PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO FISCALIZACION

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para determinar la correcta liquidación y pago del aporte parafiscal del 4%, respecto del Ingreso Base de Cotización-IBC (Base Gravable), de los aportantes afiliados a la Caja de Compensación. 2. ALCANCE Aplica a la. 3. FUNCIONES Jefe de la : Solicitar mediante comunicación escrita certificada dirigida al aportante de manera expresa los documentos soportes del pago de aportes de uno o varios periodos y que dicha actuación se ejecutará en cumplimiento del control y oportuna liquidación y pago de los aportes parafiscales. La falta de respuesta ocasionará el reporte a la UGPP. Secretaria ( ): Preparar y llevar el correcto archivo de la información soporte del proceso de Fiscalización (cartas a los empleadores). Auxiliar Administrativo ( ): Realizar seguimiento a los aportantes que se les inicio proceso de Fiscalización y no han normalizado su pago para reportarlos a la UGPP. En el formato establecido para tal fin. Promotor de ( ): Visitar al empleador e informar que va a ser sujeto de un proceso de Fiscalización de la correcta liquidación y pago del aporte parafiscal del 4%, para lo cual ejecutara los procesos, procedimientos y actividades de recaudo de aportes parafiscales, de acuerdo con las normas vigentes. 4. DEFINICIONES Carta solicitud de información: Documento a través del cual se le informa al aportante que será sujeto de fiscalización del pago de aportes, de la correcta liquidación de estos, para lo cual se le solicito remita una serie de documentos. Cobro persuasivo: Procedimiento mediante el cual, una vez determinada la obligación, se requiere el pago al deudor por escrito o telefónicamente, con el fin de lograr el pago voluntario de la obligación y así evitar el cobro coactivo. Deudor de aportes: Toda aquella persona natural o jurídica afiliada a la caja perteneciente al Régimen de afiliación Obligatoria que presenta mora por concepto del aportes parafiscales del 4%. Empleador Aportante: Toda persona natural o jurídica, pública, privada o de economía mixta, sin límite alguno en cuanto a capital y tamaño, que tenga como mínimo un trabajador. Empleador Delusor: Es aquel empleador que realiza el pago de sumas inferiores a la obligación real, paga menos de lo debido. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo Cargo: Nombre: Carlos Andrés Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre: Henry. Mesa Barbosa Corporativa Solano Novoa Rojas Betancourth Nombre: William Nombre: Jaime Alejandro Medina Cortes Delgado Cifuentes DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 5 Empleador Evasor: Es aquel que nunca ha pagado los aportes a pesar de estar obligado a efectuarlos, ya sea conscientemente o por desconocimiento de la ley. Empleador Moroso: Es aquel empleador que en la actualidad presenta mora en el pago de los mismos. Fiscalización: proceso mediante el cual se efectúa la verificación del pago de los aportes parafiscales del 4%, con el fin de asegurar su correcta liquidación y pago por parte de los aportantes. Interés moratorio: Es el porcentaje o tasa que se aplica como sanción por el no pago oportuno de las obligaciones parafiscales, de conformidad con la normativa vigente. Liquidación de : Formato donde se consignan los valores por concepto de ingreso salarial base de liquidación del Aporte y se efectúa la correspondiente liquidación, evidenciados durante el proceso de verificación. Salario: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, cualquiera que sea la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. Trabajador: Es la persona natural que presta su servicio personal a otro denominado empleador, mediando una subordinación con respecto de aquel, a cambio de una remuneración denominada salario. Visita de Fiscalización: Acción realizada por un funcionario de la Caja al empleador directamente en el domicilio de este, en la que revisa los documentos que soportan la correcta liquidación y pago del aporte parafiscal del 4%.

3 Página 3 de 5 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Identificación Aportantes Fiscalización DETALLE Seleccionar y clasificar, con base en los reportes del sistema de información y con los cruces de información con entidades externas, los presuntos evasores, delusores y morosos, tomando en consideración aspectos tales como: prescripción, actividad económica, sujetos responsables de DEPENDENCIAS DIVISION DE APORTES Jefe REGISTROS 1. Base de datos. 2. Elaborar las cartas de presentación para las visitas. Generar requerimiento donde se indicará al aportante que, de conformidad con los cruces de información con fuentes internas y externas será objeto de un proceso de Fiscalización por los periodos de pago de los meses de xxxx a xxxxx, se validara la correcta liquidación del Ingreso Base de Cotización-IBC (Base Gravable), sobre el cual debió liquidarse el aporte, con el monto por usted pagado a través del PILA e indicándole que documentos debe presentar a la funcionario de COFREM designada para tal fin, se advertirá que en caso de que no responda o lo haga evasivamente, además de las sanciones por no enviar los documentos soportes, se dará traslado a la UGPP. 1. Jefe 2. Secretaria 3. Promotor de 2. Cartas Oficio Presentación. 3. Realizar la visita para verificar sí el aportante ha efectuado correctamente sus pagos. Elaborar acta de visita en donde se describa el procedimiento, los hallazgos, la relación de documentos soporte, la vigencia y el valor liquidado tanto por capital adeudado como por intereses causados, y las advertencias de ley sobre generación de intereses diarios por el no pago oportuno. Igualmente, informará en dónde se debe realizar el pago. De éste documento se entrega copia al representante legal de la entidad o a quien el representante legal de la entidad autorizo para atender la visita. Promotor de 3. Formato acta de Visita 4. Liquidación de Elaborar la liquidación con base en la información contenida en el acta de visita y demás documentos soportes.

4 Página 4 de 5 ACTIVIDAD 4. Presentación Informe de Visita. DETALLE Presentar el informe de la visita, al jefe de la división de aportes adjuntando la carpeta que contenga, original de la liquidación con los respectivos documentos soporte de la visita realizada incluyendo los soportes respectivos. DEPENDENCIAS DIVISION DE APORTES Promotor de REGISTROS N/A 5. Remitir al aportante del resultado de la visita de Se remite la liquidación de aportes, con oficio en el que se informe que en un plazo de 5 días debe entregar el soporte de pago (reporte Planilla PILA). 1. Jefe 2. Secretaria 5. Oficio resultado 6. Efectuar seguimiento pago de aportes inexactos, archivo o reporte UGPP Efectuar seguimiento, en caso de no pago o de no presentación de propuesta de pago a plazos, preparar el expediente para la proyección de la Resolución de determinación de deuda. Sí la liquidación fue pagada, ordena actualizar el Sistema de Información dentro del proceso de registro de ingresos. En caso contrario proceder a reportar a la UGPP como inexacto con los valores respectivos. 1. Promotor de 2. Auxiliar Administrativo 6. Reporte Planilla Pila. 7. Reporte inexactos UGPP

5 Página 5 de 5 6. REGISTROS RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código del Registro Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico 1. N/A Base de datos. X 2. Formato Libre Cartas Oficio Presentación X 3. Formato Libre Formato acta de Visita X 4. PD F01 Liquidación de X 5. Formato Libre Oficio resultado 6. Externo Reporte Planilla Pila. X 7. Externo Reporte inexactos UGPP X X Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Aplicativo Servidor Servidor Responsable (Cargo) Indización N/A Tiempo