ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS - ECACEN

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1 Módulo De Estudio Elaborado por: Ariel Alfonso Reyes Castro. Administrador de empresas. Especialista en derecho privado Económico. U Nacional de Colombia. Master en Dirección estratégica. U. de León (España) 1

2 COMITÉ DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrectora Académica ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones pedagógicas MARIBEL CÓRDOBA GUERRERO Secretaria General Dr. EDGAR GUILLERMO RODRÍGUEZ D. Decano. Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios. ECACEN. MÓDULO CURSO ACADÉMICO. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS. La edición de este módulo estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD. Derechos reservados: 2011, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Vicerrectoría de Medios y Mediaciones pedagógicas, Bogotá D.C. Tel (57) ISBN

3 TABLA DE CONTENIDO ACAPITE PÁGINA UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. 6 CAPITULO 1. La teoría General de sistemas y su impacto en los sistemas de información gerencial. 7 LECCION 1. El enfoque sistémico en la gestión de proyectos. 8 LECCION 2. Los elementos de un sistema de información. 12 LECCION 3. El concepto de sistema de información gerencial. 15 LECCION 4. Áreas de trabajo de los sistemas de información 20 LECCION 5. Requisitos técnicos para el desarrollo y gestión de sistemas de información. 24 CAPITULO 2. La tipología de los sistemas de información usados en la gestión de proyectos LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. 31 LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones 35 LECCION 8. Sistemas de información geográfica. 40 LECCION 9. Sistemas de información ejecutiva. 45 LECCION 10. Sistemas expertos. 51 CAPITULO 3. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos. 55 LECCION 11. Análisis y diseño de sistemas de información. 56 LECCION 12. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIGP. 59 LECCION 13. Seguridad de la información. 62 LECCION 14. Auditoria en sistemas de información. 67 LECCION 15. Estándares de seguridad de la información. 70 UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION EN CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. 75 CAPÍTULO 4. Sistemas de información integrados a la gestión de proyectos. 76 LECCION 16. Integración tecnológica. Tic s y tecnologías de información. 77 LECCION 17. Sistemas de planificación empresarial (ERP) 83 LECCION 18. Sistemas de información para la Gestión de las relaciones con los proveedores (SCM) 91 LECCION 19. Integración logística. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad. 96 LECCION 20. Sistemas de información para la Gestión de las relaciones con los clientes (CRM) 99 3

4 CAPÍTULO 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. 106 LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo 107 LECCION 22. Tecnologías para la gestión de proyectos en entornos virtuales. 112 LECCION 23. Sistemas de información para la gestión de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. 121 LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestión de proyectos. 125 CAPÍTULO 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos. 129 LECCION 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. 130 LECCION 27. Herramientas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. 133 LECCION 28. Herramientas informáticas para el desarrollo de proyectos en la web. 138 LECCION 29. Herramientas informáticas básicas para la gestión de proyectos. 144 LECCION 30. Herramientas informáticas para la integración de sistemas de información en la gestión de proyectos. 149 Bibliografía. 4

5 INDICE DE TABLAS: INDICE DE TABLAS Y FIGURAS: Tabla 1.1. Elementos básicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de información. Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de información para la gestión de proyectos. 20 Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de información para proyectos. 21 Tabla Diversos usos de sistemas expertos. 52 Tabla CRM para la etapa de diseño de proyectos. 101 Tabla CRM para la etapa de evaluación de proyectos 101 Tabla CRM para la etapa de gerencia de proyectos. 101 Tabla 21.1 etapas del pensamiento crítico como insumo para el diseño y gestión de proyectos. Tabla Pasos para desarrollar sistemas de trabajo cooperativo integrado en la red. 111 Tabla Tipos de groupware. 114 Tabla Tipos de groupware y su equivalente en SIGP. 117 Tabla Análisis comparativo de los ámbitos de gestión y dirección con distancias

6 INDICE DE FIGURAS: Figura 2.1. Elementos de un sistema de información. 13 Figura 2.2. Elementos de un sistema de información. 13 Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los SIG. 16 Figura 3.2. Funciones de los SIG s. 18 Figura 4.1. Elementos y conocimientos básicos para el diseño de un sistema de información para gestionar proyectos. 22 Figura 5.1. Elementos a considerar a la hora de planificar el desarrollo de un sistema de información. 26 Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos. 28 Figura 6.1. Ejemplo de aplicación del funcionamiento de un TPS sencillo. 33 Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. 38 Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de diseñar un DSS. 39 Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. 42 Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de información ejecutiva Figura El ciclo de la información 56 Figura Fases de diseño de un sistema de información para la gestión de proyectos. Figura Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodología APX. 60 Figura Modelo Strider de seguridad de la información. 64 Figura Estándares Cobit. Áreas de interés. 71 Figura Parámetros de evaluación de la guía ITIL. 73 Figura Estructura de funcionamiento de Zoho. 79 Figura Estructura de operación del cloud computing como herramienta para el desarrollo de sistemas de información. 80 Figura Estructura básica de un ERP. 85 Figura La estructura del SCM. 91 Figura Estructura básica de team rooms. 114 Figura 25.1 estructura de funcionamiento de una solución groupware para la gestión de proyectos. 127 Figura Interfaz inicial de Microsoft Project Figura Asignación de actividades. Duración de estas, responsables, costos y porcentaje de recursos utilizados para realizar un proyecto de investigación con Microsoft Project Figura El DSS de Microsoft Project

7 Figura Informe del sistema experto sobre avances del proyecto. 151 Figura Informe del flujo de efectivo del proyecto para ser presentado en Microsoft Visio. 6 7

8 UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. PROPOSITO BASICO: Dar al aprendiente las herramientas básicas que le permitan conceptualizar el concepto de Sistema de Información y el impacto que estos tienen en el diseño y la gestión de proyectos. CAPITULOS A TRATAR: CAPITULO 1. La teoría General de sistemas y su impacto en los sistemas de información gerencial. Lección 1. El enfoque sistémico en la gestión de proyectos. Lección 2. Los elementos de un sistema de información. Lección 3. El concepto de sistema de información gerencial. Lección 4. Áreas de trabajo de los sistemas de información Lección 5. Requisitos técnicos para el desarrollo y gestión de sistemas de información. CAPITULO 2. La tipología de los sistemas de información usados en la gestión de proyectos Lección 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. Lección 7. Sistemas de apoyo a las decisiones Lección LECCION 8. Sistemas de información geográfica Lección 9. Sistemas de información ejecutiva Lección 10. Sistemas expertos CAPITULO 3. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos. Lección 11. Análisis y diseño de sistemas de información Lección 12. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIGP Lección 13. Seguridad de la información Lección 14. Auditoria en sistemas de información Lección 15. Estándares de seguridad de la información 8

9 CAPITULO 1. La teoría General de sistemas y su impacto en los sistemas de información gerencial. Este capítulo tiene como propósito dar al aprendiente un repaso básico de la teoría de sistemas de su impacto en la gestión en la información y como puede implementarse dentro de la gestión de proyectos. A su vez este está compuesto de las siguientes lecciones: Lección 1. El enfoque sistémico en la gestión de proyectos. Lección 2. Los elementos de un sistema de información. Lección 3. El concepto de sistema de información gerencial. Lección 4. Áreas de trabajo de los sistemas de información Lección 5. Requisitos técnicos para el desarrollo y gestión de sistemas de información. 9

10 LECCION 1. El enfoque sistémico en la gestión de proyectos. El éxito de gestionar proyectos está enfocado en lograr el cumplimiento de actividades y tareas en el tiempo presupuestado. Buscando al máximo cumplir con un presupuesto de recursos previamente delimitado buscando satisfacer las expectativas de sus grupos de interés. Sin embargo lo que en el papel se ve fácil en la realidad no lo es tanto. Ya que cuantas veces en el diario vivir no se ha sabido de proyectos que tenían una fecha de terminación presupuestada pero que al correr de los días debieron postergar su fecha de entrega por muchas situaciones que de haberse conocido a tiempo claramente podrían reducir sobre costos y no conformidades. Quizá es por esta razón que en los últimos tiempos con la incorporación de conceptos como EDI, ERP, SCM y CRM a la gestión de proyectos se ha hecho innegable la necesidad de adaptar a los modelos de gestión el concepto de sistema de información concepto este que está claramente asociado al enfoque sistémico de la organización y específicamente a la teoría general de sistemas. De esta manera dicha concepción creada en 1954 durante la reunión anual para el avance de las ciencias en EUA por Luwing Von Bertalanfly (biólogo) Kenneth Boulding (Economista), Anatol Rapport (matemático) y Ralph Gerald (fisiólogo) se basa en afirmar que cualquier organismo es un sistema en el que un conjunto de partes y que mediante un proceso continuo y dinámico de interacciones entre las partes entrega unos resultados específicos que pueden ser condicionados por su entorno. Así esta concepción sirvió para desarrollar una serie de funciones esenciales para poder explicar el comportamiento de cualquier actividad humana buscando sustentarla en la interacción entre diferentes actores. Así puede destacarse que dichas funciones se pueden esquematizar de la siguiente manera: La teoría general de sistemas busca investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos del conocimiento y la forma de duplicar estos en actividades distintas a las que originalmente fueron diseñados por ejemplo la sinergia, la entropía y la homeostasis y su impacto en las ciencias de la gestión o las leyes de la termodinámica y su correspondiente respuesta en la teoría de la decisión. Así mismo también busca ayudar en el desarrollo de modelos teóricos y metodologías que desde le enfoque de la multidisciplinariedad (transdisciplinariedad) permitan el logro de metas y la minimización (duplicación en ocasiones) en diferentes campos. Buscando con esto la unificación de conceptos que faciliten la comunicación entre diferentes agentes de distintas disciplinas que interactúan buscando un logro común. De esta manera se puede mencionar que a raíz de lo anterior el enfoque sistémico de la teoría general de sistemas permite inferir una serie de características que condicionan su desarrollo y gestión. Así dichas características se mencionan a continuación: 10

11 Interrelaciones: todo sistema para que funcione debe desarrollar relaciones entre sus componentes desarrollando condiciones de interdependencia. Tal como se puede ilustrar con la conocida frase del efecto mariposa2. Enfoque holístico: la teoría de sistemas es analítica cuando el todo se parte en sus elementos constitutivos estas no son estudiadas de manera aislada. Cuenta con entradas y salidas: Sin embargo es necesario recordar que en un sistema cerrado las entradas se presentan una vez en tanto que en un sistema abierto estas se presentan de diferentes formas dando lugar a la aparición del paradigma de complejidad. Para quien quiera profundizar en el tema lo puede hacer en este link: Transformación: todo sistema transforma sus entradas en salidas. Jerarquía: todo sistema esta a su vez compuesto de pequeños subsistemas. Recursión: las propiedades de un sistema se duplican entre los diferentes sistemas que este tenga. Generando un efecto de cascada. Regulación: todo sistema tiene un conjunto de sistemas que vigilan y controlan las partes que lo componen. Esta característica da origen al termino cibernética o ciencia del control y la comunicación entre el hombre y la maquina Diferenciación: en los sistemas complejos algunas unidades especializadas tienen funciones específicas. Aunque la diferenciación de las funciones por componentes sea una característica inherente a todo sistema. Equifinalidad: en un sistema abierto el mismo resultado puede ser alcanzado en muchos puntos iniciales. Estableciendo a su vez que un resultado dado puede estar condicionado por múltiples causas. Complejidad: en todo sistema existe una jerarquía de niveles de organización en la cual cada nivel se caracteriza en términos de características propias desarrolladas o adaptadas a partir del entorno. Presencia de procesos; condicionados por una caja negra la cual se encarga de ejecutarlos a partir de: o o o o El número de elementos involucrados en el sistema. Las interacciones entre estos Los atributos específicos de cada uno de estos elementos Los grados de organización según el tipo de sistema que los incorpore (lineal, matricial, de staff, hipertexto, en trébol, hotdesk, hotelling, fractal etc.) Así mismo aunque existen estas características propias e inherentes a todos los sistemas también es necesario entender que dentro del análisis de sistemas también es necesario integrar a dicha concepción que existen una serie de elementos que claramente afectaran el diseño de cualquier sistema de información y que se exponen a continuación: 11

12 PARAMETRO Actores (Stakeholders o Grupos de interés) Propietario Restricciones ambientales Transformación Weltanschauung Cliente CARACTERIZACIÓN Son los agentes que condicionan el éxito o los fracasos de un sistema de información orientado a proyectos. En ellos se incluyen la sociedad, el estado, la comunidad e inclusive los colabores del proyecto por solo citar algunos. El controlador del sistema y quien por ende toma decisiones sobre el mismo. Es la piedra angular del proceso y quien condiciona el éxito/fracaso del mismo. Interacciones ambientales o del entorno que afectan de manera positiva/ negativa el desempeño del sistema por ejemplo leyes, acuerdos comerciales u obstáculos técnicos al comercio. Conjunto de procesos decisionales que permiten el procesamiento de información y la toma de decisiones. Elementos ligados al clima y la cultura organizacional. Beneficiarios o victimas afectados por las actividades del sistema. Tabla 1.1. Elementos básicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de información. Adaptado de Morales Montejo Clemencia; Evalué la gestión de su empresa. Más allá de la estrategia y los indicadores Panamericana formas e impresos. Así mismo no hay que olvidar que todo sistema debe tener una cabeza visible que lo gerencie y lo gestiones por tal motivo la próxima lección se enfocara en le desarrollo y concepción de los sistemas de información gerencial. EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. Para recordar en esta ocasión se hablara de lo que es y lo que no es un proyecto. Así puede decirse que un proyecto es temporal y no puede considerarse como una operación en curso3. De esta forma los proyectos se diferencian de las actividades en cuero en que tiene claramente definido un periodo de finalización. El proyecto también es un esfuerzo coordinado de varios actores que requieren de una cuidadosa planificación en donde para que estos sean exitosos requerirán de una preparación y una planificación previa. Así mismo cada proyecto crea un bien o un servicio único. Ese es su objetivo básico. ACTIVIDAD. Mencione 10 ejemplos de actividades productivas que puedan caracterizarse como proyectos. 12

13 LECCION 2. Los elementos de un sistema de información. Un Sistema de información es una combinación de elementos y actividades que ejercen sinergia entre sí para formar parte de un todo que es la razón de ser, la función de la empresa y todo lo que realiza para poder lograrlo. Dicho de otro modo, es la forma en que la empresa obtiene, procesa, almacena y distribuye información (manipulación de datos) para mejorar la toma de decisiones y así controlar mejor la organización, por lo tanto es una herramienta altamente valorada por los directores y gerentes de la empresas, siendo de gran ayuda y altamente productiva, evitando así la manipulación de grandes cantidades de información lagunas veces engorrosa y complicada para los tan atareados altos directivos, por lo que también permite representar con antelación situación que requieren un análisis profundo que pueden afectar la organización y que visualizándolas a tiempo pueden evitar complicaciones posteriores, así como también, asistir la coordinación y analizar problemas de manera más fácil, pues proporciona la información relevante de forma inmediata para el control de la organización; entre otros aspectos. Con esto claro, se dirá que un sistema de información (SI), como la unión de varios elementos encaminados al tratamiento y administración de datos e información, coordinados y preparados para su posterior uso, creados para satisfacer las necesidades empresariales (objetivos corporativos). Estos elementos serán parte de alguna de estas categorías: Personas. Datos. Actividades o técnicas de trabajo. Recursos materiales en general (recursos informáticos y de comunicación suelen ser los más utilizados, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente). Dicha información se puede ver simplificada en la figura

14 Figura 2.1. Elementos de un sistema de información. Fuente: adaptado de consultado el 04/01/2011 a las 1:01 p.m. GMT. Estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) procesando la información para distribuirla adecuadamente en la organización en función de sus objetivos. Algunos autores aceptan estos elementos y les atribuyen otros más, siendo esta su representación: Figura 2.2. Elementos de un sistema de información. Las flechas indican el sentido del flujo de información. Modificado de: consultado el 04/01/2011, a las 3:05 p.m. gmt. Dónde: Bases de datos: almacenamiento organizado de datos que permiten la toma de decisiones. Transacciones: son los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información. 14

15 Informes: elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos. Procesos: Se crean nuevos registros obtenidos de bases de datos, Estos procesos son controlados por los usuarios. Usuario: Reconoce a todos los miembros que se relacionan en el sistema. Procedimientos Administrativos. Por lo tanto, un proceso de información domina información de sus procesos y su medio; en pocas palabras podemos decir, entonces que son movimientos o actividades básicas de la información, tales como entrada, procesamiento y salida, el feedback se fundamenta en entradas de vuelta para ser analizas y perfeccionadas, y es así, como apoya la toma de decisiones y la planeación estratégica de la organización. Es usual escuchar a los encargados del área de sistemas de un proyecto el término de sistema de información informático, esto ocurre porque generalmente la mayoría de los casos por que sus recursos materiales en los sistemas de información están dotados de sistemas informáticos; Lo cual no significa que un Sistema de información debe requerir de dichos patrimonios, para que funciones, por lo tanto se diría que los sistemas de información informáticos, son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general. EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. Con la información suministrada en esta lección y realizando una investigación de campo, de un ejemplo real donde utilice un sistema de información y tenga como subclase un sistema de información informático, planteando un feedback, en el proceso. 15

16 LECCION 3. El concepto de sistema de información gerencial. La dirección y gestión de proyectos requiere la colaboración de los sistemas de información para hacer más eficiente y eficaz su función, y como se observó en la lección 2, por esta razón se analizará con más profundidad como los sistemas de información hacen más fácil la manipulación de la información para la gerencia. Cuando se necesita tomar decisiones clave para el correcto funcionamiento de la organización se necesita información relevante que permita tener un panorama claro de la situación y el entorno y así decidir lo que más favorezca, por lo tanto no es solo información lo que necesita la gerencia sino la manipulación que se le dé a esta, su análisis es lo relevante y cómo éste influye en la decisión final. Un computador por sí solo no es un componente fundamental dentro de un sistema de información gerencial (SIG ó MIS siglas en inglés Management Information System), o la información contenida dentro de éste no sería relevante sin un apersona capacitada que la procese, pero es muy complicado que un SIG pueda realizarse sin la ayuda de las facultades de un procesador. Por esta razón en el mercado se encuentran software o sistemas de información diseñados exclusivamente para el manejo integral de los recursos corporativos, y uno de los más reconocidos es el ERP Enterprise Resuorce Planning Software, permitiendo que cada vez más la empresa se automatice y sea más fácil la gerencia. Finalmente aunque son una herramienta utilizada para mejorar la productividad, no significa que sean un sistema de información gerencial, pero si puede convertirse en un SIGP. Por tal motivo Los SIG requiere un manejo de la información que permita ser más estadístico, que muestre tendencias, realizar comparaciones y análisis; es importante saber que tener información oportuna no significa estar sobre cargado de información histórica y comparativa de resultados, pero tampoco tener a la mano el último pago o la última factura o el último pago registrado en el sistema, pues no influirá mucho en el análisis que se realiza, por lo que será mejor utilizar los movimientos realizados al día anterior y si es muy relevante la información del actual día se anexará como un informe adicional. Para poder definir un SIG, es imperativo establecer los indicadores de gestión, cifras que permitan medir el avance de la organización hacia los objetivos establecidos, pues sin éstos plenamente definidos y difundidos, no tendrá un rumbo claro la organización y mucho menos el SIG EL SISTEMA INTEGRADO DE LOS SIG. Un sistema integrado, es decir, hombre-máquina, significa que el recurso humano realiza unas actividades especiales mejor hechas que una máquina y recíprocamente algunas cosas son mejor realizadas por una máquina, para anticipar información de apoyo en los procedimientos, la toma de decisiones y por ende en la administración de la organización. Su estructura de funcionamiento se ilustra en la figura

17 Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los Sig. Modificado De El 07/01/2011 De donde se puede establecer que cada uno de sus componentes cumple una función a saber: a. Información de procesamiento: es el procesamiento de la información y estado de las actividades relacionadas. b. Recursos de la información: permiten apoyan las operaciones de control. c. Recursos de sistemas de información: asiste la planeación estratégica y la toma de decisiones. d. Recursos para la planeación estratégica: recursos de la información que permiten la planeación estratégica y estable objetivos claros para la gerencia. El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos. 17

18 3.2. FUNCIONES DE LOS SIG Las funciones básicas de un SIG son 3 y se esquematizan gráficamente en la figura 3.2. que se muestra a continuación. A su vez estas se esquematizan de la siguiente manera: A. Entrada de datos. Combinación de datos. B. Proporciona información en manuales, electrodomésticos y computarizados. C. Sistemas de Información De Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistemas de Información de Informes Financieros externos, planificación de recursos empresariales, SPSS, entre otros. Figura 3.2. Funciones de los SIG s. Fuente: el Autor. Estos elementos permiten realizar dos funciones muy importantes para la gerencia que son el control y la toma de decisiones. Dentro del proceso administrativo se encuentra el ciclo Deming que requieren el SIG, y este sistema debe ejecutar cuatro puntos elementales en la información: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia. EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. Consulte la unidad 3 del texto análisis y diseño de sistemas de información de James A Senn de acuerdo con este elabore un mapa conceptual que ilustre los elementos necesarios para la elaboración de un sistema de información gerencial. 18

19 LECCION 4. Áreas de trabajo de los sistemas de información A lo largo de estas lecciones se han mencionado los elementos que caracterizan un sistema según la teoría de sistemas, se ha hablado de lo que es un sistema de información gerencial y se ha especificado los elementos básicos para poderlo desarrollar así mismo en esta lección se hablara de las áreas de trabajo de los sistemas de información. Para lo que en el caso de la gestión de proyectos se empezar a hablar del denominado triángulo de proyectos. De él puede decirse que aunque existan variaciones todo proyecto en su realización utilizara tiempo para el desarrollo de sus actividades, tareas y subtareas asignadas. También utilizara algún componente contable en la forma de costo, gasto, egreso, ingreso o emolumento. Así como también una delimitación (a partir del ámbito5) y unos recursos específicos. De esta manera estos tres elementos condicionaran a las áreas de interés que dentro de la gestión de proyectos requerirán del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de información. De esta manera se podría decir que desde la gestión de proyectos las áreas de trabajo que un sistema de información debería abordar se pueden sintetizar en las siguientes tablas: Sistema principal Mercadeo funcional Algunas aplicaciones típicas que reúne Cubos OLAP, minería de datos, data Wharehousing, análisis del cliente, de la competencia y de los distintos grupos de interés tales como proveedores y demás fuerzas del entorno. (plan de compras). Recurso humano Finanzas contabilidad Innovación Producción y Administración de salarios, diseño de cargos, procesos de convocatoria, selección, contratación, capacitación ascensos y despidos de personal fijo o tipo staff. Análisis de costo beneficio, análisis de rentabilidad, (ROA. ROE, TIO) análisis del VPN y la TIR. Establecimiento de gastos pre operativos, compra de licencias, marcas, patentes, adquisición de activos intangibles vía know how, gestión del conocimiento. Diseño de procesos, diseño de flujos de trabajo, diseño de instalaciones, diagramas y mecanismos de control. Análisis del entorno (vía metodología SWOT o matriz PEST Alta gerencia Enfocado en el análisis de leyes, decretos, jurisprudencia etc. Sobre temas tecnológicos, políticos, económicos, ambientales y sociales. Planeación por escenarios, planeación estratégica, asignación de recursos Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de información para la gestión de proyectos. 19

20 Paralelo a lo anterior también es necesario definir el tipo de usuarios que usaran estos sistemas ya que serán estos quienes procesaran dicha información y la usaran para la toma de decisiones así al caracterizarlos se tendrá: Usuario Personal de la oficina de proyectos Personal de apoyo (staff) y especialistas Gerente de proyectos Usos Personal encargado del ingreso de la información su procesamiento y la generación de información ligada a temas como costos del proyecto, personal ocioso o personal sobre asignado. Personal encargado de manejar la documentación el análisis de la información del proyecto e inclusive de la asesoría y/o consultoría del mismo. Personal encargado de detectar problemas, darles solución y tomar decisiones al respecto. Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de información para proyectos. Fuente: el autor. Paralelo a lo anterior es preciso antes de avanzar un poco mas en el desarrollo de la aplicación entender los elementos que se vuelven necesarios a la hora de desarrollar un sistema de información7 de forma eficaz En primer lugar tenemos (tal y como se puede ver en la siguiente figura) que se requieren algunos conocimientos básicos sobre computación sobre todo los relacionados con estructuras de programa y datos específicamente en el caso del código fuente. Paralelo a esto se debe estar en capacidad de seleccionar los datos que se van a utilizar en el diseño de los indicadores con el fin de realizar una adecuada administración de datos que a su vez deberán ser analizados y transmitidos a las personas interesadas quienes a su vez determinaran lo que se deberá hacer en función a lo que el sistema ha mostrado Otro punto a tomar en cuenta en la realización de este sistema de información estriba en los conocimientos básicos que deben ser tomados en cuenta para la puesta en marcha de forma óptima de este. 20

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