MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES PARA LOS EMPLEOS PÚBLICOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DEL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO INDICE

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1 MDI004 1 DE 7 INDICE 1. OBJETO 2 2. ALCANCE 2 3. CONDICIONES GENERALES 2 4. TERMINOLOGÍA 2 5. REFERENCIAS 2 6. FUNCIONES EMPLEADOS PÚBLICOS FUNCIONES NIVEL DIRECTIVO GERENTE GENERAL SUBGERENTE TÉCNICO SUBGERENTE ADMINISTRATIVO SUBGERENTE FINANCIERO SUBGERENTE DE CONTRATACIÓN FUNCIONES NIVEL ASESOR ASESOR JURÍDICO ASESOR DE CONTROL INTERNO 7 7. REGISTROS 7 CONTROL DE MODIFICACIONES Versión Fecha de Vigencia Resolución/Acuerdo No. Modificación Realizada Solicitada por Ajuste y actualización No aplica Acuerdo No. 65 Adaptación y actualización de las funciones establecidas en la Resolución No. 10 de 2004 para los Empleados Públicos de la Entidad. Modificación de instancia de aprobación, alcance y referencias. Coordinador Área Recursos Humanos de Coordinador área de Recursos Humanos Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Omar Cardona Gutiérrez Subgerente Administrativo Ydali Mogollon Coordinador Área de Recursos Humanos Yenny Edith Alarcón Quiroga Coordinador Área de Procesos Acta No. 513 del 29 de Junio 2010 Junta Directiva de

2 1. OBJETO MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES PARA LOS MDI004 2 DE 7 Compilar las funciones específicas y requisitos mínimos para los empleos públicos de la planta de personal del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE. 2. ALCANCE Aplica para los empleos públicos de la planta de personal de FONADE. Inicia con la definición del nivel de cargo de los empleados públicos dentro de la estructura de la planta de la entidad y concluye con la asignación de funciones a los mismos. Este procedimiento da cumplimiento al requisito Ambiente de Control literal iii de las Circulares externas 014 y 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia. 3. CONDICIONES GENERALES El presente manual específico de funciones y requisitos se fundamenta en la premisa, que el cabal cumplimiento de las obligaciones y deberes de cada Empleado Público, constituye un aporte esencial para el logro de la misión y objetivos del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE. De esta manera, este manual se convierte en una herramienta de apoyo para la gestión institucional que requiere del respaldo de todos los miembros de la organización no solo para su aplicación, sino para su permanente actualización de acuerdo con la dinámica de la entidad y los cambios generados tanto al interior de FONADE, como en su entorno. Este manual es una herramienta de apoyo para la gestión institucional que requiere del respaldo de todos los miembros de la organización, no solo para su aplicación, sino para su permanente actualización de acuerdo con la dinámica de la Entidad y los cambios generados tanto al interior de FONADE, como en su entorno. La identificación de los cargos de los Empleados Públicos, así como las competencias organizacionales, comportamentales y laborales del nivel directivo y asesor, se encuentran relacionadas en la guía de competencias organizacionales, comportamentales y laborales de Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales (IDI003). 4. TERMINOLOGÍA Empleados Públicos: Corresponde al personal que desarrolla funciones de dirección, manejo y confianza. Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos del nivel directivo. 5. REFERENCIAS Norma técnica de Calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Normatividad legal vigente. Resoluciones y circulares internas de FONADE vigentes.

3 MDI004 3 DE 7 Guía de competencias organizacionales, comportamentales y laborales de Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales (IDI003). Circulares 014 y 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia. 6. FUNCIONES EMPLEADOS PÚBLICOS 6.1. FUNCIONES NIVEL DIRECTIVO GERENTE GENERAL FUNCIONES 1. Ejercer la representación legal de la entidad. 2. Ejecutar y cumplir los objetivos, funciones, políticas, planes y programas que señale la Junta Directiva de FONADE. 3. Nombrar, remover y contratar a los servidores públicos de la entidad, efectuar los traslados y remociones teniendo en cuenta la estructura, planes, programas y proyectos de FONADE. 4. Crear y organizar, mediante acto administrativo las áreas internas de trabajo permanentes o transitorias, teniendo en cuenta la estructura, los planes y programas institucionales. 5. Dirigir las políticas de administración de personal de conformidad con las normas vigentes. 6. Nombrar apoderados para que representen a FONADE en asuntos judiciales o extrajudiciales. 7. Organizar, dirigir y controlar las actividades de FONADE, de conformidad con las directrices trazadas por la Junta Directiva. 8. Suscribir los actos, convenios y contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a FONADE, con arreglo a las disposiciones vigentes. 9. Presentar para estudio y aprobación de la Junta Directiva los proyectos de estatutos internos y someterlos a concepto previo del Departamento Administrativo de la Función Pública. 10. Cumplir y hacer cumplir los Acuerdos de la Junta Directiva. 11. Adoptar los reglamentos, el manual específico de funciones y requisitos y los manuales de procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de FONADE. 12. Someter a consideración y aprobación de la Junta Directiva el anteproyecto de presupuesto, sus adiciones, traslados, así como los Estados Financieros de conformidad con lo señalado por la Superintendencia Financiera de Colombia, y las disposiciones legales sobre la materia que le sean aplicables. 13. Presentar para consideración y aprobación de la Junta Directiva los planes y programas que se requieran para el desarrollo de FONADE. 14. Controlar el manejo de los recursos financieros. 15. Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio de FONADE. 16. Rendir informes generales y periódicos a la Junta Directiva de acuerdo al reglamento, sobre el estado de la ejecución de las funciones, actividades desarrolladas y la situación general de FONADE. 17. Rendir los informes requeridos por los organismos de control, y demás autoridades competentes para ejercer la vigilancia de FONADE. 18. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto, conforme a las normas vigentes, los estatutos y los acuerdos de la Junta Directiva. 19. Definir las políticas referidas al diseño e implementación del Sistema de Control Interno y dirigir lo relacionado con el control disciplinario interno de conformidad con la ley. 20. Proponer y expedir las resoluciones, reglamentos y cualquier otro tipo de normatividad que regule o requiera FONADE para su organización y funcionamiento de acuerdo con las competencias de ley, estatutos y delegaciones de la Junta Directiva. 21. Aplicar el régimen disciplinario con arreglo en las normas vigentes.

4 MDI004 4 DE Delegar las funciones que le sean asignadas conforme a los criterios establecidos en la ley, con los requisitos y en las condiciones que se prevean. 23. Asistir a las reuniones de los consejos, juntas, comités y demás cuerpos en que tenga asiento la entidad o efectuar las delegaciones pertinentes. 24. Velar por la implementación del Sistema de Control Interno. 25. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE SUBGERENTE TÉCNICO FUNCIONES 1. Acompañar al Gerente General de FONADE, en la definición de políticas y estrategias comerciales y de mercadeo, dirigir y controlar su implementación para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. Planear la gestión operativa de los proyectos en los que interviene FONADE como agente estatal, observando estricto cumplimiento de las políticas definidas por la Junta Directiva y la gerencia de FONADE de acuerdo con los principios de la función administrativa. 3. Coordinar la debida ejecución y liquidación de los contratos. 4. Evaluar las líneas de servicios, revisar su pertinencia y definir los ajustes necesarios para adecuarlas a las necesidades de los clientes. 5. Liderar la realización de alianzas estratégicas y convenios especiales de cooperación técnica y comercial. 6. Realizar los análisis de viabilidad requeridos para la suscripción de convenios y la ejecución de proyectos. 7. Realizar la evaluación expost de los negocios a través de la revisión del cumplimiento del objeto del convenio, en términos de calidad, oportunidad y costo. 8. Asistir a las reuniones de los consejos, juntas, comités y demás cuerpos en que tenga asiento la entidad o efectuar las delegaciones pertinentes. 9. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE SUBGERENTE ADMINISTRATIVO FUNCIONES 1. Acompañar al Gerente General de FONADE, en la formulación de las políticas, planes y programas en lo relacionado con la administración del talento humano, los recursos físicos e informáticos necesarios para su funcionamiento; dirigiendo y controlando su implementación de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. 2. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de las normas y las disposiciones que regulen los procedimientos y trámites administrativos internos, al igual que aquellas que rigen el funcionamiento de FONADE. 3. Trazar las políticas y programas de administración, bienestar social, selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento humano y dirigir su gestión, así como conceder las vacaciones de los empleados públicos de FONADE. 4. Adelantar los estudios sobre las reformas a la planta de personal, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos relacionados con la gestión, organización y métodos de trabajo. 5. Preparar para la firma del gerente de FONADE los informes que solicite los entes de control y vigilancia. 6. Atender las quejas y reclamos que presenten los funcionarios o ciudadanos sobre el desempeño de las dependencias o personas que laboran en FONADE, evaluar la magnitud de las fallas y dar traslado, en caso que lo amerite, a la autoridad competente. 7. Coordinar y liderar tanto el desarrollo, como la ejecución de las mejoras y actualizaciones de la plataforma tecnológica de FONADE.

5 MDI004 5 DE 7 8. Dirigir y coordinar los procesos para la aplicación oportuna, ágil y eficaz del sistema de pagos de acuerdo con los compromisos adquiridos por FONADE en desarrollo de su objeto social y los que corresponden a la gestión administrativa y financiera. 9. Proponer políticas y establecer mecanismos para el mejoramiento continuo de los procesos internos, orientados hacia la eficiencia de la gestión de la entidad. 10. Formular e implementar estrategias y desarrollar actividades que permitan el cumplimiento de los objetivos institucionales. 11. Participar en los comités que le son propios del cargo y realizar los aportes necesarios en procura de la buena gestión de la entidad. 12. Coordinar el desarrollo de las actividades del personal a cargo de la subgerencia y velar por el normal desarrollo de sus funciones y compromisos. 13. Atender de acuerdo con los procesos de apoyo administrativo, los requerimientos de las diferentes dependencias. 14. Coordinar la elaboración del plan anual de compras y su ejecución. 15. Velar por el cumplimiento de los procesos establecidos en FONADE. 16. Velar por la adecuada organización y administración del archivo y correspondencia de FONADE. 17. Velar por el cumplimiento de las normas y los reglamentos del régimen disciplinario. 18. Adelantar la primera instancia de las investigaciones disciplinarias al interior de la entidad. 19. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE SUBGERENTE FINANCIERO FUNCIONES 1. Planear, dirigir y controlar la ejecución de las políticas y estrategias financieras de FONADE de acuerdo con las normas legales y los lineamientos de la Junta Directiva y del gerente. 2. Dirigir, coordinar y responder por el adecuado manejo y control de los dineros y títulos que por diversos conceptos reciba FONADE, conforme a los lineamientos de la Junta Directiva y la gerencia. 3. Dirigir el proceso de negociación de inversiones y decidir sobre la estructura del portafolio y de recursos de terceros a cargo de FONADE, bajo los criterios de seguridad y rentabilidad de acuerdo con las políticas establecidas. 4. Garantizar la disponibilidad oportuna de fondos, para cubrir los desembolsos provenientes de las obligaciones contractuales que tienen tanto los proyectos, como la entidad. 5. Establecer un plan de acción que permita el cumplimiento del plan estratégico de FONADE. 6. Desarrollar la optimización financiera de los flujos de dinero de los proyectos, de acuerdo con la información suministrada por la Subgerencia Técnica. 7. Realizar actividades de asesoría financiera, estructuración y reestructuración financiera, consecución de recursos, evaluación financiera de proyectos y banca de inversión, dentro de las líneas de servicio. 8. Implementar y cumplir las políticas, metodologías y procedimientos definidos por el Comité Integral de Riesgos, la Junta Directiva y la Superintendencia Financiera de Colombia. 9. Coordinar la elaboración de los presupuestos financieros y controlar su ejecución de acuerdo con las prioridades, planes, programas y proyectos señalados por la Junta Directiva y la gerencia. 10. Desarrollar un trabajo de mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos. 11. Dirigir el desarrollo financiero de cada una de las líneas de servicio. 12. Planear, dirigir, controlar y responder por la gestión contable de FONADE con el fin de obtener los estados financieros actualizados y que reflejen la realidad financiera de la entidad, que permita contar con una herramienta de gestión. 13. Dirigir, coordinar y responder por la contabilidad y supervisar los registros contables y presupuestales de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes y las instrucciones que al respecto imparta las entidades competentes. 14. Aplicar estrategias y desarrollar actividades, que permitan el cumplimiento de los objetivos institucionales. 15. Participar en los comités que son propios del cargo y realizar los aportes necesarios en procura de la buena gestión de FONADE.

6 MDI004 6 DE Coordinar el desarrollo de las actividades del personal a cargo de la subgerencia y velar por el normal desarrollo de sus funciones y compromisos. 17. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE SUBGERENTE DE CONTRATACIÓN FUNCIONES 1. Acompañar al gerente de FONADE, en la formulación de las políticas referentes a la contratación del giro del negocio, en aras del cumplimiento de los compromisos institucionales de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas vigentes sobre la materia. 2. Dirigir, coordinar y controlar la actividad contractual que corresponda al giro ordinario de sus negocios y al funcionamiento de la entidad, con el fin de obtener los resultados en lo referente a los fines de la contratación estatal desde su inicio y hasta el perfeccionamiento del contrato. de conformidad con el Manual de Contratación y acorde a la normatividad vigente. 3. Planificar en coordinación con las dependencias ejecutoras, los procesos relacionados con la actividad contractual de FONADE. 4. Dirigir y garantizar que los procesos de selección de contratistas se desarrollen de acuerdo con las normas legales y los principios que rigen la función administrativa. 5. Garantizar en los procesos de selección de contratistas, espacios de participación ciudadana que permitan el ejercicio del control social. 6. Adelantar acciones dirigidas para verificar que los bienes y servicios a contratar se ajusten a normas de calidad, precios de mercado y necesidades de los usuarios de los servicios. 7. Elaborar o expedir los actos administrativos que se requieran con ocasión de la actividad contractual. 8. Dirigir los estudios previos para los procesos de contratación. 9. Asesorar a FONADE en la estructuración de pliegos de condiciones para los procesos de selección de contratistas. 10. Coordinar las actividades requeridas para el perfeccionamiento y requisitos para la ejecución y legalización de los contratos. 11. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE FUNCIONES NIVEL ASESOR ASESOR JURÍDICO FUNCIONES 1. Asesorar a la Gerencia General y a las demás dependencias de FONADE en asuntos de carácter jurídico, así como conceptuar sobre la interpretación de las normas legales inherentes a la institución. 2. Resolver las consultas inherentes a la Asesoría Jurídica, formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los clientes internos y externos, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la institución. 3. Administrar el consecutivo de las resoluciones expedidas por la Gerencia General y de los acuerdos expedidos por la Junta Directiva. 4. Realizar la secretaría de la Junta Directiva de la entidad. 5. Convocar a la Junta Directiva a las sesiones ordinarias y extraordinarias de acuerdo con el reglamento de ésta, o cuando así lo solicite su presidente o cualquier miembro. 6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades jurisdiccionales, de Policía, del Ministerio Público, al igual que las presentadas por particulares y otras entidades, cuando traten sobre asuntos que le competan.

7 MDI004 7 DE 7 7. Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa en los procesos que se instauren en su contra o que ésta deba promover, de conformidad con los poderes que para tal efecto otorgue la Gerencia General. 8. Desarrollar un trabajo de mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos. 9. Aplicar estrategias y desarrollar actividades que permitan el cumplimiento de los objetivos institucionales. 10. Participar en los comités relacionados con las funciones del cargo. 11. Coordinar el desarrollo de las actividades del personal a su cargo y velar por el normal desarrollo de sus funciones y compromisos. 12. Revisar y tramitar los actos administrativos que deba expedir el Gerente General, que se encuentren relacionados con las funciones y actividades de la Asesoría Jurídica y que no sean de competencia de las Subgerencias de Contratación, Técnica, Financiera y/o Administrativa. 13. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE ASESOR DE CONTROL INTERNO FUNCIONES 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno. 2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. 3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. 4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. 5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. 6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados. 7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 8. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente. 10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. 12. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organización de la Entidad o dependencia a su cargo y las que se relacionen con la organización y funcionamiento de FONADE. 7. REGISTROS No aplica.

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