UT 3. Control de personal

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1 UT 3. Control de personal 34 Actividades iniciales (página 47) 1. 1 Respuesta sugerida: En principio, cuanto más eficaz sea el control de personal menor será el absentismo no justificado, al ser más probable que ese absentismo provoque sanciones Respuesta sugerida: Sí, ya que si la prevención de accidentes de trabajo es más eficaz, ello reducirá las incapacidades temporales causadas por accidentes de trabajo, que forman parte del absentismo Respuesta sugerida: Lógicamente motivación y absentismo están muy relacionados, ya que un trabajador desmotivado no se siente a gusto en el trabajo y es más fácil que pueda tratar se ausentarse de él que un trabajador motivado adecuadamente que se siente a gusto en su puesto. La situación económica, con una crisis que ha aumentado el paro y ha dificultado la recolocación de los trabajadores que pierden su puesto, ha incrementado el miedo a los despidos y con ello se ha reducido el absentismo no justificado. Cuestiones (página 50) 1. Control de personal y absentismo 4. 1 Respuesta sugerida: Esa afirmación es cierta, ya que el objetivo del control no es solo la vigilancia del cumplimiento de una disciplina, sino también detectar los problemas que estén afectando al desempeño laboral del personal y las causas que los producen para así poder tomar las medidas pertinentes para resolverlos Respuesta sugerida: El cumplimiento de la disciplina vigila que se siga una serie de normas relacionadas con la puntualidad, y la evaluación del desempeño interpreta los datos de cumplimientos e incumplimientos para detectar los problemas que puedan relacionarse con ellos y resolverlos a) Un retraso de 30 minutos. No es una ausencia del trabajo, sino un retraso. b) El tiempo libre que les corresponde a las madres para dedicarlo a la lactancia de sus hijos. Sí es una ausencia del trabajo, aunque se trata, al ser un permiso, de una ausencia prevista y justificada a) Trabajador que está en su puesto de trabajo haciendo sudokus. No se trata de un caso de absentismo propiamente dicho, sino de presentismo o absentismo presencial, ya que el trabajador permanece físicamente en su puesto de trabajo, pero sin trabajar. b) Trabajador que abandona su puesto de trabajo una hora antes para irse a un partido de fútbol. Sí es absentismo, ya que hay una ausencia física del trabajador dentro del tiempo que corresponde a su jornada de trabajo, aunque no falte una jornada completa sino solo parte de ella. c) Trabajadora que está en casa de baja por riesgo en su embarazo. Sí es absentismo, ya que hay una ausencia física de la trabajadora durante el tiempo que correspondería a su jornada de trabajo. Aunque es una ausencia justificada, se trata de un caso de absentismo, ya que no es necesario que una ausencia sea injustificada para calificarse de absentismo. d) Trabajador que sale del trabajo durante dos horas para asistir a una revisión médica. Sí es absentismo, ya que hay una ausencia física del trabajador durante el tiempo que corresponde a su jornada y horario de trabajo, aunque la ausencia sea justificada y afecte solo a parte de la jornada, ya que no hace falta que la ausencia sea injustificada ni que afecte a toda la jornada laboral para ser considerada absentismo Respuesta sugerida: La diferencia entre el absentismo retribuido y el absentismo no retribuido está en que, en el primero, el trabajador sigue cobrando aunque no acuda a su trabajo (se trata de casos de ausencias justificadas), mientras que, en el segundo, el trabajador no percibe ninguna cantidad durante el tiempo que ha faltado al trabajo. Por ejemplo, si un trabajador no acude al trabajo porque está disfrutando de uno de los permisos que legalmente le corresponden, va a seguir cobrando aunque no vaya a trabajar: se trata de un caso de absentismo retribuido. En cambio, un trabajador que falta unos días a su trabajo por un asunto personal no va a cobrar durante los días que falte: se trata de un caso de absentismo no retribuido.

2 9. 6 Las características del control interno que podemos deducir a partir de su definición son las siguientes: Se trata de un proceso administrativo. Se desarrolla a través de instrumentos diversos. Su objetivo es conocer y registrar todas las incidencias sobre presencia, puntualidad y desempeño que se dan entre el personal de una empresa. NOTA: se opta por la solución más simple posible, ya que es una actividad de refuerzo. Por ello, no se profundiza en la definición de proceso administrativo y demás a) Baja por maternidad. Es una ausencia prevista, ya que se trata de una baja por mater- nidad conocida por la empresa con la antelación suficiente. b) Accidente de trabajo. Es una ausencia imprevista, ya que se trata de un accidente que, como tal, ocurre de forma repentina. c) Asistencia a un examen. Es una ausencia prevista, ya que se trata de un permiso para acudir a un examen cuya fecha seguramente se conocía con anterioridad. d) Vacaciones. Es una ausencia prevista, ya que se trata del disfrute de unas vacaciones en fechas acordadas entre empresa y trabajador o decididas por la empresa, que en todo caso se conocían con antelación Respuesta sugerida: Un trabajador que es llamado a declarar en un juicio y, por tanto, no puede ir a trabajar el día de su declaración es un caso de absentismo que tiene su causa en un permiso o licencia legal. Una trabajadora que no va un día al trabajo para no encontrarse con una compañera con la que no se lleva bien es un caso de absentismo que tiene su causa en cuestiones personales. Un trabajador que se lesiona jugando un partido de fútbol el fin de semana y no puede ir a trabajar durante una semana es un caso de absentismo que tiene su causa en un accidente común. Una trabajadora que es atropellada mientras iba al trabajo y tiene que estar 2 meses de baja es un caso de absentismo que tiene su causa en un accidente de trabajo. NOTA: cualquier respuesta mínimamente razonada que haga referencia a las causas de ab- sentismo indicadas en el texto de la unidad será correcta Respuesta sugerida: El absentismo presencial es tan perjudicial la empresa, o más, que el absentismo propiamente dicho, ya que reduce el rendimiento del personal e incluso puede llegar a crear tensiones entre los trabajadores que cumplen con su trabajo y aquellos que, aun estando en su puesto, no se dedican a realizar las tareas que les corresponden. Su diferencia fundamental con los tipos de absentismo estudiados en la unidad está en que en el absentismo presencial el trabajador sí está en su puesto, aunque no esté trabajando, lo que significa que sí cobra su salario por ese tiempo que está en el puesto sin trabajar, a diferencia de los trabajadores que se ausentan injustificadamente del trabajo, que no cobran por el tiempo de ausencia. Por lo demás, ambos son fenómenos que afectan al rendimiento laboral y a menudo tienen las mismas causas (falta de motivación, estrés de los trabajadores, organización inadecuada de las tareas, etc.). Sí me parece correcto el término absentismo presencial, ya que, en ese caso, aunque el trabajador esté físicamente en el lugar de trabajo, está ausente del trabajo propiamente dicho, porque su presencia no tiene relación con las tareas que debe realizar a) Sí está relacionado, de hecho, los trabajadores con obligaciones familiares son que más faltan al trabajo, lo que da a entender que la falta de políticas adecuadas de conciliación de la vida familiar y laboral por parte de las empresas es uno de los factores que contribuyen a un mayor absentismo. En cuanto al nivel de cualificación, el absentismo es mayor entre los trabajadores menos cualificados, probablemente como consecuencia de una mayor desmotivación derivada de las condiciones de su puesto de trabajo (menores salarios, tareas menos atractivas, condiciones de trabajo más arduas, menores posibilidades de promoción, etc.). b) Este hecho lo causa que el miedo a perder el puesto de trabajo lleva a muchos trabajadores a vincularse más a la empresa y, en consecuencia, a faltar menos al trabajo y, si tienen que faltar por causas justificadas, a hacerlo por menos tiempo. c) El índice de absentismo español es mayor que el europeo (el 5,35 % frente al 4 %), lo que puede deberse a la falta de políticas adecuadas de conciliación en las empresas españo- 35

3 36 las, o a que no se preste la suficiente atención a la motivación de los trabajadores como herramienta para combatir el absentismo. d) Aunque un porcentaje importante de las empresas (alrededor del 30 %) afirma no estar tomando ninguna medida concreta frente al absentismo, la mayoría de ellas ha optado por prácticas como las que siguen: Creación de comisiones de absentismo con representantes de los trabajadores y de la empresa, en las que se realizan entrevistas y reuniones, se lleva a cabo un seguimiento de las causas, se acuerdan controles presenciales, etc. Planes de formación orientados al liderazgo de los mandos, la comunicación y el compromiso. Implantación de medidas de conciliación que permitan una mayor vinculación del empleado con la empresa. Implantación de medidas ejemplares en aquellos casos que se demuestren fraudulentos: suspensión de empleo y sueldo del trabajador, no pagar el tiempo de reposo domiciliario, etc. Registro y exigencia de justificantes médicos y control médico desde el primer día de baja. Reducción de la jornada anual vinculada a la consecución de los objetivos (individuales y colectivos) relacionados con el absentismo. Compensación del subsidio por Incapacidad Temporal hasta el 100 % del salario en el caso de no rebasar un nivel máximo de absentismo. Cuestiones (página 56) 2. Gestión del control de personal a) Cálculo de los costes de las incidencias. Se relaciona con la valoración de resultados, que es la que calcula la repercusión del absentismo sobre la productividad. b) Diseño de los listados de incidencias. Se relaciona con la recogida de información. c) Instalación del reloj de control de presencia. Se relaciona con la propuesta de medidas de mejora. d) Ausencias por consulta médica. Se relaciona con la necesidad de información, que es la fase del proceso en que se decide cuáles son los datos que se necesita conocer. e) Diseño del formato de informe mensual. Se relaciona con el análisis de la información Respuesta sugerida: El control de presencia es el sistema que la empresa utiliza para saber qué trabajadores están en cada momento en las instalaciones de la empresa y cuándo salen o entran de ella. Tiene relación con la recogida de datos para el control de personal, ya que el control de presencia se basa en gran parte en el análisis de los datos recogidos en fichas de personal y partes de asistencia Respuesta sugerida: En principio, al tratarse de una gran empresa, la herramienta de control horario más adecuada sería un reloj terminal de huella dactilar. En el caso de las herramientas de control de acceso, la empresa podría elegir entre un detector de presencia, un circuito cerrado de televisión, o, lo que sería más probable, un sistema que combine ambas herramientas El proceso que lleva a cabo una empresa para elegir las herramientas precisas para realizar el control de presencia se compone de las siguientes fases: Definición de objetivos. El Departamento de Recursos Humanos determina los objetivos de control, que siempre deben incluir el control de las incidencias de personal. Determinación de las necesidades de datos. Los más habituales son entradas/salidas y estancias en el puesto de trabajo, aunque dependerá de los objetivos y el tamaño de la empresa. Previsión de recursos. Se establece el presupuesto destinado a la instalación de las herramientas de control de presencia. Elección de la herramienta. Dependerá de las necesidades y los recursos de la empresa En ese documento, el trabajador que tiene la intención de ausentarse comunica la ausencia prevista al responsable de su departamento mediante un documento de régimen interior. Este documento suele contener al menos los siguientes datos: identificación del trabajador, fecha y duración de la ausencia, y motivo que la provoca En ambos casos se requiere un justificante y/o comunicación, y en los dos casos la información relativa a esa ausencia es archivada en el expediente del trabajador por el Departamento de Recursos Humanos.

4 Pero hay diferencias en cuanto a su tramitación: en las ausencias previstas es el propio trabajador quien informa a su jefe de departamento de la ausencia antes de que se produzca, y este informa al Departamento de Recursos Humanos, que archiva la información antes de requerir el justificante. En las ausencias imprevistas, en cambio, la ausencia es detectada por el Departamento de Recursos Humanos a través de las herramientas de control, y es el propio Departamento de Recursos Humanos el que informa a continuación de la incidencia al departamento en que trabaja el empleado ausente, y requiere al trabajador que presente un justificante, que será comprobado por el Departamento de Recursos Humanos antes de archivar la información La ficha resumen incluye un resumen de los datos más importantes del trabajador, incluido el índice de absentismo En el diario de asistencia deben figurar los nombres y horas de entrada y de salida de todos los trabajadores de la empresa Hay tres índices de absentismo: El índice de absentismo total mide el porcentaje de horas de trabajo perdidas por ausencia sobre el total de las horas laborales, y se calcula dividiendo el total de horas perdidas entre el total de horas de trabajo, y multiplicando el resultado por 100. El índice de absentismo retribuido mide el porcentaje de horas de absentismo retribuido sobre el total de horas laborales, y se calcula dividiendo el total de las horas retribuidas perdidas entre el total de horas de trabajo, y multiplicando el resultado por 100. El índice de absentismo no retribuido mide el porcentaje de horas de absentismo no retribuido sobre el total de horas laborales, y se calcula dividiendo el total de las horas perdidas no retribuidas entre el total de horas de trabajo, y multiplicando el resultado por Es necesario definir indicadores estadísticos en el control de personal para poder obtener resultados útiles para su interpretación y tomar las decisiones más adecuadas a partir de ellos. Los indicadores más frecuentes son los de horas perdidas por empleado a la semana, número mensual de incidencias, porcentaje de trabajadores con incidencias, etc El informe individual sirve para incorporarlo al expediente del trabajador con la descripción de las incidencias que ha tenido ese trabajador en un determinado período de tiempo. El informe mensual sirve para resumir las incidencias habidas durante el mes en un centro de trabajo, departamento, sección, etc., aparte de uno de toda la empresa, e incorpora los correspondientes datos estadísticos. El informe anual sirve para valorar económicamente las incidencias que ha habido a lo largo del año, y para incluir valoraciones de esos datos y las recomendaciones que procedan en cada caso Un trabajador en esa situación podría perder su trabajo, siempre y cuando en esos 2 últimos meses sus faltas justificadas alcancen al menos el 20 % de las jornadas hábiles. En ese caso, y dado que el índice de absentismo de ese período superaría el 5 %, podría extinguirse su contrato de trabajo si la empresa lo estimara conveniente Al hacer una valoración económica estandarizada se evita el problema de los intangibles, relacionados con costes indirectos muy difíciles de calcular, lo que permite realizar un cálculo bastante fiable del coste real sin demasiadas complicaciones El coste por hora del absentismo en una empresa es la estimación de los costes económicos que genera para la empresa cada hora que un trabajador está ausente de su puesto de trabajo. Se calcula sumando todos los gastos que le supone a la empresa el absentismo (salario del trabajador ausente, coste de la contratación de un trabajador que le sustituya, coste de las horas extras que hacen otros trabajadores para realizar las tareas correspondientes al absentista, etc.) y restando del resultado la aportación de la Seguridad Social a los ingresos del trabajador ausente. Lo que resulte de esa operación se divide entre el total de horas perdidas por las ausencias de los trabajadores Respuesta sugerida: Esas tres etapas son: Necesidad de información. En ella se determina cuáles son los datos que es necesario conocer. Recogida de información. En ella se determinan los métodos para conseguir los datos. Análisis de la información. En ella se determina cómo van a ser tratados los datos que se hayan obtenido. Se relacionan entre sí porque determinar la información necesaria influye en cuáles son los datos que luego se recogerán, y los datos que se recojan influirán en la información que será analizada luego. 37

5 Los dos tipos de control de presencia que puede efectuar una empresa son: Control horario. Se hace con herramientas colocadas en la entrada de las empresas que controlan a las personas que entran y que salen y cuándo lo hacen. Sirve para detectar ausencias o faltas de puntualidad de los trabajadores. Control de acceso. Se hace a través de herramientas que se sitúan en las diferentes instalaciones de la empresa y señalan dónde está cada uno de los trabajadores en todo momento Los tres tipos de relojes de control horario son el reloj de fichas, el reloj terminal de tarjetas magnéticas y el reloj terminal de huella dactilar Los tres sirven para controlar las horas de entrada y salida de los trabajadores y los tres funcionan con un sistema de identificación individual de cada trabajador, pero cada uno presenta una tecnología diferente: el de fichas imprime las horas de entrada y salida en una cartulina personalizada para cada trabajador; el terminal de tarjetas magnéticas está conectado a un ordenador y envía los datos a un programa de control de incidencias cada vez que un trabajador pasa por él su tarjeta magnética; y el reloj terminal de huella dactilar lee la huella dactilar de los trabajadores y está conectado directamente con la base de datos de los trabajadores de la empresa. El reloj de fichas es adecuado para empresas pequeñas. El reloj terminal de tarjetas magnéticas es adecuado para empresas medianas. El reloj terminal de huella dactilar es adecuado para empresas grandes. Ausencia prevista Ausencia imprevista El trabajador comunica al responsable de su departamento la ausencia a través de un documento de régimen interno (solicitud/comunicación de ausencia). El responsable del departamento del trabajador ausente comunica la incidencia al Departamento de Recursos Humanos. El Departamento de Recursos Humanos solicita al trabajador el justificante. El Departamento de Recursos Humanos comunica la incidencia al departamento del trabajador ausente. El Departamento de Recursos Humanos solicita al trabajador que presente el justificante si aún no lo ha hecho Respuesta sugerida: El diario de incidencias es un listado de las incidencias diarias de cada trabajador, y el diario de asistencia recoge los nombres de todos los trabajadores con sus horas de entrada y salida. El diario de incidencias se elabora con los datos provenientes del diario de asistencia, por lo que están relacionados entre sí, pero recogen informaciones distintas. Los tres índices (de absentismo total, de absentismo retribuido, de absentismo no retribuido) se calculan de formas distintas porque cada uno mide una cosa diferente: El índice de absentismo total mide cuántas horas de trabajo se han perdido por todas las ausencias Respuesta sugerida: El índice de absentismo retribuido mide cuántas horas de trabajo se han perdido por las ausencias retribuidas. El índice de absentismo no retribuido mide cuántas horas de trabajo se han perdido por las ausencias no retribuidas El cálculo del promedio de horas semanales perdidas corresponde a la definición de indicadores Respuesta sugerida: El informe mensual y el anual están muy relacionados, ya que el informe anual se elabora a partir de los datos de los informes mensuales, pero son diferentes en su manera de elaborarse (para el mensual se usa una hoja de cálculo y para el anual un procesador de textos) y también en su contenido (el mensual contiene gráficos y estadísticas, y el anual añade además valoraciones y recomendaciones) No puede calcularlo con total exactitud debido a la presencia de costes indirectos muy difíciles de calcular porque se relacionan con valores intangibles de la empresa. Por eso, se utiliza un sistema de cálculo estandarizado En este caso, la respuesta será abierta, ya que va a depender de factores como el número de trabajadores, el tipo de conexión del sistema, A modo de ejemplo, para un número de entre 30 y 60 trabajadores, con un sistema de huellas dactilares, una conexión Ethernet, y con contadores de incidencias, la página consultada recomienda un terminal CP-1000FT y el programa GESPRES/W El trámite relacionado con la gestión del absentismo por parte de la empresa es la por parte de la madre del informe de materni-

6 dad, que la empresa deberá devolverle cumplimentado. 2. Gestión del control de personal a) Las empresas pagan desde el 4. o al 16. o día de la baja laboral de cada trabajador en por enfermedad. b) Los costes que recaen sobre los trabajadores son las cantidades que dejan de percibir por las horas perdidas. Los costes para la Seguridad Social consisten en las prestaciones que desde el día 16 de baja paga a los trabajadores que están enfermos o accidentados. En el caso de las bajas por maternidad, la Seguridad Social asume todo el coste. Supuestos prácticos para resolver (página 59) 1. Control de personal y absentismo Todas las incidencias que se han producido son ausencias, y las ha habido previstas (permisos por matrimonio, permiso por maternidad, huelga, vacaciones) e imprevistas (enfermedad común, accidentes de trabajo, causas injustificadas). En cuanto a los tipos de absentismo que se han dado en la empresa, ha habido casos de absentismo retribuido (enfermedad común, permisos por matrimonio, permiso por maternidad y accidentes de trabajo) y de absentismo no retribuido (causas injustificadas y huelga). En cuanto a las vacaciones, son un caso de ausencia pero no de absentismo, ya que no suponen una ausencia durante la jornada y el horario legal del trabajador En el artículo, se hace referencia al absentismo por cuestiones de Accidentes laborales y no laborales. Enfermedades profesionales y enfermedades comunes. Tensión laboral producida por la organización del trabajo El proceso que debe seguirse es el siguiente: Definición de objetivos. Los objetivos de control, entre los que siempre estará el control de las incidencias de personal, se determinan por el Departamento de Recursos Humanos. Determinación de las necesidades de datos. Se determinarán cuáles son los datos que quieren obtenerse (lo más frecuente es que sean las entradas/salidas y la estancia en el puesto de trabajo). Previsión de recursos. Se determina el presupuesto destinado por la empresa para instalar el sistema de control. Elección de la herramienta. Se elige la herramienta que el sistema de control de la empresa va a utilizar Respuesta sugerida: Como ejemplo de ausencia prevista, vamos a tomar la de una trabajadora que solicita permiso para pasar un reconocimiento médico. El proceso sería el siguiente: La trabajadora comunica al responsable de su departamento que tendrá que ausentarse del trabajo algunas horas para acudir a un reconocimiento médico (solicitud/comunicación de la ausencia). El responsable del departamento pasa la información al Departamento de Recursos Humanos (comunicación a Recursos Humanos). El Departamento de Recursos Humanos introduce en la base de datos de la trabajadora la incidencia de que se trata y archiva la información en su expediente (registro y archivo de la información). El Departamento de Recursos Humanos le pide a la trabajadora que entregue el correspondiente justificante y una vez que lo recibe lo archiva en el expediente de la trabajadora (requerimiento del justificante). Como ejemplo de ausencia imprevista, vamos a tomar la de un trabajador que no acude al trabajo por una enfermedad común. El proceso sería el siguiente: El trabajador llama a la empresa para decir que no va a poder acudir al trabajo porque está enfermo (detección de la ausencia). El Departamento de Recursos Humanos comunica al departamento afectado que el trabajador no acudirá a su puesto (comunicación al departamento afectado). 39

7 El Departamento de Recursos Humanos pide al trabajador un justificante médico que certifique que estaba enfermo (requerimiento del justificante). El trabajador entrega un justificante que certifica que acudió a urgencias y que se le diagnosticó una gripe, el Departamento de Recursos Humanos lo examina y lo archiva en el expediente personal del trabajador (comprobación del justificante). Ambos procesos tienen similitudes: en los dos casos, hay una comunicación entre el departamento afectado por la incidencia y el Departamento de Recursos Humanos para informarse de la ausencia del trabajador en cuestión, y también en ambos el Departamento de Recursos Humanos solicita al trabajador la entrega de un justificante. Pero los dos procesos tienen también sus diferencias: en el caso de la ausencia prevista, es el departamento afectado el que comunica la incidencia al de Recursos Humanos, mientras que en las ausencias imprevistas es el Departamento de Recursos Humanos el que informa al departamento afectado. Además, en las ausencias previstas la información sobre la incidencia es archivada antes de pedirse al trabajador el justificante, y en las imprevistas se comprueba ese justificante como paso previo al archivo de la información. Además, en la gestión de las ausencias previstas se genera un documento que no existe en los casos de ausencias imprevistas: el documento de régimen interno por medio del cual el trabajador informa al responsable de su departamento de que se ausentará FICHA RESUMEN DEL EXPEDIENTE PERSONAL DATOS PERSONALES Apellidos: Nombre: NIF: N. o de afiliación a la SS: Fecha y lugar de nacimiento: Estado civil: Número de hijos: Teléfono: Domicilio: EMPLEO ACTUAL EN LA EMPRESA Puesto Categoría Departamento Fecha de alta N. o matrícula Tipo de contrato Retribución anual EMPLEOS ANTERIORES EN LA EMPRESA Categoría Departamento Fecha de alta Fecha de baja EXPERIENCIA PROFESIONAL Empresa Categoría Fecha de alta Fecha de baja Centro de trabajo Departamento FORMACIÓN Titulación requerida para el puesto: Otros títulos académicos: Formación antes de entrar en la empresa: Formación después de entrar en la empresa: VALORACIÓN DEL TRABAJO REALIZADO ÍNDICE DE ABSENTISMO BAJAS MÉDICAS Fecha de inicio Fecha de finalización Motivo OBSERVACIONES

8 DIARIO DE ASISTENCIA DIARIO DE ASISTENCIA Departamento: Fecha: Área: Turno: CÓDIGO TRABAJADOR APELLIDOS Y NOMBRE DEL TRABAJADOR HORAS DE ENTRADA HORAS DE SALIDA CÓDIGO INCIDENCIA DIARIO DE INCIDENCIAS DIARIO DE INCIDENCIAS Fecha:... CÓDIGO TRABAJADOR APELLIDOS Y NOMBRE DEL TRABAJADOR CÓDIGO INCIDENCIA DESCRIPCIÓN DE LA INCIDENCIA DURACIÓN DE LA INCIDENCIA SOLICITUD DE AUSENCIA 41 FICHA DE SOLICITUD DE AUSENCIA Centro de trabajo:... Departamento:... Apellidos y nombre del trabajador:... Fecha solicitada:... De... a... horas Motivo:... Documento justificante:... En..., a... de... de... El rabajador t El jefe de departamento El jefe de RR. HH Si la empresa tiene 1000 trabajadores, los índices son los siguientes: Índice de absentismo total Total horas perdidas IAT 5? 100 Total horas trabajo IAT 5? 100 5? ,20 % 1 000? 8?

9 Índice de absentismo retribuido Las horas retribuidas son: accidentes de trabajo, permisos y licencias, enfermedad común y maternidad. Total horas retribuidas perdidas IAR 5? 100 Total horas trabajo IAR 5? 100 5? ,48 % 1 000? 8? Índice de absentismo no retribuido Total horas no retribuidas perdidas IANR 5? 100 Total horas trabajo IANR 5? 100 5? ,72 % 1 000? 8? Para calcular el coste por hora del absentismo en esta empresa, lo primero que haremos será calcular el total de todos los gastos producidos por el absentismo. Así: Sumamos el coste de los salarios (18000 euros), el de las horas extras trabajadas para cubrir las tareas afectadas por el absentismo (400 horas? 10 euros que cuesta cada una da un total de euros gastados en las horas extras) y el coste de las contrataciones hechas para cubrir las ausencias previstas (11215 euros). La suma asciende a euros. Una vez obtenida, restamos de ella el valor de las prestaciones abonadas por la Seguridad Social a los trabajadores absentistas (11215 euros), lo que nos da un total de euros. Esa cantidad hay que dividirla entre el total de horas de absentismo para obtener el coste por hora del absentismo en esa empresa. Si se han perdido 1500 horas, el coste por hora de absentismo es: 22000/ ,66 /hora Para realizar esa función, Federico ha de utilizar los siguientes documentos: Ficha resumen del expediente personal. Diario de asistencia. Diario de incidencias. Resumen mensual de incidencias. Comunicación de incidencias Para poder calcular los índices de absentismo, en primer lugar tenemos que saber cuál es el total de horas trabajadas en la empresa a lo largo del año. Para ello, multiplicaremos el número de trabajadores (20) por las horas de la jornada diaria (8), y luego multiplicaremos el resultado de esa operación por el número de jornadas anuales (260). Así, el resultado de multiplicar los trabajadores por las horas de la jornada diaria es 160, que multiplicado por 260 nos da como resultado Para hallar el índice de absentismo retribuido, dividiremos el total de horas retribuidas perdidas (400) entre el total de horas trabajadas (41600). El resultado es de 0,0096. Lo multiplicamos por 100 para hallar el índice de absentismo retribuido, y nos da como resultado el 0,96 %. Así pues, el índice de absentismo retribuido en esta empresa es del 0,96 %. Para hallar el índice de absentismo no retribuido, dividiremos el total de horas no retribuidas perdidas (90) entre el total de horas trabajadas (41600). El resultado es de 0,0021. Lo multiplicamos por 100 para hallar el índice de absentismo no retribuido, y nos da como resultado el 0,21 %. Así pues, el índice de absentismo no retribuido en esta empresa es del 0,21 %. Para hallar el índice de absentismo total, dividiremos el total de horas perdidas (es decir, las retribuidas más las no retribuidas, que son , por tanto, 490) entre el total de horas trabajadas (41600). El resultado es de 0,0117. Lo multiplica-

10 mos por 100 para hallar el índice de absentismo total, y nos da como resultado el 1,17 %. Así pues, el índice de absentismo total en esta empresa es del 1,17 %. 10. Octubre 11. Noviembre 12. Diciembre Respuesta sugerida: INFORME ANUAL DE ABSENTISMO Supuesto de síntesis Total incidencias año Incidencias por meses (informes mensuales): 1. Enero 2. Febrero 3. Marzo 4. Abril 5. Mayo 6. Junio 7. Julio 8. Agosto 9. Septiembre a) Los tipos de incidencias que se han dado en este caso son: retrasos injustificados y ausencias, entre las cuales hay ausencias previstas (permisos por matrimonio y nacimiento de hijos) e imprevistas (paro, faltas injustificadas, enfermedad común, accidentes de trabajo). En cuanto a los tipos de absentismo, se han dado casos de absentismo retribuido (los permisos por matrimonio y nacimiento de hijos, los casos de enfermedad común y accidente de trabajo) y no retri buido (el paro y las faltas injustificadas). b) Utilizamos la plantilla del supuesto práctico 7: c) Índices de absentismo: 1. Índice de absentismo total: 2. Índice de absentismo retribuido: 3. Índice de absentismo no retribuido: Costes económicos totales del absentismo: 1. Salarios por horas no trabajadas: 2. Cotizaciones por días no trabajados: 3. Contratación de sustitutos: 4. Horas extras para compensar ausencias: Coste por hora del absentismo: Valoraciones: Recomendaciones: 43

11 d) En la hoja reproduciríamos los siguientes cálculos: Salarios de horas perdidas Gastos de sustitución Comunicación escrita de la ausencia al Departamento de Recursos Humanos: se la hace llegar el responsable del departamento en que trabaja el empleado ausente. Justificante: se lo entrega el trabajador al Departamento de Recursos Humanos. 44 Prestaciones pagadas por la Seguridad Social Coste total del absentismo Total de horas trabajadas Coste por hora del absentismo Evaluación (página 61) / , c) Conocer las incidencias sobre la asistencia del personal a la empresa a) Una baja médica y b) Una enfermedad Respuesta sugerida: El absentismo es cualquier ausencia del trabajador dentro de su tiempo previsto de trabajo b) Vacaciones Respuesta sugerida: Absentismo retribuido: baja por maternidad, baja por enfermedad profesional. Absentismo no retribuido: huelga, ausencia por cuestiones personales del trabajador c) Al análisis de la información b) El reloj mecánico de fichas Detección de la ausencia. Comunicación al departamento afectado. Requerimiento del justificante. Comprobación del justificante Solicitud/comunicación de la ausencia: la entrega el trabajador al responsable de su departamento Respuesta sugerida: El contenido del diario de asistencia recoge el nombre de cada uno de los trabajadores y sus horas de entrada y salida. El diario de asistencia sirve para tener constancia de qué trabajadores acuden a su puesto y si son puntuales. Si tuviera que diseñarlo y elaborarlo, lo haría con una hoja de cálculo en la que quedase clasificado cada trabajador con sus horas de entrada y salida La fórmula del índice de absentismo total es la siguiente: Total horas perdidas IAT 5? 100 Total horas trabajo Lo que quiere decir que ese índice se halla dividiendo el total de las horas perdidas por todas las ausencias de los trabajadores entre el total de horas de trabajo, y multiplicando el resultado por 100. En el caso propuesto habría que sumar todas las horas perdidas, retribuidas o no ( ), después dividir esa cifra entre las horas totales de trabajo (1 341 / ,036) y, finalmente, multiplicar ese resultado por 100 (0,036? ,6). El índice de absentismo total de la situación descrita es del 3,6 % c) En medio de las dos operaciones anteriores a) Informe individual b) El total de horas perdidas b) 5 %.