No. Tipo Auditoría No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Riesgo Responsable

Transcripción

1 PROCESOS CLAVE O VALOR AGREGADO COMERCIALIZACION Control de Pérdidas Comerciales Geo codificación desactualizada No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 2 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /11/ /11/2013 Gerencia de Comercialización Medio Gerente de Comercialización, Gerente de Planificación, Direcciónde Tecnología de la Información y Comunicaciones OBSERVACIÓN 2. Se realizaron visitas de campo conjuntamente con los administradores de los diferentes contratos firmados con los siguientes contratistas: CONSELEC PERIFÉRICA (Nanegalito, Mindo, Los Bancos y Pedro Vicente Maldonado); CONSELEC URBANA (Yavirac); Ing. Marco Gualpa (Turubamba, sector Chillogallo), en las que se verificaron las revisiones y trabajos realizados por los contratistas, mismas que fueron realizadas a satisfacción de los administradores y fiscalizadores operativos. Se determinó que la geo codificación no se encuentra actualizada, por lo que las direcciones que constan en los listados obtenidos en el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, fueron de difícil ubicación. El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización que en coordinación con el Gerente de Planificación, específicamente con la participación de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, disponga la actualización de geo códigos en el área de servicio de la Empresa, con el fin de que las órdenes de revisión que se entregan a los contratistas de servicios técnicos especializados, contengan información exacta de las direcciones, para evitar pérdidas de tiempo a los contratistas y personal que realiza el control de los trabajos realizados. 17/01/2014 CONCLUSIONES La no actualización de geo códigos, ocasiona pérdida de tiempo a los contratistas, al momento de efectuar las órdenes de revisión y al personal que realiza el control de los trabajos realizados.

2 Geo codificación desactualizada ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 10 Actualización a febrero 20 del 2014: 31/03/2014 La Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición mediante Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero envió a Auditoría Interna por el Sistema de Gestión Documental, las acciones que se encuentran en proceso de ejecución en cumplimiento de las recomendaciones, así: En Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero de 2014, la Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición dispone lo siguiente: "En cumplimiento de la recomendación 2, solicito se coordine con el Departamento Control Clientes, Sección Normalización para establecer un procedimiento de actualización de los datos de ubicación de los servicios eléctricos que ameriten, previo a la revisión de campo por parte de los Contratistas."

3 No se registra el código de identificación del proyecto ID No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 3 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /11/ /11/2013 Gerencia de Comercialización Medio Gerente de Comercialización, Gerente Administrativo Financiero, Dpto. Pérdidas Comerciales VALIDACIÓN DE MATERIALES Para la ejecución de los proyectos priorizados por el CONELEC, del Plan de Reducción de Pérdidas del año 2011 de la Empresa, según cuadro adjunto al memorando DF del 5 de julio de 2013, enviado por el Director Financiero de la EEQ a Auditoría Interna, se utilizaron materiales que fueron retirados de las bodegas de la EEQ, por un monto de ,88 USD, según se detalla a continuación: (Cuadro Adjunto No. 9). OBSERVACIONES En las solicitudes a bodegas realizadas por el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales no se registró el código de identificación del proyecto "ID", por lo que al retirar los materiales, en el Egreso de Bodegas no constó esta información, de igual manera ocurrió con los reingresos de materiales para la ejecución del PLANREP La situación descrita en el párrafo anterior, originó que los administradores de los contratos y órdenes de trabajo contrato, hayan ejercido un control de supervisión de los materiales entregados a los contratistas únicamente en la etapa de liquidación final, y no durante las etapas de ejecución de los mismos; y, que el área financiera haya tenido dificultad en identificar y realizar los registros contables. RECOMENDACIÓN 3 El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización, que a su vez disponga al Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, que coordine con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones ("DTIC"), se dé acceso al Sistema Informático de Bodegas a los administradores de los contratos, para consultar los egresos y reingresos efectuados por los contratistas que ejecutan el PLANREP, con el fin de que ejerzan adecuada e íntegramente el control de gestión de los materiales utilizados. RECOMENDACIÓN 4 El Gerente General, dispondrá a los Gerentes: Administrativo Financiero y de Comercialización, que a su vez dispongan al personal a su cargo, que mantengan comunicación formal permanente, en relación con la solicitud y entrega de información referente a: egreso, reingreso y liquidación de materiales, en la Ejecución de los Planes de Reducción de Pérdidas, PLANREP, con el fin de que fluya adecuadamente la información que el Área Financiera requiere para la realización de los registros contables, y que la emisión de reportes que se generan en esta área, contenga datos reales. 30/01/2014

4 ACCIONES REALIZADAS POR LA ADMINISTRACIÓN A partir del año 2012, el área de Comercialización al realizar la Solicitud a Bodega, ya está haciendo constar el código de identificación de los proyectos, para el egreso y reingreso de materiales de la Bodega. 1. El monto de ,88 USD, corresponde a los materiales retirados de las bodegas por los contratistas, del citado importe no se restaron los valores de materiales que fueron reingresados a las bodegas. El Director Financiero en documentación anexa al memorando DF del 6 de noviembre de 2013, enviado a Auditoría Interna, manifestó que: "Para actualizar la Certificación respecto de las órdenes de reingreso, la Sección de Contabilidad de Existencias solicitó mediante correo electrónico del 30 de octubre de 2013 se remita el detalle de los materiales reingresados del PLANREP 2011, a la Ing. Ana María Soria de la Unidad de Pérdidas Comerciales, ya que en la Certificación anterior solo se consideró valoración de los egresos de bodega". CONCLUSIONES: 1. Que los egresos y reingresos de materiales, se los haya realizado sin código de identificación de los contratistas "ID", ocasionó dificultad en la identificación e imputación contable de los materiales egresados y reingresados en la ejecución del PLANREP Que los administradores de los contratos no hayan tenido conocimiento de los materiales realmente entregados a los contratistas, ocasionó que no hayan ejercido suficientes controles de estos insumos durante las etapas que conforman el proceso de ejecución del PLANREP 2011, puesto que conocieron los datos referentes a materiales cuando se realizó la liquidación de

5 materiales al finalizar el contrato. Con las acciones tomadas por el Área de Comercialización, a partir del año 2012, se facilita la identificación y registro contable de los materiales egresados y reingresados para ejecución del Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales. 3. Información referente a los reingresos de materiales sobrantes de los egresos para ejecución del PLANREP 2011, ocasionó que el importe de materiales utilizados en el PLANREP 2011 Certificado por la Dirección Financiera, sea superior al efectivamente utilizado.

6 No se registra el código de identificación del proyecto ID ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 10 Actualización a febrero 20 del 2014: 31/03/2014 La Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición mediante Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero envió a Auditoría Interna por el Sistema de Gestión Documental, las acciones que se encuentran en proceso de ejecución en cumplimiento de las recomendaciones, así: En Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero de 2014, la Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición dispuso lo siguiente: "En cumplimiento de la recomendación 3, solicito se gestione ante la Dirección e Tecnología de la Información y Comunicaciones, el pedido de asignación de accesos al Sistema Informático de Bodegas, para los administradores de los contratos, En cumplimiento de la recomendación 4, solicito se disponga la utilización de las aplicaciones informáticas vigentes, para la liquidación de contratos, las mismas que integran los sistemas Comercial, Distribución y Financiero".

7 Control de Pérdidas Comerciales No existió suficiente coordinación y comunicación entre los administradores y fiscalizadores No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 1 IAI - Informes de Auditoría Interna AI /11/ /11/2013 Gerencia de Comercialización Medio Gerente de Comercialización, Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, Gerente Administrativo Financiero EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Y ÓRDENES DE TRABAJO CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS PARA EJECUTAR PROYECTOS DE CONTROL DE PÉRDIDAS COMERCIALES, EN EJECUCIÓN DEL PLANREP 2011 VALIDACIÓN DE MANO DE OBRA FACTURACIÓN MASIVA El año 2011 se trabajó con el Consorcio CONSELEC con quienes se firmaron dos contratos complementarios; y desde el 3 de octubre del 2011 se trabajó con seis contratistas con quienes se suscribieron contratos y órdenes de trabajo contrato, a continuación se detallan los valores ejecutados. (Cuadro Adjunto No. 7) FACTURACIÓN DE CLIENTES ESPECIALES De las órdenes de trabajo contrato: *077 y 115 suscritas en los años 2010 y 2011 respectivamente, para la prestación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales de clientes especiales, desde el 2 de enero hasta el 30 de diciembre de 2011 se han realizado trabajos por el monto de ,16 USD, según se describe en el siguiente El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización que conjuntamente con el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales y en coordinación con el Gerente Administrativo Financiero, contrate los servicios de profesionales especializados, que cumplan con las actividades de Administración y Fiscalización Operativa de los contratos u órdenes de trabajo contrato, para la ejecución del Plan de Recuperación de Pérdidas que realiza anualmente la Empresa, con el fin de que el control sea coordinado e integral, tanto de los recursos del Estado como de los que asume la Empresa. Adicionalmente, el costo de las contrataciones de administradores y fiscalizadores operativos sería reconocido por el CONELEC como Gastos Administrativos por no estar incluido dentro de la plantilla del personal y por tanto en el Valor Agregado de Distribución - VAD de la EEQ. 30/05/2014

8 detalle: (Cuadro Adjunto No. 8) Supervisión, administración y fiscalización operativa. La supervisión por parte del CONELEC, la ejerció un Analista Técnico contratado para el efecto por el citado organismo regulador, quien realizó revisiones mensuales de los avances en la ejecución del PLANREP 2011, conjuntamente con personal de la EEQ, luego de lo cual se firmaban actas del trabajo realizado. La supervisión por parte de la Empresa Eléctrica Quito la realizaron los Administradores y la Fiscalización Operativa de los contratos y órdenes de trabajo contrato, para la prestación de servicios técnicos especializados (Mano de obra), estuvieron a cargo de personal del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales de la EEQ. La fiscalización operativa la realizaron seis Revisores de la Sección Operativa, quienes inspeccionaron de manera aleatoria la ejecución de los trabajos de campo, y reportaron mensualmente los resultados de sus revisiones al Jefe del Departamento de Pérdidas Comerciales, quien a su vez puso en conocimiento de los Administradores de los contratos y remitió comunicaciones a los contratistas con el propósito de que cumplan las acciones correctivas pertinentes. La administración de los contratos estuvo a cargo de dos ingenieros eléctricos y un ingeniero en Diseño y Construcción de la Sección Ingeniería, quienes supervisaron las liquidaciones económicas y toda la documentación debidamente legalizada que sustenta el trabajo realizado por los contratistas, también consideraron las observaciones que constan en los informes de la fiscalización operativa, y cuando fue necesario aplicaron las multas o sanciones correspondientes. Los administradores suscribieron conjuntamente con los contratistas o sus representantes, un acta de entrega recepción parcial por cada Estado de Pago, con su respectivo detalle de los trabajos realizados, documentos que se adjuntaron a las facturas correspondientes. Para la liberación de los pagos, los Administradores de los contratos, emitieron un memorando por cada Estado de Pago a la Dirección Financiera, en

9 el que informaron de los trabajos realizados y solicitaron la cancelación correspondiente, con el visto bueno del Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. La documentación que evidencia la fiscalización fue enviada a la Dirección Financiera para la cancelación de facturas y contabilización correspondientes. Una copia de la referida documentación reposa en los archivos que cada Administrador de los contratos mantiene en su poder. OBSERVACIONES 1. No existió suficiente coordinación y comunicación entre los administradores de los contratos y los fiscalizadores operativos designados por el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. Los administradores de los contratos y órdenes de trabajo contrato, manifestaron que la coordinación en el control de novedades se la canaliza a través de la Jefatura del Departamento de Pérdidas Comerciales; lo que significa un problema, ya que la comunicación directa entre administradores y fiscalizadores operativos no fluye adecuadamente, debido a que los niveles jerárquicos que constan en el Orgánico Funcional no lo permiten, ya que los administradores dependen directamente de las Jefaturas de Ingeniería y del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. CONCLUSIONES 1. La falta de coordinación y comunicación entre los administradores de los contratos y los fiscalizadores operativos designados por el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, ocasionó que los administradores desconozcan si la fiscalización operativa, realiza el seguimiento de corrección de novedades detectadas, por lo que éstos se limitaron a notificar a la Dirección Financiera, las multas impuestas a los contratistas para que sean descontadas al momento de pagar las facturas. Los administradores notificaron por escrito a la Jefatura Departamental sobre este particular, mismo que ha mejorado pero no ha sido corregido en su totalidad hasta la presente fecha. 2. Las carpetas de Administración de los contratos y órdenes de

10 trabajo contrato, contienen información adecuada, con respecto a la ejecución de los contratos por parte de los contratistas de servicios técnicos especializados (Mano de Obra), que refleja la correcta utilización de los recursos asignados por el Estado para el Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales (no técnicas) del año 2011 de la EEQ.

11 No existió suficiente coordinación y comunicación entre los administradores y fiscalizadores ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 10 Actualización a febrero 20 de 2014: 31/03/2014 La Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición mediante Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero envió a Auditoría Interna por el Sistema de Gestión Documental, las acciones que se encuentran en proceso de ejecución en cumplimiento de las recomendaciones, así: En Memorando EEQ-DCCE ME del 19 de febrero de 2014, la Directora de la Dirección de Comercialización y Telemedición dispone lo siguiente: "En cumplimiento de la recomendación 1, solicito se inicien las actividades preparatorias, precontractuales para la contratación de los servicios para la fiscalización de los contratos del PLANREP 2014, que sean necesarios".

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