El proyecto de pliego de condiciones señala en el numeral 3.2. CONDICIONES DE EXPERIENCIA:

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1 Bogotá, D.C., 18 de marzo de 2015 Señores PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN DIVISION ADMINISTRATIVA Ciudad. Ref: LICITACIÓN PUBLICA No. 03 de Proyecto CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRONICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN. Apreciado Señores En relación con el proceso de licitación de la referencia, estando dentro del término para presentar observaciones al prepliego que fue puesto en conocimiento de los oferentes, en mi calidad de representante de la empresa Control Online SAS, procedo a hacer las siguientes observaciones: +++ OBSERVACION No. 1 El proyecto de pliego de condiciones señala en el numeral 3.2. CONDICIONES DE EXPERIENCIA: La acreditación de la experiencia se verificará sobre contratos terminados o en ejecución, para lo cual el proponente debe evidenciar o acreditar hasta cuatro (4) contratos, celebrados con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea igual o similar al del presente proceso de selección y cuya sumatoria corresponda al valor del presupuesto oficial de CUATRO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS ($ ) incluido IVA. (Negrilla nuestra)

2 Detalle de la Observación: Observación 1.1. Solicitamos se validen los siguientes alcances dentro de las experiencias a proponer en licenciamiento como objeto igual o similar: - Desarrollo de software de gestión documental. - Sistematización - Automatización. - La implementación del aplicativo web para consulta por tipología documental. Lo anterior, toda vez que esto hace parte de un sistema de gestión documental. Observación 1.2. Solicitamos se validen, dentro de las experiencias a proponer, los contratos con actividades afines o similares a las establecidas en la presente convocatoria así el objeto no lo exprese explícitamente. Esto se sustenta en el hecho de que las actividades se consideran parte integral del alcance de los objetos de los contratos que se aporten como experiencia. La certificación de las actividades se puede soportar de acuerdo a lo establecido en el numeral del presente pliego de condiciones. OBSERVACION No. 2 El proyecto de pliego de condiciones señala en el numeral Contratos terminados: La verificación de la experiencia se realizará con la información que obra en el Registro Único de Proponentes, en el cual se deben evidenciar los contratos celebrados, ejecutados y terminados por el proponente y registrados en los siguientes códigos (sic) Solicitamos se acepte la verificación de experiencia en los casos de contratos que han sido terminados en el primer trimestre del año en curso y que por lo tanto no se podían inscribir en RUP vigencia 2014 (vale anotar que la renovación del RUP requiere información contable con corte a Diciembre 31 de 2014). Anotamos adicionalmente, que si nos acogemos al numeral 3.3 CAPACIDAD FI- NANCIERA, donde se estipula: Los requisitos financieros para participar en el presente proceso de selección serán verificados a partir de la información de la capacidad financiera a corte a diciembre 31 de 2013 que obra en el certificado de Inscripción RUP se imposibilitaría entonces la presentación del RUP vigencia 2015.

3 Lo anterior, sin dejar de mencionar que se debe tener en cuenta que la Cámara de Comercio establece un plazo máximo hasta el quinto día hábil del mes de Abril, según lo establecido en el artículo 8 del decreto 1510 de 2013, para realizar el trámite de renovación del RUP vigencia 2015, lo cual se cruzaría con la fecha de cierre del 16 de Abril del presente proceso. Aceptado y/o aclarado la anterior observación, solicitamos conocer que procedimiento aplicaría para acreditar dicha experiencia.. OBSERVACION No. 3 El proyecto de pliego de condiciones señala en el numeral Reglas comunes a contratos terminados o en ejecución, dice lo siguiente: Si los documentos presentados por el proponente no precisan el número de SMMLV, la entidad los calculará, utilizando el valor del salario para la época de la firma del contrato que se esté relacionando o certificando, proyectado a valor presente. El valor de los salarios mínimos mensuales legales vigentes que se tendrán en cuenta, será el valor del salario para la época de la firma del contrato, actualizado a valor presente.(negrilla nuestra) Solicitamos se aclare que la verificación de los SMMLV tanto de los contratos terminados acreditados en el RUP como los contratos en ejecución no registrados en él, sean calculados en general, sobre la fecha de la firma del contrato, logrando con ello uniformidad en la evaluación de la experiencia, y así estar en correspondencia frente a lo requerido en el numeral OBSERVACION No. 4 El proyecto de pliego de condiciones señala en el numeral 5.1. PARAMETROS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS. En la página 46 se indica lo siguiente: Durante la evaluación se determinarán las medias respectivas de las fórmulas no seleccionadas, una vez establecidos sus cuatro valores promedio resultantes, se aplicará la fórmula favorecida del sorteo

4 a éstos, el resultado obtenido será la media j-ésima de promedios, que analíticamente se denota: P j = M j (M k : k j, 4) Donde k=1,,5 indica los posibles resultados del sorteo señalado, j el resultado favorecido de éste, y M k las medias de las propuestas habilitadas calculadas y P j la media j-ésima de promedios Observación 4.1. La fórmula P j = M j (M k : k j, 4) indica que M j se calcula sobre los M k tales que k es distinto de j y distinto de 4, lo cual no corresponde con lo descrito en el párrafo, en donde se indica solamente que k debe ser distinto de j. Solicitamos o bien modificar el párrafo descriptivo o bien modificar la fórmula para que haya concordancia entre ambas instrucciones. Observación 4.2. En la página 47 se encuentra la siguiente fórmula: P = P j + [ 1 + n mod 3] [( M )( 1)m j (M j P j)] P j Solicitamos aclarar si los P j de la anterior fórmula son los mismos P j definidos en la página 46 (Ver anterior Observación 4.1). Observación 4.3. En la página 47, tercer párrafo, se establece lo siguiente: el puntaje máximo posible, para el caso 700 puntos. Por otro lado, en la página 43 en la tabla de factor precio, se establece que el puntaje máximo para la oferta de precio es 600 puntos. Solicitamos aclarar dicho puntaje. OBSERVACION No. 5 El proyecto de pliego de condiciones señala en el Anexo Técnico: Equipo Mínimo de Trabajo con el que se debe contar el contratista para la ejecución del contrato. En la característica Personal Calificado, en el numeral Gerencia de Proyecto: Profesional Universitario con especialización en Gerencia de Proyectos, o afines, con tres años de experiencia en la gerencia, dirección o coordinación en el desa-

5 rrollo de proyectos similares al objeto a contratar, y con certificación PMP Observación 5.1. Solicitamos se aclara cual es el alcance de especializaciones afines. Observación 5.2. Nos permitimos muy respetuosamente se acepte la ampliación para el cargo de Gerente de Proyectos un profesional universitario con especializaciones que tengan correlación directa al desarrollo del objeto de la presente invitación, más allá de la Gerencia de Proyectos. (v. gr. Como lo son especializaciones en archivistista o sistemas de información y documentación). Observación Solicitamos que la certificación PMP sea homologable en experiencia de tres años en implementación de software y gestión documental, dado que para poder acreditar PMP, se requiere acreditar experiencia como gerente de proyectos. Observación Se informa que el pregrado solicitado de Ingeniero de Gestión de Documentación no es posible aportarlo dado que esta carrera no existe en Colombia. Por favor aclarar dicho numeral. OBSERVACION No. 6 Referente al Anexo Técnico se solicita a la entidad como se validara cumple o no cumple. Y en razón a la importancia del desarrollo de este proyecto para la entidad y que obtengan un oferente a la altura del objeto, recomendamos que se valide la idoneidad, experticia y experiencia en el mercado realizando una visita de las instalaciones de los oferentes presentados y/ o a algún cliente de base instalada, donde también se podría evidenciar (de ser requerido), el cumple o no cumple del anexo técnico. Agradecemos su amable atención. Cordial saludo, LENI MARIA CORDERO GOMÉZ CONTROL ONLINE S.A.S

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