PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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1 Página 1 de OBJETIVO Establecer el tipo y alcance del control aplicado a los proveedores, garantizando que los productos adquiridos cumplan con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestión de la. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores que afectan el Sistema de Gestión de la (SGC) de la Cámara de Comercio de Cartagena. 3. DEFINICIONES Formulario de Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores: documento interno que recopila la información general y básica que permite identificar el estado actual de los proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y sus relaciones comerciales. Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas, que una vez hayan cumplido con todos los criterios de selección, se puede establecer una relación comercial. Listado de Proveedores Críticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas que afectan de manera directa el SGC. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores Para poder ingresar, inicialmente todo proveedor debe estar al día, inscrito y renovado en el Registro Mercantil y no encontrarse en estado de embargo o liquidación. Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripción en el registro de Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los anexos que se exigen en el mismo. Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador de Compras y almacén, el Coordinador de servicios generales, el coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la información consignada en el mismo. Si todo es veraz, selecciona. Si en la verificación y selección encuentra anomalías o irregularidades se reserva el derecho de admisión. Selección de proveedores La selección de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y Almacén, el Coordinador de servicios generales, el coordinador de eventos y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este debe seleccionar al proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud de inscripción en el registro de proveedores. La selección se realiza en el Formato de Selección de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos y pasa la calificación, ingresa al listado de proveedores Confiables de la Entidad. Para realizar la selección se utilizan los siguientes criterios: Tabla 1. Criterios de Selección de Proveedores

2 Página 2 de 14 CRITERIOS PORCENTAJE Antigüedad en el Mercado 20% 30% Ubicación del Proveedor 25% Servicio Postventa 25% TOTAL 100% Antigüedad en el Mercado (20%) Este criterio califica la experiencia y el tiempo de permanencia del proveedor en el mercado. Si el proveedor conoce su mercado y las necesidades de sus clientes, se adapta rápidamente a los cambios y busca la mejora continua, puede permanecer por más tiempo en este. (30%) Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestión de (SGC) sobre el servicio que el proveedor ofrece y es objeto de evaluación. Este sistema puede asegurar que las cosas funcionan bien y que el proveedor puede responder rápidamente a los problemas que surjan. Un SGC plenamente establecido, puede garantizar confianza, beneficio mutuo y eficiencia a la hora de prestar un servicio. Ubicación del Proveedor (25%) Una de las políticas de compra de la Cámara de Comercio de Cartagena, es adquirir productos y servicios preferiblemente de origen local. Este criterio contribuye con el progreso de la región y con la creación de una ventaja competitiva sostenible. Por lo tanto se le da prioridad a los proveedores inscritos en la Cámara de Comercio de Cartagena. Postventa (25%) Este criterio califica el servicio post-venta, la asesoría y la garantía que ofrece el proveedor a la hora de suministrar un bien o servicio. Estos son servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio adquirido. CRITERIOS DE SELECCIÓN ANTIGÜEDAD EN EL MERCADO 20% RANGO Puntaje Local Nacional Internacional TOTAL PUNTOS Entre 0 2 años en el mercado 1 X 1 Entre 2 5 años en el mercado 2 Entre 5 8 años en el mercado 3 X 3 Entre 8 10 años en el mercado 4 De 10 años en adelante 5 4 Promedio (Total puntos /3) 1.33 (TOTAL PUNTOS * 0.25) 1.33 * 0.25 =

3 Página 3 de 14 CALIDAD 30% RANGO Puntaje Sistema de TOTAL PUNTOS (SGC) No cuenta SGC 1 En proceso 3 x 3 Certificación ISO 5 3 (TOTAL PUNTOS * 0.25) 3 * 0.25 = UBICACIÓN DEL PROVEEDOR 25% RANGO Puntaje Proveedor TOTAL PUNTOS Internacional 1 Nacional 3 Local 5 X 5 5 (TOTAL PUNTOS * 0.25) 5 * 0.25 = Servicio de Post venta 25% RANGO Puntaje Servicio Post- Asesoría Garantía TOTAL PUNTOS Venta Certificada No 1 x 1 Si 5 x X Promedio (Total puntos /3) (TOTAL PUNTOS * 0.25) * 0.25 = TOTAL (Σ Criterios) = Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la evaluación. Este se obtiene de la sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un puntaje igual o superior a tres (3), o que no siendo así, la dirección administrativa lo considere. Si se determina que alguno de estos proveedores es critico para el SGC, se debe incluir en la Lista de Proveedores Críticos, los cuales sé evaluarán las veces que sean necesarias en el año. Esta evaluación estará a cargo del funcionario para el cuál el proveedor sea crítico, como son el Coordinador de Compras y Almacén, Coordinador de servicios generales, el Coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas.

4 Página 4 de 14 Existe el caso de compras que no se dan con mucha frecuencia y que no alcanzan un monto alto, para este tipo solo se selecciona si el proveedor se encuentra inscrito en la cámara y renovado a la fecha de la compra, es decir no es necesario realizar la selección al proveedor en todos los criterios anteriormente descritos. Evaluación de Proveedores La Evaluación de los Proveedores Críticos la debe hacer el responsable asignado, mediante el Formato de Evaluación de Proveedores cada vez que se realice una compra o contratación de servicios.. Los criterios utilizados para esta evaluación son los siguientes: Tabla 2. Criterios Evaluación de Proveedores CRITERIOS PORCENTAJE Cumplimiento en tiempo 25 % Cumplimiento en Ítems 25 % pedidos Producto y/o Servicio 25 % Conforme (calidad) Precio 25 % TOTAL 100% Cumplimiento en tiempo Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las fechas y/o el tiempo pactado. Además califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes o improvistos que se puedan presentar en la empresa. Cumplimiento en Ítem Pedidos Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuando a la entrega de la totalidad de los productos solicitados o del servicio requerido, en la fecha estipulada para el mismo. Producto y/o Servicio Conforme () Este criterio evalúa la conformidad de los productos y/o servicios requeridos, es decir, si los productos fueron entregados con la calidad especificada o si por el contrario el producto fue devuelto. Aquí se evalúa si el bien o servicio cumplió o no cumplió con las especificaciones. Precio Este criterio evalúa la oferta económica del proveedor, su comportamiento durante las últimas adjudicaciones y los descuentos que ofrece. Servicio Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir su capacidad de atención, de respuesta, su disposición, el soporte técnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos y/o correctivos, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con rechazos y/o devoluciones.

5 Página 5 de 14 CRITERIOS DE EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 25% PUNTUACION Si 5 No 1 ENTREGO EL PEDIDO COMPLETO Y/O REALIZO EL SERVICIO EN SU TOTALIDAD 25% RANGO PUNTUACION 1-20% % % % % 4,5 100% 5 PRODUCTO Y/O SERVICIO CONFORME A LO SOLICITADO 25% RANGO PUNTUACION 1-20% % % % % 4,5 100% 5 PRECIO PUNTUACION SI 5 NO 4 Re evaluación de Proveedores La reevaluación de los proveedores se realizará cada seis meses, y se tendrán en cuenta los mismos criterios de evaluación. El resultado de la Re evaluación es el promedio de las evaluaciones realizadas al proveedor durante el período y continuará en el listado de proveedores confiables siempre y cuando la calificación promedio sea igual o superior a 3, Si el proveedor no alcanza el puntaje establecido para esta re evaluación, saldrá automáticamente del listado de Proveedores confiables salvo que la Dirección Administrativa y el Comité de consideren lo contrario 4.2 CAPACITADORES O CONFERENCISTAS Selección de Capacitadores o Conferencistas La selección de los capacitadores o conferencistas se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los capacitadores o conferencistas se deben seleccionar una vez se recibe la hoja de vida, y se realiza en el Formato de

6 Página 6 de 14 Selección de Capacitadores. Los procesos a los cuales aplica este procedimiento son: Servicios Empresariales, Arbitraje y Conciliación, Desarrollo de Personal, Registros e Investigaciones Económicas. Para realizar esta selección se utilizan los siguientes criterios: Tabla 3. Criterios de Selección de Capacitadores o Conferencistas CRITERIOS PORCENTAJE Nivel de Formación 25% Experiencia 25% Experiencia productiva 25% Acreditación como 15% Conferencista Producción Intelectual 10% TOTAL 100% Nivel de Formación 25% Este criterio mide el nivel de competencia y educación que posee el capacitador. Se miden los estudios que este haya realizado en el transcurso de su vida. Experiencia 25% Este criterio mide el nivel de experiencia como docente que posee el capacitador. Esta expresado en años. Experiencia productiva 25% Este criterio mide el nivel de experiencia que posee el capacitador como trabajador, ocupando un cargo público o privado, o bien sea como empresario. Esta expresado en años. Acreditación como Conferencista 15% Este criterio mide la experiencia certificada del capacitador como conferencista. Producción Intelectual 10% La producción intelectual mide la capacidad investigativa del capacitador expresada en publicaciones o investigaciones. CRITERIOS DE SELECCION NIVEL DE FORMACIÓN 25% RANGO Puntaje Local Nacional Internacional Titulo profesional 1 X Diplomado 2 X Especialización 3 X Maestría 4 X Doctorado 5 X TOTAL PUNTOS 15 Promedio (Total puntos /3) 5

7 Página 7 de 14 (TOTAL PUNTOS * 0.25) 5* 0.25 = EXPERIENCIA 25% (Años de experiencia como docente) RANGO Puntaje Docente Post-grado Docente Pre-grado Entre 0 2 años 1 Entre 2 5 años 2 x Entre 5 8 años 3 x Entre 8 10 años 4 De 10 años en adelante 5 TOTAL PUNTOS 5 Promedio (Total puntos /2) 2.5 (TOTAL PUNTOS * 0.25) 2.5 * 0.25 = EXPERIENCIA PRODUCTIVA 25% (Años de experiencia como trabajador o empresario) RANGO Puntaje Público Privado Entre 0 2 años 1 x Entre 2 5 años 2 x Entre 5 8 años 3 Entre 8 10 años 4 De 10 años en adelante 5 TOTAL PUNTOS 3 Promedio (Total puntos /2) 1.5 (TOTAL PUNTOS * 0.25) ACREDITACIÓN COMO CONFERENCISTA 15% 1.5 * 0.25 = RANGO Puntaje TOTAL PUNTOS No 1 x Sí 5 (TOTAL PUNTOS * 0.15) 5 * 0.15 = PRODUCCIÓN INTELECTUAL 10% (Investigaciones, Libros, entre otros) RANGO Puntaje TOTAL PUNTOS No 1 x Sí 5

8 Página 8 de 14 (TOTAL PUNTOS * 0.10) 5 * 0.10 = TOTAL (Σ Criterios) Ingresa al listado de Capacitadores = APROBÓ: FECHA: SI NO FIRMA Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la selección. Este se obtiene de la sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un puntaje igual o superior a tres (3) ó que no siendo así el Jefe del proceso (Director de Servicios empresariales, Director de Arbitraje y Conciliación, Director Administrativo, Director de Registros y Jefe de investigaciones Económicas) lo considere necesario. Criterios de Evaluación de Capacitadores Los capacitadores a diferencia de los otros proveedores, se deben evaluar una vez termine la capacitación o se preste el servicio. Esta evaluación estará a cargo del funcionario del proceso donde se realice la capacitación, y sea designado para esta labor. Tabla 4. Criterios de Evaluación de Capacitadores CRITERIOS PORCENTAJE Puntualidad 10% Cumplimiento Intensidad 20% Horaria Dominio del Tema 30% Manejo del Publico 30% Puntualidad Entrega del 10% Material (3 días antes) TOTAL 100% Puntualidad 10% Este criterio mide el cumplimiento en la hora de inicio estipulada para cada capacitación o conferencia. Cumplimiento Intensidad Horaria% Este criterio mide el cumplimiento por parte del Capacitador o conferencista, de las horas que se han establecido para llevar a cabo determinada capacitación o conferencia. Dominio del Tema 30% Este criterio mide el nivel de conocimiento del Capacitador o Conferencista, sobre el tema de expuesto. Manejo del Público 30%

9 Página 9 de 14 Este criterio mide la habilidad del capacitador o conferencista para transmitir sus conocimientos en el tema y mantener atento al auditorio durante la capacitación o conferencia. Puntualidad Entrega de Material 10% La entidad estipula un término de 3 días antes para que los capacitadores o conferencistas envíen el material o memorias que serán entregadas a los asistentes de los eventos. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE CAPACITADORES Y CONFERENCISTAS PUNTUALIDAD 10% RANGO PUNTAJE CALIFICACION Hora exacta Minutos Minutos 3 Más de 30 Minutos 1 Total puntos * 10% 0 CUMPLIMIENTO INTENSIDAD HORARIA 20% RANGO PUNTAJE CALIFICACION Mal 1 Regular 2 Buena 3 Muy buena 4 Excelente 5 (Total puntos * 20%) 0 DOMINIO DEL TEMA 30% RANGO PUNTAJE CALIFICACION Malo 1 Regular 2 Bueno 3 Muy bueno 4 Excelente 5 (Total puntos *30%) 0 MANEJO DEL PUBLICO 30% RANGO PUNTAJE CALIFICACION

10 Página 10 de 14 Malo 1 Regular 2 Bueno 3 Muy bueno 4 Excelente 5 (Total puntos * 30%) 0 ENTREGA DE MATERIAL CON 3 DIAS DE ANTERIORIDAD 10% RANGO PUNTAJE CALIFICACION NO 1 SI 5 (Total puntos * 10%) 0 TOTAL (Promedio Sumatoria criterios) 0 Re evaluación de Capacitadores y Conferencistas Esta se realizará anual, teniendo en cuenta el resultado de las evaluaciones realizadas durante el año. Los criterios para la re evaluación serán los mismos utilizados en la evaluación, y el resultado de la misma será el promedio de las evaluaciones obtenidas en el período. 4.3 Consultores y Asesores Externos Selección de Consultores y Asesores La selección de los Consultores y Asesores se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los Consultores y Asesores se deben seleccionar una vez se recibe la propuesta o proyecto a desarrollar, y se realiza en el Formato de selección de Consultores y Asesores. Este procedimiento aplica al proceso de Servicios Empresariales. Para realizar esta selección se utilizan los siguientes criterios: Tabla 5. Criterios de Selección de Consultores y Asesores CRITERIOS PORCENTAJE Nivel de Formación 35% Experiencia 25% Experiencia Específica 40% TOTAL 100% Nivel de Formación 35% Este criterio mide el nivel de competencia y educación que posee el Consultor o Asesor. Se miden los estudios que este haya realizado en el transcurso de su vida.

11 Página 11 de 14 Experiencia 25% Este criterio mide el nivel de experiencia laboral del Consultor o Asesor. Esta expresado en años. Experiencia Específica 40% Este criterio mide el nivel de experiencia que posee consultor o Asesor, teniendo en cuenta el número de empresas asesoradas en el campo de su especialización. Criterios de Selección NIVEL DE FORMACIÓN 35% RANGO PUNTAJE LOCAL NACIONAL INTERNACIONAL Titulo Profesional 1 Especialización 3 Maestría 4 Doctorado Promedio (Total Puntos /3) 0 (Total puntos* 0.35) 0,00 EXPERIENCIA 25% (Años de experiencia como trabajador) RANGO PUNTAJE CALIFICACION Entre 0-5 Entre 5-10 De 10 años en adelante Promedio (Total Puntos ) 0 (Total puntos* 0.25) 0 EXPERIENCIA ESPECIFICA 40% (Experiencia como Asesor) RANGO PUNTAJE CALIFICACION Entre 0-10 EMPRESAS 1 Entre EMPRESAS 2 De 20 EMPRESAS EN ADELANTE 5 Promedio (Total Puntos ) 0 (Total puntos* 0.40) 0,00

12 Página 12 de 14 TOTAL (Sumatoria criterios) 0,00 Criterios de Evaluación Consultores y Asesores Los Consultores y Asesores se deben evaluar bimensualmente durante el tiempo que dure la Consultoría o Asesoría Contratada. Esta evaluación estará a cargo del Jefe del Proceso quién contrató la Consultoría o Asesoría. Criterios de Evaluación Tabla 6. Criterios de Evaluación de Consultores y Asesores CRITERIOS PORCENTAJE Entrega de Informes Mensuales 25% a la entidad Cumplimiento Cronograma de 25% Trabajo Nivel de Satisfacción de la 50% Empresa con el Asesor. TOTAL 100% ENTREGA DE INFORMES MENSUALES A LA ENTIDAD 25% RANGO PUNTAJE SI 5 NO 1 Total puntos *25% 0 CUMPLIMIENTO CRONOGRAMA DE TRABAJO 25% RANGO PUNTAJE SI 5 NO 1 (Total puntos * 25%) 0 NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LA EMPRESA CON EL ASESOR 50% RANGO PUNTAJE Malo 1 Regular 2 Bueno 3 Muy bueno 4 Excelente 5 (Total puntos * 50%) 0

13 Página 13 de 14 Re evaluación de Consultores y Asesores Esta se realizará anual, teniendo en cuenta el resultado de las evaluaciones realizadas durante el año. Los criterios para la re evaluación serán los mismos utilizados en la evaluación, y el resultado de la misma será el promedio de las evaluaciones obtenidas en el período. 4.4 Conciliadores, Árbitros y Secretarios Selección de Conciliadores, Árbitros y Secretarios Los criterios de selección para los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se encuentran descritos en el Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la entidad. Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios Los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se deben evaluar una vez termine la Conciliación o Arbitraje. Esta evaluación estará a cargo de la Directora del Centro de Arbitraje y Conciliación, y se realizará en el Formato de Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios. Los criterios definidos para realizar la evaluación son: Tabla 7. Criterios de Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios CRITERIOS PORCENTAJE Puntualidad en Respuesta a Requisitos del 15% Centro/Tribunales/ Partes Puntualidad en las Audiencias 15% Cumplimiento de los requisitos de ley en actas 20% y/o constancias Asistencia a cursos y seminarios del Centro 20% Nivel de Satisfacción de los Clientes del Centro 30% TOTAL Todas las evidencias generadas de este procedimiento, se tratan según lo establecido en el procedimiento de control de documentos y evidencias. 5. RESPONSABILIDAD CARGO Coordinador de Compras y Almacén Coordinador de servicios generales Jefe de Sistemas Asistente de Servicios Empresariales RESPONSABILIDAD Seleccionar, evaluar y re evaluar a los proveedores relacionados con el suministro de insumos necesarios para el apoyo a las actividades de la entidad. (Papelería en general, cartuchos, litografías, etc) Seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad. Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con la plataforma tecnológica. Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con el servicio

14 Página 14 de 14 Directora del Centro de Arbitraje y Conciliación Directora de Registros Jefe de Investigaciones Económicas. Coordinadora de Eventos Dirección Administrativa Representante de la Dirección de capacitación y Asesorías del proceso. Seleccionar, evaluar y Re evaluar a Conciliadores, Árbitros, Secretarios y a los proveedores relacionados con el servicio de capacitación del proceso. Seleccionar, evaluar y re-evaluar a Capacitadores o Conferencistas. Seleccionar, evaluar y re-evaluar a Capacitadores o Conferencistas. Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con los refrigerios de los eventos, y demás servicios relacionados con el proceso. Ejercer funciones de supervisión y control de las tareas del proceso de Apoyo Logístico. Ejercer funciones de supervisión y control relacionadas con el SGC. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se incluyó en la reevaluación de los proveedores los meses en los que se debe hacer la reevaluación (enero y julio). Se pasaron las responsabilidades asignadas inicialmente al Auxiliar de suministros y compras a la coordinadora de servicios generales. Se actualizaron los cargos según la nueva estructura aprobada por la junta directiva Cambio de denominación de cargos por modificación de organigrama de la entidad Cambio de denominación de cargos por modificación de funciones Cambio de Criterios de Selección, Evaluación y Re evaluación de Proveedores. Se Adicionaron los Criterios de Evaluación de Capacitadores y Conferencias, y de Conciliadores, Árbitros y Secretarios. Se adicionaron los criterios de Selección y Evaluación de Consultores y Asesores. Se modificaron los cargos en la Responsabilidad de Seleccionar, Evaluar y Reevaluar Proveedores.

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