AUDITORIAS INTERNAS. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nov 24 de 2012

Transcripción

1 I. Objetivo Establecer las actividades para llevar a cabo las Auditorias Internas que permitan determinar si el sistema de gestión integral es conforme a las disposiciones planificadas con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y 14001:2004 respectivamente y los requisitos establecidos por Construcciones y Carreteras, S.A. DE C.V. así como su eficaz implementación. II. Alcance Desde la planificación y realización de las auditorías internas hasta la verificación de la eficacia de las acciones tomadas en el plan de reacción a las no conformidades reportadas en el informe de auditoría. III. Responsable del procedimiento Medioambiental IV. Políticas 1. El alcance de las auditorías y su frecuencia se definen en el programa anual de auditorías FCA- 011 y en el plan de auditoría FCA El responsable del área que ésta siendo auditada debe asegurarse de que se tomen acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. 3. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación en el formato de acciones preventivas y correctivas FCA Los informes de auditoría son considerados por la dirección general para determinar la eficacia del sistema de gestión integral. 5. Los requisitos para ser auditor interno y auditor lider son: EDUCACION: Haber concluido la educación media superior o equivalente FORMACION: Haber tomado el curso de formación de auditores. Haber tomado el curso de Interpretación de las Normas ISO 9001:2008 y 14000:2004 EXPERIENCIA: Haber participado como observador en al menos una 1 auditoría (Sistema de Gestion Integral. Para auditor Líder en 2 auditorías (Sistemas de Gestion Integral). HABILIDADES: Falicidad para la comunicación oral y escrita. Responsable. Habilidades de Liderazgo. 6. La empresa puede subcontratar a personal externo para realizar sus auditorías al sistema de gestión integral. En cuyo caso se solicitan los siguientes requisitos. Que el auditor externo tenga una experiencia de al menos 2 años auditando sistemas de Gestion. Que tenga un respaldo por una empresa de consultoría y/o que esté acreditado como auditor por un organismo certificador. 1

2 7. Todos los puntos de la norma ISO 9001:2008 y 14001:2004 deben ser auditados al menos una vez al año. 8. Los auditores internos, no deben tener responsabilidad directa sobre el área auditada. 9. Si el auditor no cuenta con mucha experiencia en auditorías o bien le resulta útil, podrá hacer uso del documento denominado Lista de Verificación FCA-016, con el cual podrá hacer una agenda detallada con los puntos que habrá de revisar en cada procedimiento, volumen de la muestra, etc 10. De acuerdo a su impacto en el sistema de gestión Integral las no conformidades se clasifican en: No conformidad mayor: Indican una omisión o falta de implantación en cualquiera de los puntos establecidos en las normas internacionales ISO 9001:2008 y 14001:2004 Afectan directamente la calidad del producto y ponen en riesgo al cliente No conformidad menor: Si son fallas aisladas (no sistemáticas) en el sistema de gestión integral. No ponen directamente en riesgo la calidad del producto. Observación: Es una situación que implica un riesgo de falla pero que no esta sometida a ningún requerimiento en el sistema de gestión de la calidad y medioambiental. 11. No será necesario tener todas las acciones correctivas de la auditoría previa, cerradas, para llevar a cabo la siguiente auditoría 12. Los informes de auditorías FCA-013, las acciones tomadas para eliminar o controlar las no conformidades, la verificación de dichas acciones y el informe de los resultados de la verificación se controlan conforme al procedimiento de control de registros PCA Cualquiera de los auditados tendrá la opción de apelar ante algún desacuerdo. Esto podrá llevarse a cabo durante la lectura del informe de auditoría o a más tardar tres días posteriores a la recepción del informe escrito. 14. Ante una apelación se reunirá un grupo formado por el Medioambiente, el afectado y un tercero que podrá ser alguna autoridad de la empresa y/o un consultor. 15. La eficacia del sistema se evalúa a través del análisis de los objetivos y los indicadores de procesos V. Glosario. Auditor Lider: Es la persona responsable de dirigir y coordinar al equipo auditor durante las actividades relacionadas con la auditoría. Responsable de realizar el informe de la auditoría. Programa de auditoria: Conjunto de una o varias auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría 2

3 Criterio de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a la auditoría. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, declaraciones de hechos o cualquier otra información que nos permita evaluar de manera objetiva con el fin de determinar hasta donde se cumplen los criterios de auditoría. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Auditor: Persona con la competencia y habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes para llevar a cabo una auditoría. VI. Referencia a otro documento Nombre Norma Internacional ISO 9001:2008 Norma Internacional ISO 14001:2004 Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas Procedimiento de Control de Registros Código N/A N/A PCA-003 PCA-004 3

4 VII. Diagrama INICIO A 1. Programación de la auditoría de acuerdo al plan anual de auditorías 7. Efectuar cierre de auditoría y entregar Informe 8. Elaborar plan de accion 2. Planeación de la auditoría 9. Implementar las acciones tomadas 3. Selección del equipo Auditor 10. Informe de los resultados de la eficacia 4. Reunión de apertura 5. Conducción de auditoría de acuerdo al plan elaborado para ello 6. Reunión previa del equipo auditor 11. Fueron eficaces las acciones? 12. Cerrar no conformidad FIN A 4

5 VIII. Descripción de actividades 1 No. Actividad Responsable Tomando en cuenta el programa anual de auditorías, cada auditoría se habrá de planificar, días previos a la fecha correspondiente. Se elaborará el plan de auditoría, en el cual se incluyen la fecha, hora, participantes, alcance y lugar. Este plan es entregado y confirmado a los participantes. Medio ambientel. Documento de Referencia FCA-011 FCA Se elabora un plan para cada auditoría, incluyendo: Objetivo y alcance de la auditoría, documentación de referencia, personal responsable de la realización de la auditoría, personal responsable del documento, fecha y lugar de realización, tiempos aprevistos de auditoría (apertura, auditoría y cierre). El auditor líder determinará los tiempos que se utilizarán para retroalimentar sobre observaciones y notas tomadas en los procesos que se han auditado. medio ambiente. Auditor Líder FCA La selección de equipo auditor se llevará a cabo tomando en cuenta las políticas 5 y 6 de este procedimiento. medio ambiente. 4 Se lleva a cabo la reunión de apertura en la fecha programada, el auditor jefe esta al frente de la misma y debe procurar: Presentar a los participantes Dar a conocer el objetivo y alcance de la auditoría Confirmar el programa de la auditoria Confirmar la reunión de cierre Aclarar cualquier tipo de dudas Auditor Jefe 5 Se procede a la ejecución de la auditoría siguiendo el programa establecido y realizando reuniones de apertura y cierre con los responsables de las áreas a auditar. Toda la información recabada se registra en la lista de verificación, se obtiene información sobre la cual se puedan construír conclusiones basadas en evidencias, esta podrá obtenerse de entrevistas personales, documentos, observación directa y registros. Auditor Jefe Equipo Auditor FCA El equipo auditor lleva a cabo una reunión previa al cierre de auditoría para analizar la información recabada y redactar las no conformidades incluyendo: magnitud del problema, incumplimiento y ejemplos. Así mismo se anota la clasificación de la no conformidad de acuerdo con los criterior de la norma (no conformidad mayor, menor u observación) en el formato de Informe de Auditoría (FCA- 013) Auditor Jefe Equipo Auditor FCA Se lleva a cabo reunión de cierre de la auditoría, en donde Auditor Jefe 5

6 se entrega el informe a los auditados para llevar a cabo las correcciones de las no conformidades encontradas. El responsable del área que se auditó es responsable de que se tomen las medidas establecidas en las acciones preventivas correctivas, mientras que el Jefe de calidad es responsable de dar seguimiento a éstas. Equipo Auditor Responsables de área 8 Se elabora un plan de acción con el responsable de área y se registra en el formato de acciones correctivas. El responsable de área deberá entregar el formato con la respuesta al jefe de calidad en un plazo no mayor a 3 días hábiles. Responsable de Área FCA Se implementan las acciones tomadas para el cierre de las no conformidades de acuerdo a las fechas de compromiso de los responsables Jefe de calidad y Medio Ambiente 10 Se verifica que las acciones tomadas hayan sido eficaces, revisando que la no conformidad no se haya vuelto a presentar. Las acciones de verificación, así como los resultados de estas, se registran en el formato de acciones preventivas y correctivas. Medio Ambiente 11 Las acciones fueron eficaces? SI: ir a 12 NO: ir a 8 Medio Ambiente 12 Se cierra la no conformidad. IX. Formatos anexos. No. Nombre Código 1 Programa anual de auditoría FCA Plan de auditoría FCA Informe de auditoría FCA Guía para Auditoría FCA Formato de Acciones Correctivas FCA Control de Acciones Correctivas FCA Plan de Reacción FCA-007 6

7 X. Bitácora de Cambios Descripción del cambio Sugerido por: Fecha de implantación Comentarios Se documentaron las actividades que se deben de considerar al planificar una auditorí Auditoria de certificación 8 de agosto de 2003 Se documenta el criterio a seguir de cómo realizar auditorias. Auditoria de certificación 20 de agosto de 2003 Se modifica el formato de Auditoria Interna en donde se resumen los campos de mejora y conclusiones. Se eliminan las políticas 5, 12, 13 y 14 por considerarlas reiterativas y complejas en su redacción. Se actualiza la versión ISO (2008 VS 2000) Se incluye el sistema de Gestión Ambiental Se incluye el último punto en la política No. 5 y los dos últimos incisos en la política No. 6 Auditoria de Mantenimiento Mejora Continua Mejora Continua Observaciones de la primer auditoría Interna MA Febrero de 2005 Abril 3 de 2012 Julio 16 de Noviembre de 2012 Auditoria Interna Sistema de gestión Integral Se analiza las competencias de los auditores y se incluye política de Programa de trabajo para atención de las observaciones 10 febrero 2014 Abril 2014 Se adicionan las políticas 11, 13 y 14 Dar respuesta a no conformidades de Auditoría Externa 7

8 Emitido por: Revisado por: Aprobado por: Versión 008 RVS DCA-001 RVS DCA-001 AFG DAD /abril/