Funcionalidades de SuPresencia. Sea cual sea su negocio: S U P R E S E N C I A

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1 Ahora controlar la Presencia cuesta muy poco Oficina Taller Pequeña o Mediana Empresa de sus empleados Sea cual sea su negocio: CONTROL DE FICHAJES + Comercio Almacén SuPresencia S U P R E S E N C I A que registrar las horas de ENTRADA Y SALIDAque r

2 REQUISITOS DEL SISTEMA Sistema Operativo Windows XP, Vista, windows 7, etc. sistemas de 32 o 64 bits que tengan integrado Microsoft NET FrameWork 2.0 Si los operarios fichan con una etiqueta de código de barras. Podrá utilizar cualquier lector de códigos de barras del mercado. PASOS PARA LA INSTALACIÓN Descargar el proceso de instalación. InstalacionSuPresencia. Guardarlo en el escritorio o en una carpeta del P.C. Ejecutar el archivo descargado. Hacer doble click sobre el archivo descargado (instalacionsupresencia) Permita la ejecución del proceso. Su sistema operativo, el antivirus o el firewall pueden solicitar su permiso para la configuración de la Base de Datos.

3 FINALIZADA LA INSTALACIÓN * *SP* se ejecutará una vez finalizada la instalación. El aspecto que presentará será similar al de la imagen: Si la instalación finaliza inesperadamente o al ejecutarse muestra un mensaje similar a : NO EXISTE EMPRESA ACTIVA o NO HAY CONEXIÓN CON LA BASE DE DATOS Consulte las posibles causas en la última página de este dossier. En la caja de entrada de códigos se pueden escribir ciertos comandos. ADMINISTRACIÓN El botón ayuda FIN Cierra el programa abre este dossier Administración ADMIN... Lo primero debe ser personalizar el programa y adaptarlo a sus requerimientos. ADMIN Permite entrar en el módulo de administración desde el cual se podrá personalizar tanto el aspecto como la operatividad del programa.

4 El módulo de administración es el apartado donde realizaremos las funciones complementarias necesarias para que los fichajes se administren de forma correcta. Está compuesto de varias pestañas cada una de ellas tiene un fin concreto. PICADAS Muestra una lista con las picadas de un día determinado. BORRADO PICADAS Permite eliminar las picadas entre unas fechas dadas. ORDENES TRABAJO Ficha en la que se realizarán las labores de mantenimiento de las Ordenes de Trabajo a las que los operarios les imputarán las horas. OPERARIOS Ficha en la que se realizarán las labores de mantenimiento de los Operarios. CONFIGURACIÓN Ficha desde la cual se personaliza el programa Está compuesta por dos pestañas: * Personalización donde se fijan los parámetros del entorno. * DSN pestaña que incluye las directrices para el acceso a la Base de Datos. Estos se registran en la instalación y sólo deben ser alterados por personal con conocimientos en la materia ya que su variación puede hacer que se pierda la conexión con la Base de Datos. Se pueden establecer distintos horarios, unos de mañana otros de tarde, etc.. en la ficha del operario se vinculará con el horario correspondiente. Atención, si el horario es nocturno sólo debe estar cubierto este campo y los otros vacíos, si es diurno este debe estar vacío.

5 PERSONALIZAR FORMATO ETIQUETA Lo primero será definir que se quiere controlar, ya que dependiendo del formato los fichajes serán de una u otra forma. SuPresencia incorpora tres modelos de formatos distintos para que cada empresa elija el que mejor se le adapte. Operario (único) Operario + O.T. Operario / O.T. Observar que SuPresencia genera e interpreta códigos de barras del tipo Code Bar 39 con * al inicio y al final del código. Este formato permite caracteres alfanuméricos. Con el fin de obtener una mayor duración y evitar el deterioro, una vez impresas los códigos de barras de los operarios en un folio A4 le recomendamos lo plastifique y las recorte. Lado trasero de la tarjeta de un operario. Se indica la O.T. de fichaje. Recordar que esta utilidad sólo es funcional si va a utilizar el formato de Operario / O.T. (Partido). Vd. debe decidir si va a utilizar SuPresencia sólo para registrar las entradas y salidas de sus empleados o si además quiere controlar cuanto tiempo dedica a cada Trabajo. Es la opción por defecto. Le indicamos al programa que en la caja de entrada de códigos de la pantalla principal, sólo entrará un dato por cada picada, este será el código de operario el objetivo será registrar las horas de entra y salida de cada operario. (Todo en Uno) significa que en una sola picada se le pasa al programa el código del operario y la Orden de Trajo en la que va a intervenir. El fin será registrar las horas que cada operario trabaja e imputarselas a cada O.T. Las etiquetas para este formato están disponibles en la versión plus. (Partido) opción similar a la anterior, pero el operario deberá picar dos veces; una primera su propio código y una segunda el número de la O.T. en la que va a intervenir. El operario tendrá un intervalo de tiempo desde que pica su código hasta que pasa el nº de la Orden de Trabajo. Si este tiempo se sobrepasa el operario deberá volver a picar su código quedando anulada la anterior picada. Esta estructura obliga a que cuando el operario entre o salga, debe picar una O.T. de fichaje que no corresponderá a ningún trabajo. Para agilizar esta picada recomendamos imprimir en la parte trasera de la tarjeta de cada operario el código de barras de la O.T. de fichaje, de esta forma se hará mas cómodo y rápido las picadas de entradas y salidas. Ejemplo de donde colocar la etiqueta de código de barras en su hoja de ruta de la Orden de Trabajo. 15/12/ :20:00 INDUSTRIAS NAVALES DEL NORTE, S.A. TALLERES NOSOS, S.G. El C.B. incluye el código de empresa (S/N) En almacenes o talleres donde trabajan operarios para varias empresas es necesario indicar al inicio del código la empresa de destino. Se mostrará separado por un guión ( - )

6 PERSONALIZAR ASPECTO S = Sí Mostrará en la pantalla principal una lista con la secuencia de las picadas de los operarios. De esta forma el operario una vez haya fichado podrá verse y confirmar la picada que se verá en el primer lugar de la lista. El programa interpreta la ubicación según el orden de los fichajes, señalando las entradas en color verde y las salidas en color rojo. MIAS Solicita el código del operario Mostrará en la pantalla principal los fichajes del operario indicado en la caja de texto. Supresencia puede estar centralizado en un ordenador o puede ejecutarse en cada puesto de trabajo. Si es este el caso aparecerá un botón Yo que evitará escribir el código pinchando en él.. Se mostrará un teclado numérico para ofrecer la posibilidad de introducir códigos manuales. Es útil cuando no se dispone de lector laser de códigos de barras y se dispone de un monitor táctil. El cálculo de las horas se hará en base a la tabla de horario establecida. Se contabilizará desde la hora del fichaje de entrada hasta la hora de salida fijada en la tabla del horario, ignorando el tiempo que el operario sobrepase de la hora de salida establecida. Si vd. es el administrador de SuPresencia le será práctico que se muestre una botonera para acceder al panel de administración de una forma mas directa. Además tendrá acceso a otras utilidades: Actualizar (AZ) Si escribe (AZ) en la caja de entrada de códigos, tiene el mismo efecto que pinchar sobre el botón. Se actualizará el programa descargando la última versión. Soporte Técnico (ST) Utilidad para poder recibir soporte y ayuda por parte de nuestro técnico.

7 PERSONALIZAR MODO Permite monitorizar los fichajes desde otro ordenador que no es el receptor de las picadas y está dentro de la red local. Cada minuto se leerán los últimos fichajes y se mostrarán en la lista. Picadas y Carga de Horas. Este parámetro sólo es efectivo si SuPresencia esta enlazado con la aplicación de gestión comercial GestionNET. En el resto de los casos se omitirá su valor. Con el Grado de Control en estado Riguroso SuPresencia exigirá un orden estricto en las picadas, es decir, si un operario se olvida de picar la hora de salida por la mañana no le permitirá fichar la entrada de la tarde. Tendrá que ser el administrador quien registre de forma manual la hora de salida de la mañana para admitir un nuevo fichaje. El parámetro Cálculo de Horas si está Ajustado al Horario se omitirá el tiempo que transcurre cuando el operario entra antes de la hora. Todo el Intervalo contará todo el tiempo transcurrido desde una picada a otra. COMO INTRODUCIR UNA HORA MANUAL? El administrador podrá introducir una hora manual pinchando en el botón Hora Manual o escribiendo HORA en la caja de entrada de códigos y pulsar INTRO. hora Dispondrá de 30 segundos para introducir la picada manual. Una vez transcurridos se cerrará el panel. Esta programado de esta manera pensando en tiendas o almacenes donde sólo existe un ordenador desde el cual se realizan los fichajes y la administración. De esta forma no existe la posibilidad de olvido de quede abierto el panel de hora manual. Ajustar la fecha de la picada. Por si pertenece al día anterior. Ajustar la hora y minutos de la picada. Una vez ajustada la fecha, la hora y minutos debe pasar el código de barras por el lector o en su defecto escribir el código del operario en la caja de entrada. Una vez pasado la picada quedará registrada. Si su formato de picadas incluye Ordenes de Trabajo, una vez introducido manualmente el operario, SuPresencia le solicitará la entrada manual de la O.T.

8 FICHA DE LOS OPERARIOS En esta ficha se crearán los nuevos operarios, así como, anular o modificar uno ya existente. El código de operario se asignará automáticamente al grabar uno nuevo. La tabla de precios sólo tendrá operatividad si se pican Ordenes de Trabajo. Muestra el formulario de impresión de Códigos de Barras. Click en un operario de la lista y los datos se mostrarán en las cajas de texto para editarlo. Selecciona operarios para imprimir Códigos de Barras Borra el operario de la base de datos y todas la horas imputadas al mismo. El proceso será irreversible. Graba en la base de datos las modificaciones realizadas en las cajas de texto del operario. Limpia las cajas de texto para introducir un nuevo operario. Vincular con uno de los horarios configurados en la página 4 El origen de la información del extracto de horas se obtendrá de las Picadas de los operarios. Sólo se obtendrá de la Carga de Horas si SuPresencia esta vinculado a la aplicación de gestión comercial GestionNET. Al pinchar en el botón se abrirá el formulario de impresión de Códigos de Barras. Vista previa del impreso Muestra el contenedor con las impresoras del sistema en el que puede seleccionar una determinada. Activado muestra el reporte en pantalla. Desmarcado el reporte va directo a la impresora. La impresión de las etiquetas comienza en sentido inverso. De derecha hacia la izquierda.

9 FICHA DE ORDENES TRABAJO En esta ficha se crearán los nuevos operarios, así como, anular o modificar uno ya existente. El Número de Orden de Trabajo Click en una Orden de Trabajo (O.T.) de la lista y se asignará automáticamente los datos se mostrarán en las cajas de texto para al grabar una nueva. editarla. Muestra el formulario de impresión de Códigos de Barras. Borra Orden de Trabajo de la base de datos y toda la información vinculada a la misma (Horas y Material). El proceso será irreversible. Graba en la base de datos las modificaciones realizadas en las cajas de texto de la O.T. Limpia las cajas de texto para introducir una nueva Orden de Trabajo. Horas: El origen de la información del extracto de horas se obtendrá de las Picadas de los operarios. Se obtendrá de la Carga de Horas si SuPresencia esta vinculado a la aplicación de gestión comercial GestionNET. Material: El extracto de material, así como la carga sólo esta disponible en la versión registrada, no en la gratuita. Al pinchar en el botón se abrirá el formulario de impresión de Códigos de Barras. Además de poder obtener el Código de Barras de la O.T. actual y de las O.Ts marcadas, también podrá imprimir la O.T. de fichajes un nº de veces deseado. Al elegir esta opción se activará la casilla: Imprimir en Sentido Inverso ya que se interpreta que se imprimirán en la parte trasera de las etiquetas de los operarios con el fin de que en una sola tarjeta se incluyan los dos códigos. Vista previa del impreso Muestra el contenedor con las impresoras del sistema en el que puede seleccionar una determinada. Activado muestra el reporte en pantalla. Desmarcado el reporte va directo a la impresora. La impresión de las etiquetas comienza en sentido inverso. De derecha hacia la izquierda.

10 RESUMEN Y UTILIDADES SuPresencia le permite intercambiar la información con su programa de gestión. Los fichajes picados por los operarios se registran en un archivo de texto el cual esta a disposición de sus programadores para ser importado. CAM COPIAS DE SEGURIDAD Copie la Base de Datos en una memoria USB o disco externo. Seleccione la unidad y pinche en Dumpear Base de Datos. IN TE INCIDENCIAS EN LA INSTALACIÓN R COSTES Y SERVICIOS Puede trabajar con SuPresencia en distintas condiciones. SuPresencia se ofrece gratuito en la versión de muestra. En esta condición no se incluye soporte ni mantenimiento sobre esta versión. B IO Ruta y nombre de archivo en el que se registran los fichajes. SuPresencia se instala por defecto en el disco C de su ordenador en la carpeta SuPrograma. C:\SuPrograma Esta carpeta contendrá, además del programa (supresencia.exe) archivos complementarios; acceso directo, ayuda, soportetecnico, sub carpeta con la base de datos, etc.. En sistemas operativos con los niveles de seguridad activados, puede suceder que al finalizar la instalación: a) No se genere el acceso directo a SuPresencia en su escritorio. Copie el archivo que está en el interior de la carpeta (C:\suprograma) supresencia - acceso directo y péguelo en el escritorio. b) No se arranque el servicio del motor de la base de datos. NO HAY CONEXIÓN CON LA BASE DE DATOS Puede arrancarlo dando click con el botón derecho del ratón sobre el archivo ARRANCASER que se encuentra dentro de la carpeta C:\SuPrograma y ejecutar como administrador. Recuerde que si lo requiere, podemos darle soporte técnico remoto. Registre SuPresencia por 99 y tendrá soporte técnico sobre esta versión durante un año. Con esta condición, registrado el programa, podrá realizar todas las consultas que estime oportunas. No se incluyen en este importe personalizaciones ni adaptaciones. Confeccionamos software a la medida de cada empresa. Si desea adaptar SuPresencia a su empresa con complementos que no están incluidos o disponibles en esta versión no dude en solicitarnos presupuesto. Muchas gracias por el interés mostrado. Software a la medida de cada Empresa Telf. Fijo: Móvil: Fax:

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