Caracterización B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO. Colombia Normas legales. Acuerdos Municipales

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1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla l Proceso: GESTION JURIDICA Y CONTROL DISCIPLINARIO 2. Tipo Proceso: APOYO 3. Responsable l Proceso: Dr. GUILLERMO TAPIAS CARDENAS 4. Objetivo l Proceso: Ser el apoyo jurídico profesional todos los procesos la Universidad Francisco Paula Santanr. 5. Alcance l Proceso : Recepción o iniciativa los diferentes procesos jurídicoadministrativos hasta su culminación. 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCESOS MISIONALES PROCESO DE GESTION FINANCIERA GESTION CAPITAL HUMANO GESTION BIENES Y SERVICIOS GESTION DE LAS TIC S GESTION ESTUDIANTIL GESTION DE MERCADEO GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO GESTION MEDIOS EDUCATIVOS GESTION COMUNICACIÓN Y RELACIONES EXTERNAS GESTION DOCUMENTAL B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO Externos ( usuarios, Internos ( la MECI beneficiarios ) y Legales institución ) 1000:2005 Constitución Política Acuerdos l -Acuerdos, Colombia Consejo Superior compromisos y Normas legales Universitario protocolos Decretos reglamentarios Resoluciones éticos. Ornanzas Dptales. rectorales. -Planes y Acuerdos Municipales programas. -Molo organización por procesos. -Estructura organizacional. -Administración riesgos. -Actividas l control. -Información. Legales:ver normograma -Comunicación pública. Autoevaluación. -Planes - NTCGP 1000:

2 JUZGADOS TRIBUNALES ENTES DE CONTROL mejoramiento por procesos. -Planes mejoramiento individual. C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas (Productos o Resultados) 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividas ( P_H_V_A ) Apoyo Apoyo Requerimientos extrajudiciales Consulta escrita Conceptos Asesoría jurídica Proyectos contratos Resoluciones reglamentarias Acuerdos Convenios H: Recepcionar y conocer el requerimiento. P: Clasificar acuerdo al asunto y a las términos V: Revisar los términos y dar respuesta P: Programar la realización seminarios que permitan la actualización jurídica en ls nuevas tenncias. H: Conocer u emitir consultas escritas, conceptos y asesorías jurídicas V: Realizar el acompañamiento jurídico a todos los procesos distintos a los judiciales. P: Crear una base datos que contenga formatos contratos, actos administrativos, etc. H: Elaboración y revisión normales legales, e internas como las resoluciones y acuerdos Respuesta fundamentada jurídicamente. Consulta radicada, registrada, revisada y asignada a un abogado. Concepto con visto bueno que sirve base para la toma cisiones Información radicada, registrada, revisada y asignada a un abogado. -Proyectos acuerdo 11. Receptor - Estratégico. -Abogado asignado Apoyo -Abogado asignado misionales.

3 . jurídica Actos administrativos Demandas en contra Iniciativas judiciales. H: Confrontar el marco legal vigente, revisión contenidos, sugerir modificaciones a contratos, resoluciones reglamentarias, acuerdos, convenios y actos administrativos. V: Hacer seguimiento a los proyectos, contratos, resoluciones etc. P: Realizar reuniones previas para unificar criterios y revisar aspectos jurídicos H: Presentación la fensa. V: Solicitar informe periódico a los abogados externos. V: Realizar seguimiento a los procesos jurídicos. revisados para discusión en el Consejo Superior. Demanda Asignada al abogado. Por representación para el abogado. Respuesta la manda Oficio a direccionamiento y a gestión financiera para su contabilización. Fallos Judiciales. apoyo -Abogado asignado -Juzgados o tribunales - -Gestión financiera Accionante. Gestión Financiera Cobro ordinario Cobro coactivo Acuerdos Pago P: Analizar los montos audados para terminar si el beneficio a obtener es mayor que los costos l proceso. P: Priorizar en los mayores montos audados a la entidad para gestionar su cobro inmediato. Información radicada y revisada. Acuerdos pago. Iniciación l cobro coactivo. Iniciación cobro ante juzgado previa asignación un -Abogado competente -Juzgado -Gestión financiera control. para

4 P: Intificar los términos prescripción las udas para programar su cobro antes l vencimiento. abogado Apoyo. Información jurídica H: Invitar al udor la Entidad mediante oficio para que realice el sus obligaciones;; realizar acuerdos pago y hacer seguimiento a los plazos pactados. P: Intificar la información básica pertinente buscando el direccionamiento jurídico la Entidad para la gestión eficaz la oficina. H: Intificar y compilar la información básica. Respuesta eficaz y oportuna direccionada jurídicamente. Apoyo. Apoyo. Particulares. Informe Servidor público y queja. V: Confrontar la información jurídica basada en el conocimiento su vigencia. P: Acuar la conducta l signatario para terminar si la queja es procente (que le competa a CID) para alantar el proceso. H: Recepción y direccionamiento quejas e informes Comunicaciones mediante oficio. Autos interlocutórios. Autos sustanciación. Fallo absolutorio y/o sancionatorio. - Estratégico. - - apoyo. Implicado o investigado.

5 servidores públicos, mediante proceso ordinario, indagación preliminar, investigación disciplinaria y proceso verbal. V: Revisar los términos procesales. -Procuraduría General la Nación. D. Actividas l Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones Mejora Continua, Correctivas y Preventivas - Conocimiento en forma oportuna, eficiente y eficaz todos los procesos que conlleven a una fundamentación jurídica. -Afiliación a entidas que provean información jurídica actualizada. -Diseño controles para todos los procesos judiciales en trámite y fallos primera instancia. -Socialización l proceso disciplinario y sus alcances buscando la mejora en el cumplimiento los beres los funcionarios públicos. - Asesorías permanentes en Proceso disciplinario a los funcionarios la Entidad que los soliciten. -Diseño control la solicitud información requerida ante la Entidad para procer jurídicamente. F. Intificación Riesgos E. RECURSOS l Proceso ( Ver mapa riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Informáticos: 1. No control en el vencimiento términos un proceso, sus consecuencias puen ser sancionatorias o pecuniarias Cumputadores Última Oficinas Acuadas Jefe Control Interno disciplinario

6 tecnología 2.Aplicación conceptos basados en fundamentos jurídicos no vigentes. impresoras Buen estado Equipos Buen estado Abogados internos 3.No seguimiento l bido proceso Programas computador Actualizados Muebles y enseres Buen estado Abogados externos. Profesional Universitario 4. Llevar inbidamente las etapas procedimiento cobro Secretaria 5. No unificación criterios-aplicabilidad conceptos diferentes basados en fundamentaciones jurídicas. H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Cumplir con los compromisos jurídico-administrativos la Entidad manera eficiente, efectiva y eficaz. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO META TIPO DE FRECUENCIA FUENTE DE NOMBRE DE INDICADOR FORMULA RESPONSABLE Año 2008 INDICADOR DE MEDICION INFORMACION Atención quejas (Quejas /Fallos 90% Eficacia Jefe Control Registro

7 Atención informes administrativos Consultas, conceptos y asesorías solicitadas Revisión proyectos contratos,resoluciones,acuerdos,reglamentar ios, convenios, actos administrativos Demandas y/o iniciativas judiciales Diligencias cobro ordinario y/0 cobro coactivo absolutorios)*100 (Quejas /fallos sancionatorios)*100 (Informes administrativos/fallos absolutorios)*100 (Quejas o informes administrativos/fallos sancionatorios)*100 (Asesorías requeridas/asesorías resueltas)*100 (Revisiones solicitadas/revisiones efectuadas)*100 (Demandas y/o fallos judiciales /Fallos absolutorios)*100 (Demandas y/o fallos judiciales /fallos sancionatorios)*100 (Cobro ordinario/recaudos en efectivo)*100 (Cobro coactivo/recaudos en efectivo)*100 90% Eficacia 100% Eficacia 90% Eficacia 100% Eficacia 100% Eficacia Interno Disciplinario Jefe Control Interno Disciplinario quejas mensuales Registro informes administrativos mensuales Registro solicitud asesorías mensuales Registro revisiones solicitadas mensualmente Registro mandas y/0 iniciativas judiciales Informes cartera Gestión Financiera

8 (Cobro ordinario y/0 cobro coactivo/acuerdos pago)* Ver cuadro mando indicadores por proceso y Ficha Técnica Indicadores ( hoja vida ) 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guías, ) -Formato seguimiento a los requerimientos y solicitus. - Formato para control indagaciones preliminares. -Formato para control procesos verbales. -Formato seguimiento a cobro persuasivo. -Formato para control investigaciones disciplinarias. -Formato para control corresponncia. J. DOCUMENTACION ASOCIADA 18. Documentos Externos ( Si los hay) Guías instructivas la Procuraduría General la Nación. Constitución Política Colombia Normas legales Decretos reglamentarios Ornanzas Departamentales Acuerdos municipales. ( Ver listado maestro documentos internos ) ( Ver listado maestro documentos externos ) Fecha Control Cambios Cambio Justificación y Qué se Modifico? Versión Distribución

9 Elaboró Revisó Aprobó Fecha Fecha Fecha