Organización n de los Archivos Institucionales de la SEMARNAT. Diciembre de 2008

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1 Organización n de los Archivos Institucionales de la SEMARNAT Diciembre de 2008

2 1. ESTRUCTURA

3 1. ESTRUCTURA Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios Dirección de Administración de Documentos y Coordinación de Archivos Subdirección de Archivo de Trámite e Histórico Departamento de Archivo de Concentración

4 1. ESTRUCTURA Archivos de Trámite COORDINADOR DE ARCHIVOS Archivos de Concentración Archivo Histórico

5 1. ESTRUCTURA Centralizada 29 UNIDADES ADMINISTRATIVAS 31 DELEGACIONES FEDERALES Desconcentrada y descentralizada

6 1. ESTRUCTURA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL 11 DE JUNIO DE 2002 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN N Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA APF Y ENTIDADES 20 DE FEBRERO DE 2004 COMITÉ DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS UNIDAD DE PARTICIPACIÓN SOCIAL Y TRANSPARENCIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES, INMUEBLES Y SERVICIOS

7 2. PROBLEMÁTICA GENERAL

8 2. PROBLEMÁTICA GENERAL BODEGAS Documentación n apilada en espacios cerrados Integrada en todo tipo de cajas En algunos casos, en mal estado Sin conocimiento de la documentación retenida Sin inventariar Sin personal capacitado para realizar las actividades archivísticas

9 2. PROBLEMÁTICA GENERAL BODEGAS PEQUEÑAS

10 2. PROBLEMÁTICA GENERAL BODEGA GRANDE

11 2. PROBLEMÁTICA GENERAL OFICINAS Documentación n sin integrar Sin inventariar Falta de valoración n documental Conservación n de expedientes semiactivos e inactivos Sin transferencias primarias

12 2. PROBLEMÁTICA GENERAL OFICINAS

13 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

14 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Lineamientos para la recepción, resguardo y organización n de los Archivos de Trámite Lineamientos para el préstamo y consulta de expedientes activos

15 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Lineamientos para las transferencias primarias al Archivo de Concentración Lineamientos para el préstamo y consulta de expedientes semiactivos

16 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Catálogo de Disposición n Documental Cuadro General de Clasificación Clasificación n de acuerdo a la LFTAIPG

17 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN PROGRAMA DE VALORACIÓN N DOCUMENTAL 29 Unidades Administrativas Valorando 100,000 expedientes Durante 8 meses continuos Seleccionar documentación n para: Transferencias a Archivos de Trámite Transferencias Primarias al Archivo de Concentración Trámite de Baja Documental

18 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN PROGRAMA DE VALORACIÓN N DOCUMENTAL 31 Delegaciones Federales Documentación n sin cuantificar Durante 12 meses continuos Seleccionar documentación n para: Transferencias a Archivos de Trámite Transferencias Primarias al Archivo de Concentración Trámite de Baja Documental

19 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN ORGANIZACIÓN N DE ARCHIVOS DE TRAMITE Programa de Organización n de Archivos de Trámite de SEMARNAT 29 Unidades Administrativas 31 Delegaciones Federales

20 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN REGLAS GENERALES Nombramiento de Responsables de Archivos de Trámite Respetar los Lineamientos Institucionales Comunicación n permanente con la Coordinación n de Archivos

21 3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Curso de archivos Curso Taller de Organización n de Archivos

22

23 NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 2004 Aprobó el COTECIAD Aprobó el COMERI Publicó en la Normateca

24 NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 2004 Catálogo de Disposición n Documental de SEMARNAT Cuadro de Clasificación n archivística Clasificación n de acuerdo a la LFTAIPG

25 PROGRAMA DE VALORACIÓN N DOCUMENTAL 2004 Valorando 200,000 expedientes Seleccionar documentación n para: 66,213 expedientes activos para Archivos de Trámite 49 Transferencias Primarias al Archivo de Concentración 8 Trámites de Baja Documental

26 PROGRAMA DE VALORACIÓN N DOCUMENTAL Valorando 500,000 expedientes Seleccionar documentación n para: 100,000 expedientes activos para Archivos de Trámite 150 Transferencias Primarias al Archivo de Concentración 9 Trámites de Baja Documental

27 ARCHIVOS DE TRÁMITE 2005 Creación n de 23 Archivos de Trámite 17 archivos con 12 m2. 6 archivos 150 m2. Actualización n de 5 archivos

28 REGLAS GENERALES Otorgar instalaciones seguras Otorgar espacio para los Archivos de Trámite Otorgar anaqueles Acceso restringido a los archivos Asesoría a permanente

29 ARCHIVOS DE TRÁMITE

30 ARCHIVOS DE TRÁMITE Creación n de 93 Archivos de Trámite 31 Archivos de Trámite de la Subdelegación n de Administración n e Innovación 31 Archivos de Trámite de la Subdelegación n de Planeación n y Fomento Sectorial 31 Archivos de Trámite de la Subdelegación n de Gestión Ambiental y Recursos Naturales

31 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Cursos de Archivos Unidades Administrativas Delegaciones Federales Órganos Desconcentrados y Descentralizados 1 curso a través s satelital a todo el sector

32 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Curso Taller de Organización n de Archivos 29 Unidades Administrativas 31 Delegaciones Federales

33 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Cambio de lugar 2006 Modernización Instalaciones seguras Instalación n de medidas de seguridad Adquirió mobiliario

34 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

35 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

36 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Comprende 3 módulos: m Control electrónico de expedientes Archivos de trámite Archivo de concentración Archivo histórico Control de préstamo de expedientes Control de solicitudes de información

37 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

38 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Módulo 1: Captura la carátula para integrar los documentos del expediente, ya sea físicos o digitalizados. Genera una etiqueta de identificación con el que se inicia el proceso de seguimiento del expediente.

39 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Módulo 1: Clasifica los expedientes de reservado o confidencial y de manera automática tica se actualizan los campos asociados y se amplían an los plazos de conservación. n.

40 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

41 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

42 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

43 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

44 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

45 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Módulo 2: Controla los préstamos de expedientes activos por Archivo de Trámite Genera el Vale de Préstamo Genera status del expediente, autorizaciones, fechas de vencimiento y devolución.

46 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

47 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

48 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Módulo 3: Controla los solicitudes de información Distribuye las solicitudes electrónicamente Controla los plazos de respuesta

49 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Genera: Reportes Informes Reportes de Avances de Archivos Guía a Simple Índice de expedientes reservados

50 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

51 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

52 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

53 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

54 PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Archivos de Trámite 6 Unidades Administrativas con funciones sustantivas Varias Direcciones de Área utilizan los expedientes simultáneamente Expediente administrativo

55 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

56 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

57 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

58 Gracias

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