 1. Una vez que hemos visto la composición del patrimonio y los criterios de ordenación del mismo, podemos detallar todas las masas patrimoniales que componen el balance, debidamente ordenadas: Activo Activo fijo: Material Inmaterial Financiero Activo circulante: Existencias Realizable Disponible Pasivo Pasivo no exigible: Patrimonio Neto Pasivo exigible: Exigible a largo plazo Exigible a corto plazo Fig Liquidez + Liquidez Exigible + Exigible Tabla 9.1. Definiremos a continuación cada una de las masas patrimoniales que hemos representado en la Tabla 9.1. Caso práctico 1 El patrimonio de una empresa está compuesto por los siguientes elementos patrimoniales: Dinero en el banco Los clientes deben 600 Deudas pendientes con los proveedores El local propiedad de la empresa Un préstamo bancario a pagar en 15 años Vehículo de la empresa Deuda con Hacienda Mobiliario Construcciones Mobiliario Vehículo Clientes Bancos Total Activo Activo Vamos a confeccionar a continuación el balance de dicha empresa. Solución: Total Activo = (construcciones) (mobiliario) (vehículo) (clientes) (bancos) = Total Pasivo exigible = (préstamo) (proveedores) (deuda Hacienda) = Patrimonio Neto = Activo Pasivo exigible Patrimonio Neto = = Patrimonio Neto Préstamo Proveedores Deuda Hacienda Total Pasivo Pasivo

5 9.4 Balance. Elementos del balance C Activo a) Activo fijo o inmovilizado. Se incluyen aquí los elementos de la empresa que van a permanecer en la misma un largo periodo de tiempo (más de un año) y que sean necesarios para el desarrollo de su actividad. 1. Inmovilizado material. Comprende los elementos patrimoniales de carácter material y de uso duradero, como son las máquinas, edificios, mobiliario, etc. La amortización de estos elementos se anotará a continuación, pero con signo negativo, entendiendo por amortización la depreciación o pérdida de valor que sufren estos elementos. 2. Inmovilizado inmaterial. Es decir, los elementos patrimoniales de carácter intangible y que son susceptibles de valoración económica, como son las patentes, la propiedad industrial, etc. Igual que en el caso anterior, las amortizaciones de dichos elementos aparecerán en el mismo grupo pero con signo negativo. 3. Inmovilizado financiero. Son los elementos patrimoniales (inversiones) que forman la cartera de valores de la empresa, como pueden ser la compra de acciones de otras empresas, imposiciones a plazo, etcétera. b) Activo circulante. Se incluyen aquí los elementos que van a permanecer en la empresa menos de un año, porque se suelen incorporar al proceso productivo. 1. Existencias. Son los elementos patrimoniales utilizados en la fabricación o comercialización de los productos que constituyen la actividad propia de la empresa. Así, para el caso de una zapatería, las existencias serán los zapatos y se les llama mercaderías porque son los bienes adquiridos por la empresa y que son destinados a la venta sin transformación. Para una panadería, las existencias serán la harina, la levadura, etcétera. 2. Realizable. Esto es, las ventas o servicios que la empresa realiza y no cobra al contado. Así pues, serán derechos de cobro a favor de la empresa y en corto plazo como, por ejemplo, la cuenta de clientes. 3. Disponible. Son los elementos patrimoniales que suponen dinero en efectivo o que se pueden convertir en dinero líquido de manera inmediata y sin ningún riesgo: el dinero en la caja de la empresa o en el banco, etcétera. D Pasivo a) Pasivo no exigible o patrimonio neto. Como ya hemos definido anteriormente, son los fondos propios de la empresa que no constituyen una deuda para la misma, ya que al ser propiedad de la empresa no pueden ser exigidos. Está constituido por los bienes y derechos de la empresa menos sus obligaciones. b) Pasivo exigible. Compuesto por el conjunto de deudas u obligaciones de pago que la empresa tiene contraídas con terceras personas. Al igual que el Activo, se divide en fijo (o Pasivo exigible a largo plazo) y circulante (o Pasivo exigible a corto plazo) dependiendo del plazo de devolución. 1. Pasivo exigible a largo plazo. Son las deudas que deben devolverse en un plazo superior a un año, como, por ejemplo, un préstamo bancario a 3 años. 2. Pasivo exigible a corto plazo. Deudas que la empresa debe devolver en un plazo inferior a un año, como suelen ser las deudas con los proveedores. Todo lo anterior se puede esquematizar en la siguiente tabla: Activo fijo o inmovilizado Activo circulante Tabla 9.2. Activo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero Existencias Realizable Disponible Pasivo no exigible o patrimonio neto Pasivo exigible Pasivo Pasivo exigible a largo plazo Pasivo exigible a corto plazo Una vez que hemos definido y ordenado las distintas masas patrimoniales que componen el balance, defini- 140

6 9.5 Cuenta de resultados. Obtención del beneficio remos un concepto muy importante en contabilidad, como es el fondo de rotación, que nos informará de la estabilidad financiera de la empresa. Fondo de rotación es la parte del patrimonio neto y del Pasivo exigible a largo plazo, que, una vez se ha financiado el Activo fijo, se destina a financiar el Activo circulante. Se calcula restando al Activo fijo el Pasivo no exigible y el Pasivo a largo plazo, o también restando al Activo circulante el Pasivo a corto plazo. Véase un ejemplo en el Caso Práctico 2. De lo dicho podemos concluir: 1. Cuanto mayor sea el fondo de rotación, más solvente será la empresa. 2. Es posible comparar el fondo de rotación de años consecutivos y ver cómo ha evolucionado la solvencia de la empresa en esos años. 3. El Pasivo circulante no debe financiar todo el Activo circulante, ya que esto supone un riesgo para la empresa, pues si los clientes no pagaran, tampoco se podría pagar a los proveedores, produciéndose así un desequilibrio financiero. ACTIVO PASIVO Fig Activo fijo Activo circulante Fondo de rotación Pasivo no exigible + Pasivo a largo plazo Pasivo a corto plazo 9.5 Cuenta de resultados. Obtención del beneficio o la pérdida de la empresa El balance permite conocer la situación de la empresa en un momento concreto, pero también necesitamos conocer la evolución de la misma a lo largo de un determinado periodo de tiempo, y esto se consigue com- parando los ingresos y los gastos que se han formado en la empresa en dicho periodo. Dependiendo de cómo hayan sido, podremos determinar si la empresa ha tenido beneficio o pérdida. Caso práctico 2 Una empresa presenta el balance que vemos a continuación. Vamos a calcular el fondo de maniobra o fondo de rotación para conocer la estabilidad financiera de la misma. Activo Pasivo Elementos de transporte Mobiliario Existencias Clientes Caja Total Activo Capital Deudas a l/p Proveedores Acreedores por prestación de servicios Total Pasivo (Continúa) 141

7 9.5 Cuenta de resultados. Obtención del beneficio Solución: Fondo de rotación = (Patrimonio Neto + Pasivo a l/p) Activo fijo Activo fijo: Patrimonio Neto Pasivo l/p Elementos de transporte Mobiliario Activo fijo Fondo de rotación = = La estabilidad financiera de la empresa es óptima, pues, además de cubrir el activo fijo, destina una parte importante a sus fondos (FR = ) para financiar el activo circulante. Llamaremos ingresos al resultado de la venta de productos o servicios que constituyen la actividad propia de la empresa. Por ejemplo, en una panadería, la venta de pan y los distintos productos que en ella se comercializan formarán los ingresos. Y llamaremos gasto al conjunto de todas las compras y operaciones necesarias para la obtención del producto. Así, por ejemplo, en el caso de la panadería anterior, los gastos serán la harina, la electricidad necesaria para que funcione el horno, el sueldo del panadero, etcétera. Cuando recogemos, por una parte, todos los ingresos generados en un periodo de tiempo, normalmente un año, y por otro, todos los gastos en que hemos incurrido para obtener esos ingresos, obtendremos fácilmente el resultado de la empresa en dicho periodo, ya que si los ingresos han sido mayores que los gastos, la empresa habrá tenido beneficios, y si los gastos son mayores que los ingresos, habrá tenido pérdidas. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los gastos y los ingresos del ejercicio y, por diferencia entre ellos, su resultado. Resultado del ejercicio = Ingresos Gastos Así, concluimos que los cobros y pagos suponen movimientos en la cuenta de tesorería, pero no influyen en la cuenta de resultados. Debe Pérdidas y ganancias Haber Gastos: Ingresos: Gastos > Ingresos Saldo deudor Pérdidas Gastos < Ingresos Saldo acreedor Beneficios Los gastos e ingresos se recogen, en el Plan General de Contabilidad (PGC), en los grupos 6 y 7. Veamos a continuación cuáles son los principales conceptos que integran la cuenta de resultados (Tabla 9.3 en pág. siguiente). En las cuentas de gastos, los aumentos se anotarán en el Debe de la cuenta y las disminuciones en el Haber. En la de ingresos, los aumentos se imputarán en el Haber y las disminuciones en el Debe. Debe Gastos Haber Ingresos > Gastos Beneficio Aumentos Disminuciones Ingresos < Gastos Pérdida Hemos de tener en cuenta un factor muy importante para realizar correctamente el proceso contable, y que es: 1. El concepto de ingreso no coincide con el de cobro. 2. El concepto de gasto no coincide con el de pago. Debe Ingresos Haber Aumentos Disminuciones En el centro se colocará el nombre del gasto e ingreso, que vienen recogidos en los grupos 6 y 7 del Plan General de Contabilidad. 142

8 9.6 Las cuentas Pérdidas y ganancias Debe Haber Gastos A. Gastos directamente relacionados con la actividad de la empresa, como son compra de mercaderías, compra de materias primas, descuento sobre ventas, etcétera. B. Servicios de naturaleza diversa adquiridos por la empresa y que no se incluyen en el grupo anterior, por ejemplo, gastos de investigación, arrendamientos, reparaciones, transportes, etcétera. C. Conjunto de gastos de la empresa en el que se encuentran los tributos, como, por ejemplo, el Impuesto sobre Sociedades. D. Gastos de personal, que son los gastos originados por el personal dependiente de la empresa, como los sueldos y salarios de los empleados... E. Gastos financieros, como los intereses de deudas adquiridas por la empresa, intereses de descuento de efectos, gastos bancarios, etcétera. F. Pérdidas procedentes por venta de inmovilizado, ya sea material o inmaterial, como puede ser la pérdida obtenida por la venta de maquinaria. G. Gastos extraordinarios y gastos y pérdidas de ejercicios anteriores. H. Gastos por amortizaciones, entendiendo por amortización la expresión contable de la depreciación o pérdida de valor que sufren los elementos del inmovilizado, ya sea por el uso, paso del tiempo u obsolescencia. I. Gastos por la creación de provisiones, que son los originados cuando la empresa piensa que se va a producir una pérdida, aún no producida, y crea por ello una provisión para el momento en que se produzca. Esa provisión será una cuenta de gasto para la empresa. Ingresos A. Ingresos directamente relacionados con la actividad de la empresa, como son la venta de bienes o la prestación de servicios, descuentos sobre compras, etcétera. B. Subvenciones a la explotación. Subvenciones concedidas con finalidad distinta a la de financiar la adquisición de bienes de inmovilizado como son las subvenciones oficiales recibidas de las Administraciones Públicas. C. Ingresos financieros, como son los derivados de valores de renta fija, de participaciones de capital, etcétera. D. Beneficios procedentes del inmovilizado, ya sea por la venta de bienes de inmovilizado material, inmaterial, o por la enajenación de acciones de otras empresas. E. Ingresos extraordinarios e ingresos y beneficios de ejercicios anteriores. Los ingresos extraordinarios son aquellos que no están incluidos en la actividad propia de la empresa. F. Ingresos por provisiones, que se originan en el caso en el que la provisión que hemos creado como gasto no sucede, lo que dará lugar a un ingreso, puesto que no se ha aplicado para la finalidad para la que fue creada. Tabla Las cuentas Los elementos que componen el patrimonio se registran en unos elementos denominados cuentas. Estas cuentas son instrumentos donde se registra y anota todo lo referente a los elementos patrimoniales, tanto la situación inicial como las variaciones que posteriormente vayan sucediéndose. La representación de la cuenta se hace en forma de T. En ella llamaremos Debe a la columna de la izquierda y Haber a la de la derecha. En ambas columnas anotaremos los aumentos y disminuciones de los diferentes elementos patrimoniales. Debe Título de la cuenta Haber Cada cuenta tiene un título o un nombre que se corresponde con el elemento patrimonial que estamos registrando y que se coloca en el centro de la misma. Estos nombres se encuentran recogidos en el Plan General de Contabilidad (PGC), con objeto de unificar la denominación de las cuentas en las contabilidades de las distintas empresas. Así, por ejemplo: A la cuenta que recoge los distintos vehículos propiedad de la empresa la denominaremos elementos de transporte. A la cuenta que recoge los edificios de la empresa la denominaremos construcciones. 143

9 9.6 Las cuentas A la cuenta que recoge los ordenadores y medios informáticos la denominaremos equipos para procesos de información. A la cuenta que recoge las deudas de la empresa con los suministradores de mercancías se la denomina proveedores. A la cuenta que recoge las ventas pendientes de cobro se la denomina clientes. Y así sucesivamente, por lo que en el PGC encontraremos todas las denominaciones que se les ha asignado a los distintos elementos patrimoniales. Dicho plan se encuentra desarrollado al final de este apartado. A Tipos de cuentas En la clasificación de las distintas masas patrimoniales que integran el patrimonio de la empresa, hemos distinguido el Activo, el Pasivo y el Neto, tal como están clasificados en el balance de situación. Por otra parte, hemos visto que la cuenta de resultados recoge los gastos, por un lado, y los ingresos, por otro. La diferencia entre ambos conceptos nos dará los beneficios o pérdidas de la empresa. Así pues, como cada elemento patrimonial tiene asignada una cuenta, tendremos: Cuentas de Activo. Cuentas de Pasivo. Cuentas de neto. Cuentas de gasto. Cuentas de ingreso. Para poder registrar los datos dentro de las cuentas deberemos considerar si éstas son de Activo o de Pasivo. Cuentas de Activo Debe Título de la cuenta Haber Valor inicial Aumentos Disminuciones Salidas Cuentas de Pasivo Debe Título de la cuenta Haber Disminuciones Salidas Valor inicial Aumentos Entradas Para conocer el valor de los elementos patrimoniales registrados en cada una de las cuentas, necesitaremos conocer el saldo de las mismas. Y para obtener el saldo sumaremos la columna del Debe y la columna del Haber. Si la suma del Debe es mayor que la del Haber, el saldo será deudor, y si es mayor la suma del Haber que la del Debe, el saldo será acreedor. Si ambas sumas son iguales, la cuenta tiene saldo cero y se dice que dicha cuenta está cancelada o saldada. D > H Saldo deudor D < H Saldo acreedor D = H Saldo cero cuenta cancelada o saldada Hacer una anotación en el Debe recibe el nombre de cargar o adeudar. Realizar una anotación en el Haber de la cuenta se denomina abonar o acreditar. Las cuentas del Activo presentarán normalmente un saldo deudor o cero. Las cuentas de Pasivo presentan normalmente un saldo acreedor o cero. Al registro en las cuentas de los distintos elementos patrimoniales que intervienen dentro del ciclo contable en la actividad de la empresa, lo denominaremos libro mayor. Entradas 144

10 9.7 Libros contables Ejercicio 9.3 Luis dispone de los siguientes elementos patrimoniales: Un vehículo valorado en Dinero en su cuenta bancaria por valor de Un préstamo bancario de Su hermano le debe 100 Tres meses más tarde: Vende el vehículo de su propiedad por Le ingresan en su cuenta bancaria el importe de la venta de Paga del préstamo pendiente Su hermano le paga la deuda de 100 que tenía pendiente Se pide: Confecciona el gráfico de la cuenta diferenciando si es de Activo o de Pasivo, y determinando el título de la misma. Anota las cantidades iniciales y las variaciones que han sufrido dichas cuentas. 9.7 Libros contables Los libros contables son los diferentes registros que utiliza la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. Los libros contables más utilizados son: El libro diario. El libro mayor. El libro de inventarios y cuentas anuales. El Código de Comercio establece la obligatoriedad de que el empresario lleve una contabilidad ordenada cronológicamente y adecuada a la actividad de la empresa, así como la elaboración periódica de inventarios y balances. Estos libros que los empresarios están obligados a llevar deben legalizarse presentándolos en el Registro Mercantil, donde en el primer folio se hará una diligencia con las hojas que tiene, y en cada una de las hojas, un sello del Registro. Como actualmente la contabilidad se suele llevar por ordenador, cuando se termine el ejercicio económico se imprimirán las hojas debidamente ordenadas y se presentarán al Registro Mercantil para su registro. A Libro diario Registrará, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Es un libro obligatorio para la empresa, pero ésta puede utilizar distintos modelos, siendo el más común el modelo americano. Las anotaciones en el libro diario se llaman asientos, y dichas anotaciones se realizaran por orden de fechas, asignándoles un número correlativo. La anotación en un asiento se realiza de la siguiente forma: Debe N. de orden Fecha Título de Cantidad La cuenta del Debe a título de la cuenta del Haber Haber Cantidad 145

11 9.7 Libros contables Caso práctico 3 Considera las siguientes acciones: 1. El 1 de enero el capital de una empresa asciende a 6 000, que ha depositado en el banco. 2. El 10 de enero la empresa adquiere mobiliario por valor de 300, que paga mediante un talón bancario. 3. El 15 de enero saca 500 del banco y los deposita en la caja de la empresa. 4. El 28 de enero se paga un recibo domiciliado que asciende a El 14 de febrero un cliente le paga 300 que le debía y se los ingresa en la cuenta del banco. Realiza los correspondientes asientos. Solución: Debe Haber 1 1/I Bancos A Capital /I 300 Mobiliario A Bancos /I 500 Caja A Bancos /I 18 Suministros A Bancos /I 300 Bancos A Clientes 300 B Libro mayor Tras realizar los asientos y en distinto documento contable (llamado libro mayor y cuya función es recoger todas las cuentas que han tenido algún movimiento en el ejercicio), habrá de anotarse en cada una de las cuentas afectadas la variación producida. Realizamos, en nuestro caso, las anotaciones en las respectivas cuentas de los elementos patrimoniales que hemos utilizado en los asientos anteriores. Consideramos también que toda anotación en el Debe del asiento implica una anotación en el Debe de la cuenta o cuentas representadas, del mismo modo que una anotación en el Haber del asiento conlleva la anotación en el Haber de la cuenta. En nuestro caso, las cuentas utilizadas en el libro mayor serán las siguientes: Debe Bancos Haber Debe Capital Haber (1) (2) (1) (5) (3) 18 (4) Debe Mobiliario Haber Debe Caja Haber (2) 300 (3) 500 Debe Suministros Haber Debe Clientes Haber (4) (5) Se dice que las anotaciones contables se realizan por partida doble, o, lo que es lo mismo, que una o varias anotaciones en el Debe requieren una o varias anotaciones en el Haber. Y, del mismo modo, una o varias anotaciones en el Haber requieren una o varias anotaciones en el Debe. Así, en el libro diario, la columna del Debe sumará lo mismo que la del Haber. 146

12 9.7 Libros contables C Libro de inventarios y cuentas anuales La actividad económica de la empresa se suele dividir en periodos de tiempo (normalmente de un año) a los que se denomina ejercicio económico de la empresa. Al final del mismo se analiza la situación patrimonial de la empresa y de los resultados (beneficios o pérdidas) obtenidos en dicho año. El libro de inventarios y cuentas anuales recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y, por otra, las cuentas anuales efectuadas al final del ejercicio económico, para informar de cuál es la situación de la empresa y el resultado de las actividades que ha realizado durante todo el año. El balance final de un ejercicio económico será el balance inicial para el siguiente ejercicio, y, además del balance inicial, el balance final y el balance de comprobación de sumas y saldos, el libro de inventarios de final del ejercicio comprenderá un inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Todo ello es obligatorio para cualquier empresa, tal como se indica en el Código de Comercio. Las cuentas anuales comprenden tres documentos obligatorios para los empresarios, como se recoge en el mencionado Código de Comercio, y que son los siguientes: El balance. La cuenta de pérdidas y ganancias. La memoria. Veamos a continuación cómo se realizará un ejemplo de hoja modelo para confeccionar el inventario: Inventario N. : Fecha: Referencia Tabla 9.4. Partiendo de los datos registrados en los asientos y su posterior anotación al libro mayor, y con las sumas y los saldos de las cuentas del mismo, se elabora el balance de comprobación de sumas y saldos, que, como su nombre indica, sirve para comprobar que las anotaciones contables que hemos realizado dentro del ejercicio económico han sido correctas. Para ello, las columnas de las sumas deberán ser iguales entre sí, del mismo modo que las de los saldos. De no ocurrir así, las anotaciones no se habrán realizado correctamente. Balance de comprobación de sumas y saldos Fecha: Denominación de la cuenta Tabla 9.5. Concepto (Elementos patrimoniales) Debe Sumas Cantidades parciales Haber Deudores Cantidades totales Saldos Acreedores Se suelen llevar a cabo balances de comprobación trimestrales y uno al final del ejercicio. El esquema de dicho balance de comprobación será el siguiente: Balance de situación inicial Asiento de apertura en el libro diario y su traspaso al libro mayor Registro de las operaciones realizadas a lo largo del ejercicio en el libro diario y en el mayor Obtención del resultado de la empresa. Asiento de regularización Asiento de cierre de la contabilidad Balance de situación final Fig

13 9.8 El ciclo contable 9.8 El ciclo contable Si el balance de situación inicial constituye el punto de partida de todo proceso contable, el balance final de ese mismo periodo se utilizará para confeccionar el balance inicial del siguiente ejercicio económico. Al conjunto de etapas que forman el proceso contable se le denomina ciclo contable. La mejor forma de entender y exponer el ciclo contable es mediante la resolución de un caso práctico, tal como veremos a continuación, y en el que iremos introduciendo cada una de las fases del ciclo contable. Caso práctico 4 Una empresa, dedicada a la comercialización y venta de todo tipo de música, presenta el 1 de enero de 2004 los siguientes elementos patrimoniales: 10 estanterías expositoras de CD y un mostrador Un ordenador Un vehículo Pendiente de cobro a los clientes Deudas con los proveedores Dinero en la cuenta del banco Dinero en la caja de la empresa 600 Deudas a largo plazo por un préstamo concedido CD destinados para la venta Capital (1) (1) Si no se da la cuenta de capital de la empresa, lo calcularíamos una vez obtenido el Activo y el Pasivo exigible, como diferencia entre ambos. Capital o Neto = Activo Pasivo exigible Las operaciones que realiza la empresa a lo largo del ejercicio son las siguientes: 1. El 30 de enero paga por banco el alquiler del local, que asciende a El 2 de febrero los clientes pagan mediante transferencia bancaria del dinero que debían. 3. El 14 de febrero se compran CD por valor de Esta compra se realiza a crédito. 4. El 17 de febrero se compra mobiliario por importe de 2 100, pagándose por un talón bancario. 5. El 2 de marzo se venden CD por valor de El 30 de marzo se abona por banco la totalidad de la deuda con los proveedores. Solución: Activo Elementos de transporte Equipos para procesos de información Mobiliario Existencias Clientes Bancos c/c Caja 600 Total Activo Pasivo Capital Deudas a largo plazo Proveedores Total Pasivo (Continúa) 148

14 9.8 El ciclo contable 1 Balance de situación inicial. Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber La empresa, para confeccionar el balance de situación inicial, debe partir de los distintos elementos patrimoniales que posee, y con ellos debidamente ordenados en las distintas masas patrimoniales, confeccionará dicho balance, que será el punto de partida del ciclo contable y que coincidirá con el balance de cierre final del ejercicio anterior. Clasificaremos los elementos patrimoniales de la empresa el 1 de enero de 2004 y los ordenaremos siguiendo las normas contables. (1) (1) Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) (1) Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) (1) 2 Asiento de apertura en el libro diario y su traspaso al libro mayor. Debe Deudas l/p Haber Debe Proveedores Haber Como suponemos que es el inicio del ejercicio, no existe ninguna anotación ni en el libro diario ni en el mayor. Por ello se comenzará el libro diario con el asiento de apertura, que consiste en anotar los saldos iniciales de todas las cuentas que aparecen en el balance de situación inicial, ya que se puede afirmar que el asiento de apertura es una reproducción del balance de situación, pero colocado en forma de asiento, y, posteriormente, se abrirán en el libro mayor todas las cuentas en él reflejadas, con sus respectivos saldos iniciales. Asiento de apertura: 1 1/1/ Elementos de transporte Equipos para procesos de información Mobiliario Existencias Clientes Bancos 600 Caja a Capital a Deudas a l/p a Proveedores Este asiento dará lugar a la apertura de las citadas cuentas en el libro mayor. Elementos Equipos para procesos Debe de transporte Haber Debe de información Haber (1) (1) (1) (1) Registro de las operaciones del ejercicio en el libro diario y su traspaso al libro mayor. Confeccionaremos el libro diario con los asientos correspondientes a las operaciones realizadas por la empresa a lo largo del ejercicio económico, que en nuestro caso será un trimestre. Cada asiento que realicemos dará lugar al menos a dos anotaciones en el libro mayor. 2 30/01/ Arrendamientos a Bancos /02/ Bancos a Clientes /02/ Compra de mercaderías a Proveedores /02/ Mobiliario a Bancos (Continúa) 149

15 9.8 El ciclo contable 6 02/03/ Bancos Clientes a Cta. de mercaderías /03/04 *6 500 Proveedores a Bancos *6 500 * Si calculamos el saldo de la cuenta de proveedores, vemos que la totalidad de la deuda es , lo que supone un saldo acreedor de Traspasamos las operaciones anteriores al libro mayor, junto a los que teníamos del asiento de apertura: Elementos de Equipos para procesos Debe transporte Haber Debe de información Haber (1) (1) Sd = Sd = Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber (1) (1) (5) Sd = Sd = Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) (3) (1) (2) (6) (3) (5) (6) (7) Sd = Sd = Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) (1) Sd = 600 Sa = Debe Deudas l/p Haber Debe Proveedores Haber (1) (7) (1) (4) Sa = S = 0 Arrendamientos Compra de Debe Haber Debe mercaderías Haber (2) (4) Sd = Sd = Venta de Debe mercaderías Haber (6) Sa = Hemos calculado el saldo de las cuentas del mayor, que como ya hemos visto se determina sumando las columnas del Debe y del Haber, de modo que si el Debe es mayor que el Haber, el saldo será deudor (Sd), y si el Haber es mayor que el Debe, será saldo acreedor (Sa). Después, llevamos las cuentas de gastos e ingresos a la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el resultado de la empresa. 4 Asiento de regularización o de obtención de resultado. Como ya hemos explicado, éste se obtiene como diferencia entre los ingresos y los gastos del ejercicio, en este caso un trimestre. Para determinar dicho resultado efectuamos la siguiente anotación en el libro diario. Por un lado, todas las cuentas de gasto que tengan un saldo deudor, se anotarán en el Haber, tanto del libro diario como del mayor, por el importe de su saldo. De este modo pasarán a tener un saldo nulo en la cuenta del libro mayor y desaparecerán. Esto significa que quedan saldados o que presentarán un saldo cero. (Continúa) 150

16 9.8 El ciclo contable Como contrapartida, en el Debe se anotará la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe igual a la suma de todos los gastos. Arrendamientos Compra de Debe Haber Debe mercaderías Haber Un saldo acreedor de supone que la empresa ha obtenido unos beneficios de 3 000, ya que si recordamos el significado de la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias), cuando Debe > Haber se producen pérdidas, y cuando Debe < Haber, se obtienen beneficios. (2) (8) (4) (8) 5 Asiento de cierre de la contabilidad. S = 0 S = 0 8 X Pérdidas y ganancias a Arrendamientos a Compras de mercaderías X Del mismo modo, todas las cuentas de ingresos, que tendrán saldo acreedor, pasarán al Debe del asiento y del libro mayor, lo que hará que igual que en el caso de los gastos presenten saldo cero, y la suma de todos los ingresos aparecerán en el Haber en la cuenta de pérdidas y ganancias. Venta de Debe mercaderías Haber (9) (6) S = 0 9 X Venta de mercaderías a Pérdidas y ganancias X La cuenta de pérdidas y ganancias quedaría de la siguiente forma: Pérdidas y Debe ganancias Haber Sa = De la misma forma que hemos cerrado o saldado las cuentas de gastos e ingresos, cerraremos ahora las cuentas de Activo y de Pasivo para confeccionar el asiento de cierre y el posterior balance final. El asiento de cierre (Ac) tendrá la siguiente forma: Ac X Cuentas con saldo acreedor a Cuentas con saldo deudor X En nuestro caso, el asiento de cierre será el siguiente: Ac X Capital Deudas a l/p Pérdidas y ganancias a Elementos de transporte a Equipos para procesos de información a Mobiliario a Existencias a Clientes a Bancos a Caja 600 X (Continúa) 151

17 9.8 El ciclo contable A continuación, pasamos el asiento de cierre (Ac) al mayor, quedando así las cuentas saldadas. Elementos de Equipos para procesos Debe transporte Haber Debe de información Haber (1) (Ac) (1) (Ac) Pérdidas y Debe Deudas l/p Haber Debe ganancias Haber (Ac) (1) (Ac) S = 0 S = 0 S = 0 S = 0 6 Balance de situación final. Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber (1) (Ac) (1) (Ac) (5) S = 0 S = 0 Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) (3) (1) (2) (6) (Ac) (3) (5) (6) (7) (Ac) S = 0 S = 0 Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) (Ac) (Ac) (1) S = 0 S = 0 Ha llegado el momento de reflejar la situación del patrimonio al final del ejercicio (que, en nuestro caso, es un trimestre), a la que llamaremos balance de situación final, y que, como ya hemos explicado, será el balance de situación inicial en el siguiente ejercicio. La composición del balance final a partir del asiento de cierre es sencilla, ya que consiste en que las cuentas que aparecen en el Haber de dicho asiento integrarán el Activo del balance, y las cuentas que aparecen en el Debe integrarán el Pasivo: ACTIVO PASIVO Elementos de transporte Capital Equipos para procesos de información Deudas a l/p Mobiliario Pérdidas y ganancias Existencias Clientes Total Pasivo Bancos Caja 600 Total La contabilidad del ejercicio finalizará con la presentación de las cuentas anuales: El balance de situación. La cuenta de pérdidas y ganancias. La memoria. La memoria, como nos indica el PGC, completa, amplía y comenta la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias, así como cualquier información que sea de interés para la comprensión de las cuentas anuales, con el fin de que éstas reflejen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. 152

18 9.9 El Plan General de Contabilidad 9.9 El Plan General de Contabilidad El PGC vigente en la actualidad fue aprobado mediante el Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, y constituye la norma básica aplicable a la contabilidad. A Partes que integran el PGC Las partes que integran el PGC son las que a continuación se enumeran: Principios contables. Serán los que obligatoriamente deberá aplicar la empresa a su contabilidad. Cuadro de cuentas. Es el cuadro que contiene la lista de cuentas que componen el plan, que se encuentran perfectamente ordenados y estructurados. Definiciones o relaciones contables. Supone una gran ayuda a la persona que se inicia en la contabilidad, ya que se da una definición de cada una de las cuentas contenidas en el cuadro de cuentas. Cuentas anuales. Son documentos contables de obligado cumplimiento que la empresa debe elaborar al final del ejercicio, a efectos de información externa, como son el balance de la situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Normas de valoración. Es decir, normas que obligatoriamente deberá utilizar la empresa para valorar los elementos que integran su patrimonio. El cuadro de cuentas comprende los siete grupos siguientes (ver recuadro inferior): Grupo I: FINANCIACIÓN BÁSICA Contiene los recursos propios y la financiación a largo plazo de la empresa, destinados a financiar el Activo fijo y una parte razonable del circulante. Grupo II: INMOVILIZADO Comprende los elementos del patrimonio destinados a permanecer un largo periodo de tiempo en la empresa. Grupo III: EXISTENCIAS Son las mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, etc., destinados a la actividad propia de la empresa. Grupo IV: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPE- RACIONES DE TRÁFICO Es decir, los Activos y Pasivos que tienen su origen en el tráfico de la empresa, así como las cuentas con las Administraciones Públicas. Grupo V: CUENTAS FINANCIERAS Serán las deudas y créditos por operaciones ajenas al tráfico de la empresa, con vencimiento no superior a un año y medios líquidos disponibles. Grupo VI: COMPRAS Y GASTOS Comprende el aprovisionamiento de mercancías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos con o sin transformación, así como la adquisición de servicios y materiales consumibles, la variación de existencias (cuando se produce disminución) y las pérdidas extraordinarias del ejercicio. Grupo VII: VENTAS E INGRESOS Contiene la enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa, así como otros ingresos, la variación de existencias (cuando se produce aumento) y los beneficios extraordinarios del ejercicio. 153

19 Conceptos básicos Conceptos básicos Balance de comprobación de sumas y saldos. Sirve para comprobar que las anotaciones contables que hemos realizado dentro del ejercicio económico han sido correctas. Balance. Representación contable del patrimonio de la empresa. Ciclo contable. Conjunto de etapas que forman el proceso contable. Fondo de rotación. Es la parte del patrimonio neto y del Pasivo exigible a largo plazo que, una vez financiado el Activo fijo, se destina a financiar el Activo circulante. Cuanto más elevado sea éste, mayor será la estabilidad de la empresa. Gastos. Conjunto de todas las compras y operaciones necesarias para la obtención del producto. Ingresos. Es el resultado de la venta de productos o servicios que constituye la actividad propia de la empresa. La cuenta de pérdidas y ganancias. Recoge los gastos y los ingresos del ejercicio y, por diferencia entre ellos, el resultado del mismo. Ingresos < Gastos Pérdida Ingresos > Gastos Beneficio Libros contables. Son los diferentes registros que utiliza la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. Masa patrimonial. Elementos patrimoniales con una misma significación. Existen masas patrimoniales de Activo, de Pasivo y de Neto. Pasivo no exigible o patrimonio neto. Son los fondos propios de la empresa y que no constituyen una deuda para la misma. Se calcula sumando los bienes y derechos y restándole las obligaciones. Patrimonio. Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee un individuo o una empresa. Proyecto de empresa comercial En esta fase del proyecto, la contabilidad nos va a proporcionar información sobre la viabilidad económicofinanciera de la empresa y nos ayudará a decidir si debemos continuar o no con el proyecto. Por ello el alumno, con la ayuda del profesor, deberá realizar un proceso contable completo, donde determinará el resultado económico obtenido por la empresa e interpretará la información que éste nos proporciona. Para ello se deberán realizar los siguientes pasos: 1. Confecciona una lista con los elementos patrimoniales necesarios para tu empresa. 2. Una vez hayas visto cuál es este patrimonio, ordénalo en las distintas masas patrimoniales (activo y pasivo) y elabora el balance de situación inicial. 3. Calcula el fondo de rotación, que te informará de la estabilidad financiera de la empresa. 4. Haz una simulación del plan de gastos e ingresos de la empresa, obteniendo la cuenta de pérdidas y ganancias que te informará del resultado del ejercicio. 5. Elabora el ciclo contable completo, para obtener la situación del patrimonio al final del ejercicio, a la que llamaremos balance final, que como ya sabes será el balance de situación inicial en el siguiente ejercicio económico. 154

20 Actividades Actividades 1 Señala con una «X» si es verdadero o falso. Cuestiones Verdadero Falso 1. El patrimonio es el conjunto de bienes que tiene el individuo. 2. La contabilidad se realiza una sola vez cuando se inicia la actividad económica. 3. Al conjunto de bienes y derechos se le denomina activo. 4. El pasivo se ordenará de mayor a menor exigibilidad. 5. La masa patrimonial es el capital de la empresa. 6. El patrimonio neto son los fondos propios de la empresa. 7. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge todas las pérdidas y todas las ganancias del ejercicio. 8. Los libros contables son los diferentes registros de los que se vale la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. 9. El libro diario es un libro obligatorio para la empresa. 10. El ciclo contable se realiza mediante el balance de situación y el libro diario. 2 Explica qué es el Plan General de Contabilidad y qué grupos forman el plan de cuentas. 5 Con el balance de situación del ejercicio anterior, calcula el fondo de rotación o fondo de maniobra y coméntalo. 3 Explica qué son los gastos e ingresos de la empresa y cómo se obtiene el resultado de un ejercicio económico. 6 De la contabilidad de un comercio dedicado a la venta de productos de perfumería se ha extraído la siguiente información (en euros): 4 A partir de los siguientes elementos patrimoniales, ordénalos en las distintas masas patrimoniales y confecciona el balance de situación. Mobiliario Bancos Capital Elementos de transporte Mercaderías Clientes Proveedores Proveedores, efectos comerciales por pagar Clientes, efectos comerciales a cobrar Caja ( ) Bancos c/c Reservas voluntarias Deudas a largo plazo con entidades de crédito Acreedores por prestación de servicios Venta de mercaderías Compra de mercaderías Recibo de la luz 100 Una furgoneta al servicio de la empresa Gastos de amortización 200 Amortización acumulada 150 Clientes Préstamos a largo plazo Sueldos y salarios 800 Gastos de transporte 150 Deudas bancarias a devolver en dos años Dinero en la cuenta corriente bancaria Proveedores Alquiler del comercio 300 Mobiliario Productos de perfumería Aportación de los socios Reservas Confecciona la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación de este establecimiento. 155

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