CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS

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1 Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Profesional de Mantenimiento Tecnológico PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Página 1 de 5 Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº 1860 OBJETIVO Garantizar el funcionamiento y confiabilidad de los equipos eléctricos, electrónicos, electromecánicos y de refrigeración de la Universidad Industrial de Santander. ALCANCE Aplica para las actividades de mantenimiento y verificación metrológica de equipos; asesoría y/o supervisión técnica para el desarrollo de proyectos, compra de equipos y emisión de conceptos de baja de los mismos. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Planear: Internos Solicitud de servicio Identificar, analizar y valorar los riesgos de Mapa de Riesgos de Gestión UAA de mantenimiento gestión que pueden afectar el logro del del proceso. Comunidad Plan de Desarrollo objetivo del proceso. Equipo reparado. Universitaria Institucional Identificar y definir las actividades de Concepto de Baja de Externos: Proyecto Institucional formación para el proceso. Equipos. Contratistas Internos: Contexto Interno Realizar el diagnóstico técnico. Seguimiento del servicio Proveedores UAA Contexto Externo Plan Anual de Mantenimiento Preventivo de mantenimiento Visitantes Procesos Estratégicos (Factores del entorno planear el presupuesto de la División correctivo. Procesos de Evaluación Político, Económico, Planear el Plan de Gestión Inventario Metrológico. Procesos Procesos Misionales Procesos Social y Tecnológico) Realizar seguimiento a la prestación del Plan anual de Procesos de Apoyo Estratégicos Necesidades de servicio. mantenimiento Procesos de formación del proceso. Identificar y gestionar los aspectos e preventivo. Evaluación Externos: Resultados de la impactos ambientales asociados a las Resultados de Procesos Proveedores Externos Evaluación de actividades. Calibración y/o Misionales de Servicios y Desempeño. Identificar los equipos que requieren verificación metrológica. Procesos de repuestos para calibración o verificación metrológica. Asesoría de compra de Apoyo Plan de formación Identificar los peligros/aspectos ambientales Seguimiento de Talento del proceso, con el acompañamiento de los Concepto técnico de institucional Empresas que ofrecen Humano Subprocesos de Seguridad y Salud en el compra Proceso Talento servicios de Calibración Procedimiento para la Trabajo, y Solicitudes rechazadas Humanoy Verificación Identificación de Establecer los controles para los Solicitudes canceladas Subproceso de metrológica de peligros, evaluación y peligros/aspectos ambientales del proceso, Acciones correctivas, Seguridad y valoración de riesgos y con el acompañamiento de los Subprocesos preventivas y de Salud en el establecimiento de de Seguridad y Salud en el Trabajo, y mejoramiento. Trabajo controles. Informe de desempeño Proceso de Equipos de las UAA Identificar, analizar y valorar los riesgos de del proceso. Recursos Físicos Inventario de Equipos. gestión que pueden afectar el logro del Acciones aplicadas Subproceso Cotizaciones. objetivo del proceso. eficazmente. Gestión Repuestos. Matriz de identificación de Ambiental Necesidad de peligros, evaluación y Verificación valoración de los riesgos y

2 Página 2 de 5 Metrológica de Equipos. Quejas y Reclamos Políticas/objetivos/Acue rdos. Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo). Solicitud de supervisión. Directrices para la selección, contratación y reevaluación de proveedores en la adquisición de bienes y servicios. Solicitud concepto técnico para compa de Solicitud de asesoría en obras y proyectos. Información del proceso. Informe de auditorías. Hacer: Realizar el programa anual de mantenimiento preventivo. Realizar el presupuesto de la División Ejecutar actividades propuestas en el Plan de Gestión Ejecutar actividades para la prestación del servicio. Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Asesoría técnica de compra de equipos cuando la unidad lo requiera. Participar en comités de evaluación. Supervisar contratos de ensamble de Verificar: Verificar el cumplimiento de los servicios solicitados. Realizar seguimiento al presupuesto ejecutado Verificar el cumplimiento de actividades propuestas del Plan de Gestión Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión establecimiento de controles actualizado. Plan de formación de Talento Humano ejecutado Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.

3 Página 3 de 5 y actividades de seguimiento. Realizar reuniones de control y supervisión. Verificar el cumplimiento de los mantenimientos preventivos programados Actuar: Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Recursos físicos Equipos de oficina Maquinaria Herramientas Instalaciones Recursos Humanos Jefe DMT Profesionales Técnicos en mantenimiento Auxiliares administrativos Auxiliares de servicios Secretaria Líder del Proceso Recursos Tecnológicos Beneficiario: Funcionalidad, Confiabilidad, oportunidad, relación costo beneficio. Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos. MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Ver Hoja de Vida de Indicadores

4 Página 4 de 5 Software Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico SIMAT. De la Organización: Resolución N 2323 de Manual Normativo y Procedimental para el manejo de bienes muebles de la Universidad. Resolución N 630 de Reglamento de constitución y funcionamiento de cajas menores y fondos fijos renovables en la Universidad. Acuerdo N 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander Acuerdo N 050 de 2015 por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Reuniones Grupo Primario Seguimiento a indicadores Auditorias internas Auditorías Externas Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI 01 REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Listado Maestro de Registros. Ver listado Maestro de Documentos Internos.

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 04 de 2007 Creación del documento. 02 Octubre 30 de 2008 Modificaciones en entradas. Modificación de requisitos de la organización y cambio de la norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP 1000: Abril 17 de 2009 Modificaciones e inclusiones en los requisitos de la organización relacionado con Manual Formativo y Procedimental para el manejo y control de los bienes muebles de la Universidad y ACS No 019/2005, modificaciones en las entradas, actividades y salidas. 04 Julio 29 de 2010 Modificación de requisitos de la organización y eliminación de la norma de referencia de NTC GP 1000: Junio 19 de 2012 Actualización del objetivo, alcance, entradas, salidas, actividades, recursos, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y 06 Abril 15 de 2015 Se actualizaron los requisitos de la organización: Resolución vigente de Caja menor y Acuerdo del Consejo Superior: Reglamento de Contratación. Se incluye dentro de la actividad hacer, la asesoría técnica de concepto de compra y la supervisión de contratos de ensamble. En proveedores y beneficiarios se modifica: todos los procesos por: Procesos Estratégicos, Procesos de Evaluación Procesos Misionales y Procesos de Apoyo. 07 Mayo 12 de 2017 Inclusión de los equipos de refrigeración en el objetivo de la caracterización. Inclusión de la emisión de conceptos de baja en el alcance de la caracterización. Actualización de estatuto de contratación y de la Reglamentación del Estatuto de Contratación.