INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE PROVEEDORES, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES Aprobó Rector

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1 Revisó Asesor Jurídico Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Abril 07 de 2008 Resolución N OBJETIVO Describir en forma secuencial los pasos necesarios para realizar el seguimiento y actualización de los procesos judiciales, en los cuales el Proceso Jurídico actúa bajo poder como representante judicial de la Universidad. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos judiciales, en los que la Universidad se encuentre como demandante, demando o tercero interviniente. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio. Proceso Judicial: Fusión de actos encadenados entre sí, desarrollados ordenada y progresivamente, por las partes y el órgano jurisdiccional, dirigidos a obtener una decisión que actualice el Derecho positivo a un caso concreto y singular. El concepto de proceso junto con los de acción y de jurisdicción conforman la trilogía estructural que sustenta la unidad conceptual del derecho procesal. Poder: Es un acto unilateral mediante el cual el poderdante confiere facultades a su apoderado para la realización de un determinado acto o para que lo represente en determinado proceso o actuación judicial. Actuaciones: Reciben este nombre todas las tramitaciones durante el desarrollo de un juicio o proceso. Juzgado: Órgano judicial en el que se tramitan los procesos. Número de Radicado: Identificación del proceso en el respectivo juzgado Demandante: Persona que interpone una demanda judicial. Demandado: Persona contra quien se actúa judicialmente. Tipo de proceso judicial: Clase de actuación que se adelanta en el respectivo juzgado. Etapa procesal: Hace referencia a las etapas desarrolladas en un proceso, las cuales son, en general, las siguientes: demanda, admisión de la demanda, el traslado de la demanda, la contestación de la demanda, la etapa probatoria, la etapa de alegaciones finales, la sentencia y el cumplimiento de la sentencia.

2 Página 2 de 6 4. ACTIVIDADES PARA REALIZAR EL CONTROL DE PROVEEDORES, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES El objetivo de realizar un seguimiento y actualización diario de las actuaciones judiciales, es contar con una base actualizada del desarrollo de los procesos judiciales, que sirva de herramienta de soporte para las actuaciones de los abogados. A continuación se listan los pasos necesarios para realizar el seguimiento y actualización de los procesos judiciales: PASO Nº DESCRIPCIÓN DETALLADA Ingresar a la página Web del proveedor que ha sido contratado para llevar a cabo el seguimiento de los procesos en los diferentes juzgados, en los cuales la universidad es demandada, demandante o tercero interviniente. Este proveedor es LITIS DATA LTDA., cuya página Web es Figura 1. Página Web del proveedor 1

3 Página 3 de 6 Ingresar nombre de usuario y contraseña proporcionadas por el proveedor para el acceso de la Universidad al sistema. Figura 2 Ingreso al sistema del proveedor 2 Diligenciado el nombre del usuario y la contraseña, aparece una nueva ventana en la cual se debe hacer clic sobre la clase de servicio requerido. El proceso Jurídico accede al sistema a través del Servicio Reporte Personalizado con Foto. Figura 3. Acceso al servicio requerido 3

4 Página 4 de 6 Realizar búsqueda personal, seleccionando el intervalo de fechas, Departamento, Municipio (s) que se desea revisar. Figura 4. Búsqueda Personal 4 El sistema proporciona los resultados de la búsqueda en un cuadro que contiene: 5 Radicado Tipo de Proceso Judicial Forma de Notificación: Estrado, Estado, Edicto, Personal o Aviso. Demandante Demandado Detalle: En donde se especifica la actuación notificada Juzgado Ciudad Fecha Figura 5. Resultados de la búsqueda

5 Página 5 de 6 6 Imprime la información suministrada por la página Web de Litis Data Ltda., tanto del reporte personalizado como del reporte general. Se realiza el control de la información suministrada, llevando a cabo una comparación entre el informe obtenido del Reporte General Judicial y el informe obtenido del Reporte Personalizado con Foto, a través de la página Web de Litis Data Ltda., con el fin de asegurar una revisión completa y veraz. Si realizada la comparación, se encuentra que el reporte suministrado en la página Web, está incompleto, se debe reportar a la oficina de Litis Data Ltda., con el fin de realizar los ajustes necesarios. Además, se diligencia el formato FJU.05 Control Proveedor, con el objeto de efectuar un seguimiento a los problemas encontrados, hasta su respectiva solución. 7 Figura 6. FJU.05 Control Proveedor 8 Entrega a cada uno de los abogados el reporte de Litis Data confrontado con el Informativo Judicial. 9 De acuerdo a la información suministrada por el proveedor, los procesos que han sufrido alguna novedad deben ser actualizados en el formato FJU.09 Control de Procesos Judiciales, teniendo en cuenta el Abogado al cual corresponde el proceso. Dicha actualización requiere realizar la búsqueda del radicado de cada uno de los procesos reportados, para registrar la novedad respectiva.

6 Página 6 de 6 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN CONTROL DE CAMBIOS 01 Abril 07 de 2008 Creación del documento 02 Agosto 18 de Abril 01 de 2013 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Modificación del Numeral 4. Actividades para realizar el control de proveedores, seguimiento y actualización de los procesos judiciales, Pasos N 1, 2, 3, 4 y 5. Modificación del Numeral 4. Actividades para realizar el Control de Proveedores, Seguimiento y Actualización de los Procesos Judiciales, pasos 7, 9. Se eliminó el paso 10.

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