Plan de Acciones de Mejora de Control Interno - Período 2013.

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1 Plan de Acciones de Mejora de Control Interno - Período 2013.

2 Documento elaborado por: Florita Azofeifa, Ligia Redondo y Ocliver Rojas. AREA O UNIDAD Análisis del Desarrollo MATRIZ N.1 MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA Plan de Acciones de Mejora de Control Interno Período: 2013 DETALLE DEL COMPONENTE Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o Área? PRIORIDAD NR EJECUCION 2012 RECURSOS NECESARIOS RESPONSABLE ACCION DE MEJORA I II Semestre Semestre NORMAS GENERALES NR Área de Análisis del Desarrollo Revisión continua de los riesgos atinentes a la unidad. Análisis del Desarrollo Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? NR NR Área de Análisis del Desarrollo Revisión continua de los riesgos atinentes a la unidad. Análisis del Desarrollo Se han establecido actividades de control pertinentes, para hacer posible la prevención, detección y corrección ante debilidades del SCI y respecto a los objetivos establecidos, previendo una eventual materialización de un riesgo relevante? NR NR Área de Análisis del Desarrollo Revisión continua de los componentes de las guías de autoevaluación del sistema de control interno. Análisis del Desarrollo Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así NR NR Área de Análisis del Desarrollo Revisión continua de la matriz del sistema especializado de valoración del riesgo institucional. 1

3 como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? Análisis del Desarrollo 6,2,1 Se emprenden oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI del Área y Unidad, subsanando las deficiencias o desviaciones identificadas por los funcionarios, así como las observaciones y recomendaciones emitidas por la Auditoría y la CGR? NR NR Área de Análisis del Desarrollo Elaboración de los flujogramas atinentes a cada unidad Evaluación y Seguimiento Se ha diseñado, adoptado, evaluado y perfeccionado, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema? 2 recurso humano y tiempo Jefatura y funcionarios de la UAE Reuniones por parte del AES periódicas (trimestral), así como de parte de la Control Interno. Evaluación y Seguimiento El clima organizacional? 1 económicos y tiempo de jefaturas del AES y funcionarios de la Unidad Oficina de Humanos, Jefaturas y funcionarios/as de la UAE Continuar con la participación en el estudio de clima organizacional y posteriormente, aplicar las recomendaciones derivadas del mismo, según corresponda y esté al alcance de la UAE. Evaluación y Seguimiento El estilo gerencial y el modelo de toma de decisiones? 1 Tiempo de jefaturas y funcionarios Jefaturas del AES Socializar las decisiones que se tomen en la comisión técnica de MIDEPLAN y Coordinadora del AES con jefaturas de cada Unidad, a todos los 2

4 funcionarios/as, esto de manera permanente y formal. Inversiones Públicas Factores formales de la ética institucional 2 NR Marianella Mora Monge Participar en el proceso de validación del Código de Ética (esta acción de mejora se puede realizar si la Comisión de Valores valida el Código de Ética en el 2011). Inversiones Públicas Cooperación Internacional Comunicación Código de ética o similar? 1 NR Contar con la versión final del software NR Gina Vargas Torres Implementar Delphos.net el Participar en la elaboración del Codigo de Etica Institucional Cooperación Internacional En el Área o Unidad se han emitido lineamientos que conlleven al desarrollo y fortalecimiento del SCI? NR NR Enlace de Control Interno Implementar el SCI por unidad bilateral y multilateral ademas del area de coordinacion Cooperación Internacional Eiste una cultura de apego y responsabilidad de los funcionarios sobre el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI en cada puesto de trabajo? NR NR Coordinacion del ACI con la Unidad de control de y enlace de control interno Crear e implementar una politica de información y convencimiento de implementacion de CI Cooperación Internacional Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o Área? NR NR NR Identificar los riesgos asociadoa un proceso Registro y reportes de los proyectos cooperación oficializados por el AC y 3

5 la divulgacion de los risgos asociados a este y los demas procesos Cooperación Internacional Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación del Área o Unidad? NR NR NR Incorporar al Plan de Trabajo 2013 los riesgos asociados a los procesos Cooperación Internacional Las actividades de control programadas y ejecutadas están integradas a la gestión, pretenden administrar riesgos, contribuyen al logro de los objetivos, son viables, disponen de recursos, están documentadas y se han divulgado entre los funcionarios? NR NR NR Divulgación del plan de acciones de mejora y de los riesgos asociados a los procesos del Área Estudios especiales Código de ética o similar? Durante el mes de noviembre del 2012 se realizó por parte de la Comisión de Valores, Planificación y Control Interno talleres para construir el código de ética. Estudios especiales Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? Con la confección del Manual de Ética institucional se espera la incorporación de tan importante herramienta de seguimiento. 4

6 Estudios especiales Una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética? 0 Estudios especiales Se dispone de un sistema de información organizado, uniforme, seguro, integrado, consistente y oportuno (sea manual, automatizado o ambos), que logre obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente, económica y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés, para la consecución de los objetivos institucionales? Se ha implementado el Sistema Alfresco, pero no se ha usado plenamente por todos los funcionarios. Estudios especiales Se procura la rotación sistémica de las labores, para el personal con tareas y funciones afines? 2 NR Titulares Se trata de mantener informado a todo el personal del Área, de las labores realizadas por todas las Unidades que la conforman. Planificación Regional Eiste una cultura de apego y responsabilidad de los funcionarios sobre el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI en cada puesto de trabajo? 2 NR Libny Fernández Realizar Charlas de información, comunicados escritos para reforzar y fortalecer la importancia del SCI en el Área. Planificación Regional Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o Área? 2 NR Marta Gutiérrez Continuar con el proceso de evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o 5

7 Área. Planificación Regional Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? 2 NR Marta Gutiérrez Darle continuidad en el 2013 al seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos. Planificación Regional Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación del Área o Unidad? 2 NR Marta Gutiérrez En año 2012 consolida el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) en el Área de Planificación Regional, por lo que no se ha realizado la retroalimentación al proceso de planificación, la cual se va a realizar en el Planificación Regional Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? 2 NR Marta Gutiérrez Elaborar un informe sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como 6

8 determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso. Planificación Regional Se dispone de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución, Área y/o Unidad; éstos se emiten, administran, utilizan y custodian por medios atinentes? 2 NR Milagro Muñoz Incorporar al equipo de trabajo del Área una secretaria que realice las refuerce las funciones administrativas respectivas Planificación Regional Se han establecido los procesos necesarios para asegurar razonablemente la comunicación de la información a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio? 1 Contar con el software Marta Miranda, Libny Fernández, Ale Brenes y Santos Lozano La acción de mejora se encuentra en proceso, ya el equipo de trabajo definió a base de pruebas los espacios necesarios para la recopilación de la información regional en el sistema, queda al pendiente la aprobación por las Áreas involucradas para la creación de dichos espacios, procesos programados para el año Planificación Regional Los funcionarios en el curso de su labor cotidiana comprueban si las actividades de control incorporadas en los procesos se están cumpliendo, para determinar desviaciones en su efectividad e informarlas oportunamente a las instancias correspondientes? 2 NR Libny Fernández Realizar Charlas de información, comunicados escritos para reforzar y fortalecer la importancia del SCI en el Área 7

9 Informática Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? humanos y financieros Ana Cecilia Alfaro Salas y Ana Lorena Alvarado Barquero Mantener redundancia y servidores alternos en servicios críticos, Coordinar y establecer las condiciones para un sitio alterno redundante en la nube o fuera de las instalaciones de MIDEPLAN y eliminar los servidores obsoletos para mitigar los riesgos de pérdida de información. Informática Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? humanos y financieros Ana Cecilia Alfaro Salas y Ana Lorena Alvarado Barquero Revisar y restaurar los respaldos de los archivos de usuarios y bases de datos y restaurarlos si se presenta el evento Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? humanos y financieros Ana Cecilia Alfaro Salas y Ana Lorena Alvarado Barquero Virtualizar los servidores con servicios críticos Informática Informática Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? humanos y financieros Ana Cecilia Alfaro Salas y Ana Lorena Alvarado Barquero Mantener respaldos fuera de MIDEPLAN, pues en Costa Rica ya se tienen centros de datos en condiciones ambientales óptimas. 8

10 Planificación Institucional Se planifica, recluta y selecciona al recurso humano, con miras a tener el personal idóneo? OBSERVACION: Viene parcial y pendiente del NR UPI, Dirección Ejecutiva y OGEREH Coordinar y con apoyo de la Dirección Ejecutiva- Oficialía Mayor y la Oficina Gestión Institucional de Humanos OGEREH para que la UPI cuente con los funcionarios necesarios acorde con el nivel staff de la unidad. Se reitera que en la constitución de esta unidad ( set 2006) no medió un proceso idóneo de reclutamiento acorde con las necesidades de la misma. Planificación Institucional Se motiva, promueve, evalúa y capacita a los funcionarios, para mejorar las destrezas? OBSERVACION: Viene parcial y pendiente del NR UPI, Dirección Ejecutiva y OGEREH La OGEREH Oficina Gestión de Humanos, contempla en su programación lo referente a la Capacitación de los Funcionarios mediante su Plan de Capacitación Institucional: Ecel y Manejo Delphos.Net (Cubos, Reportes, Riesgos). Control Interno Se han establecido, se aplican y fortalecen medidas para prevenir la sustracción, pérdida, desvío, desperdicio o menoscabo del patrimonio 1 NR Control Interno Bitácoras para el fortalecimiento del control de activos. Establecer procedimiento interno de control de 9

11 institucional? activos. Control Interno Se han establecido, actualizado y comunicado las regulaciones pertinentes con respecto al uso, control, conservación y custodia de los activos institucionales, incluyendo sustituciones y reparaciones, activos en préstamo y tratamiento de activos obsoletos o en desuso? 1 NR Control Interno Se han establecido regulaciones pertinentes, pero no se han comunicado institucionalmente. La Control Interno puede incentivar y/o comunicar a la administracción activa sobre las regulaciones eistentes. Control Interno Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? 1 NR Control Interno Aprobación y ejecución del Manual de principios éticos. Control Interno Una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética? 1 NR Control Interno Aprobación y ejecución del Manual de principios éticos. Control Interno Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales? 2 NR Control Interno Dar seguimiento y mayor acompañamiento a las Unidades en el proceso de administración de los riesgos. Control Interno Se han establecido políticas para el tratamiento de eventuales conductas fraudulentas, corruptas o anti éticas, manejo de conflictos de interés y la atención de denuncias ante la institución? 2 NR Control Interno Carencia de un sistema permanente de comunicación. Elaborar y/o procurar documentos que fomenten la comunicación de las políticas institucionales 10

12 eistentes. Técnica Técnica Técnica Técnica Técnica Técnica Se dispone y ejecuta un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el diseño, funcionamiento, evaluación y perfeccionamiento del SCI, ante los diversos sujetos interesados? Se ha diseñado, adoptado, evaluado y perfeccionado, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema? Código de ética o similar? Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? Una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética? El clima organizacional? Se deben hacer más talleres de inducción del SCI. Se debe divulgar más los mecanismos de evaluación para el seguimiento del SCI. Se encuentra en proceso de formulación. Con la conformación de la Comisión de Valores Institucional se espera la confección de esta importante herramienta. Con la conformación de la Comisión de Valores Institucional se espera la confección de esta importante herramienta. No eiste un estudio integral de clima organizacional 11

13 Técnica Técnica Técnica Técnica Técnica Técnica El estilo gerencial y el modelo de toma de decisiones? Los valores compartidos? Los sistemas de gestión incorporan las consideraciones de tipo ético para garantizar el desempeño ajustado a altos estándares de cumplimiento (eficiencia, eficacia, economía y calidad)? El Jerarca y los titulares han definido, implantado, verificado y perfeccionado un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional? Se han establecido, actualizado y fortalecido los componentes del SEVRI (ambiente de apoyo, marco orientador -política, objetivos, estrategia, lineamientos y prioridades-, sujetos interesados, recursos y una herramienta de apoyo para la valoración de riesgo)? Eiste una unidad responsable de solicitar, administrar y verificar, los informes de fin de gestión del Jerarca y los Titulares, según el formato y plazo respectivo por la normativa vigente. Así mismo, se realiza la entrega formal de los 5 NR Titulares 3 NR Titulares Se esperaría la elaboración de una propuesta por parte de la unidad de Control Interno. Con la conformación de la Comisión de Valores Institucional se espera una metodogía de seguimeinto de los valores. Se debe establecer el modelo de gestión y el código de ética. Se ha seguido con el proceso de SEVRI, pero no se le da dado el perfeccionamiento y seguimiento por parte de los encargados institucionales. Se ha seguido con el proceso de SEVRI, pero no se le da dado el perfeccionamiento y seguimiento por parte de los encargados institucionales. La Humanos es la encargada de solicitar el informe de gestión y la Oficina de Bienes la entrega de los 12

14 bienes institucionales que les hayan sido asignados en el tiempo de su gestión? activos. Técnica Se dispone de un sistema de información organizado, uniforme, seguro, integrado, consistente y oportuno (sea manual, automatizado o ambos), que logre obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente, económica y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés, para la consecución de los objetivos institucionales? 3 NR Titulares Se ha implementado el Sistema Alfresco, pero no se ha usado plenamente por todos los funcionarios. Técnica Se han implantado, comunicado y perfeccionado las políticas y procedimientos de archivo apropiados, para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos e información de la institución, en virtud de su utilidad y los requerimientos técnicos y jurídicos, así como con las regulaciones del Sistema Nacional de Archivos? 3 NR Titulares El CEDOP coordina y dirige este proceso y lo comunica a las unidades organizacionales. Técnica Técnica El clima organizacional? El comportamiento de los funcionarios? Divulgar los elementos que debe poseer el clima organizacional, mediante la realización de talleres de retroalimentación. Se deben establecer mecanismos que analicen el comportamiento de los funcionarios en la Institución. 13

15 Técnica Técnica Técnica Técnica Técnica Eiste una cultura de apego y responsabilidad de los funcionarios sobre el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI en cada puesto de trabajo? Se planifica, recluta y selecciona al recurso humano, con miras a tener el personal idóneo? Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? Se dispone de un sistema de información del Área o Unidad organizado, de calidad, seguro, uniforme, con las relaciones necesarias hacia otras Áreas y Unidades, consistente y oportuno? Se emprenden oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI del Área y Unidad, subsanando las deficiencias o desviaciones identificadas por los funcionarios, así como las observaciones y recomendaciones emitidas por la Auditoría y la CGR? Se debe divulgar mas las responsabilidades de dicha Unidad, asi como los resultados alcanzados. Se debe vigilar que el perfil cumpla con las funciones a realizar en la Unidad. Se recomienda la formulacion de informes trimestrales los cuales, deben ser divulgados a traves de la Pag, Web de MIDEPLAN. Pese a que se cuenta con Alfresco, se recomienda establecer un sistema propio, de facil acceso para el Area. Debe ser evaluado y monitoreado por la Dirección Ejecutiva. 14

16 Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Se han establecido, se aplican y fortalecen medidas para prevenir la sustracción, pérdida, desvío, desperdicio o menoscabo del patrimonio institucional? Las instrucciones, políticas, lineamientos, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, se encuentran debidamente documentados, oficializados, actualizados y divulgados? Código de ética o similar? Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? A nivel institucional se deben establecer sistemas de seguridad que eviten la sustracción de activos y el daño a los mismos por la falta de espacio para bodegaje. Se debe realizar la correspondiente difusión por parte de los encargados de Control Interno para que esta información no sólo quede en poder de los enlaces, sino de los funcionarios en general, ponerlo en Alfresco y capacitaciòn. Durante el mes de noviembre del 2012 se realizó por parte de la Comisión de Valores, Planificación y Control Interno talleres para construir el código de ética. Con la confección del Manual de Ética institucional se espera la incorporación de tan importante herramienta de seguimiento. 15

17 Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Se han establecido políticas para el tratamiento de eventuales conductas fraudulentas, corruptas o anti éticas, manejo de conflictos de interés y la atención de denuncias ante la institución? 3 NR Titulares El clima organizacional? El estilo gerencial y el modelo de toma de decisiones? Los valores compartidos? 3 NR Titulares Los sistemas de gestión incorporan las consideraciones de tipo ético para garantizar el desempeño ajustado a altos estándares de cumplimiento (eficiencia, eficacia, economía y calidad)? El Jerarca y los titulares han definido, implantado, verificado y perfeccionado un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional? 3 NR Titulares Falta el establecimiento de estos instrumentos a nivel institucional, sin embargo se aplica la normativa general para el sector público. No eiste un estudio integral de clima organizacional. Con la cooperación de FOCEVAL se esta trabajando en un modelo de gestión para el Ministerio y sus Áreas. Con la confección del Manual de Ética institucional se espera la incorporación de tan importante herramienta. Se debe establecer el modelo de gestión y el código de ética. Se ha seguido con el proceso de SEVRI, pero el sistema debe perfeccionarse. 16

18 Reforma Institucional Reforma Institucional Se han establecido, actualizado y fortalecido los componentes del SEVRI (ambiente de apoyo, marco orientador -política, objetivos, estrategia, lineamientos y prioridades-, sujetos interesados, recursos y una herramienta de apoyo para la valoración de riesgo)? Se dispone de un sistema de información organizado, uniforme, seguro, integrado, consistente y oportuno (sea manual, automatizado o ambos), que logre obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente, económica y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés, para la consecución de los objetivos institucionales? El clima organizacional? 5 NR Titulares Se ha seguido con el proceso de SEVRI, pero el sistema debe perfeccionarse. Se ha implementado el Sistema Alfresco, pero no se ha usado plenamente por todos los funcionarios. No eiste un estudio integral de clima organizacional. Reforma Institucional Reforma Institucional Reforma Institucional Eiste una cultura de apego y responsabilidad de los funcionarios sobre el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI en cada puesto de trabajo? Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? Se debe seguir informando a los funcionarios acerca de las responsabilidades asignadas y la importancia del Control Interno. Se realizan informes semestrales de las actividades de control y con la aplicación de la herramienta SEVRI se brinda seguimiento a la materialización de los riesgos. 17

19 Reforma Institucional Generales Generales Generales Se dispone de un sistema de información del Área o Unidad organizado, de calidad, seguro, uniforme, con las relaciones necesarias hacia otras Áreas y Unidades, consistente y oportuno? Se indicará a los funcionarios la utilización plena del sistema Alfresco para el manejo de los documentos. El clima organizacional? 1 Propios Jefatura Gestionar mayor espacio físico y más recurso humano. Las funciones son ejecutadas con eficiencia, eficacia y calidad, considerando la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los objetivos del Área o Unidad? Se motiva, promueve, evalúa y capacita a los funcionarios, para mejorar las destrezas? 1 Propios Jefatura Gestionar mayor espacio físico y más recurso humano. 2 Propios Jefatura Solicitar capacitación. Generales Se han establecido, se aplican y fortalecen medidas para prevenir la sustracción, pérdida, desvío, desperdicio o menoscabo del patrimonio institucional? 1 Propios Oficina de Bienes Establecer un sistema de vigilancia y control de activos. Generales Las funciones son ejecutadas con eficiencia, eficacia y calidad, considerando la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los objetivos institucionales? 1 Propios Jefatura Solicitar a Oficialía Mayor la contratación de más recurso humano. Generales Generales Se motiva, promueve, evalúa y capacita a los funcionarios, para mejorar las destrezas? Se realizan actividades periódicas de seguimiento para valorar la calidad y cumplimiento del SCI en el Área y Unidad? 2 Propios Jefatura Solicitar capacitación. 1 Propios Jefatura Programar reuniones bimensuales 18

20 Financiero Contable Código de ética o similar? Baja NR Administración Se está en elaboración. Financiero Contable Valorar que la capacitación recibida efectivamente le sea de utilidad en el puesto desempeñado. NR Luz Marina Saborío Valorar que la capacitación recibida efectivamente le sea de utilidad en el puesto desempeñado. Financiero Contable Se dispone de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución, Área y/o Unidad; estos se emiten, administran, utilizan y custodian por medios atinentes. NR Luz Marina Saborío Con la firma digital se tienen que estandarizar algunos formularios. NR Humanos Realizar el Manual de Cargos en el II semestre del 2012, complementado con la inducción al nuevo empleado. 1 NR Ligia Acuña, Sandra Moraga, Hellen Méndez Se tiene pendiente para elaborar en el Asesoría Jurídica Código de ética o similar? 2 Código de Ética Institucional. Comisión de Rescate de Valores Institucional. Elaborar Código de Ética a cargo de la Comisión de Rescate de Valores Institucional. Asesoría Jurídica Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? 2 Código de Ética Institucional. Código de Ética Institucional. Elaborar Código de Ética a cargo de la Comisión de Rescate de Valores Institucional. Asesoría Jurídica Una Estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución en la ética? 2 NR Código de Ética Institucional. Elaborar Código de Ética a cargo de la Comisión de Rescate de Valores Institucional. Asesoría Jurídica Se da seguimiento a los riesgos identificados mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? 1 NR Ana Monge, María Teresa Ortega e Ignacio Sánchez Revisar Plan de Administración de Riesgos 19

21 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de La información se comunica a las instancias debidas, dentro o fuera de la institución, garantizando la confiabilidad y oportunidad necesarias? Las funciones son ejecutadas con eficiencia, eficacia y calidad, considerando la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los objetivos institucionales? El SCI cumple con las características de ser aplicable, completo, razonable, integrado y congruente? Las instrucciones, políticas, lineamientos, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, se encuentran debidamente documentados, oficializados, actualizados y divulgados? Se dispone y ejecuta un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el diseño, funcionamiento, evaluación y perfeccionamiento del SCI, ante los diversos sujetos interesados? 1.8.1Se realiza, por lo menos una vez al año, una autoevaluación del SCI, que permita identificar oportunidades de mejora del sistema, así como cualquier desvío que aleje a la institución de sus objetivos institucionales? 3 NR Titulares 5 NR Titulares 5 NR Titulares 5 NR Titulares 5 NR Titulares Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Se recomuienda realizar un estudio de cargas de trabajo a nivel integral del ministerio para una mejor distribución de las tareas. Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Desarrollar procesos de sensibilización en el tema que motiven al personal a conocerlos y aplicarlos Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. 20

22 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Código de ética o similar? Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? Una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética? Se han establecido políticas para el tratamiento de eventuales conductas fraudulentas, corruptas o anti éticas, manejo de conflictos de interés y la atención de denuncias ante la institución? 5 NR Titulares El clima organizacional? 5 NR Titulares El estilo gerencial y el modelo de toma de decisiones? 5 NR Titulares Definir sesiones de trabajo participativas para la elaboración del código de ética Definir sesiones de trabajo participativas para la elaboración de los indicadores Fortalecer la labor que realiza la comisión de valores para fomentar las prácticas éticas en la institución Estandarizar estas prácticas mediante la definición de procedimientos específicos para estos casos, tomando de base las normas establecidas para la administración pública Realizar estudios y acciones que permitan determinar el estado del clima organizacional, tanto a nivel integral como por Áreas de trabajo Definir con mayor claridad el modelo de gestión que caracteriza a la institución y que este sea divulgado para todo el personal 21

23 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Los valores compartidos? 5 NR Titulares Los sistemas de gestión incorporan las consideraciones de tipo ético para garantizar el desempeño ajustado a altos estándares de cumplimiento (eficiencia, eficacia, economía y calidad)? La estructura orgánica apoya el logro de los objetivos institucionales, define la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, se ajusta a la dinámica institucional, el entorno y los riesgos relevantes? El Jerarca y los titulares han definido, implantado, verificado y perfeccionado un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional? Se han establecido, actualizado y fortalecido los componentes del SEVRI (ambiente de apoyo, marco orientador - política, objetivos, estrategia, lineamientos y prioridades-, sujetos interesados, recursos y una herramienta de apoyo para la valoración de riesgo)? Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales? 5 NR Titulares 5 NR Titulares 3 NR Titulares Sensibilizar a los funcionarios para real interiorización y puesta en práctica de los valores establecidos para la organización. Se debe definir prácticas estandarizadas para incorporar la consideraciones éticas en los sistemas de gestión, para ser aplicados en las diferentes unidades de trabajo Desarrollar acciones para divulgar e integrar el trabajo de las áreas de la organización y establecer vínculos de cooperación entre las áreas Desarrollar acciones que permitan conocer y uniformar criterios y prácticas de valoración del riesgo, de manera participativa con el personal Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. 22

24 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Se ha establecido y se verifica el nivel de aceptabilidad de riesgo institucional, de acuerdo con información actualizada y el seguimiento a las medidas de administración establecidas? El SEVRI se sustenta en el marco estratégico institucional (misión, visión, objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño), planes nacionales, análisis del entorno interno y eterno, normativa, descripción de la institución (procesos, presupuesto, SCI)? Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y eternos? Eiste una unidad responsable de solicitar, administrar y verificar, los informes de fin de gestión del Jerarca y los Titulares, según el formato y plazo respectivo por la normativa vigente. Así mismo, se realiza la entrega formal de los bienes institucionales que les hayan sido asignados en el tiempo de su gestión? Se dispone de un sistema de información organizado, uniforme, seguro, integrado, consistente y oportuno (sea manual, automatizado o ambos), que logre obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente, económica y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés, para la consecución de los objetivos institucionales? 3 NR Titulares 3 NR Titulares 3 NR Titulares Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Eiste un desconocimiento de que dicha acción sea puesta en práctica. Se recomienda informar al personal respecto al estado de este punto. Comunicar al personal de manera formal cual es la unidad responsable Generar espacios de retroalimentación para hacer de conocimiento de todos los funcionarios los resultados de la gestión desarrollada en las diferentes áreas 23

25 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Se han implantado, comunicado y perfeccionado las políticas y procedimientos de archivo apropiados, para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos e información de la institución, en virtud de su utilidad y los requerimientos técnicos y jurídicos, así como con las regulaciones del Sistema Nacional de Archivos? Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o Área? Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación del Área o Unidad? Se han establecido actividades de control pertinentes, para hacer posible la prevención, detección y corrección ante debilidades del SCI y respecto a los objetivos establecidos, previendo una eventual materialización de un riesgo relevante? Las actividades de control programadas y ejecutadas están integradas a la gestión, pretenden administrar riesgos, contribuyen al logro de los objetivos, son viables, disponen de recursos, están documentadas y se han divulgado entre los funcionarios? 3 NR Titulares 4 NR Funcionarios de la unidad Establecer un procedimiento que uniforme la práctica de archivos de toda la institución. Desarrollar acciones orientadas a la valoración de los riesgos en la gestión de la unidad Se está incorporando la información de riesgos a la planificación del área por lo que se espera una retroalimentación del sevri a dicha planificación Llevar a cabo actividades de control para el SCI Dar a conocer los resultados obtenidos y las recomendaciones a las distintas Unidades y Areas. 24

26 Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? Se realizan actividades periódicas de seguimiento para valorar la calidad y cumplimiento del SCI en el Área y Unidad? Se emprenden oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI del Área y Unidad, subsanando las deficiencias o desviaciones identificadas por los funcionarios, así como las observaciones y recomendaciones emitidas por la Auditoría y la CGR? 4 NR Funcionarios de la unidad 4 NR Funcionarios de la unidad Dar a conocer los resultados obtenidos y las recomendaciones a las distintas Unidades y Areas. Desarrollar acciones que permitan dar seguimiento al SCI en la unidad Desarrollar acciones que permitan dar seguimiento al SCI en la unidad Fuente: Copia eacta de las acciones de mejora programadas por las Áreas y Unidades funcionales del Mideplan. 25

27 MATRIZ N.2 MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA Plan de Acciones de Mejora de Control Interno SECRETARÍA DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN NACIONAL Período: 2013 DETALLE DEL COMPONENTE El Mideplan tiene como prioridad de su gestión la consecución de los objetivos institucionales formalmente establecidos? PRIORIDAD NORMAS GENERALES RECURSOS NECESARIOS RESPONSABLE ACCION DE MEJORA Ministro 0 abr-2013 EJECUCION 2012 II I Semestre Semestre Se han establecido de acuerdo con los requerimientos legales, la inscripción, placas, distintivos y seguros, entre otras condiciones de seguridad para los activos, incluyendo los derechos de propiedad intelectual? baja Proveeduría de MIDEPLAN 0 dic

28 Se recopila, procesa y almacena la información sobre el SCI y el desempeño institucional, garantizando el acceso y la toma de decisiones? El SCI cumple con las características de ser aplicable, completo, razonable, integrado y congruente? Control Interno Control Interno 0 jul dic Las instrucciones, políticas, lineamientos, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, se encuentran debidamente documentados, oficializados, actualizados y divulgados? Planificación Institucional 0 jun Se dispone y ejecuta un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el diseño, funcionamiento, evaluación y perfeccionamiento del SCI, ante los diversos sujetos interesados? Control Interno 0 jun Se ha diseñado, adoptado, evaluado y perfeccionado, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema? Control Interno 0 jul-13 27

29 Se han establecido formalmente los mecanismos y canales de comunicación para el seguimiento del SCI, que permita la detección oportuna de deficiencias y desviaciones, para emprender las acciones preventivas y correctivas? Se realiza, por lo menos una vez al año, una autoevaluación del SCI, que permita identificar oportunidades de mejora del sistema, así como cualquier desvío que aleje a la institución de sus objetivos institucionales? Técnica/ SNP. Técnica/ SNP. 0 jun-13 0 jul El SCI está orientado a la consecución del interés general y el cumplimiento de los objetivos institucionales propiciando una gestión orientada por la economía, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y atención de la ciudadanía? Técnica/ SNP. 0 may Visión, misión y valores institucionales? Oficialía Mayor de MIDEPLAN 0 may Código de ética o similar? Oficialía Mayor de MIDEPLAN 0 may Indicadores que permitan medir la cultura de ética y de la efectividad de los elementos para su fortalecimiento? Planificación Institucional de MIDEPLAN 0 jul-13 28

30 Una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética? Comisión de Valores y Oficialía Mayor 0 jun Se han establecido políticas para el tratamiento de eventuales conductas fraudulentas, corruptas o anti éticas, manejo de conflictos de interés y la atención de denuncias ante la institución? Oficialía Mayor de MIDEPLAN 0 jun El clima organizacional? Gestión Institucional de Humanos 0 jul El estilo gerencial y el modelo de toma de decisiones? Gestión Institucional de Humanos 0 agot Los valores compartidos? Oficialía Mayor de MIDEPLAN 0 Set-13 29

31 El Jerarca y los titulares han definido, implantado, verificado y perfeccionado un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional? Planificación Institucional, Control Interno y Despacho 0 may Se han establecido, actualizado y fortalecido los componentes del SEVRI (ambiente de apoyo, marco orientador -política, objetivos, estrategia, lineamientos y prioridades-, sujetos interesados, recursos y una herramienta de apoyo para la valoración de riesgo)? Control Interno 0 agot Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales? Control Interno 0 jul Se ha establecido y se verifica el nivel de aceptabilidad de riesgo institucional, de acuerdo con información actualizada y el seguimiento a las medidas de administración establecidas? Planificación Institucional, Control Interno y Despacho 0 may-13 30

32 Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y eternos? Se dispone de un sistema de información organizado, uniforme, seguro, integrado, consistente y oportuno (sea manual, automatizado o ambos), que logre obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente, económica y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés, para la consecución de los objetivos institucionales? Se ha propiciado el aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión institucional, mediante el manejo apropiado de la información y la implementación de soluciones ágiles y de amplio alcance? Control Interno Control Interno Informática y Ministro 0 jun-13 0 jun-13 0 jun-13 31

33 Se han establecido y funcionan adecuadamente los canales y medios de comunicación, que permiten trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios fuera y dentro de la institución? baja Planificación Institucional 0 Set-13 AMBIENTE DE CONTROL 32

34 En el Área o Unidad se han emitido los lineamientos para que la gestión esté apegada a criterios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad, que culmine en una efectiva rendición de cuentas y el logro de los objetivos establecidos? Técnica /SNP 0 may Eiste una cultura de apego y responsabilidad de los funcionarios sobre el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI en cada puesto de trabajo? Técnica /SNP 0 ago Las funciones son ejecutadas con eficiencia, eficacia y calidad, considerando la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los objetivos del Área o Unidad? Técnica /SNP 0 jun-13 33

35 El personal institucional reúne las competencias y valores requeridos, para el desempeño de sus puestos y actividades respectivas, de acuerdo con los manuales de puestos? Técnica /SNP 0 Set Se planifica, recluta y selecciona al recurso humano, con miras a tener el personal idóneo? Técnica /SNP 0 Set Se motiva, promueve, evalúa y capacita a los funcionarios, para mejorar las destrezas? Técnica /SNP 0 jun-13 34

36 Se procura la rotación sistémica de las labores, para el personal con tareas y funciones afines? VALORACION DE RIESGOS Técnica /SNP 0 mar-13 Técnica /SNP 0 jun Se realiza la identificación, análisis, evaluación, administración, la revisión, documentación y comunicación de los riesgos de la Unidad o Área? Se da seguimiento a los riesgos identificados, mediante un Plan de Revisión y Administración de Riesgos? Técnica /SNP 0 ene-13 35

37 3.2.1.Los resultados del SEVRI (identificación de riesgos y medidas de administración) son insumos para retroalimentar el proceso de planificación del Área o Unidad? Técnica /SNP 0 ago-13 ACTIVIDADES DE CONTROL Se han establecido actividades de control pertinentes, para hacer posible la prevención, detección y corrección ante debilidades del SCI y respecto a los objetivos establecidos, previendo una eventual materialización de un riesgo relevante? Técnica /SNP 0 may-13 36

38 Las actividades de control programadas y ejecutadas están integradas a la gestión, pretenden administrar riesgos, contribuyen al logro de los objetivos, son viables, disponen de recursos, están documentadas y se han divulgado entre los funcionarios? Técnica /SNP 0 mar Se realizan informes sobre el avance de las actividades de control, que identifiquen si los riesgos han disminuido o han aumentado, se han materializado o se han generado nuevos riesgos, se ha respetado el cronograma y si las medidas de administración han sido efectivas, así como determinar los beneficios u obstáculos presentados en el proceso? Técnica /SNP 0 jul Se realizan periódicamente las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan necesarios para la Unidad o Área (incluyendo cotejo de documentos, recuento de activos, suministros), para determinar diferencias y adoptar las medidas necesarias? Técnica /SNP 0 jun-13 37

39 Los titulares ejercen una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos? SISTEMAS DE INFORMACIÓN Técnica /SNP 0 jul-13 dic Se dispone de un sistema de información del Área o Unidad organizado, de calidad, seguro, uniforme, con las relaciones necesarias hacia otras Áreas y Unidades, consistente y oportuno? Técnica /SNP 0 abr Se han establecido los procesos necesarios para asegurar razonablemente la comunicación de la información a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio? Técnica /SNP 0 Set-13 SEGUIMIENTO DEL SISTEMAS DE CONTROL INTERNO 38

40 6.1.1 Los funcionarios en el curso de su labor cotidiana comprueban si las actividades de control incorporadas en los procesos se están cumpliendo, para determinar desviaciones en su efectividad e informarlas oportunamente a las instancias correspondientes? Técnica /SNP 0 feb Se realizan actividades periódicas de seguimiento para valorar la calidad y cumplimiento del SCI en el Área y Unidad? Técnica /SNP 0 jul Se realizan actividades periódicas de seguimiento para valorar la calidad y cumplimiento del SCI en el Área y Unidad? Técnica /SNP 0 jun-13 Fuente: Técnica / SNP diciembre 2012 fam 39

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