Reglas generales: La semana laboral iniciará el lunes a las 12:00 a.m. y terminará el domingo a las 11:59 p.m.

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1 UNITED INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT Roberto J. Santos Superintendente Pautas administrativas: Procedimientos de horas extra y tiempo compensatorio para empleados clasificados Presentado por: departamento de Finanzas y departamento de Recursos Humanos Aprobado por el superintendente: En vigencia a partir de: 1 de septiembre de 2005 Fecha de revisión: 4 de marzo de 2015 PROPÓSITO: Estas pautas se acatarán cuando todos los empleados clasificados obtengan horas extra y tiempo compensatorio. Kronos es el sistema oficial de tiempo y asistencia de U.I.S.D. DEFINICIÓN: Todos los empleados clasificados (empleados sin título [paraprofessional] y personal auxiliar) están amparados bajo la Ley de Normas Justas de Trabajo-Fair Labor Standards Act (FLSA, siglas en inglés). Se requiere que a los empleados clasificados se les pague horas extra o se les conceda tiempo compensatorio por trabajo que exceda las 40 horas en una semana laboral. Una vez que se haya establecido la semana laboral ésta no puede ser modificada. FLSA requiere que a todos los empleados se les pague por lo menos el salario mínimo. Según la política DK (local) del distrito, el departamento de Recursos Humanos determina los términos de empleo (es decir, horas por semana, días y salario) y el administrador escolar/del departamento determinará el horario laboral diario de cada empleado. El editor de tarjetas de control de horas laborales del departamento/de la escuela asignará un horario de trabajo en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. Todas las horas extra deben ser aprobadas con anterioridad por el administrador del departamento o de la escuela. Reglas generales: La semana laboral iniciará el lunes a las 12:00 a.m. y terminará el domingo a las 11:59 p.m. Para los empleados auxiliares (por hora), se basará el pago de compensación de acuerdo al tiempo registrado en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. Para los empleados sin título, las horas trabajadas y el tiempo compensatorio acumulado se registrarán y se mantendrán en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. Según la práctica del distrito, los empleados auxiliares (por hora), incluyendo policías y guardias, recibirán pago compensatorio por las horas extra trabajadas y registradas en el sistema de tiempo y asistencia Kronos y no podrán acumular tiempo compensatorio. Los empleados sin título acumularán tiempo compensatorio documentado por el banco acumulativo del sistema de tiempo y asistencia Kronos. Todo tiempo compensatorio acumulado debe ser usado para el final del calendario laboral. El acumular tiempo compensatorio en vez de pago en efectivo debe ser entendido y acordado antes de que el trabajo se lleve a cabo en un lugar de trabajo asignado del distrito. El acuerdo no necesita ser por escrito, pero se recomienda. Según la política DEA (local), los empleados no exentos no pueden acumular tiempo compensatorio que exceda más de 60 horas como máximo. Si un empleado tiene un saldo de más de 60 horas extra, se le requerirá tomar tiempo compensatorio o, a elección del distrito, recibirá horas extra. Según la política DEA (local), el tiempo compensatorio deberá ser usado por el empleado antes de usar cualquier otra ausencia con goce de pago a la cual tenga derecho. Solamente se permite tiempo flexible dentro de la misma semana laboral y a discreción del administrador. El tiempo flexible puede ser asignado por un administrador para el control de horas. 1

2 Si un empleado sin título no completa sus horas laborales requeridas en una semana, el editor de tarjetas de control de horas laborales, el administrador o el empleado de nómina tomará las horas faltantes del tiempo compensatorio del empleado, si es que tiene alguno, para completar las horas requeridas en la semana laboral. Es recomendable que el administrador hable con el empleado sobre la semana laboral incompleta. Si el empleado continúa no completando las horas requeridas en una semana laboral, el administrador debe notificar al departamento de Recursos Humanos. Horas extra Las horas extra se pagarán de los presupuestos de las escuelas y departamentos. Las horas extra incluye las horas trabajadas que excedan las 40 horas en la misma semana laboral. Todas horas extra debe ser reflejadas en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. No se puede renunciar a las horas extra por un acuerdo voluntario entre el administrador y el empleado. Un empleado clasificado no puede donar horas extra o estar de acuerdo con un pago reducido. Los administradores que permitan que sus empleados trabajen horas extra sin la documentación apropiada estarán sujetos a una acción disciplinaria. Infracciones Los empleados clasificados que trabajen horas extra, excepto aquellos a quienes les ha sido ordenado por su administrador, están sujetos a una acción disciplinaria, la cual puede incluir: La primera infracción puede ameritar una advertencia por escrito. La segunda infracción puede ameritar suspensión de un día sin goce de pago. La tercera infracción puede ameritar la recomendación para terminación de empleo. Se debe llamar al departamento de Recursos Humanos si existe alguna pregunta referente a la(s) acción(es) disciplinaria(s). Los administradores que violen alguna de las estipulaciones contenidas en los procedimientos del distrito permitiendo tiempo compensatorio, en lugar de tiempo pagado, a empleados auxiliares estarán sujetos a una acción disciplinaria. Entradas no registradas Se requiere que los empleados clasificados que no registren una entrada en su tarjeta de marcar informen a su editor de tarjetas de control de horas laborales Kronos para que editen sus tiempos con comentarios (razones) y firmen un formulario de edición de tiempo y asistencia (Formulario #901-KR01) para registrar la corrección. El informe debe ser aprobado por un administrador. No se permite que los empleados clasificados trabajen antes o después del calendario de su año laboral sin la autorización previa por escrito del superintendente, superintendente asistente/asociado o persona asignada. Todas las autorizaciones deben ser aprobadas con anticipación y deben reflejarse en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. Cuando los empleados hayan trabajado días no incluidos en el contrato, se deben comunicar al departamento de nómina para que las horas registradas por el empleado puedan agregarse al tiempo compensatorio del mismo. Los administradores no pueden cambiar los calendarios laborales sin la autorización previa del departamento de Recursos Humanos. Los horarios de tiempo y asistencia deben estar dentro de los calendarios laborales. 2

3 Registro de permisos y ausencias Todos los permisos y ausencias deben ser registrados utilizando el Programa SmartFind Express (Sistema de manejo de empleados sustitutos) y en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. Registros Se requiere que todos los empleados clasificados utilicen el sistema de tiempo y asistencia Kronos de UISD. Este debe reflejar con exactitud todo el tiempo trabajado por el empleado. Algunas veces puede ser necesario que el personal de Nómina del distrito edite el informe de tiempo y asistencia del empleado para que refleje con precisión el tiempo trabajado por el mismo, tal como agregar/descontar tiempo compensatorio o aprobar una ausencia con goce de sueldo, etc. A los empleados no se les avisará sobre estas correcciones; sin embargo, el empleado puede comunicarse con el personal de Nómina para que se le den explicaciones sobre las mismas. Los empleados auxiliares deben utilizar el sistema de tiempo y asistencia Kronos para registrar el tiempo trabajado a fin de recibir compensación. Éste debe reflejar exactamente todo el tiempo trabajado por el empleado. Cualquier informe de tiempo y asistencia editado por el editor de tarjetas de control de horas laborales Kronos debe ser revisado y aprobado por el administrador a cargo de Kronos en su escuela/departamento. Cualquier corrección debe ser firmada por el empleado y el administrador (formulario # 901-KR01) para la corrección de tarjetas, junto con los comentarios registrados por el editor de tarjetas de control de horas laborales. Se deberán mantener copias en la escuela para el año en curso. Cuando es necesario pagar horas extra (por ejemplo, tiempo compensatorio) a un empleado no titulado debe llenarse un formulario de pago extra (# ) y éste debe ser aprobado por el administrador correspondiente antes de que se lleve a cabo el trabajo. Debe incluirse un informe del tiempo acumulado de Kronos donde se indiquen las horas de tiempo compensatorio que se pagarán. La falsificación de registros con respecto al tiempo trabajado, hora de comida, u horas extra es causa de despido inmediato. El editor de tarjetas de control de horas laborales Kronos utilizará el sistema de tiempo y asistencia Kronos para revisar y controlar la actividad de dichas tarjetas. ASUNTOS ESPECÍFICOS RELACIONADOS CON FLSA (Ley de Normas Justas de Trabajo) Tiempo compensatorio Los distritos escolares pueden utilizar tiempo compensatorio (una hora y media por cada hora extra trabajada sobre las 40 horas) en vez de pago en efectivo por horas extra para empleados no exentos, siempre y cuando exista un acuerdo entre el empleador y empleado antes de que se efectúe el trabajo. Un máximo de 240 horas de tiempo compensatorio puede ser acumulado normalmente por un empleado no exento antes de que las horas extra deban ser pagadas. Uso de tiempo compensatorio Se le debe permitir a un empleado utilizar tiempo compensatorio dentro de un periodo razonable después de que el empleado o empleador haga una petición siempre y cuando el uso de tiempo compensatorio no interrumpa indebidamente las operaciones del distrito. La simple inconveniencia para el empleador no es base suficiente para negar una petición de uso de tiempo compensatorio. El término tiempo libre compensatorio significa horas que un empleado no está trabajando y que no son contadas como horas trabajadas durante la semana laboral para propósitos de compensación de horas extra, y por las cuales debe entregarse un informe de Ausencia. 3

4 Acuerdo entre empleador y empleados El acumular tiempo compensatorio en vez de pago en efectivo debe ser entendido y acordado antes de que el trabajo se realice. Este acuerdo puede ser en forma de una notificación (verbal o por escrito) realizada por el empleador antes de que el trabajo se lleve a cabo. Se presume que exista un acuerdo con respecto a cualquier empleado que acepte tiempo compensatorio en vez de pago en efectivo por tiempo extra después de haber sido notificado. Horario flexible (reponer tiempo, intercambios de horario, otros) El distrito permitirá un horario flexible dentro de la misma semana laboral (lunes de 12:00 a.m. a 11:59 p.m. del domingo). Es a discreción del administrador el conceder un horario flexible en sus departamentos/escuelas. Horario flexible está definido como tiempo obtenido y tomado en la misma semana laboral de 40 horas. El tiempo de llegada y de salida debe reflejarse diariamente en el sistema de tiempo y asistencia Kronos. El administrador puede asignar un horario flexible para propósitos de control de horas. Periodos de comida Los periodos de comida de buena fe no son tiempo trabajado. Un empleado que no tenga tiempo para una comida libre de obligaciones será compensado por el tiempo trabajado. Para poder calificar como libre de obligaciones, la comida debe ser de treinta minutos o más. El empleado debe estar completamente libre de responsabilidades de trabajo, como contestar el teléfono o cualquier otro tipo de trabajo. Los empleados tendrán derecho a una comida libre de obligaciones si trabajan más de seis (6) horas al día. ATENCIÓN: El sistema de tiempo y asistencia Kronos automáticamente deducirá la hora comida si el empleado no registró su salida. Sin embargo, sólo bajo circunstancias atenuantes puede aceptarse/cancelarse una deducción automática por hora de comida con la aprobación del administrador. Periodos de descanso De acuerdo con FLSA, el tiempo de descanso de menos de veinte (20) minutos no debe ser deducido al determinar las horas trabajadas. La opción para permitir a un empleado un periodo de descanso es a discreción del director o administrador. Los periodos de descanso no pueden ser sustituidos por salidas temprano. Los periodos de descanso de UISD no serán de más de quince (15) minutos. Trabajo no autorizado El administrador es responsable de asegurar que los empleados clasificados se apeguen a su horario de trabajo asignado y que no trabajen horas extra sin autorización. Si un empleado clasificado continúa, o se le permite, trabajar antes/después de su turno o durante el fin de semana, se requiere que el distrito compense apropiadamente al empleado. Tiempo remunerativo (ejemplos) Los siguientes son varios ejemplos de tiempo remunerativo calculado. Aviso: Kronos calcula el tiempo remunerativo obtenido por el empleado. El salario de un empleado sin título (paraprofessional) basado en 35.0 horas por semana horas = Pago regular 5.0 horas X 1 = 5.0 horas de tiempo compensatorio REGULAR (tiempo corrido) 2.0 horas X 1.5 = 3.0 horas de tiempo compensatorio HORAS EXTRA (tiempo y medio) 42.0 horas trabajadas = 8.0 horas de tiempo compensatorio acumulado El salario de un empleado sin título basado en 37.5 horas por semana horas = Pago regular 2.5 horas X 1 = 2.5 horas de tiempo compensatorio REGULAR (tiempo corrido) 2.0 horas X 1.5 = 3.0 horas de tiempo compensatorio HORAS EXTRA (tiempo y medio) 42.0 horas trabajadas = 5.5 horas de tiempo compensatorio acumulado 4

5 El salario de un empleado sin título basado en 40.0 horas por semana horas = Pago regular 2.0 horas X 1.5 = 3.0 horas de tiempo compensatorio HORAS EXTRA (tiempo y medio) 42.0 horas trabajadas = 3.0 horas de tiempo compensatorio acumulado Se recomienda ampliamente que solo en circunstancias atenuantes se deba permitir que un empleado sin título trabaje más horas de las que se le han asignado o programado. Tiempo no remunerativo (ejemplos) Todos los distritos escolares pagan a sus empleados algo de tiempo no trabajado como un beneficio para los mismos. Por ejemplo, el pago de ausencia por enfermedad o pago de ausencia por motivos personales se ofrece a los empleados como un beneficio requerido por la ley del estado. Sin embargo, para propósitos de FLSA, ese tiempo es considerado como tiempo no remunerativo y no se requiere que se incluya para determinar las horas trabajadas para calcular horas extra. Algunos otros ejemplos de tiempo no remunerativo incluyen: Los periodos de comida de media hora o más en los cuales el empleado está completamente libre de obligaciones de trabajo, Tiempo de traslado de su casa al lugar de trabajo, Para empleados no exentos, el servir en un jurado, Días festivos pagados, Ausencias por enfermedad pagadas, Tiempo compensatorio usado Los siguientes son ejemplos de cómo se calcula el tiempo no remunerativo. Ejemplo: A. Un empleado trabaja el siguiente horario en una semana laboral que incluye un día festivo pagado: Lunes DÍA FESTIVO 8 horas día festivo pagado Martes 8 horas trabajado Miércoles 10 horas trabajado Jueves 10 horas trabajado Viernes 8 horas trabajado En este ejemplo, el empleado tiene 36 horas de tiempo remunerativo más 8 horas de tiempo no remunerativo (día festivo), para un total de 44 horas. Según FLSA no existe ningún inconveniente con las horas extra porque las horas trabajadas no excedieron las 40 horas durante la semana laboral establecida. B. Un empleado trabaja el siguiente horario en una semana que incluye un día de ausencia por enfermedad pagada: Lunes 9 horas trabajadas Martes 10 horas trabajadas Miércoles 10 horas trabajadas Jueves 8 horas ausencia por enfermedad pagada Viernes 8 horas trabajadas Sábado 6 horas trabajadas En este ejemplo, el empleado trabajó un total de 43 horas remunerativas más 8 horas de tiempo no remunerativo (ausencia por enfermedad) para un total de 51 horas pagadas. Solamente tres horas se consideran como horas extra y se calculan como tiempo y medio del pago de tarifa regular. 5

6 EN VIGENCIA A PARTIR DEL 1 DE SEPTIEMBRE DE 2005; REVISADO EL 4 DE MARZO DE 2015 EMPLEADO: Certifico que he recibido, leído y entendido las reglas de UISD tituladas Procedimientos de horas extra y tiempo compensatorio para empleados clasificados. Además, entiendo que el falsificar información en el sistema de tiempo y asistencia es considerado fraude y un delito criminal perseguido. Nombre: Firma: Fecha: *firme y mantenga este formulario en su escuela/departamento. 6

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