3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR.

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2 2/7 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la solicitud y atención de servicios archivísticos que presta el Central al personal de la entidad. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente de consulta y aplicación para todo el personal de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la presentación de la solicitud del servicio archivístico por parte del usuario, y culmina con el archivo de la solicitud por parte del 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 3-23-MINCETUR. 3.3 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.4 Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de s. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ACP: Central de PROMPERÚ. SSA: Solicitud de Servicios Archivísticos. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos. 5. DEFINICIONES 5.1 : Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etcétera, producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. 5.2 Central: establecido y organizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, en él se administra, custodia y conserva el acervo documentario transferido de los diversos s de Gestión de PROMPERÚ. 5.3 Expediente: Conjunto ordenado de documentos relacionados con una determinada gestión, asunto o trámite. 5.4 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos. 5.5 Unidad documental: Documento o conjunto de documentos creados para la atención de un mismo asunto. Es el elemento indivisible de una serie documental. 5.6 Unidad de conservación: Conjunto documentos agrupados físicamente para garantizar su preservación e identificación. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 Los servicios archivísticos que presta el Central son los siguientes: a) Préstamo de documentos; b) Consulta de documentos; c) Expedición de copias de documentos que obran en el Central; y, d) Digitalización de documentos. 6.2 El plazo máximo para la atención de cualquiera de los servicios archivísticos no deberá exceder de cuarenta y ocho (48) horas de recibida la solicitud por el Central, salvo por causas justificadas este plazo podrá ser mayor, el cual deberá ser comunicado al solicitante vía correo electrónico. Dicha solicitud deberá estar suscrita por el solicitante y por

3 3/7 el jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece la documentación. 6.3 El préstamo de documentos se efectuará a partir de expedientes de archivo completos; en ningún caso se proporcionará partes de expedientes o documentos sueltos de una unidad documental. 6.4 El tiempo máximo de préstamo de documentos es de diez (10) días hábiles; la ampliación de este plazo podrá ser solicitada al mediante correo electrónico. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 En caso de préstamo, el solicitante es responsable de la conservación, integridad y custodia de los documentos; así como del deterioro o perdida de ser el caso. 7.2 Los documentos en calidad de préstamo no podrán ser extraídos de la entidad, salvo en los casos de requerimiento de los Tribunales de Justicia, de la Contraloría General de la República u otras instancias públicas por motivos debidamente fundamentados o bien con la autorización expresa del jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece la documentación. En estos casos, de ser posible, se entregarán copias fedateadas. 7.3 El personal que tenga documentos pendientes de devolución cuyo plazo haya vencido, no podrá solicitar el préstamo de nuevos documentos hasta regularizar dicha situación. 7.4 A efectos de llevar un control estadístico de las solicitudes atendidas por el Central y poder efectuar el seguimiento y control de las mismas, el mantendrá una base de datos en Excel, actualizada, de todas las solicitudes de servicios archivísticos desde su recepción hasta su atención. Dicha base, denominada Registro de Atenciones del Central, deberá contener como mínimo la siguiente información: - Nombre del solicitante - Órgano y/o unidad orgánica - Fecha de recepción de la solicitud - Tipo de servicio solicitado - Cantidad de folios digitalizados o fotocopiados - Fecha de atención - Fecha de devolución de documentos - Observaciones 7.5 El identificará y comunicará vía correo electrónico, a los solicitantes y jefes de órganos o unidades orgánicas que autorizaron la solicitud, según corresponda, el detalle de documentos prestados que se encuentran pendientes de devolución. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Responsable 1 Presenta el formato de Solicitud de Servicios Archivísticos (Ver Anexo B) al Central de PROMPERÚ, por duplicado, debidamente completado y firmado por el jefe del órgano, unidad orgánica o funcional correspondiente. Solicitante 2 3 Recibe el formato de Solicitud de Servicios Archivísticos, por duplicado; sella y coloca fecha de recibido, y devuelve un original al solicitante, como cargo. Ubica documentos y procede con la atención de la solicitud según lo siguiente: 3.1. Si es préstamo de documentos, entrega o remite documentación al solicitante a través del servicio de mensajería interna, adjuntando copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibido Si es consulta de documentos, entrega documentación al solicitante para ser consultada solo en el área destinada a este fin en las instalaciones del Central Si es expedición de copias, fotocopia y entrega o remite copia de documentación al solicitante mediante el servicio de mensajería interna, adjuntando copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibido.

4 4/7 Nº Actividad Responsable Si es digitalización de documentos, envía el archivo digital resultante al correo electrónico institucional del solicitante o lo entrega en soporte magnético, adjuntando copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibido. En caso el archivo digital se remita vía correo electrónico, escanea y adjunta el formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibido. Registra el servicio solicitado en la base de datos Excel Registro de Atenciones del Central Recibe y verifica que la documentación o información (en caso de digitalización de documentos) recibida corresponda a la solicitada Si es conforme, procede según lo siguiente: a. Si se trata de expedición de copias o digitalización de documentos, firma en el casillero V. de la copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibida, y la remite al Asistente en Control Patrimonial y, mediante el servicio de mensajería interna o por correo electrónico según corresponda. Continúa en el paso 8. b. Si se trata de consulta de documentos, firma en el casillero V. del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos en poder del Asistente en Control Patrimonial y, y lo devuelve. Una vez concluida la consulta de la documentación, la devuelve en las mismas condiciones y orden como le fue entregada. Continúa en el paso 6. c. Si se trata de préstamo de documentos, firma en el casillero V. de la copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibida, y la remite al Asistente en Control Patrimonial y, mediante el servicio de mensajería interna. A más tardar, al vencimiento del plazo de préstamo establecido en el numeral 6.4 de las Condiciones Básicas del presente procedimiento, devuelve documentación al Central en las mismas condiciones y orden como le fue entregada, adjuntando una copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos suscrito en señal de conformidad. Continúa en el paso Si no es conforme, coordina con el Asistente en Control Patrimonial y, documentación faltante y/o devolución de la misma; y devuelve o remite la copia del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos recibida, con las anotaciones del caso; por la vía que corresponda. Regresa al paso 3. Recibe documentación, verifica su integridad y la devuelve a su ubicación original. Completa la sección VI (Devolución de Documentos) del formato de Solicitud de Servicios Archivísticos correspondiente y actualiza el Registro de Atenciones del Central. Archiva el formato de Solicitud de Servicios Archivísticos. Fin del procedimiento. Solicitante 9. REGISTROS Descripción Código Nº de ejemplares Lugar de archivo Solicitud de Servicios Archivísticos FO-SGE-02 1 Central 2 años Registro de Atenciones del No aplica 1 Central 5 años Tiempo de archivo (Años)

5 5/7 Central Descripción Código Nº de ejemplares Lugar de archivo Tiempo de archivo (Años) 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones 11. ANEXOS Descripción Anexo Diagrama de Flujo Formato Solicitud de Servicios Archivísticos A B

6 Anexo: A 6/7 ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Solicitud y Atención de Servicios Archivísticos Pág.1/1 Área Solicitante Unidad de Asuntos Administrativos Solicitante Inicio 1 Presenta el formato Solicitud de Servicios Archivísticos al Central, por duplicado 2 Recibe el formato Solicitud de Servicios Archivísticos y firma ambas copias Ubica el documento requerido por el solicitante 3 4 Procede con la atención del servicio archivístico solicitado 6 Recibe el servicio archivístico solicitado y procede según el tipo de servicio 5 Registra el servicio brindado en el Registro de Atenciones del Central. Préstamo de documentos 6.1 Recibe la documentación, firma y retorna al ACP el formato SAA. Luego remite la documentación al Central Consulta de documentos Recibe la documentación, firma y retorna al ACP el formato. Luego entrega la documentación Expedición de copias Recibe la copia de la documentación y firma el formato SSA y lo retorna al ACP 7 Recibe el documento, verifica su integridad y lo retorna a tu ubicación original 8 Recibe la SSA, completa la sección VI y actualiza el Registro de Atenciones del Central 9 Archiva formato Solicitud de Servicios Archivísticos Digitalización de documentos 6.4 Recibe el archivo digital de la documentación y firma el formato SSA y lo retorna al ACP Fin

7 Anexo: B 7/7 ANEXO B: SOLICITUD DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

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