SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2.013

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA Estado general del Sistema de Control Interno FORTALEZAS El Sistema de Control Interno de la Secretaría de Educación del Distrito, se encuentra implementado y en un desarrollo óptimo, en consecuencia la Entidad debe continuar adelantando actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo de manera que genere impactos positivos para la Comunidad Educativa, dentro de cual se destacan las siguientes fortalezas: Compromiso de la SED con los retos establecidos con el plan de desarrollo Distrital , el plan sectorial de Educación y con la ley 1474 de 2.011, lo que la ha llevado a fortalecer la transparencia en la cultura y accionar de la administración. Implementación de metodología para acceder al nivel sobresaliente en la Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios administrativos, la cual fue formalizada a través de la resolución 695 de de la Secretaria de Educación. Se destaca el compromiso de la alta dirección en el fortalecimiento del sistema de control interno, quien de forma proactiva apoyò a través del proyecto de transparencia la gestión que realiza la Oficina de Control interno, al igual que promovió el mejoramiento del clima organizacional mediante talleres participativos donde se identificaron debilidades y fortalezas, base para la elaboración de planes de mejoramiento que conllevaron a motivar a los funcionarios con un mayor compromiso en el logro de las metas y objetivos institucionales. Teniendo presente el estilo de dirección por resultados el plan de acción de la entidad para el año 2.013, contempla 17 proyectos de inversión totalmente alineados con el plan de desarrollo, estos proyectos de acuerdo con lo reportado en los informes de la Oficina Asesora de Planeación en SEGPLAN (Sistema de Información de Seguimiento al Plan de Desarrollo) a diciembre 31 de lograron una ejecución del 93% de los recursos programados superando al alcanzado el año anterior, en donde se destaca la mayor ejecución de los siguientes proyectos: Fortalecimiento de la transparencia, Tecnologías de la información y las Comunicaciones, Resignificación de las miradas de 1

2 la Educación, Enfoques diferenciales, Maestros empoderados, con bienestar y mejor formación, entre otros. Planes y programas, el plan sectorial de educación es el resultado de un proceso de planificación que incluyó la participación activa del sector educativo mediante jornadas de socialización, se realizaron 9 mesas de trabajo en 17 de las 20 localidades de Bogotá, concretándose un documento alineado con el plan de desarrollo de la Bogotá Humana y que se articula con la gestión y los proyectos de inversión de la Secretaría de Educación y las otras entidades del sector. A nivel de colegios distritales, se realizó el proceso de articulación del POA con el Plan Institucional de Mejoramiento Anual-PIMA (Plan institucional de mejoramiento anual), y se dio inicio al proceso de articulación POA- PIMA- PIGA 2.014, lo cual requirió un proceso de trabajo continuo con la Oficina Administrativa de REDP(Red integrada de participación educativa) en la fase de desarrollo del aplicativo, esta articulación hace más eficiente la labor de monitoreo y seguimiento de la gestión en los colegios y permite tomar decisiones precisas que se traducen en acciones concretas e integradas que optimizan los esfuerzos de los colegios. Construcción de la versión 5 del mapa de procesos, la cual se desarrolló de manera participativa con cada uno de los directivos y profesionales asignados y posteriormente realizó la validación de cada uno de los macroprocesos del nuevo mapa con los directivos competentes, esta versión se encuentra en etapa de aprobación. Es importante resaltar la gestión realizada por la Dirección Financiera, para alcanzar la certificación en la norma ISO 9001:2008 el 2 de diciembre de 2.013, por parte de Cotecna. Esta experiencia pionera en la SED servirá como referente para otros procesos de la entidad que requieran mejorar su eficiencia, eficacia y efectividad para brindar mejores productos y servicios a los usuarios y a la comunidad educativa. La alta Dirección consiente de los nuevos retos para la entidad realizó el estudio de cargas de trabajo y diagnóstico de la estructura actual, elaboró una propuesta de planta de personal y de manual de funciones. Documentos que actualmente se encuentran en etapa de validación y aprobación por parte de la administración. Dentro del componente Administración del Riesgo, se destaca el levantamiento, suscripción y publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción, el cual es producto de 2

3 las actividades contempladas para este periodo en el marco de la ejecución del Plan Anticorrupción y de servicio al ciudadano. Durante el se ajustó la metodología de Administración del Riesgo de la entidad, la cual se encuentra en proceso de aprobación, de acuerdo con la Guía emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Durante el fueron revisadas cada una de las Resoluciones de adopción y modificación del manual de procedimientos de la SED. Esta actividad exigió una minuciosa revisión de cada procedimiento, así como el seguimiento desde su adopción hasta su modificación y/o eliminación desde el año 2003 a la fecha. La Resolución y sus anexos se enviaron a la Oficina Asesora Jurídica para su respectiva revisión, aprobación y trámite de firmas. Adicional a esta labor se efectuó la actualización de 25 procedimientos, los cuales fueron aprobados por los directivos competentes. La oficina de Control Interno con el propósito de fomentar la cultura del control y auto control en los funcionarios administrativos de la SED realizó durante el segundo semestre de 2.013, un taller de sensibilización y prevención con la alta dirección de la entidad, realizó 12 jornadas de sensibilización dirigidas a los rectores de los colegios oficiales de Bogotá y a los directores locales de Educación, en estas jornadas participaron de 252 Rectores y 18 Directores Locales. En el nivel central, se efectuaron dos jornadas donde se tuvo la presencia del jefe de control Interno de la Alcaldía Mayor y de la jefa de Control Interno dela Secretaria de Salud, en temas de autocontrol, sistema de control Interno y fraude Corporativo, en esta actividad participaron 356 funcionarios; además, en coordinación con la Oficina de Comunicación y Prensa la OCI diseño, produjo y público en la intranet y en el Canal Web de televisión Dooin de la SED un video Clip didáctico sobre buenas practicas del control. Igualmente, se realizó sensibilización a los funcionarios de la OCI sobre certificación del proceso de auditoría. La Oficina de Servicio al Ciudadano participó activamente en la formulación de la estrategia de Matriculas 2.014, logrando articular a la Dirección de Cobertura con la Alcaldía de Bogotá, para la utilización de la Red Cade del Distrito, así mismo, también se coordinó con el IPES el apoyo de funcionarios de acción social en las Direcciones Locales. La entidad para el año 2.013, logró proveer a 427 sedes de las instituciones educativas del total programado para la meta plan a 2016, con enlaces de conectividad de alta 3

4 velocidad (30 Mgb), como parte del proyecto ILR 1:1, así como la provisión de tecnología de Última Milla en Fibra Óptica a 300 sedes de colegios, permitiendo un mejoramiento en la conectividad en las instituciones educativas. Además, se adelantó la renovación de los equipos de cómputo dotando con equipos para los niveles central, local e institucional. Implementación de nuevos Sistemas de Información que automatizan sus procesos administrativos y misionales como es el caso del Proyecto Iniciativas Ciudadanas de Transformación de Realidades -Incitar liderado por la Dirección de Participación y Relaciones Interinstitucionales, el cual tiene como fin apoyar las iniciativas de la comunidad educativa y ciudadanía en general, construyendo proyectos que permiten crear un cambio visible en la calidad social de la comunidad educativa y barrial. En el trascurso del tercer trimestre de 2.013, el sistema Incitar permitió el proceso de inscripción de iniciativas entre el periodo comprendido del 15 de julio hasta el 31 de agosto de A partir de ello, se realizó el proceso de notificación masiva de los informes de valoración de las iniciativas registradas con la remisión de correos electrónicos tanto a los facilitadores que inscribieron propuestas como a los que participan en cada una de las iniciativas. Elaboración del Manual de Marca Interna de la SED y una Propuesta de Imagen y Señalética para las 20 localidades y para la Oficina de Servicio al Ciudadano. A través de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa se desarrollaron diferentes canales de comunicación, incrementando la producción de las historias de la educación oficial en Bogotá, con la participación directa de sus protagonistas y la utilización de nuevos formatos multimedia entre los cuales se cuenta la producción de 19 capítulos del Noticiero Escolar Te Re Creo emitidos por Canal Capital en su primera temporada, 194 documentos audiovisuales y periodísticos sobre historias de la educación en Bogotá, Seis (6) 'TrendingTopic' en Twitter por proyectos y campañas institucionales; además se resalta el diseño, creación y puesta en marcha del Canal Web de televisión Dooin TV, que permite fortalecer la comunicación y relacionamiento entre los diferentes públicos internos y externos de la SED. Durante el último año la entidad fortaleció los canales de comunicación virtuales, telefónicos, escritos y presenciales con el objeto de alcanzar mayor presencia mediática, a través de la diversificación de géneros periodísticos y la generación de noticias positivas (free press).dentro de esta actividad se resalta la emisión del boletín impreso y virtual 'Educación al Día' el cual tiene cubrimiento en los tres niveles de la 4

5 SED, 707 boletines informativos en (crecimiento de 318% frente a 2.012), 51 programas de radio 'Hablemos de Educación' emitidos a través de la frecuencia FM de la Emisora LAUD Estéreo de la Universidad Distrital y 19 capítulos del Noticiero Escolar Te Re Creo emitidos por Canal Capital. Desde el año se encontraban sin finalizar en el aplicativo SIGA aproximadamente documentos, situación que genero el propósito de la alta dirección de depurar este aplicativo, logrando con el apoyo dela oficina de Control Interno al finalizar el año una reducción del 65% de estos documentos, es decir que quedan pendientes por finalizar 8.927, gestión que se continuará en el año Cumplimiento del 100% del programa de auditoria de la oficina de control interno, aprobado por la alta Direcciòn, generando valor agregado a las áreas evaluadas en el mejoramiento de sus procesos y procedimientos. Se superó la meta propuesta en la evaluación de los Fondos de Servicios Educativos (FSE ) de los Colegios Distritales, detectaron áreas de oportunidad en aspectos como contratación, inventarios, contabilidad, presupuesto, biblioteca, evaluación Institucional, gestión administrativa y documental. Apoyó a la alta dirección generando alertas tempranas de acuerdo con los resultados de las auditorias y que fueron trasmitidas en los comités del sistema integrado de gestión. Se resalta el logro alcanzado mediante el apoyo y seguimiento de la Oficina de control interno para el cierre formal de hallazgos de un total de que se encontraban pendientes de cierre desde el año a 2.013, proceso que contó con el apoyo de la alta Dirección. DEBILIDADES Persisten debilidades para obtener un compromiso total por parte de todos los directivos y funcionarios de los tres niveles de la SED, para participar en los procesos de aprendizaje, capacitación y socialización a través de las jornadas y actividades organizadas. En la administración de riesgos se presenta bajo análisis de los resultados acciones establecidas para el control de los riesgos que reportan periódicamente las áreas. 5

6 Incumplimiento de algunos líderes de proceso en el seguimiento de los riesgos en los tres niveles de la SED, específicamente en cuanto a los controles establecidos para evitar su materialización. Se presenta un área de oportunidad referente al diseño de un mapa de riesgos institucional, que articule los riesgos identificados por proceso en los tres niveles institucional, local y central y los riesgos de corrupción, que en caso de llegar a materializarse tendría impacto negativo directamente en el cumplimiento de la misión o de los objetivos institucionales. Poca interiorización y apropiación del sistema integrado de gestión debido a la ampliación de los sistemas de gestión que lo conforman y que es necesario que la entidad implemente, a partir de lo establecido en el Decreto Distrital 651 de y el plan de acción trazado por la Secretaria General del Distrito, de manera que lleven al compromiso de Directivos y funcionarios con su implementación y sostenibilidad. Retrasos en la ejecución del cronograma propuesto para la implementación del SIG, en lo que influyó el diseño y aprobación del nuevo mapa de procesos (versión 5), dada la magnitud y complejidad de la entidad. Debido al alto volumen de documentos que maneja la SED, la interacción de los mismos en los niveles institucional, local y central y la dificultad para coordinar las mesas de trabajo con los responsables de la producción documental de cada proceso, la actualización de las de las tablas de retención documental aún se encuentra en proceso. Continúa el alto número de requerimientos de la Contraloría Distrital, en los cuales la Oficina de Control Interno debe gestionar, revisar, consolidar y hacer seguimiento, retrasando significativamente el avance en el proceso de auditorías planeadas, situación que también afectó el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de las Instituciones Educativas Distritales. Los hallazgos de la contraloría de Bogotá para el año se incrementaron debido a que el ente de control retomó los informes de la Oficina de control interno y los agregó a su proceso auditor. 6

7 Inoportunidad de algunas áreas para responder en los términos señalados a los requerimientos de los entes de Control. Ausencia de acciones que le permitan a la Entidad contar con planes de mejoramiento individual formalizados, de modo que se conviertan en una herramienta que le permita al servidor público mejorar su desempeño y el desempeño del área a la cual pertenece. Diligenciado por: Enviado por: MARIA LUCY SOTO CARO OSCAR GUSTAVO SÁNCHEZ JARAMILLO Fecha: Fecha: 11/02/ :00:06 p.m. 11/02/ :00:25 p.m. Proyectó. Elia Rocío Gómez Alvarado Profesional Especializado Oficina de Control Interno. 7

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