MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL

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1 MANUAL DE ORGANIZACION Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL Indice Página 1. DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL 1.1 Objetivo E Funciones Generales E Relaciones de Autoridad y Coordinación E Estructura de Cargos. E DE LOS CARGOS 2.1 Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal E Secretaria Oficina E Auxiliar Administrativo E Jefe Departamento Procuraduría E Especialista Jurídico Procuraduría E Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario E Especialista Jurídico Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario E 10 3 DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA E - 11

2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 2 / DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL 1.1 OBJETIVO La Oficina de Asesoría Jurídico Legal tiene como propósito atender los aspectos jurídicos legales del BANMAT SAC, en salvaguarda de los intereses institucionales; presta asesoramiento y asistencia a la gestión de los órganos de la Alta Dirección y demás Unidades Organizativas. 1.2 GENERALES La Oficina de Asesoría Jurídico Legal tiene las siguientes funciones: a) Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales del BANMAT SAC, así como las normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Asesorar a la Gerencia General y a las demás Unidades Orgánicas del BANMAT SAC, sobre el contenido y alcances de los dispositivos legales vigentes. c) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. d) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales, los procedimientos administrativos o de otra índole en los que sea parte el BANMAT SAC. e) Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. f) Elaborar y/o asesorar en la formulación de proyectos de normas legales, convenios, contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente. g) Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral del BANMAT SAC. h) Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. i) Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. j) Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente. k) Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestión de los órganos de la alta dirección, en las reuniones de Directorio y de las Juntas Generales. l) Coordinar la implementación de las disposiciones dadas por el Directorio, Juntas Generales y Gerencia General. m) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General.

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 3 / DE AUTORIDAD Y COORDINACION La Oficina de Asesoría Jurídico Legal depende directamente de la Gerencia General del Banco de Materiales SAC. El Jefe de Asesoría Jurídico Legal, ejerce autoridad sobre el personal a su cargo, y por la naturaleza de sus actividades ejerce autoridad funcional sobre el personal de Unidades Operativas. La Oficina de Asesoría Jurídico Legal mantiene coordinación interna con la Gerencia General, así como con las demás Unidades Organizativas del Banco, y en el ejercicio de sus funciones, mantiene coordinación externa con las Instituciones y Entidades que le son afines y/o necesarias. 1.4 ESTRUCTURA DE CARGOS La Oficina de Asesoría Jurídico Legal cuenta con los siguientes cargos: UNIDAD ORGANICA / CARGOS Oficina de Asesoría Jurídico Legal Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Secretaria Oficina Auxiliar Administrativo Departamento de Procuraduría Jefe Departamento Procuraduría Especialista Jurídico Procuraduría Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Especialista Jurídico Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario 2. DE LOS CARGOS

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 4 / 11 NOMBRE DEL CARGO : JEFE OFICINA ASESORIA JURIDICO-LEGAL Atender los asuntos jurídicos legales del BANMAT SAC, asesorando y prestando asistencia a la gestión de los órganos de la Alta Dirección y demás Unidades Organizativas. a) Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales del BANMAT SAC, así como las normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Asesorar a la Gerencia General y a las demás Unidades Orgánicas del BANMAT SAC, sobre el contenido y alcances de los dispositivos legales vigentes. c) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. d) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales, los procedimientos administrativos o de otra índole en los que sea parte el BANMAT SAC. e) Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. f) Elaborar y/o asesorar en la formulación de proyectos de normas legales, convenios, contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente. g) Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral del BANMAT SAC. h) Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. i) Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. j) Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente. k) Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestión de los órganos de la alta dirección, en las reuniones de Directorio y de las Juntas Generales. l) Coordinar la implementación de las disposiciones dadas por el Directorio, Juntas Generales y Gerencia General. m) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General. Reporta a : Gerente General Supervisa a : Secretaria Oficina Jefe Departamento de Procuraduría Jefe Departamento de Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario

5 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 5 / 11 NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA OFICINA Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativa que conllevan un grado de responsabilidad y confidencialidad, requeridos por la Jefatura de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal y Secretaria. a) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Oficina, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. c) Efectuar la recopilación de antecedentes para la atención de consultas. d) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Jefatura de la Oficina, concertando reuniones y/o citas programadas. e) Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados. f) Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles de la Oficina, cautelando la seguridad y conservación de los mismos. g) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Jefe Oficina Asesoría-Jurídico Legal Supervisa a : No aplicable

6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 6 / 11 NOMBRE DEL CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO Ejecutar actividades de apoyo administrativo que conllevan un grado de responsabilidad y confidencialidad, requeridos por la Jefatura de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal y sus Departamentos. a) Apoyar en todas las funciones de la Secretaria de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal b) Coordinar con las Jefaturas de los Departamentos respecto a las acciones de apoyo necesario para la atención oportuna de la documentación, efectuando el seguimiento correspondiente. c) Apoyar en recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Oficina, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. d) Apoyar en preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. e) Apoyar en efectuar la recopilación de antecedentes para la atención de consultas. f) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Jefes de Departamento Supervisa : No Aplicable

7 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 7 / 11 NOMBRE DEL CARGO : JEFE DEPARTAMENTO PROCURADURIA Responsable de supervisar y controlar la ejecución de las actividades jurídico legales vinculadas a los procesos judiciales y/o administrativos en los cuales sea parte el BANMAT SAC, garantizando que en los mismos se encuentre debidamente cautelados los intereses de la institución. a) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos, en los que sea parte el BANMAT SAC. b) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de carácter procesal o de carácter administrativo de interés para el Banco, supervisando su cumplimiento e implementando acciones correctivas y/o de mejora pertinentes. c) Emitir opinión en los asuntos de su competencia en los cuales corresponda al BANMAT SAC iniciar un proceso judicial o recomendar medidas correctivas que eviten acciones judiciales contra la empresa. d) Disponer acciones para el control y seguimiento de los procesos judiciales que mantiene en trámite el BANMAT SAC. e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Jefatura. Reporta a : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Supervisa a : Especialista Jurídico - Procuraduría

8 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 8 / 11 NOMBRE DEL CARGO : ESPECIALISTA JURÍDICO (PROCURADURÍA) Organizar y ejecutar los asuntos de carácter legal asignados por la Jefatura del Departamento de Procuraduría. a) Preparar proyectos de consulta y opinión de carácter legal que se le asignen, así como, en aquellos aspectos comprendidos en el ámbito procesal y administrativo. b) Efectuar el seguimiento y control respectivo de los procesos judiciales en los que el BANMAT SAC sea parte. c) Evaluar las acciones o medidas correctivas que eviten acciones judiciales o de carácter administrativo contra la institución. d) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Jefe Departamento Procuraduría Supervisa a : No Aplicable

9 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 9 / 11 NOMBRE DEL CARGO : JEFE DEPARTAMENTO ASESORIA LEGAL Y SANEAMIENTO INMOBILIARIO Responsable de supervisar y controlar la ejecución de las actividades jurídico legales vinculadas al asesoramiento y consultoría sobre la operatividad del BANMAT SAC, así como otorgamiento, constitución y cautela de las garantías otorgadas por terceros a favor del BANMAT SAC, cautelando que las mismas se encuentren en las disposiciones legales vigentes. a) Elaborar o analizar proyectos de normas legales, directivas, convenios, dispositivos, contratos y otros documentos afines a la operatividad del BANMAT SAC, así como temas vinculados a los asuntos de garantías y saneamiento inmobiliario que le sean encargados y procedimientos jurídicos especializados, emitiendo opinión legal según corresponda. b) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para el Banco, supervisando su cumplimiento e implementando acciones correctivas y/o de mejora pertinentes. c) Interpretar i emitir opinión legal especializada sobre aspectos de carácter legal, como el alcance e implicancia de los convenios, contratos y otros sometidos a su consideración. d) Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídico legales y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. e) Atender los asuntos y tramites de carácter notarial y registral vinculados a las funciones a su cargo. f) Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. g) Llevar a cabo las acciones de saneamiento legal que resulten necesarias para el debido respaldo hipotecario de los prestamos que otorgue el BANMAT SAC. h) Supervisar la ejecución de los tramites notariales y regístrales vinculadas a las funciones a su cargo. i) Brindar apoyo en el levantamiento de información que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. j) Mantener actualizado el archivo de la legislación vigente. k) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Jefatura de Asesoría Jurídico Legal. Reporta a : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Supervisa a : Especialista Jurídico - A. Legal y Saneamiento Inmobiliario

10 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 10/ 11 NOMBRE DEL CARGO: ESPECIALISTA JURÍDICO (ASESORIA LEGAL Y SANEAMIENTO INMOBILIARIO) Organizar y ejecutar los asuntos relacionados a garantías otorgadas a favor del BANMAT S.A.C. y saneamiento legal inmobiliario asignados por la Jefatura del Departamento de Garantía y Saneamiento Inmobiliario. a) Preparar proyectos e informes relativos a las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliarios. b) Realizar las acciones de saneamiento legal para el respaldo hipotecario de los préstamos otorgados por el BANMAT S.A.C. c) Elaboración de proyectos de normas legales; directivas, convenios, contratos y otros documentos afines a los asuntos de garantía y saneamiento inmobiliario. d) Efectuar y supervisar el seguimiento de los trámites notariales y regístrales vinculados a los asuntos de garantías y saneamiento inmobiliario. e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Jefe Departamento de Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Supervisa a : No Aplicable

11 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 11/ 11 3 DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA OFICINA DE ASESORIA JURÍDICO LEGAL Jefe Oficina Asesoría Jurídico-Legal Secretaria Oficina Auxiliar Administrativo Jefe Departamento Procuraduría Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Especialista Jurídico - Procuraduría Especialista Jurídico - A.Legal - S. Inmobiliario