PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión Documental Código: VFA-OD-PSC-01 Fecha: 19/11/2014 Pág. 1 de 11

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Razones Beneficios ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA Generalidades Indicador Meta Responsabilidades METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Recursos económicos Recursos Humanos Implementación del... 7

3 INTRODUCCIÓN En el marco del de Gestión Documental y buscando la implementación efectiva del mismo, es necesario realizar el seguimiento que permita la medición, evaluación y análisis de las estrategias definidas para cada uno de los elementos que componen el programa como lo son: políticas, procedimientos y programas específicos. Lo anterior, con el fin de emprender las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos definidos por la Compañía. Adicionalmente, es fundamental ejercer control al cumplimiento de las políticas y procedimientos en la gestión y tramite de documentos, y de esta manera implementar acciones preventivas y de mejora para garantizar los resultados del programa, motivo por el cual, la diseña el de y Control. 1. OBJETIVO Garantizar el seguimiento, medición, evaluación y control del de Gestión Documental. 2. ALCANCE El programa de seguimiento y control contempla las acciones a seguir de revisión y validación de los avances en las estrategias definidas en el marco del de Gestión Documental y el control de los procesos documentales en cuanto al cumplimiento de las políticas y directrices emitidas desde la de acuerdo a lo establecido en el cronograma. 3. DEFINICIONES : Se considera el seguimiento como un sistema de información (comprendida su retro-alimentación) de apoyo a la gestión, orientado a la solución de problemas que se plantean durante la ejecución de proyectos y programas, y la evaluación como un medio para comprobar si los proyectos y programas alcanzan sus objetivos 1 1 POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Glosario De Los Sistemas Integrales De Gestión. Disponible en:

4 Control: es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos 2. Estrategias: Se entiende como las acciones preestablecidas que buscan apoyar el cumplimiento de objetivos y asegurar ventajas competitivas sostenibles en la empresa. De igual forma, podemos incluir la configuración de criterios para orientar las decisiones fundamentales y el conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la empresa RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA SEGUIMIENTO Y CONTROL La implementación del de Gestión Documental en Positiva Compañía de Seguros, tiene un objetivo claro orientado a la normalización y mejoramiento de los procesos documentales, para lo cual es necesario adelantar el seguimiento de acuerdo a las actividades programadas. Así entonces, se realizará un comparativo entre la ejecución y la planeación, aplicando la información correspondiente a los avances o los atrasos según sea el caso, toda vez que, de ser necesario realizar modificaciones en la misma, esto permite un mayor control sobre los recursos y esfuerzos destinados a la operación, evitando cualquier desvió en el enfoque hacia el cumplimiento de las metas propuestas. 4.1 Razones Garantizar el Cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos en el de Gestión Documental. Emprender acciones, para tratar las tendencias o los resultados adversos antes de presentarse una no conformidad. Cumplir con la normativa en materia de Gestión Documental emitida por el Archivo General de la Nación. 4.2 Beneficios Prevención de resultados negativos en la implementación Facilita la identificación de posibles mejoras al de Gestión Documental Asegura un control continuo del 2 POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Glosario De Los Sistemas Integrales De Gestión. Disponible en: 3 Ibíd.,

5 Permite tener una perspectiva clara de la funcionalidad de las estrategias implementadas. 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA 5.1 Generalidades La implementación En el diseño de políticas y procedimientos para el tratamiento de documentos especiales se dará prioridad a la migración como medio de preservación de aquellos documentos especiales que se encuentren en soportes magnéticos u ópticos. La valoración de los documentos especiales se realizará con el apoyo de los procesos productores de este tipo de documentación. Los procedimientos de para la descripción de documentos especiales se diseñaran de acuerdo a las características de consulta y requerimientos de los procesos al interior de la Compañía 5.2 Indicador Actividades de y Control Ejecutadas / Actividades de seguimiento y control programadas Periodicidad: semestral 5.3 Meta Contar con la Ejecución del 100% de las actividades de seguimiento y control al cierre del cronograma. 5.4 Responsabilidades Rol Responsable Actividad Presidente Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el cumplimiento del programa una vez se apruebe por el comité SIG y Desarrollo Administrativo. Líder del de Documentos especiales Establecer, actualizar y mantener el programa.

6 Colaboradores Todo el personal que participa en el desarrollo de la operación de la compañía. Implementar y verificar el cumplimiento del programa. programa y establecer las acciones de mejora en caso de ser necesarias. Participar activamente en la implementación del de Gestión Documental. 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Para el desarrollo del programa de y Control se tendrán en cuenta las especificaciones de la norma NTC ISO INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SISTEMAS DE REGISTROS. La cual plantea los siguientes aspectos a tener en cuenta al momento de realizar el seguimiento y el control: La política de Gestión documental, para garantizar que ésta refleja las necesidades actuales del negocio y se actualiza inmediatamente después de todo cambio significativo en la organización. Los cambios en el negocio y en los requisitos legales u otros que afectan al SGR La disponibilidad e idoneidad de los recursos, por ejemplo: financieros, humanos, de infraestructura, tecnológicos. La idoneidad de la asignación y distribución de funciones, responsabilidades y autoridades. El desempeño de las personas con responsabilidad designada en la implementación, la presentación de informes y la promoción de la toma de conciencia. El desempeño de los procesos y sistemas frente a los objetivos. La satisfacción de los usuarios y partes interesadas Recursos económicos Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y correspondencia de la Compañía. 6.2 Recursos Humanos Gerente Perfil Rol/Actividad Dueño del proceso, Dirige y coordina el personal que lidera el proceso en la

7 gerencia de logística. Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades y realizar el seguimiento a la implementación del programa. Técnico Especializado Apoyar las actividades en la implementación del programa. 6.3 Implementación del PROGRAMA Normalización de formatos y formularios electrónicos Documentos vitales o esenciales Tipo de Actividad Control Actividad Fecha Responsable Verificar el cumplimiento a la normalización de formatos y formularios Electrónicos Diciembre 2016

8 PROGRAMA Documentos Electrónicos Archivos descentralizados Tipo de Actividad Control Control Actividad Fecha Responsable Verificar a las políticas establecidas en el modelo de requisitos para documentos electrónicos Implementar plan de seguimiento y control al cumplimiento de las directrices y lineamientos en archivos de gestión Agosto 2016 Agosto 2016

9 PROGRAMA Reprografía Documentos Especiales Tipo de Actividad Control Control Actividad Fecha Responsable Verificar el cumplimiento de los lineamientos de Reprografía Verificar el cumplimiento de los lineamientos de tratamiento de Documentos especiales Agosto 2016 Diciembre 2016

10 PROGRAMA Plan de Capacitación Tipo de Actividad Actividad Fecha Responsable

11 BIBLIOGRAFÍA CERVANTES, Gumaro Dámian. Los documentos especiales en el contexto de la Archivística. (Términos de búsqueda: documentos especiales). (En línea). México DF: Edición electrónica, p.48. Disponible en: Dstica.pdf Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de Documentos., Guía no (en línea). (Consultado: 20/08/2014). REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (Consultado: )