AMPLIACIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE ENTRECULTURAS

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1 AMPLIACIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE ENTRECULTURAS Autor: Manso Gutiérrez, Álvaro. Director: Castejón Silvo, Pedro. Entidad Colaboradora: Entreculturas. Resumen del proyecto El presente proyecto tiene por objetivo ampliar la funcionalidad de GESPRO, la herramienta de gestión de proyectos de la ONG Entreculturas. Entreculturas es una ONG de desarrollo promovida por la Asociación Fe y Alegría, en colaboración con la Compañía de Jesús. Su finalidad es impulsar y promover iniciativas para el desarrollo integral de los sectores más desfavorecidos, a través de la educación, usando esta como camino para romper el círculo de la pobreza. GESPRO es un desarrollo aplicado a los procesos de formulación, financiación, seguimiento de envíos o de pagos y cobros de los recursos económicos y cierre de los proyectos. La primera versión que se realizó de GESPRO cubrió las necesidades planteadas en un primer momento. Con el paso del tiempo se han ido detectando una serie de nuevas necesidades que no están contempladas actualmente. GESPRO es una herramienta intranet, actualmente está implantada en las oficinas de Entreculturas en Madrid, pero parte de este proyecto se centra en la adaptación de GESPRO a las necesidades de sus contrapartes (plataformas locales de cada país que ejecutan los proyectos) internacionales, de manera que la aplicación pueda ser utilizada allí también. La aplicación GESPRO se centra principalmente en la gestión de proyectos, entendiendo estos como una acción de desarrollo con un objetivo definido tendente a solucionar problemas específicos, acotada en el tiempo, espacio y beneficiarios. Un proyecto puede llevarse a cabo de forma autónoma (situación habitual), o puede desarrollarse integrado, junto a otros, en un programa o en un subprograma. El proyecto es la entidad más importante de Entreculturas. I

2 El proyecto ha sido desarrollado en las oficinas de Entreculutras, formando parte del equipo de desarrollo de la organización, y pasando continuos chequeos por parte de los futuros usuarios de la aplicación. A la finalización de cada módulo del proyecto éste pasaba automáticamente a fase de explotación, siendo objeto de revisión si así lo demandaban los usuarios. El proyecto se ha desarrollado en el entorno de programación Visual Studio 6.0, las páginas web utilizan tecnología ASP con Javascript, la base de datos utilizada ha sido MS SQL Server 2000 y para la comunicación entre base de datos y aplicación se han utilizado DLL's programadas en Visual Basic. La ampliación funcional objeto del proyecto, se centra en cuatro necesidades principales, identificadas en cuatro módulos para la aplicación GESPRO: Módulo de contabilidad. Actualmente la aplicación GESPRO, se comunica con una aplicación externa, Proa, que es la utilizada para la contabilidad. Para la implantación de GESPRO en el resto de federaciones ha sido necesario realizar un nuevo modulo contable propio, pues Proa no puede ser exportado al no ser una aplicación propia. Módulo para el seguimiento de la ejecución de proyectos Permite realizar un minucioso seguimiento de cada uno de los proyectos elaborados por la organización. Desde este módulo se pueden controlar todos los aspectos relacionados con los subprocesos llevados a cabo en un proyecto. Cada proyecto se subdivide en entidades cada vez más pequeñas y especificas que permiten llevar el control de todos los aspectos del proyecto, especialmente el económico. II

3 Módulo generador de informes. Este módulo capacita a la aplicación para generar informes sobre los proyectos llevados a cabo por la organización o por sus contrapartes. Los informes son elaborados por Entreculturas, o por cualquiera de sus contrapartes, y explican el estado, evolución y resultados de un proyecto. Cuando se comienza un proyecto se concede un presupuesto para ese proyecto y un plazo de ejecución, asímismo cada proyecto cuenta con una serie de actividades que también cuenta con un presupuesto y un plazo de ejecución.los informes deben contener toda la información sobre los plazos y presupuestos proyectados para un proyecto y para cada una de sus actividades, así como el presupuesto real utilizado y el plazo real de ejecución.este módulo esta estrechamente relacionado con el anterior. Módulo servidor de imagenes. Este módulo permite asociar a cada proyecto una imagen para hacer que la navegación por las distintas ventanas del programa sea más agradable. Permite subir una imagen al servidor y además crea un thumbnail (copia en miniatura) de la imagen. Una vez que la imagen ya está subida es posible asociarla a más de un proyecto si se desea.este módulo esta diseñado pensando en la futura versión de GESPRO, llamada WebGESPRO y que permitirá visualizar GESPRO desde Internet. En esta versión se podrán consultar los proyectos que lleva a cabo Entreculturas, las imagenes permitirán una navegación más atractiva para el visitante. III

4 FUNCTIONAL EXTENSION OF THE APPLICATION FOR THE MANAGEMENT OF ENTRECULTURAS PROJECTS Author: Manso Gutiérrez, Álvaro. Director: Castejón Silvo, Pedro. Collaborating organization: Entreculturas. ABSTRACT The present project has as its main objective to extend the functional character of GESPRO, Entreculturas' tool for project management. Estreculturas is a development NGO supported by the Asociation "Fe y Alegria" (Faith and Happiness), qith the colaboration of " Jesus Company". Its aim is to impel and promote iniciatives for the intregal development of the underprivileged sectors, through the education, using it like a path to break the poverty cycle. GESPRO is a tool applied to the processes of formulation, financing, monitoring of send or economic resources payment and projects ending. The first version of GESPRO was developed for the necessities raised in a first moment. Nevertheless, with the passage of time, a set of new necessities not included have been detected. GESPRO is an intranet tool, at the moment it is installed in the Entreculturas offices in Madrid, but part of this project is focused on the adaptation of GESPRO to the necessities of its international partners. With this adaptation the application will be able to be used for the international partners. GESPRO is mainly focused on the management of projects, understanting it as a development action with the objective of solving specific problems, an action limited in the time, space and beneficiaries. A project can be carried out in an autonomus way (this is the usual situation), o can be developed integrated with others, in a program or in a subprogram. The project is the most important item of Entreculturas. IV

5 The project has been developed in the offices of Entreculturas, being a part of the development team of the organization, and being continuously checked for the future users of the application. At the ending, each project module passed automatically to the exploitation phase being revised if the users demanded it. The project have been developed with Visual Studio 6.0, the web pages use ASP technology with Javascript, the data base used have been MS SQL Server 2000, and for the communication between the data base and the application, DLL's developed with Visual Basic have been used. The functional extension is focused on four main necessities, identified with four modules for GESPRO. Accounting module At the moment, GESPRO, communicates with an external application, called Proa, which is used for the accounting. For the implantation of GESPRO in the rest of the partners, has been necessary to make a new own accounting module, because Proa cannot be exported because it is not an own application. Monitoring of the execution of projects module This module allows the application to make a meticulous monitoring of each one of the projects elaborated by the organization. From this module, all the aspects related with the subprocesses of a project, can be controlled. Each project is splitted in smaller and specifc items, which can control all the issues of a project, specially the economic issue. Report generator module This module allows the application to generate reports about the organization projects or the international partner projects. The reports explain the state, evolution and result of a project. When a project begins, it has an initial budget V

6 and implementation time, each project has a set of activities that have also a budget and implementation time. The reports must contain all the information about terms and budgets projected for each project and for each one of its activities, the real budget and the real implementation time. This module is related with the previous one. Images server module This module can be used for associating an image to each project, it has been done for making the navegation for the differents pages nicer. It allows the user to upload an image to the server and,in addition, it makes a thumbnail of the image. Once the image is uploaded, it is possible to asociate it with more than a project, if the user wishes it. This module has been designed thinking in a future version of GESPRO, called WebGESPRO. WebGESPRO will give us the opportunity to visualize GESPRO from the Internet, and will permit to consult the projects carried out by Entreculturas, the images will create a more attractive navigation for the visitant. VI

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