CRITERIOS Y PROCESOS DE CONTROL DE ACTIVIDAD DE FUNDACIÓN ACCENTURE

Transcripción

1 CRITERIOS Y PROCESOS DE CONTROL DE ACTIVIDAD DE FUNDACIÓN ACCENTURE La transparencia es un valor fundamental en cualquier actuación de Fundación Accenture. A través de sus órganos de gobierno: Patronato y Comités ejecutivos, se establecen y aprueban los presupuestos anuales para cada una de las actividades así como los procedimientos de control y seguimiento de la actividad de Fundación Accenture. Los proyectos financiados con fondos globales de Accenture requieren de la evaluación y aprobación del Global Corporate Citizenship Council, nuestro órgano de Gobierno a nivel Accenture internacional. Todas las colaboraciones son formalizadas a través de un Grant Agreement entre Fundación Accenture y la organización beneficiaria, en el que se establecen las obligaciones entre ambas partes, los objetivos de colaboración, los resultados esperados y el plan de desembolsos. Todas las donaciones realizadas por Fundación Accenture están sometidas a los procedimientos internos de control y requieren, de acuerdo con nuestra matriz de aprobaciones, la aprobación del Patrono correspondiente al Comité Ejecutivo de Voluntariado y Donaciones, así como la aprobación de la Directora General de Fundación Accenture. El equipo de gestión de Fundación Accenture realiza la coordinación, gestión y operación de la actividad de Fundación, utilizando para ello los sistemas y herramientas disponibles en Accenture para el seguimiento y control de los indicadores propios de cada programa. Los empleados de Accenture participan voluntariamente en los diferentes programas de donaciones que Fundación Accenture pone a su disposición destinando las cantidades que libremente deciden y que son retenidas de su nómina. Para la selección de los proyectos que financiamos con fondos de Fundación Accenture, o con las horas de consultoría gratuita que realizan los profesionales de Accenture, seguimos el siguiente procedimiento de control: 1. Cumplimiento por parte de la ONG de los criterios establecidos a nivel de Accenture internacional y que garantizan que las organizaciones sociales con las que trabajamos tienen una forma de actuar clara y alineada a los principios de Fundación. Criterios como que la organización se encuentre acogida a la Acogida a la ley 49/2002; que no tiene afiliación política; que promueve la igualdad de trato y no discriminación entre todas las personas; que dispone de otras fuentes adicionales de financiación; que conoce, comprende y ha cumplido y cumplirá con la totalidad de leyes contra la corrupción, aplicables, incluyendo sin

2 limitación, la U.S. Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) y la U.K. Bribery Act 2010 (todo lo anterior referido como Leyes Contra la Corrupción ), son algunos de los criterios considerados por Fundación Accenture para la selección de proyectos. 2. Alineamiento del proyecto con la estrategia y fines definidos por Fundación Accenture así como con la temática establecida en Accenture a nivel global Skill to Succeed, orientada a la formación para el empleo o el autoempleo de las personas vulnerables, según lo establecido en el Marco Estratégico y Objetivos de Fundación Accenture. 3. Sostenibilidad del proyecto en el caso que Fundación Accenture realice una aportación parcial al proyecto. Una vez aprobada la financiación al proyecto por el comité ejecutivo responsable, se formaliza la relación con la organización beneficiaria, mediante la firma de un Acuerdo de Colaboración en el que se establecen las obligaciones de ambas partes, los objetivos de la colaboración y los resultados esperados. (Anexo 1: Acuerdo de Colaboración entre Fundación Accenture y ONG beneficiaria) Durante la vida del proyecto, Fundación Accenture hace seguimiento del estado de avance de los proyectos hasta la fecha de finalización de los mismos, en el que la ONG beneficiaria reportará los resultados conseguidos de acuerdo con los términos establecidos en el Acuerdo de Colaboración entre ambas partes. Además analizamos las encuestas de satisfacción realizadas a las organizaciones beneficiarias, a sus beneficiarios o a los profesionales participantes, dependiendo de la actividad realizada y los actores involucrados. En Fundación Accenture damos mucha importancia a que tanto Accenture como los profesionales de la compañía conozcan claramente el destino de sus fondos y los resultados conseguidos a través de los proyectos financiados, para ello utilizamos todos los canales de comunicación que tenemos a nuestro alcance. Los resultados obtenidos en cada ejercicio también son reportados a través de la memoria anual que está incluida dentro del informe de responsabilidad empresarial de Accenture que es auditado externamente y que cuenta con los sellos GRI, Pacto Mundial e Informes Integrados.

3 ANEXO 1: ACUERDO DE COLABORACIÓN Madrid, día de mes de año CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE FUNDACIÓN ACCENTURE Y NGO INTERVIENEN De una parte, FUNDACIÓN ACCENTURE, con domicilio social y sede principal en Plaza Pablo Ruiz Picasso s/n, Torre Picasso, Madrid y número de identificación fiscal (NIF) G , inscrita en el Registro de Fundaciones Asistenciales con el número ; que actúa representada en este acto por XXXXXXXXXX, con DNI en vigor número XXXXXXX, en calidad de Representante Legal de la entidad, y en virtud de las facultades que le fueron conferidas mediante escritura otorgada ante el Notario de Madrid, XXXXXXXX, el día XXXXXXXX, (en adelante Fundación Accenture ). Y de otra parte, NGO, con domicilio social y sede principal en Calle xxxxx, cp Madrid y número de identificación fiscal (NIF) xxxxxxx; registrada como fundación benéfica de asistencia social el día día de mes de año e inscrita con el número xxxxx en el Registro de Fundaciones de Competencia Estatal que actúa representada en este acto por Don Nombre y Apellidos, con DNI en vigor número XXXXXXX, en calidad de Director de Recursos de la entidad, contando con título bastante para suscribir este documento en nombre de la Organización, de acuerdo con el poder otorgado ante Don xxxxx, Notario de Madrid, en fecha día de mes de año (en adelante, NGO ). FUNDACIÓN ACCENTURE y NGO (en adelante, las Partes ) se reconocen recíprocamente la capacidad jurídica necesaria para otorgar el presente Acuerdo y, a tal efecto, EXPONEN

4 (A) La Fundación Accenture es una institución benéfico-asistencial mixta, de carácter particular, de duración indefinida, con ámbito de actuación en todo el territorio del Estado español y con personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar. (B) NGO (el Beneficiario ) es una institución con personalidad jurídica propia, de carácter benéfico asistencial, sin ánimo de lucro, a la que es de aplicación el régimen fiscal establecido en el Título II de la Ley 49/2002, del 23 de diciembre, de Régimen Fiscal de las Entidades sin ánimo de lucro y de los Incentivos Fiscales al Mecenazgo, por cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 3º de la citada ley. A estos efectos la entidad se compromete en su caso, a notificar de forma automática a Accenture su baja en dicho régimen fiscal. (C) NGO se declara entidad apolítica que promueve la igualdad de trato y no discriminación entre todas las personas. (D) En su propuesta de mes de año del Proyecto Nombre del proyecto, (la Propuesta ), el Beneficiario solicitó financiación por valor de X.XXX euros a Fundación Accenture con el fin de llevar a cabo los objetivos de carácter benéfico descritos en la Propuesta (en lo sucesivo, el Proyecto ). (E) En mes de año, el comité de Aprobación de Donaciones para la Fundación Accenture aprobó la financiación por valor de X.XXX euros de acuerdo con las condiciones contenidas en el presente convenio (el Convenio ), para su uso exclusivo en apoyo de Nombre del proyecto, conforme a lo descrito en la Propuesta y a lo detallado en el presupuesto del Proyecto (el Presupuesto ). (F) El día día de mes de año, Fundación Accenture realizó el desembolso de X.XXX euros mediante transferencia bancaria al Beneficiario. El desembolso de la aportación económica objeto de este Convenio se realiza en un sólo pago por el total del importe concedido. (G) Fundación Accenture determinará si se ha cumplido cada una de las condiciones acordadas en el presente Convenio, actuando de forma razonable y consultándolo con el Beneficiario. Fundación Accenture determinará si las citadas condiciones se han cumplido o no, o solicitará la información adicional que resulte necesaria para ello, en un plazo máximo de 45 días a contar desde la fecha en que el Beneficiario facilite el Informe (según se describe éste en el apartado 9 siguiente), o en 45 días a contar desde la fecha en que se facilite la citada información adicional, si así fuera requerido por la Fundación Accenture.

5 La NGO acepta lo siguiente: 1. La Aportación se destinará únicamente al Proyecto, el cual se compondrá exclusivamente de actividades benéficas. 2. El Beneficiario sólo podrá destinar la Aportación, así como cualquier otro ingreso obtenido mediante la inversión de la misma, al Proyecto y no se podrá utilizar para ningún otro fin sin el previo consentimiento por escrito de Fundación Accenture. 3. Accenture tiene una política global contraria a la realización de contribuciones políticas. Por lo tanto, la compañía tiene prohibido el uso de recursos propios para apoyar campañas independientes o contribuir en votaciones estatales o locales, organizaciones políticas sin candidato electo, u organizaciones ordenadas bajo la Sección 527 del Código de Rentas Internas. Esta prohibición incluye tanto las contribuciones directas e indirectas, incluyendo servicios, resultados, financiamiento o ayuda en especie para cenas y eventos. Con el fin de asegurarse de que Accenture se mantiene de acuerdo con esta política, entendemos que la aceptación por parte de NGO de esta Carta de Acuerdo indica el acuerdo de NGO de no utilizar los servicios, los resultados y los fondos aportados por Accenture (directa o indirectamente) como contribuciones a partidos políticos, candidatos, u organizaciones descritas anteriormente. Además, entendemos que todas las futuras contribuciones de Accenture serán utilizados por su organización congruentemente con la política de Accenture. 4. NGO declara bajo su responsabilidad que conoce, comprende y ha cumplido y cumplirá con la totalidad de leyes contra la corrupción, aplicables, incluyendo sin limitación, la U.S. Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) y la U.K. Bribery Act 2010 (todo lo anterior referido como Leyes Contra la Corrupción ). Cada una de las partes cumplirá con la normativa aplicable, leyes aplicables, reglas, ordenanzas y regulaciones que son aplicables a la ejecución del presente Acuerdo. En ningún caso las Partes estarán obligadas bajo este Acuerdo a llevar a cabo acciones que considere, de buena fe, que podrían motivar la violación de cualquier ley, regla, ordenanza o regulación que le resulte de aplicación. 5. NGO notificará a Accenture si algún funcionario público o algún familiar directo de algún funcionario público forma parte del Patronato u otro órgano de gobierno de NGO o si se llegase a dar este caso. 6. NGO, no hará regalos o invitaciones, en relación con el presente acuerdo, a ninguno de los siguientes funcionarios públicos (incluyendo pero no limitando):funcionarios del gobierno; Personal de agencias o sociedades públicas, nacionales, regionales, de comunidades autónomas o municipales; Partidos políticos; funcionarios de partidos

6 políticos y candidatos políticos; Empleados de organizaciones internacionales públicas, tales como el Banco Mundial o las Naciones Unidas, ni a familiares ni allegados de todos los anteriormente mencionados. Cualquier actividad realizada en contra de lo aquí dispuesto por parte de NGO supondrá una violación material de este Contrato y será motivo de rescisión contractual inmediata por parte de Fundación Accenture. 7. NGO no hará ninguna contribución a Partidos Políticos, candidatos o campañas políticas en relación con este Acuerdo. Además, NGO no participará ni tratará de influir en la aprobación, modificación o rechazo de cualquier política gubernamental, norma o Ley a favor de Accenture o de sus clientes, a través de un funcionario público (lobby) en relación con el presente acuerdo. Cualquier Lobby realizado por NGO se considerará una violación material del presente Acuerdo y será motivo de rescisión inmediata por parte de Fundación Accenture. 8. Los fondos de la Aportación se utilizarán principalmente de conformidad con el Presupuesto, según este se define en la Propuesta, y sujetos a cualesquiera modificaciones y cambios que el Beneficiario y Fundación Accenture puedan acordar por escrito. 9. Con sujeción a la Cláusula 13.b, si cualquier parte de la Aportación no es utilizada o comprometida en el Proyecto de acuerdo con lo descrito en el Presupuesto: a. el Beneficiario deberá notificarlo a la Fundación Accenture tan pronto como sea consciente de ello, ofreciendo información suficiente acerca de la utilización de dichos fondos; b. tras la citada notificación, la Fundación Accenture podrá, dentro de lo razonable, modificar las condiciones o cancelar la Subvención notificándolo por escrito al Beneficiario con una antelación mínima de 15 días; y c. en caso de cancelación de la Aportación, el Beneficiario acepta reembolsar a la Fundación Accenture cualquier montante de la Aportación no utilizado, así como cualquier montante de la Aportación que no haya sido utilizado principalmente de conformidad con el Presupuesto, tan pronto como sea factible y, posteriormente, proporcionar con prontitud un informe de cuentas especificando el uso de todos los fondos ya utilizados. 10. a. El Beneficiario mantendrá contacto con la Fundación Accenture durante la realización del Proyecto para facilitarle información por escrito sobre el Proyecto. El Beneficiario deberá asimismo informar por escrito, si aplicase, del número de personas, en cada ejercicio con cierre el 31 de agosto, que como resultado de las actividades del Beneficiario en virtud del presente Convenio hayan adquirido las habilidades necesarias para obtener un trabajo o crear una

7 empresa o negocio. La Fundación Accenture utiliza esta información para informar sobre el objetivo de la Fundación Accenture Habilidades para Triunfar. Igualmente el beneficiario reportará el resto de resultados conseguidos, si aplicaran, durante el desarrollo del proyecto y relativos a lo siguiente impactos: Inserción laboral de personas formadas. Construcción de negocios y empresas sostenibles por parte de los beneficiarios del proyecto así como el número de empleos creados para otros. Mejora de la fortaleza económica o calidad del trabajo de las personas formadas. Mejora de las capacidades, eficiencia, operaciones, conocimiento, etc del beneficiario. b. El Beneficiario enviará un informe final (el Informe ) como máximo: (i) 90 días después de la fecha de finalización del proyecto; y (ii) de realizarse dicho desembolso de una sola vez, 90 días después de que a juicio de la Fundación Accenture hubiera tenido que finalizarse el Proyecto de conformidad con la información facilitada al efecto por el Beneficiario en su Propuesta. Tras la aprobación del Informe, el Proyecto se considerará completado. Cualquier cantidad excedente será reembolsada con prontitud a la Fundación Accenture. c. El Informe deberá realizarse sustancialmente con el formato de Plantilla de Informe de Situación del Beneficiario y deberá contener: Un análisis del éxito del Proyecto y una descripción de cómo se llevó a cabo. Una contabilidad financiera sobre el uso y el gasto de la Aportación. Esta contabilidad financiera deberá ser firmada por un directivo financiero del Beneficiario antes o en el momento de ser enviada. Copias de cualquier nota de prensa o artículo que anuncie o esté relacionado con la Aportación y cualquier otra publicación en la que se hable del gasto de la Aportación, de la cual el Beneficiario tenga conocimiento y cuyas copias puedan obtenerse (sin infringir derechos de autor ni ninguna otra ley aplicable y sin incurrir en costes o gastos fuera de lo razonable). El Beneficiario no está obligado a controlar ni prevenir ningún uso no autorizado de la información acerca de la Aportación. Los resultados y el alcance conseguidos para los beneficiarios o la organización según el detallado de la cláusula 10.a 11. Fundación Accenture podrá controlar los avances en la puesta en práctica del Proyecto y las finanzas del mismo junto con representantes del Beneficiario, así como revisar registros y otros materiales, incluidos los registros financieros, relacionados con el Proyecto. El Beneficiario tomará todas las medidas razonables

8 para prestar asistencia y facilitar a la Fundación Accenture sus tareas de control del Proyecto, incluida la de poner a disposición de la Fundación Accenture o de sus representantes el personal y las sedes del Proyecto del Beneficiario, previa solicitud razonable y con suficiente notificación de la Fundación Accenture. 12. Ni la Fundación Accenture ni el Beneficiario podrá hablar o hacer declaraciones públicas en nombre del otro ni afirmar que representa al otro sin obtener el previo consentimiento escrito de la otra parte. El presente Convenio no permite el uso de materiales sujetos a derechos de autor (incluidos logotipos) ni la difusión de información alguna obtenida de la otra parte y que no sea ya de dominio público durante el curso de este Convenio, ni tras su resolución, sin una autorización expresa por escrito. 13. a. No se crea ninguna asociación, sociedad o joint venture en virtud del presente Convenio; ni la Fundación Accenture ni el Beneficiario podrá vincular a la otra parte económicamente ni de ninguna otra manera ante terceras partes. b. Sin perjuicio de lo estipulado en sentido contrario en el presente Convenio, ni la Fundación Accenture ni el Beneficiario será responsable en caso de retraso o falta de cumplimiento de cualquiera de las obligaciones en virtud del presente Convenio, si el motivo es cualquier circunstancia fuera del control razonable de las partes. En la medida en que cualquier retraso o falta de cumplimiento de las obligaciones de cualquiera de las partes en virtud del presente Convenio ocurra de conformidad con esta cláusula 13.b, las partes acuerdan que cualquier plazo temporal estipulado en este Convenio será analizado entre las partes, las cuales negociarán de buena fe y harán los esfuerzos razonables para acordar nuevos plazos tan pronto como sea factible y razonable. c. El presente Convenio constituye la totalidad del acuerdo entre las partes y se regirá de conformidad con la legislación común española. EN PRUEBA DE CONFORMIDAD, las partes del presente Convenio firman este documento por duplicado y a un solo efecto en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.

9 ACEPTADO Y ACORDADO POR: Ana Millán Chapado en representación de Fundación Accenture Por: Representante Legal Fundación Accenture ACEPTADO Y ACORDADO POR: Nombre y Apellidos en representación de NGO Por: Cargo NGO