DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS NIT CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS

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1 PROCESO AREA AUDITADA: MAPA DE RIESGOS DIRECTIVO RESPONSABLE: Secretaria de Planeación Responsables de los Procesos FECHA DE ELABORACION: Marzo de 2014 DESTINATARIO: Alcaldesa Secretarios de Despacho ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA OBJETIVO: Realizar seguimiento a las acciones propuestas en el Mapa de Riesgos por Procesos dentro de las fechas planeadas. ALCANCE: Verificar el cumplimiento de las acciones definidas por la entidad para el tratamiento de los riesgos institucionales identificados en los procesos. METODOLOGIA Se visitó cada área verificando el cumplimiento de las actividades por parte de los responsables de los procesos mediante la observación de registros, entrevista y evidencia objetiva, revisando en forma detallada cada riesgo propuesto, al igual que sus controles y las acciones planteadas para su manejo. DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El presente documento contiene los resultados del seguimiento a las acciones propuestas dentro del Mapa de Riesgos, de conformidad con el desempeño del Modelo de Operación del Sistema de Control Interno, más exactamente con el ciclo PHVA. En las actividades del mencionado ciclo se centra la verificación de las acciones previstas por la entidad para la ejecución del proceso, por cuanto es ahí donde se refleja la materialización o no de los riesgos. La Administración Municipal de Puerto Lleras adoptó la política de administración y manejo de riesgos mediante la Resolución 336 de 2008, teniendo en cuenta el análisis del contexto estratégico, la identificación, valoración y control de riesgos por proceso con la consolidación del Mapa de Riesgos Institucional, el cual fue actualizado durante la vigencia En este orden de ideas se procedió por parte de control interno a realizar el seguimiento y la evaluación al mapa de riesgos vigente, verificando las acciones definidas por la entidad para la administración del riesgo a través de la observación y revisión de los registros soporte de cada acción propuesta en visita efectuada a los responsables de los procesos. Página 1 de 7

2 1. CONTEXTO ESTRATEGICO Dentro del análisis del contexto estratégico se tuvieron en cuenta los lineamientos que orientan las decisiones de la Administración Municipal frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, de acuerdo con el entorno en el cual se desempeña la entidad, es decir aspectos de carácter social, económico, cultural, político, legal, de orden público y cambios tecnológicos, entre otros. De la misma forma se analizaron aspectos relacionados con la estructura organizacional, ambiente de control, el modelo de operación por procesos, cumplimiento de planes y programas, los sistemas de información y el manejo de recursos. 2. IDENTIFICACION, VALORACION Y CONTROL DE RIESGOS POR PROCESO Identificación y Valoración de los Riesgos. En la identificación y valoración de riesgos de la administración municipal de Puerto Lleras se tomó como base la definición de riesgos conforme al modelo de operación por procesos, entre ellos Gestión de Bienes y Servicios, Gestión de Talento Humano, Gestión Financiera, Gestión del Desarrollo Socioeconómico, Gestión de Trámites y Control Interno de Gestión y de Mejora. El proceso con mayor identificación de riesgos en el desarrollo de sus actividades fue el de Control Interno de Gestión y de Mejora y el de menor, Gestión de Trámites. A continuación se presenta un cuadro en donde se clasifica el cumplimiento de las acciones y en general del mapa de riesgos. PROCESO TOTAL ACCIONES RESULTADO DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS EN EJECUCION SIN IMPLEMENTAR GESTION DE BIENES Y SERVICIOS GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION FINANCIERA GESTION DEL DESARROLLO SOCIOECONOMICO GESTION DE TRAMITES DE GESTION Y DE MEJORA TOTAL Página 2 de 7

3 a. Gestión de Bienes y Servicios De los cuatro riesgos identificados en este proceso, se implementaron dos de las acciones previstas y una en etapa de ejecución que corresponde a la actualización de los procedimientos de almacén. En cuanto a las acciones realizadas para mitigar los riesgos, se observó: Riesgo 1) Falta de documentación en la etapa precontractual de la contratación y Riesgo 3) No publicación oportuna de la información contractual en el SECOP dentro de los términos establecidos, se logró evidenciar que estos riesgos se controlan mediante el seguimiento permanente a los procesos contractuales, sin embargo en auditoría efectuada a este proceso durante la vigencia 2013, se observaron algunos incumplimientos frente a la publicación de información y la falta de información soporte del proceso precontractual, situación que indica que los controles implementados no están siendo efectivos frente a la no materialización de los riesgos. Riesgo 2) Apertura de procesos licitatorios con presupuestos mal elaborados, se definió controlarlo a través de capacitaciones a los funcionarios sobre formulación de estudios previos, la cual no se efectúo por parte de la administración municipal, con la materialización del riesgo. b. Gestión de Talento Humano Este proceso presenta 6 riesgos, de los cuales 2 acciones fueron implementadas, 3 se encuentran en ejecución y 1 no se cumplió. Dentro de los riesgos con acciones cumplidas se encuentran: Riesgo 1) En la evaluación del desempeño existe incumplimiento de normatividad y Riesgo 4) Historias Laborales no se encuentran debidamente organizadas en forma técnica y cronológica. De las actividades en ejecución, están: Riesgo 2) Incumplimiento en los programas de capacitación y falta de aprovechamiento en el proceso de formación de funcionarios. Riesgo 5) La entidad no tiene documentado procedimiento para pago de nómina. Riesgo 6) En la elaboración de la nómina en excel puede presentar errores y la inexistencia de un software para nómina. En el seguimiento hecho se evidencio la deficiencia en los controles previstos e inexistencia de estos en algunos de los casos. c. Gestión Financiera Administra los riesgos relacionados con el proceso de gestión financiera de la entidad que son siete, donde de las acciones propuestas para su manejo, 5 no se implementaron y 2 fueron cumplidas. Los riesgos con acciones no cumplidas son: Riesgo 1) Dificultades en la destinación de los recursos con base en las fuentes de financiación. Riesgo 4) No se cuenta con procedimientos documentados sobre medidas de seguridad para el manejo y custodia de títulos valores. Riesgo 5) La administración municipal no cuenta con una reglamentación o procedimiento documentado para autorización, reconocimiento, pago y legalización de viáticos. Riesgo 6) Falta de seguimiento y control al manejo de las cuentas corrientes y/o ahorros del municipio, donde se identifiquen las Página 3 de 7

4 cuentas inactivas. Riesgo 7) Deficiente gestión de ingresos por la falta de realización de procesos de cobro coactivo para deudores de impuestos. Aunque no se llevaron a cabo las acciones definidas por la entidad para contrarrestar los riesgos identificados en este proceso, no se evidencia la materialización de los mismos, salvo en el caso de la prescripción de deudas por concepto de impuestos. d. Gestión del Desarrollo Socioeconómico Contempla las situaciones de riesgo que pueden llegar a impedir el normal desarrollo de la planificación institucional, identificándose en este proceso 5 riesgos, de los cuales cumplidos 3 de y 2 en estado de ejecución. De la verificación a las acciones se evidenció que se hace seguimiento por parte de la Secretaría de Planeación a la ejecución del Plan de Desarrollo, contando con los respectivos registros que muestran el porcentaje de cumplimiento de metas. Sin embargo no se evidencia la evaluación y seguimiento a los proyectos de inversión. Dentro de los aspectos positivos se resalta la asesoría por parte de Planeación a las demás Secretarías en la formulación de los planes de acción y la documentación del Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos que se encuentra pendiente de adopción para proceder a su implementación. e. Gestión de Trámites Para el proceso Gestión de Trámites se identificaron 3 riesgos, todos relacionados con la atención a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, donde 2 acciones fueron implementadas y 1 no presenta el resultado esperado, correspondiente a la falta de atención oportuna a las PQRS. La entidad durante el segundo semestre de la vigencia 2013, dio inicio a una serie de medidas de control con el fin de garantizar la atención oportuna a las PQRS, sin embargo los resultados no son muy satisfactorios, ya que como lo refleja el informe de seguimiento al servicio de atención al usuario efectuado por el área de control interno, se presenta un alto índice (42%) de desatención a las PQRS, situación que requiere ser revisada y mejorar los controles existentes. f. Control Interno de Gestión y Mejora Es el proceso con el mayor número de riesgos identificados para un total de 10, en razón a que integra las acciones enfocadas al mejoramiento continuo del sistema de control interno implementado en la entidad. Es así como se determinaron situaciones de riesgos relacionados con los sistemas de información, gestión documental y control interno. De acuerdo con el seguimiento se evidenció el cumplimiento de 4 acciones, 2 en ejecución y 5 sin implementar. Los avances se centran en la consolidación de hojas de vida y registros de Página 4 de 7

5 mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo por parte del área de almacén, la actualización de las Tablas de Retención Documental, adoptadas mediante acuerdo 01 de 2013 y la implementación de planes de auditoría. Respecto a las acciones no cumplidas se tiene: formulación de procedimientos para la realización de backups, elaboración del plan de contingencia informático, definición de políticas sobre confiabilidad, consistencia e integridad de los sistemas de información computarizada y el plan estratégico de software y hardware. NO CONFORMIDADES POR PROCESO A continuación se presentan las no conformidades de acuerdo con el seguimiento a las diferentes acciones propuestas por la entidad para controlar o mitigar los riesgos identificados y que no fueron cumplidas. GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS No se efectúo la capacitación sobre elaboración de estudios previos lo que conllevo a que se sigan presentando deficiencias en la formulación de estos, como lo refleja el informe de auditoría interna de la vigencia Incumplimiento en la publicación de la información contractual en el SECOP, evidenciado en los registros de verificación. GESTION DE TALENTO HUMANO El Plan de formación y Capacitación se ejecutó de manera parcial de acuerdo con los registros reportados por la Dirección Administrativa. Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas, incumpliendo lo establecido en las Circulares 04 de 2003 y 012 de 2004 del DAFP y el Archivo General de la Nación. La Administración Municipal adquirió durante la vigencia 2013 un sistema de información el cual incluye el módulo de nómina y este no ha sido implementado por parte de la Dirección Administrativa. GESTION FINANCIERA Existencia de riesgos de pérdida de información institucional por falta de realización de backups y planes de contingencia en caso de fallas en los sistemas de información. No se evidencia la definición de políticas institucionales que garanticen la confiabilidad, consistencia, integridad y efectividad de los reportes de información financiera, incumpliéndose lo establecido en la Resolución 357 de la Contaduría General de la Nación. La entidad no elaboró el plan estratégico que comprenda necesidades de equipos, programas y licencias para el funcionamiento de los sistemas de información. Página 5 de 7

6 La Secretaría de Hacienda y Tesorería no realizó el proceso de revisión y depuración de las cuentas del Municipio No se realizaron procesos de cobro coactivo por parte de la Administración Municipal, lo que conlleva a que no haya una eficiente gestión de ingresos por prescripción de deudas de impuestos. GESTION DEL DESARROLLO SOCIOECONOMICO La Secretaría de Planeación y Desarrollo Socioeconómico no cuenta con registros que evidencien el porcentaje de avance de las metas del plan de desarrollo por falta de reporte oportuno de información de las demás dependencias de la entidad, incumpliendo lo establecido en la Ley 152 de De acuerdo con el seguimiento hecho al cumplimiento de las acciones al Mapa de Riesgos, se logró establecer que la entidad documentó el Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos, no obstante no se ha emitido acto administrativo de adopción y su implementación, lo mismo que no se evidencian registros o informes de seguimiento a la ejecución de los proyectos de inversión. GESTION DE TRAMITES Falta de atención oportuna a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, 42%, evidenciado en el informe de seguimiento presentado por Control Interno en el mes de agosto de DE GESTION Y DE MEJORA La entidad no ha formulado procedimientos para realización de bakups, planes de contingencia para mitigación de riesgos en caso de fallas en los sistemas de información y el plan estratégico para la administración y mantenimiento del software y hardware, acciones definidas en el Mapa de Riesgos. El área dispuesta para el almacenamiento del archivo central no cumple con las disposiciones del Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación, por presentar riesgos de humedad por falta de mantenimiento de los canales de desagüe e inundaciones. Se evidencia un cumplimiento parcial del programa de gestión documental, persistiendo riesgos sobre el manejo de la información institucional, incumpliéndose el Título V, artículos 21 al 26 de la Ley 590 de CONCLUSIONES De acuerdo con la estructura del mapa de riesgos se pudo establecer que la administración municipal no ha actualizado el componente de administración del riesgo con base en la nueva metodología expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de igual manera se logró evidenciar que el Mapa hace referencia a los controles, pero en la mayoría de los riesgos Página 6 de 7

7 identificados no se encuentran definidos, situación que puede influir en la materialización de los mismos. De igual manera se evidencia un incumplimiento generalizado por parte de la entidad con relación al componente de administración del riesgo, reflejado en el bajo cumplimiento de las acciones definidas en el mapa de riesgos y el desconocimiento de las áreas en esta temática. RECOMENDACIONES Ajustar el componente de administración del riesgo con base en la última metodología expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y en los cambios del modelo de operación por procesos de la entidad. Fortalecer los mecanismos que se soportan en las políticas institucionales, donde los responsables de las diferentes áreas involucren a los funcionarios en un ambiente de compromiso en la búsqueda de acciones encaminadas a la prevención y administración de los riesgos. Diseñar controles efectivos que impidan la materialización de los riesgos y verificar su pertinencia de manera periódica por parte de los responsables de los procesos. ALIX AMAYA GOMEZ Profesional Universitario Control Interno Página 7 de 7

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