Manual básico para el triunfo de tu comité local en redes sociales

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1 Manual básico para el triunfo de tu comité local en redes sociales Objetivo: todos sabemos que en nuestros comités se sacan adelante proyectos increíbles y se organizan cursos muy interesantes pero, lo sabe el estudiantado de tu facultad? En la pasada RN de Valencia uno de los temas sobre los que más debatimos en las sesiones de portavoces fue la visibilidad de los comités locales y de IFMSA - Spain en general. Por ello se me ha ocurrido crear este manual, para trasmitir de forma clara y divertida todo lo que podemos hacer para llamar la atención de forma efectiva en nuestras facultades. Además, una vez tratados los puntos básicos que todo comité local debería poner en marcha, se propondrán ideas para que al final sea la imagen de IFMSA - Spain la que se vea reforzada por todo esto, dotándola al fin de una imagen de unidad de todos los comités, es decir, de una verdadera federación con el peso suficiente para enviar nuestros mensajes. 1. Cuentas oficiales y correo electrónico Supongo que todos los Comités Locales tienen para los miembros de su junta directiva unos correos oficiales que cada curso, al renovarse los miembros, simplemente sincronizan con la cuenta personal del nuevo responsable del cargo. Si esto no es así no dudéis en preguntar, pues somos muchos los que podemos ayudaros. Una norma básica es darle a responder desde ese correo oficial siempre que el tema sea relacionado con la asociación. Así trasmites una imagen de seriedad y buen funcionamiento que siempre es positiva sobre quien reciba el correo. Además gracias a la opción de establecer una firma en gmail tu correo podrá trasmitir mucha más información de la que contenga el texto en si mismo. Cómo? Pues poniendo la información de todas vuestras redes sociales en la firma. Ejemplo: Marta Mariño - Vicepresidenta de ME.I.GA MEIGA - Medicina Intercambios Galicia Facebook: Web: Twitter: Establecer una firma para tu correo oficial es muy simple, sin embargo tal y como veis puede ser algo muy efectivo. Os animo a que todos los comités locales establezcáis una firma parecida, que utilicen además todos los miembros de Junta Directiva. Cómo lo hago? En la pantalla principal de tu correo pincha en la tuerca que aparece arriba a la derecha > del menú desplegable selecciona Configuración > se abre una nueva pantalla, en la parte superior hay varias pestañas pero por defecto se abre en General > dentro de ella desplázate hacia abajo hasta encontrar el apartado Firma >

2 selecciona el mail oficial > escribe tu nueva firma asociada a esa dirección de correo > vete debajo de todo y guarda los cambios. Así, la imagen de vuestro comité quedará ya bastante reforzada y os publicitaréis casi sin querer. Idea: que figure Comité Local de IFMSA Spain en la firma 2. Web/ blog En este mundo tan informatizado la información llega a la gente a través de internet. Además de tener redes sociales (lo abordaremos más adelante) un arma muy interesante para los comités locales puede ser el tener una página web o blog propio al que cualquier curioso pueda acceder y descubrir así todo lo que es IFMSA Spain. Desde nuestra experiencia en ME.I.GA recomiendo muy mucho la elección de un blog en wordpress y no una web, que entre otras cosas te obliga a pagar anualmente por el sitio. Ejemplo: Aunque nuestro blog está en permanente construcción, puede ser un buen punto de partida. A continuación expongo las oportunidades que nos brinda el tener un blog con este formato: - Formulario de socio: podemos anclar en la portada de nuestro blog en una zona bien visible un formulario para hacerse socio de la asociación. Así, a cualquier estudiante solo le llevaría 5min hacerlo, dependiendo de cuántas cuestiones pongamos en el formulario y si hay que pagar inscripción o no. En este último caso, se puede poner el número de cuenta para hacer el ingreso y el concepto que deberá escribir el estudiante, así como el plazo que tiene para hacer efectivo el pago. De esta manera todos los datos de los nuevos socios ya están informatizados, pues son enviados automáticamente a la cuenta de correo que indiques. Así resulta mucho más fácil llevar el control de socios y meter a los nuevos en listas para que reciban información puntual de nuestras actividades. Además, en el propio formulario podemos pedirle que nos indique en qué grupo de trabajo está más interesado, lo que de alguna manera obliga a que el estudiante se haga socio siendo al menos consciente de que hay varios grupos temáticos diferentes. - Publicidad de los grupos de trabajo: la idea es que todos los grupos de trabajo estén representados en las columnas, de forma que si accedes a uno de ellos te encuentres con un texto conciso donde se explique en qué consiste ese grupo de trabajo y que actividades se vienen realizando dentro de él. Lógicamente en la mayoría lo primero que debe aparecer en este texto es la explicación de la sigla correspondiente. - Próximas actividades: este apartado nos permite establecer un calendario o línea temporal de actividades, de forma que cualquier persona sepa en qué estamos trabajando por si le interesa colaborar o participar. - Galería: podemos crear álbumes de todas nuestras actividades y a ser posible con muchas fotos de los socios. Simplemente con decir en la actividad que al día siguiente las fotos estarán en vuestro blog os sorprenderá la cantidad de visitas que ganáis en

3 poco tiempo. Sin embargo un blog no es un Facebook, por lo que aquí debemos poner solo un par de fotos por actividad que llamen la atención. - Contacto: todos los mails oficiales actualizados con las personas que los gestionan en el presente curso, para facilitar que cualquier duda llegue a la persona adecuada. - Muro con los anuncios: toda actividad o información puede ser publicada mediante entradas en el blog. Estas entradas deberán ir señalizadas con la etiqueta correspondiente (LOME, LORP, intercambios ) y con una imagen destacada que de una idea sobre qué es lo que trata la entrada. El tema de las etiquetas es muy útil, pues permite a cualquier curioso que quiera leer solo las entradas de intercambios acceder rápidamente a ellas. - Box con archivos importantes: por ejemplo, nosotros lo utilizamos para enlazar las Exchange Conditions de los países con los que tenemos intercambio para que los socios puedan acceder a ellos fácilmente. - Enlaces con nuestro Facebook y nuestro Twitter: no pierdas la oportunidad de animar a quien te visite a que te siga en Twitter y le dé a Me gusta en tu Facebook. Un blog como el nuestro da algo de trabajo a la hora de montarlo, pero una vez establecido lo fundamental luego es muy fácil y eficaz trabajar con él, pues contiene un montón de información. Además, puedes seleccionar la opción de sincronizarlo con vuestro Twitter y vuestro Facebook de forma que cada vez que publicas una entrada aparezca esta en tu muro. Importante: aunque lógicamente habrá días en los que no tengas nada que actualizar en el blog, se debe entrar diariamente en el panel de administración por si hubiera que aprobar/ responder comentarios en las entradas. Ideas relacionadas con el blog para dar visibilidad a IFMSA Spain: o Que aparezca en la descripción que ME.I.GA es un comité local que forma parte de IFMSA - Spain. o Que en la portada aparezca el vídeo de por qué estás en IFMSA Spain que salió de la RN de Santiago. o Que exista también una pestaña que indique qué es IFMSA Spain. o Si todos los comités tuviéramos wordpress, podríamos desde nuestro blog recomendar todos los otros, de forma que fuera también visible desde la portada la totalidad de los comités. 3. Facebook En nuestro ME.I.GA tiene una página y no un perfil, he visto que hay diversidad en este sentido entre los comités. Una vez más, debe reflejarse en la descripción que se trata de un comité local de IFMSA Spain. En cualquier caso es una herramienta básica para llamar la atención, por lo que es fundamental que esté siempre actualizada. Como he apuntado antes, en el caso de tener un blog puedes seleccionar la opción de que se actualice tu muro al publicar una entrada. Esto facilita mucho las cosas, pero el Facebook da para mucho más.

4 Como el Facebook es más informal que el blog, si se puede utilizar para hacer entradas del estilo Quedan dos días para X actividad o Recuerda nuestro número de cuenta para realizar el pago de la inscripción en X curso! En general yo lo utilizo mucho para dar información que no sea suficiente como para hacer una entrada en el blog. Otro punto muy efectivo es el hecho de poder publicar muchísimas fotos de las actividades permitiendo el etiquetaje por parte de otros perfiles para que así todos los socios se busquen en las fotos y accedan a nuestra página. La dirección de vuestro sitio será por defecto un conjunto raro de números que no es nada útil para la difusión. Lo mejor es crear un sitio web para vuestro perfil, seleccionar las palabras adecuadas y cambiarlo (solo se puede hacer una vez). Así fue como nosotros obtuvimos el sitio Facebook.com/meigausc, y de esta manera si alguien quiere ir directamente a nuestra página solo tiene que escribir eso en el buscador. Cómo hacerlo? Una vez en el Panel de administración de tu página de Facebook pinchas en Editar página < Actualizar información de página < Dirección de la página (aparece una nueva pantalla, esta es la segunda opción) < Crear una página web: al pinchar aquí te dice que ese es un paso que quienes que hacer desde un perfil de Facebook y no desde una página y te ofrece hacerlo desde el tuyo personal. Una vez aceptas en el cuadro de diálogo aparecerá otro cuadro con la dirección Http. el código de números que hasta ahora identificaban tu sitio. En esta parte es donde puedes escribir lo que quieres que sea ahora (en nuestro caso MEIGAUSC) y si no está cogido ya puedes crear tu página web guardando los cambios. Ojo! Solo puedes hacer esto una vez, así que piensa bien la palabra que quieres que identifique tu sitio web dentro de Facebook. Otra herramienta importante es la de crear eventos para publicitar nuestras actividades. Estos eventos deben estar siempre creados por vuestro perfil en Facebook para dar una vez más una buena imagen oficial. Por ejemplo, si el evento es sobre una actividad de vuestros LORSAs, no es buena idea que el evento sea creado por el perfil personal de uno de ellos. Además, el evento debe tener un título llamativo y una imagen significativa, entre ambos pretendemos que quien lo lea se pueda hacer una perfecta idea sobre la actividad. Sin embargo no pondremos toda la información en el cuerpo del evento, sino que lo más llamativo lo iremos actualizando en comentarios en el evento conforme se acerque la fecha. Así nos aseguramos de que todos los que estén invitados al evento vuelvan a verlo al recibir una actualización sobre el mismo. Lo he consultado con una asociación que tiene mucho éxito en las redes sociales aquí en Santiago y me han indicado que les resulta muy efectivo. Algo que todavía no tengo claro es si debería ser visible el número de personas que van a ir o no. Como sabéis esto se puede configurar al crear el evento. Yo siempre creí que el que se viera cuantas personas le habían dado al Voy era positivo, pero desde otras asociaciones me indican que es mejor no mostrarlo y actualizar con un comentario en el

5 evento cuántas personas van. De este modo en teoría se refuerza la idea del punto anterior. Para que la información llegue a todos: que cada miembro de JD le de a compartir y a me gusta a todos vuestros post!! Idea para la visibilidad: 4. Twitter o que todos los comités se gusten entre ellos o compartir la información desde los perfiles de IFMSA Spain e IFMSA o Que en todos los perfiles personales de todos los miembros de todas las juntas directivas se diga que están trabajando para X asociación como tal cargo. Otra red social muy útil si la sabemos gestionar bien. Además de las actualizaciones automáticas sincronizadas con el blog, podemos usarlo para dar informaciones muy puntuales y muy precisas, como por ejemplo: A punto de comenzar el Curso de interpretación de ECG en el aula 8!. Aunque no tengáis muchos followers, si todos los miembros de Junta Directiva saben que tienen que retwittear vuestras actualizaciones la información llegará muy rápidamente a muchos estudiantes. Hashtag: creo que puede ser muy útil crear un hashtag adecuado sobre una actividad y potenciar su utilización entre los socios o los participantes de la actividad. Posiblemente así recibiréis un feedback al que no tendríais acceso de otra manera, pues la gente se siente muy libre de expresar lo que quiera en twitter, no así en otros canales de comunicación. Idea para la visibilidad: o que todos los comités se sigan entre ellos o seguir también a IFMSA Spain e IFMSA.

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