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1 EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY Dictamen 12/05 de la Autoridad Común de Control de Europol con respecto a la notificación de una operación de tratamiento de Europol: jornada laboral/horario flexible/horas extraordinarias/situación de disponibilidad/servicio continuado ('Horario flexible') La Autoridad Común de Control de Europol ha examinado la notificación del «Horario flexible», enviada por Europol para el control previo de conformidad con los artículos 28 y 30 de la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001. La ACC también examinó los siguientes documentos relacionados con la operación de tratamiento: el formulario de «solicitud de horario flexible» - EDOC#523936; la plantilla de hoja de cálculo «registro mensual individual de las horas trabajadas» - EDOC#547667v10; y la plantilla de hoja de cálculo «resumen mensual del saldo de horas trabajadas» - EDOC# Además, se tomó en consideración la Decisión del Director sobre la jornada laboral, el horario flexible y las horas extraordinarias de Europol - EDOC#442783v Generalidades Si bien inicialmente Europol no consideró esta operación de tratamiento un «control previo», tal como se define en el artículo 30 de la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001, la unidad de protección de datos manifestó cierta preocupación con respecto a la conformidad de la operación propuesta con las normas en materia de protección de datos, y se puso en contacto con la ACC para obtener asesoramiento. Sobre la base de la documentación facilitada, la Autoridad Común de Control opinó que la P8a de la notificación, que pregunta si se tratan determinados datos sensibles (incluidos los datos personales relativos a la salud), debe marcarse «sí», en vez de «no». El motivo para ello es que los datos personales relacionados con licencias por enfermedad y especiales se recopilan mediante las hojas de horario flexible que forman parte de la operación. Por lo tanto, la Autoridad Común de Control aconsejó a Europol que presentara los documentos pertinentes para un control previo. 1

2 2. Objetivo de la operación de tratamiento El objetivo de esta operación es: registrar la jornada laboral de los miembros del personal a fin de garantizar el cumplimiento del Estatuto de los funcionarios y las disposiciones de aplicación; permitir que el personal utilice el sistema de horario flexible para lograr un mejor equilibrio entre la vida profesional y la privada; facilitar el cálculo de los derechos de indemnización/remuneración (cuando proceda); establecer el derecho del personal a una asignación de disponibilidad, y calcular el importe de la misma; y establecer el derecho del personal a una asignación por servicio continuado. 3. Observaciones y recomendaciones 3.1. Formulario de notificación La P8a se marca «sí» para reflejar el hecho de que los datos personales se recaban como parte de esta operación. En la P8b, que pregunta si los datos personales son tratados con la intención de evaluar aspectos personales relacionados con el interesado, como su competencia, rendimiento o conducta, se marca «no». Europol informó de que para dichas evaluaciones se utilizan otros procedimientos. La Autoridad Común de Control desea subrayar que, incluso si este fuera el caso, deberá comprobarse a posteriori (utilizando y comprobando los registros). La P10, relativa a la base jurídica, detalla las numerosas normas específicas en las que se basa la operación de tratamiento. Sin embargo, también debe hacerse referencia a la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001, que es igualmente un fundamento jurídico aplicable. La P14, relativa a las categorías de datos almacenados, indica que se almacena el «nombre», y a continuación especifica los datos adicionales recopilados a través de los documentos que forman parte del procedimiento, del modo siguiente: hoja de cálculo del registro mensual individual de las horas trabajadas: unidad, trabajador temporal/contratado, grado, número personal, jornada laboral, horario flexible/horas extraordinarias, situación de disponibilidad/servicio continuado/licencia, crédito transferido y ausencia autorizada. Formulario de solicitud de horario flexible: igual que el anterior, pero incluyendo también «justificación y motivos que impiden el equilibrio». Hoja de cálculo del resumen mensual del saldo de horas trabajadas: no se facilita ningún desglose. El registro mensual individual de las horas trabajadas no parece solicitar el grado del miembro del personal. Sin embargo, el formulario de solicitud de horario flexible pregunta por el grado del miembro del personal; si las normas relativas al horario flexible no varían en función del grado, entonces la información del grado no es necesaria para este proceso y no tiene que recopilarse a través de la hoja. No se facilita ningún desglose del resumen mensual del saldo de horas trabajadas; sin embargo, los 2

3 datos recopilados a través de este formulario están contemplados en las categorías de datos que se indican como recopilados para el registro mensual individual de las horas trabajadas. Recomendaciones Agregar la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001 a la lista de bases jurídicas de la P10 del formulario de notificación. Modificar el formulario de notificación para reflejar que el registro mensual individual de las horas trabajadas no solicita el grado del miembro del personal. Aclarar si las normas relativas al horario flexible varían en función del grado. Si no varían, eliminar la casilla correspondiente al grado del formulario de solicitud de horario flexible, así como la referencia a la recopilación de datos de «grado» en la P14 del formulario de notificación. Si las normas relativas al horario flexible varían en función del grado y, por lo tanto, la recopilación de datos sobre el grado es necesaria, modificar la notificación para incluir una referencia al hecho de que tales datos se recopilan a través del formulario de solicitud de horario flexible Registro mensual individual de las horas trabajadas Se trata de una hoja de cálculo de Excel utilizada por los miembros del personal para registrar las horas diarias trabajadas, las ausencias autorizadas, la situación de disponibilidad/servicio continuado, el saldo de horario flexible, las horas extraordinarias y el crédito transferido. Como se indica en el anterior apartado 3.1, según el formulario de notificación también se recopilan los datos sobre el grado; sin embargo, la hoja de cálculo no parece solicitar esta información. El personal imprime, firma y envía las hojas de cálculo completadas a la administración de su unidad. En las fases iniciales de esta operación, las hojas de cálculo del registro mensual individual de las horas trabajadas se adjuntaban a la hoja de cálculo «resumen mensual del saldo de horas trabajadas». Esto significaba que el registro mensual individual de cada miembro del personal podía ser visto por toda la unidad en la que trabajaba. Esta práctica no cumplía las normas aplicables en materia de protección de datos y planteaba varios problemas, por ejemplo: La información personal introducida en las hojas de cálculo podía ser vista por un grupo de personas más amplio del necesario, y solo debería ser vista por los responsables de comprobar/autorizar licencias, etc. (por ejemplo, los jefes de unidad, los jefes de equipo, el personal pertinente de recursos humanos). Una clara posibilidad de que los datos fueran modificados al rellenar las casillas equivocadas (Excel es célebre por ello). Si era posible guardar las hojas en los ordenadores personales, el personal probablemente guardaría las hojas de toda la unidad (y tal vez por un tiempo indefinido). Otro problema con la hoja de cálculo del registro mensual individual de las horas trabajadas, tal y como se había formateado originalmente, era la inclusión de una columna para «ausencia, licencia especial o por enfermedad», que se resaltaba en color azul. También se incluía una columna de «comentarios», solicitando «cualquier información pertinente para el registro de la jornada laboral, en particular en relación 3

4 con los datos rellenados en las columnas azules». La utilización del formato de hoja de cálculo «por unidad» en lugar de «por persona», significaba que la información sobre los motivos de una licencia por enfermedad podía ser vista por el personal de toda la unidad. Aunque Europol explicó que no tenía intención de recopilar datos sobre los motivos de una licencia por enfermedad, ya que esto se abordaba mediante un procedimiento diferente, las instrucciones de la hoja de cálculo podían haber alentado a algunos miembros del personal a introducir dichos datos. Algunas unidades dividieron la hoja de cálculo de la unidad en hojas de cálculo individuales a fin de evitar el problema de que toda la unidad tuviera acceso a los datos personales de los demás. Pasado un tiempo, se publicó una versión revisada de las hojas de cálculo. Actualmente, la hoja de cálculo del registro mensual individual de las horas trabajadas es una única hoja para cada miembro del personal. Esto elimina muchos de los problemas planteados por el formato original, como se ha descrito anteriormente. Estas hojas individuales se han estado utilizando desde el 1 de agosto de Sin embargo, el 17 de octubre de 2011, Europol advirtió que, por el momento, los analistas que trabajan en el departamento de operaciones no están utilizando las hojas individuales debido a motivos técnicos descritos como «incompatibilidad entre los sistemas de gestión de documentos (DMS) administrativos y operativos». Europol sugirió como posible solución que el personal guarde sus hojas individuales en su unidad de almacenamiento personal y las envíe a la administración de su unidad a fin de mes, para su inserción en el DMS (Sistema de gestión de documentos). Europol informa de que su unidad de recursos humanos recibió hojas de control de tiempo individuales de todas las unidades, lo que sugiere que la práctica de utilizar hojas de cálculo individuales en lugar de «por persona» se ha aplicado satisfactoriamente. Sin embargo, Europol también advierte que su unidad de recursos humanos no comprobó la manera en que las unidades compilan sus hojas en la práctica, sino que recibe una copia escaneada a final de cada mes. La hoja de cálculo revisada incluye una columna para la introducción de datos relativos al número de horas tomadas en concepto de vacaciones anuales, licencias por enfermedad y especiales (a las que se hace referencia en la notificación como ausencias autorizadas). Esta columna se presenta en color azul, junto con varias otras columnas como las relativas a horas extraordinarias, misiones, etc. Al igual que en la primera versión de la hoja de cálculo, también se incluye la columna «comentarios», que solicita «cualquier información general pertinente para el registro de la jornada laboral, en particular en relación con los datos rellenados en las columnas azules». Los datos solicitados son sencillamente números de referencia de los documentos que justifican esas ausencias. En la columna «comentarios» se ha incorporado una instrucción adicional en letra clara de color rojo que dice «por favor, no facilite datos acerca de licencias especiales o médicas». Esto ayudará a evitar que el personal introduzca datos personales sensibles. Por lo tanto, la recopilación de datos relacionados con licencias por enfermedad o especiales de este procedimiento debe limitarse al número de días/horas tomados. El formulario de notificación refleja con precisión la recopilación de datos relacionados con la salud de la P8a (como se ha mencionado en el anterior apartado 3.1), y en la P16, que trata datos sensibles; en dicho formulario, Europol describe la recopilación de datos como «datos relacionados con la salud del interesado limitados estrictamente a los datos que indican el estado de salud pero no la información confidencial proporcionada por el diagnóstico médico sobre la salud del interesado». La hoja de control de tiempo especifica que no deben facilitarse datos acerca de una licencia especial o médica en el campo «comentarios». 4

5 Recomendaciones Como se ha recomendado anteriormente, en el apartado 3.1, modificar el formulario de notificación para reflejar que el registro mensual individual de las horas trabajadas no solicita el grado del miembro del personal. Aplicar las soluciones técnicas necesarias para permitir que todo el personal utilice las hojas de cálculo del registro mensual individual de las horas trabajadas como está previsto (esto es, una hoja de cálculo dedicada por interesado, no adjunta a una hoja de cálculo agrupada por unidad). Entre tanto, comprobar que el personal que no puede utilizar las hojas individuales de esta forma guarda una hoja de cálculo individual en su unidad de almacenamiento personal y la envía a la administración de su unidad a fin de mes, para su inserción en el DMS (Sistema de gestión de documentos) Resumen mensual del saldo de horas trabajadas Se trata de una hoja de cálculo de Excel utilizada por los jefes de unidad. Las hojas completadas recogerán los datos siguientes del personal de cada jefe de unidad, tal como se proporciona en el registro mensual individual de las horas trabajadas. nombre, número personal, situaciones de disponibilidad llevadas a cabo, sistema de horario flexible, trabajo a tiempo parcial, crédito/débito mensual y horas trabajadas. También se incluye una columna de «comentarios» para utilizarla en relación con el resumen de horas de trabajo, especialmente si se ha aprobado un traspaso de crédito superior a 16 horas. Cada mes esta hoja deberá rellenarse con los datos de cada miembro del personal, firmarse por el jefe de la unidad y el Director adjunto, escanearse y enviarse a la unidad de recursos humanos. En opinión de la Autoridad Común de Control, el presente documento no plantea ninguna inquietud con respecto al cumplimiento de las normas en materia de protección de datos Solicitud de horario flexible (aprobación del jefe de unidad/superior jerárquico) Este es un formulario modelo diseñado para solicitar permisos flexibles (ausencia durante las principales horas de trabajo, permiso compensatorio, traspaso de crédito superior a 16 horas). El personal introducirá los datos siguientes: nombre, número personal, grado, régimen laboral, crédito del horario flexible, tipo de ausencia solicitada (marcar la casilla), días/horas de ausencia ya tomados ese mes, días/horas de ausencia solicitados y justificación (especialmente si ya se ha tomado la licencia completa), y los motivos para el traspaso de crédito superior a 16 horas. Los formularios completados se guardan en la oficina administrativa de cada unidad. Como se indica en el anterior apartado 3.1, el formulario de solicitud de horario flexible solicita el grado del miembro del personal. Si las normas relativas al horario flexible no varían en función del grado, entonces la información del grado no es necesaria para este proceso y no tiene que recopilarse a través del formulario de solicitud. En opinión de la Autoridad Común de Control, con excepción de la cuestión del grado mencionada anteriormente, el formulario cumple las normas aplicables en materia de protección de datos. 5

6 Recomendaciones Las recomendaciones efectuadas en el apartado 3.1 con respecto al «grado» son aplicables en este punto: Aclarar si las normas relativas al horario flexible varían en función del grado. Si no varían, eliminar la casilla correspondiente al grado del formulario de solicitud de horario flexible, así como la referencia a la recopilación de datos de «grado» en la P14 del formulario de notificación. Si las normas relativas al horario flexible varían en función del grado y, por lo tanto, la recopilación de datos sobre el grado es necesaria, modificar la notificación para incluir una referencia al hecho de que tales datos se recopilan a través del formulario de solicitud de horario flexible. 4. Declaraciones de privacidad Cada uno de los tres documentos debatidos en los apartados contiene una declaración de privacidad. Las declaraciones de privacidad son claras, concisas y contienen la mayor parte de la información que debe facilitarse a los interesados de conformidad con las normas aplicables en materia de protección de datos, con dos excepciones. En primer lugar, no se hace ninguna referencia al hecho de que la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001 es un fundamento jurídico aplicable. En segundo lugar, si bien las declaraciones de privacidad indican claramente que todas las «preguntas» son obligatorias, según el artículo 14, apartado 7, de la Decisión del Director sobre la jornada laboral, el horario flexible y las horas extraordinarias de Europol, la información facilitada también debe incluir información acerca del «carácter obligatorio de la presentación de las hojas de control de tiempo, y la consecuencia de su no presentación» (cuando proceda). Éste es también un requisito del artículo 12, apartado 1, letra d) de la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001. Recomendaciones Comprobar que las declaraciones de privacidad adjuntas al formulario de «solicitud de horario flexible» (aprobación del jefe de unidad/superior jerárquico); la plantilla de hoja de cálculo «registro mensual individual de las horas trabajadas»; y la plantilla de hoja de cálculo «resumen mensual del saldo de horas trabajadas»: 6

7 1. indican claramente que la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001 es un fundamento jurídico aplicable; e 2. incluye información acerca del «carácter obligatorio de la presentación de las hojas de control de tiempo, y la consecuencia de su no presentación», de conformidad con el artículo 14, apartado 7, de la Decisión del Director sobre la jornada laboral, el horario flexible y las horas extraordinarias de Europol y el artículo 12, apartado 1, letra d) de la Decisión del Director relativa a la aplicación de los principios del Reglamento (CE) nº 45/2001, cuando proceda. 5. Conclusión La Autoridad Común de Control invita a Europol a formular sus observaciones sobre el presente dictamen y, en particular, a demostrar que las recomendaciones se han aplicado, dentro de un plazo de dos meses a partir de la fecha del presente dictamen. Hecho en Bruselas, el 4 de enero de 2012 Isabel Cruz Presidenta de la Autoridad Común de Control de Europol (Firmado por el Secretario de Protección de Datos) 7

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