SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 El Estudio de Mercado servirá para la investigación, análisis previo y averiguaciones de las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones, para determinar las características de los bienes a adquirir o servicios a contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen La opción de Estudio de Mercado cuenta con 3 secuencias: Registro del Estudio de Mercado, Registro de Valor por Fuente y Cálculo del Valor Referencial, según lo dicta la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Filemon Sulca Peña 1

2 INDICE I. CONFIGURACION INICIAL MÓDULO LOGÍSTICO... 3 a. Requerimientos técnicos... 3 b. Configuración del Personal... 3 II. REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO... 4 III. RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN IV. CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL V. REPORTES A. REPORTE DE CÁLCULO DE VALOR REFERENCIAL: B. OTROS REPORTES Filemon Sulca Peña 2

3 I. CONFIGURACION INICIAL 1. Módulo Logístico a. Requerimientos técnicos Ingresamos en el Sub Módulo Tablas / datos Generales / Logística, En la pantalla que se muestra elegimos la opción Req. Técnicos. Seleccionamos Bienes o Servicios y hacemos clic derecho para insertar/eliminar un requerimiento. b. Configuración del Personal Para que en el Reporte Solicitud de Cotización se muestre el Nombre y Datos del Usuario responsable de realizar el Estudio o Indagación de Mercado, previamente el Usuario deberá dirigirse al Sub Módulo Tablas / Personal, donde en el campo Usuario VP/EM registrará el código, nombre o usuario con el que ingresará al Sistema. También podrá registrar información como del Teléfono, Telefax y del usuario. Filemon Sulca Peña 3

4 II. REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO Ingresamos en el Sub Módulo Programación / Estudio de Mercado / Registro Estudio de Mercado Se muestra la siguiente pantalla, con todos los PAO s actualizados, seleccionamos el consolidado para el cual vamos a realizar su estudio de mercado y hacemos clic derecho para insertar un Estudio o Indagación de Mercado correspondiente, en el menú contextual que se muestra seleccionamos Insertar Estudio de Mercado. Se muestra una pantalla en la que se registran los datos básicos del estudio de mercado, ingresamos una glosa que describa brevemente al estudio de mercado y hacemos clic en. Aparecerá un mensaje de confirmación, hacemos clic en SI, siempre que estemos de acuerdo. Filemon Sulca Peña 4

5 Al costado derecho del Proceso de Selección elegido, se mostrará el Estudio de Mercado registrado, ingresamos en la carpeta amarilla para continuar. Clic en la carpeta amarilla En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra dos opciones Proveedores y/o Postores de Compras Externas. Nota: - Proveedores: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les solicitará cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado y que el Sistema considerará para el cálculo del Valor Referencial. - Compras Externas: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les solicitarán cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado, pero el Filemon Sulca Peña 5

6 Sistema no considerará dichas cotizaciones para el cálculo del Valor Referencial, sólo las mostrará. En la opción que elija el Usuario se procederá a hacer clic derecho para insertar. Filemon Sulca Peña 6

7 Al seleccionar Insertar Proveedor se mostrará una pantalla de búsqueda, pudiendo realizar la misma por Nombre, Dirección, Nº Doc, entre otros. Marcamos en el recuadro de la derecha con un check a los proveedores que participarán de este estudio de mercado. Luego de dar clic en el icono, los Proveedores que hayan sido seleccionados se mostrarán en el campo correspondiente, en la parte inferior de la pantalla Generación de Solicitud de Cotización. Filemon Sulca Peña 7

8 Los botones Distribución Presupuestal por Ítem y Especificaciones del Ítem, que se encuentran en la parte superior de la pantalla de Generación de Solicitud de Cotización; contiene información proveniente del PAO Actualizado y son solo de consulta. Se puede hacer el envío de la Solicitud de Cotización por medio del correo electrónico, para lo cual el Usuario deberá grabar unas plantillas en formato Excel en la raíz del disco C:\. Para que los Requerimientos Técnicos se muestren en el formato Excel de la Solicitud de Cotización, el Usuario deberá dar clic en el icono. Inmediatamente, se visualizará el Listado de Requerimientos Técnicos ya sea para Bienes o Servicios, elegirá Todas o algunas de las descripciones y, finalmente dará clic en grabar. Nota: Para modificar los requerimientos técnicos (ver pag. 3. Configuración Módulo Logístico.) Filemon Sulca Peña 8

9 Luego, para realizar el envío efectivo de información deberá hacer clic en el botón Envío a Proveedores por Correo, que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Filemon Sulca Peña 9

10 Aparecerá una pantalla en la cual seleccionará a los Proveedores a los que se desea hacer el envío de la Solicitud de Cotización haciendo check en la parte derecha de la dirección . A continuación, se dará clic en el botón Generar Sol.Cot. (Generar Solicitud de Cotización), apareciendo un mensaje de confirmación de la operación, el cual se aceptará. Si se muestra el siguiente mensaje, es porque no hemos copiado los archivos necesarios en la raíz del disco C:\., como se indica en la pagina 7 de este manual. Filemon Sulca Peña 10

11 De lo contrario nos mostrará un mensaje indicando que el archivo de solicitud de cotización se generó exitosamente, incluso nos indica la ruta donde se guardará y el nombre del archivo. Finalmente, se dará clic en el icono para hacer el envío a través del programa Outlook. de no tener este programa podrá utilizar cualquier correo y adjuntar el archivo, el cual se encontrará en la Unidad C:\. Si alguno de los proveedores seleccionados no tiene registrado su , nos aparecerá el siguiente mensaje. En este caso podemos desmarcarlo y enviarle la cotización por otros medios. O por el contrario si conocemos su , podemos ir al Sub Módulo de tablas/proveedores e insertar el e- mail en el campo que corresponda.. Se presenta una vista del Formato Excel de Solicitud de Cotización que enviará a los proveedores vía y que se guarda en la raíz del disco C:\. en un archivo Excel. Filemon Sulca Peña 11

12 Si queremos imprimir el formato de solicitud, hacer clic en el botón para visualizar el listado de Requerimientos Técnicos para Bienes o Servicios dependiendo del tipo de proceso de selección que se esté trabajando. Se podrá elegir Todos los Requerimientos o Seleccionar algunos. Luego, dar clic en el botón de grabar para visualizar el Reporte de Solicitud de Cotización. Filemon Sulca Peña 12

13 III. RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN Ingresamos en la opción Programación/Estudio de Mercado/Recepción de Cotización. Muestra el Listado de Solicitudes de Cotización enviadas a los Proveedores. El color verde indica que los Proveedores no cuentan con precios o valores. El color azul indica que son proveedores con precios o valores registrados. Para registrar las cotizaciones de los proveedores se deberá hacer clic derecho sobre el proveedor elegido y se elegirá la opción Insertar Valores de Cotización. Aparecerá una pantalla en la cual se podrá registrar los precios cotizados por el Proveedor, en el caso de bienes el precio unitario y en el caso de servicios el valor del servicio. Filemon Sulca Peña 13

14 Si se considera que el Proveedor No Cumple por algún motivo con la cotización presentada, podrá quitar el check a los ítems que no considerará para el cálculo del Valor Referencial. Dicho check se encuentra al costado derecho del campo Valor Referencial Cotizado. (para poder observarlo hay que hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal) Así mismo si el Usuario no desea considerar la cotización de un Proveedor en uno o todos los ítems podrá digitar los motivos en el campo Observaciones. Finalmente, se dará clic en el icono grabar y se aceptará el mensaje. Automáticamente el registro del Proveedor se visualizará en color azul, indicando que tiene información de precios o valores. Hay que repetir el procedimiento para todos los proveedores. Filemon Sulca Peña 14

15 IV. CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL Ingresamos en la opción Programación/estudio de mercado/cálculo del valor referencial. Se debe seleccionar la fila correspondiente al Estudio de Mercado registrado. Haciendo uso de la barra de desplazamiento se podrán visualizar los campos de Proveedores, precio unitario referencial, valor referencial, máximos (110 %) y mínimos (70 %) de los valores totales. El Sistema por defecto va a mostrar como criterio de cálculo de Valor Referencial del ítem el de Menor Valor, lo cual podrá modificarse haciendo clic en el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (Seleccionar Criterio). Al hacer clic en el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (Seleccionar Criterio)., Filemon Sulca Peña 15

16 Automáticamente aparece la siguiente pantalla en la cual se podrá elegir el criterio que se desea usar para el cálculo del Valor Referencial. Menor Valor, Promedio Otro: En caso se eligiera Otro se podrá digitar el Precio Unitario Referencial a usar. F.CVR Este contiene la siguiente formula: X = (Vmin x 1.30) Clic en Selec. Crit a1 + a2 + a3 +..+an n = P.U.ref 1.1 Donde: Vmin : Valor Unitario Mínimo Vmax : Valor Unitario Máximo P.U.ref : Precio Unitario Referencial X : Valor Unitario Tope a1, a2, a3 an : Valor menor a X y Vmax 1.1 : Máximo incremental sobre Los precios referenciales (10%) 1.3 : Factor que sirve para estimar el tope de precios dado por el Proveedor Luego, al dar clic en el icono el Sistema realizará los cálculos para obtener los Valores Referenciales, así como los valores Máximos (110 %) y Mínimos (70 %). Al aceptar el mensaje Desea guardar el Sistema mostrará un mensaje indicando que los datos se guardaron correctamente. Filemon Sulca Peña 16

17 Luego aparece otro mensaje Desea hacer copia de criterio a todos los ítems, de ser SI generará los cálculos en base al criterio inicialmente seleccionado para todos los ítems. De ser NO el Sistema sólo aplicará los cálculos para el ítem en ejecución. Finalmente, en la parte derecha de la pantalla se visualizarán los cálculos ejecutados por el Sistema. Para dar VºBº al Estudio o Indagación de Mercado realizado, se deberá hacer clic en el botón de VºBº que se encuentra en la parte izquierda inferior de la pantalla. Para regresar al estado anterior se hará clic en el botón Pendiente. Filemon Sulca Peña 17

18 Si el estudio de mercado corresponde a un consolidado de servicios, aquí concluye el proceso, sin embargo si este estudio de mercado corresponde a un consolidado de bienes, nos aparecerá el botón PAO, luego de dar Vº Bº. Al hacer clic en el botón PAO, trasladamos los precios referenciales en el estudio de mercado al PAO actualizado. Al aceptar el mensaje el registro de Estudio o Indagación de Mercado en curso se visualizará de color azul. Filemon Sulca Peña 18

19 V. REPORTES a. Reporte de Cálculo de Valor Referencial: Clic en el icono impresora que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Aparecerá una pantalla con un listado de reportes. En este caso se elegirá la opción Cálculo del Valor Referencial dando clic en el círculo correspondiente. Luego se dará clic en el icono para visualizar el reporte. Este reporte también es posible generarlo como archivo Excel, haciendo clic en. Para realizar esta operación el Usuario deberá grabar unas plantillas INDAGACION_PLANTILLA e INDAGACION_PLANTILLA_SERV en la Unidad de disco local C:\. Aparecerá la pantalla Guardar Archivo en Excel. Previamente el Usuario creará una carpeta donde guardará estos archivos. Luego de guardar el archivo referente al Estudio o Indagación de Mercado, automáticamente se mostrará un mensaje indicando que se generó dicho archivo. El archivo en formato Excel se podrá visualizar en la carpeta creada en la ruta correspondiente. Filemon Sulca Peña 19

20 b. Otros Reportes Como ayuda para el Usuario se han implementado otros reportes como el Listado de Estudio de Mercado, Listado de Solicitud de Cotización x Estudio de Mercado y, Anexo de Estudio de Mercado para PAOs de Origen Posterior. Cualquier duda escribir a: Filemon Sulca Peña Consultor MEF para la Implantación del SIGA filemon25@gmail.com fsulca@mef.gob.pe Filemon Sulca Peña 20